Project Management

PIANIFICAZIONE:



in particolare, la pianificazione di progetto riguarda tutte quelle attività che partono dalla definizione degli

obiettivi, dalla definizione delle strategie e lo sviluppo dei piani secondo poi i quali il progetto verrà

condotto e sviluppato dal team.

La pianificazione riguarda anche le strategie e la conduzione, la conduzione di un progetto riguarda

l’organizzazione. Un’altra attività molto importate fa riferimento a come organizzare il progetto. Ossia

definire una struttura organizzativa, quindi all’interno dell’azienda, all’interno dell’istituzione, definire una

organizzazione cioè creare delle regole. La struttura organizzativa di progetto e del gruppo di lavoro a cui

verrà affidato lo svolgimento delle attività. In particolare, molto importante, l’assegnazione delle

responsabilità funzionali. Perché vedremo più avanti la matrice di responsabilità. Per avere una buona

organizzazione di progetto ogni persona alla quale è assegnata una funzione deve avere determinate

responsabilità. Ogni attività deve essere a responsabilità di qualcuno. All’interno quindi dell’assegnamento

delle responsabilità, occorre da parte del PM avere pieno potere sulla gestione delle risorse umane. In

inglese viene detto spesso “STAFFING”. Ossia identificare le persone o a volte le funzioni corrette per il

progetto, reperirle quindi andando a sceglierle all’interno dell’azienda e nel caso in cui non ci fossero

reperirle e selezionarle all’esterno, formarle. Durante lo svolgimento del progetto dovrà anche valutarle.

Un bravo PM nel corso di vari progetti deve tendere a formare le proprie risorse umane e valutarne il

cambiamento, si spera il miglioramento.

Gestione delle risorse umane significa:

identificare i ruoli e il numero di persone necessarie trovarle, formarle là dove non sono pienamente

coerenti con le richieste e poi dopo valutarne il lavoro.

DIREZIONE DEL PROGETTO:

guidare il team, non significa comandare ma gestire tutte le attività che riguardano la conduzione del

progetto, ovvero:

Coordinamento: coordinare le persone affinché lavorino al meglio.

 Decision-making: prendere le decisioni utili in tempi utili, il prima possibile.

 Un PM che non decide non è un PM che guida bene un progetto.

Supervisionare il personale: è qualcosa di molto differente da progetto a progetto e da project

 manager a project manager ma la supervisione non vuol dire stare sul fiato sul collo sulle persone,

non vuol dire giorno per giorno dare dei compiti o controllare il lavoro. Ma avere comunque

sempre l’occhio e sapere in ogni momento qual è lo stato dell’arte delle attività svolte.

Controllo del progetto: verificare che il progetto segua i piani formulati; quindi, andare

 eventualmente a vedere la differenza tra ciò che è pianificato e ciò che è stato eseguito al fine non

tanto di sgridare le persone che stanno rallentando, secondo la pianificazione del progetto, ma

rivedere il piano, capire perché ci sono questi ritardi. Fare in modo che non ci siano nel futuro e

ripianificare per poter ritornare rispetto a ciò che abbiamo pianificato.

PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO.

In particolare, quali sono le attività che devono essere svolte durante la pianificazione.

La prima, è quella di definire in modo chiaro e in modo condiviso con tutti gli stak older gli obiettivi di

progetto. Un progetto per il quale non sono chiari a tutti gli obiettivi e un progetto che è destinato a fallire.

Perché è un progetto che non riuscirà mai a valutare. Importante è definire gli obiettivi e scriverli in modo

chiaro e condiviso.

Secondo, definizione delle strategie e delle politiche di gestione del progetto

Una volta che sono stati definiti le strategie e le politiche di gestione che sono di alto livello, di solito sono

enunciazioni di principio queste vengono codificate attraverso delle procedure e delle regole standard che

tutti all’interno del team devono seguire. In modo tale che sia anche più semplice fare attività di

coordinamento.

Pianificare significa fare, compiere delle scelte operative.

Arriviamo alle attività che il PM deve compiere operativamente le scelte.

Dopo aver fatto le scelte può stendere il piano operativo, ovvero l’elenco e la sequenza delle attività che

devono essere svolte.

Fatto il piano operativo, a fianco, definiamo il piano di gestione dei rischi. Ovvero per ogni attività

pianificata e resa operativa andiamo a valutare se ci possono essere dei rischi.

Un rischio grave per il progetto è quello di non poter definire ad un obiettivo di progetto. Mettere in

campo una simulazione, valutare tutti i possibili eventi che mettano a rischio il raggiungimento di un

obiettivo.

Fatto questo si scrivono questi rischi, si cerca di evidenziare gli eventi che anticipano l’accadere di questi

rischi, si mette in questo piano anche l’elenco di ’attività per poter risolvere un rischio che accade. Quindi

lo si ottiene l’attività che si chiama la mitigazione del rischio. Fatto tutto ciò possiamo definire in modo

globale il budget che attiene alle risorse umane e alle risorse tecniche, poi tradotti in quantitativi

economici.

Chiaramente nel budget andiamo a valutare anche la gestione del rischio.

Riguardo alla pianificazione, abbiamo detto che è molto importante arrivare alla definizione degli obiettivi

di progetto.

Perché per quanto riguarda gli obiettivi, significa capire quale deve essere il risultato finale del nostro

progetto. Sia in termini di realizzazione in termini di prodotto o servizio che andiamo ad immettere sul

mercato. Ma anche in termini di crescita del no how aziendale, cioè l’azienda tramite l’organizzazione a

progetti, deve ottenere anche una crescita del proprio no how, sia del singolo dipendente ma anche in

generale come azienda. In modo tale che possa sempre posizionarsi rispetto al mercato, rispetto ai

concorrenti, sempre rispetto allo stato dell’arte.

Un altro obiettivo, oltre all’obiettivo tecnico del prodotto. È anche un obiettivo in termini di tempi e costi

di tempo del completamento progetto. Quindi una stima di budget globale iniziale.

I tre termini sono: ambito, tempo e costi. Sono i tre parametri su cui un progetto viene valutato dal

committente.

Se tali obiettivi non sono definiti e definiti in maniera chiara allora non solo non possiamo valutare a fine

progetto se il nostro lavoro ha determinato una conclusione positiva. Ma nemmeno durante il corso del

progetto ci sono degli indicatori su cui fare rifermento per prendere decisioni.

L’attività di decision making di un PM è monca, cioè non riesce ad essere efficace se non sono chiari gli

obiettivi. Viceversa, se gli obiettivi sono chiari, a questo punto i criteri su cui basare le decisioni sono

sempre rivolti a raggiungere gli obiettivi di progetto.

ATTENZIONE:

dobbiamo distinguere quelli che sono gli obiettivi del progetto, quindi obiettivi dell’applicazione che stiamo

progettando rispetto agli obiettivi del sistema in esercizio. Anche gli indicatori dovranno essere differenti.

Perché magari per il sistema in esercizio la quantità di dati, la quantità delle istallazioni è molto diversa da

quelli richiesti per il progetto. Quindi anche la valutazione deve essere fatta in maniera differente. A volte

per sistemi molto grandi, la messa in esercizio è a sua volta un progetto con dei propri indicatori e con dei

propri obiettivi specifici.

Come faccio a capire quali sono gli obiettivi di un progetto?

Gli obiettivi li vado a cercare in tutte le aree aziendali, ossia un progetto deve poter fornire un risultato

positivo, un beneficio, sia dal punto di vista economico, sia per l’area marketing, sia per obiettivi di tipo

tecnici, ma anche obiettivi non primari ma secondari. Quindi fissare degli obiettivi organizzativi, spesso le

applicazioni informatiche aiutano a migliorare l’organizzazione in termini di efficienza, andando ad ottenere

un risparmio economico. Anche in termini amministrativi semplificazione tramite progetti di applicazioni

informatiche, semplificazione amministrativa.

Queste sono le aree in cui e per le quali misurarsi ogni qual volta si parte con un progetto di nuovo servizio.

Un nuovo servizio spesso è un servizio informatico.

Per raggiungere e per definire bene gli obbiettivi c’è una check list, possiamo andare a chiederci e

rispondere a queste domande.

• Perché si vuole il progetto?

Bisogna rispondere insieme al committente che ci ha parlato del progetto, una volta che abbiamo capito il

perché bisogna capire che vantaggi e che svantaggi porta e soprattutto a chi li porta o chi subisce questi

svantaggi.

• Quali svantaggi porta e a chi?

• Quali sono i risultati attesi dagli interessati?

• Cosa viene richiesto formalmente?

• Quali sono gli obiettivi di funzionalità? (cosa)

• Quali sono gli obiettivi di prestazione? (come)

• Quali sono gli obiettivi di compatibilità? (vincoli)

• L’obiettivo è d’interesse diretto o è strumentale?

• Quali sono gli effetti di ricaduta o collaterali?

• …

Definizione della strategia e delle politiche di gestione

Dobbiamo definire all’interno del progetto qual è la strategia complessiva del progetto, sia una strategia di

tipo tecnico qual è la modalità strategica per avere un risultato tecnico, sia una strategia di tipo

organizzativo.

Da queste due scelte strategiche nascono quelle che sono le politiche operative, ossia le regole che

operativamente ciascuno dovrò seguire.

Quali sono le strategie su cui porsi le domande e scegliere il ciclo di vita della produzione. Per quanto

riguarda la costruzione di un sistema informatico qual è la metodologia di sviluppo software. Ne vedremo

più avanti due distinte.

Scelte relative all’uso di fornitori esterni all’interno del nostro progetto;

altra scelta strategica e tecnica l’usa dei tool di supporto, quali usiamo? sono facoltativi, obbligatori per

ogni membro del team?

Definite le strategie, andiamo a definire le regole operative cioè le procedure e le regole standard da

seguire affinché il risultato sia coerente con ciò che ci aspettiamo. Nel caso del SW i casi tipici riguardano a

come andiamo a programmare quindi se l’azienda fornisce degli standard di programmazione.

Bisognerà lavorare sullo standard della documentazione, anche questo dovrà essere standard, ossia il

risultato di tutto il nostro servizio prodotto dovrà essere documentato allo stesso modo seguendo delle

regole standard. Oppure definire le modalità di revisione di una parte, quindi proce