Project and Information Management

Modulo 1

Definizione di project management

Project management riguarda delle competenze in ambito metodologiche e tecniche. Quindi aver presente il contesto in cui si lavora, la tecnologia, avere esperienza in progetti simili è un fattore abilitante al mestiere di project manager (questo riguarda la parte project). La componente management è avere la capacità di gestire le risorse di un task specifico, semplice o complesso, a seconda delle tipologie di progetto e disporre delle risorse intese come budget, ma anche come risorse umane. L’insieme di questa famiglia di competenze (project and management) identifica il ruolo della persona incaricata di gestire e garantire il buon svolgimento di un progetto.

“Il project management è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare e controllare le varie fasi di un progetto”. Esso non è focalizzato solo ed esclusivamente sulla parte tecnica, ma sempre di più su quella manageriale in cui l’abilità del saper gestire è di gran lunga superiore.

“Il project management è la disciplina che organizza e gestisce delle risorse”

Ad esempio, delle persone per assicurare che un progetto sia completato secondo lo scopo, la qualità, il tempo e i costi stabiliti, in quanto essi rappresentano dei vincoli fondamentali.

“Esso è un mezzo guida di svariati tipi di risorse in grado di assicurare la consegna dell’output richiesto secondo i parametri principali: costi, qualità, tempi”

Il project management è un insieme di azioni da attuare, tramite una gestione di successo, come segue:

Sviluppare e gestire un piano project plan

• Rappresenta una gestione integrata e complessiva, una fotografia di quello che il progetto presenta dall’inizio alla fine. Tale rappresentazione permette a tutti i soggetti coinvolti nel progetto, e non, di capire cosa comprende il progetto, qual è il suo obiettivo, quali sono le risorse richieste all’interno del progetto, quali sono le sue tempistiche e quali sono gli output finali;

Definire lo scopo

• Definire che cosa si vuole fare. Bisogna darsi un obiettivo finale e questo obiettivo deve essere esplicitato;

Creare una tempistica e un piano di costi

Assicurare degli standard di qualità e capacità di controllo

• La qualità (che deve essere misurabile) di quello che viene prodotto deve essere altresì importante quanto le tempistiche;

Gestione delle risorse umane

• L’attività del project management è un’attività che deve gestire persone e promuovere un team vincente;

Deve saper comunicare e negoziare

• Tale attività prevede la condivisione degli obiettivi e soprattutto la negoziazione di alcuni termini fondamentali come risorse da allocare all’inizio del progetto, i costi previsti a budget. Quindi è importante che il project manager si faccia carico di condividere con tutti gli stakeholder quali sono le diverse attività del progetto, quali sono gli obiettivi del progetto, qual è lo stato di avanzamento del lavoro del progetto. Per lui, invece, è fondamentale negoziare fin dall’inizio con il committente le persone da dedicare, le risorse da dedicare (in termini di investimenti) e le tempistiche per realizzare l’output finale;

Gestione del rischio

• Identificare i pericoli, ridurli e programmare eventuali azioni in caso di anomalie.

Obiettivi del project management

• Raggiungere l’obiettivo: arrivare ad un risultato prefissato in un certo periodo di tempo e con l’utilizzo di risorse ben definite;
• Coordinare e motivare: per raggiungere l’obiettivo bisogna coordinare e motivare un insieme di persone e il lavoro che deve essere fatto per risolvere problemi e sviluppare nuove opportunità attraverso una metodologia che aiuta a prendere decisioni, e sulla base di queste, costruire un piano d’azioni per poi eseguirlo con successo fino al termine.

“Il project management non è un insieme di documenti, ma è un sistema che aiuta a chiarire delle idee definendole per poi pianificarle e mettere in pratica con estrema velocità, ottimizzando i tempi, costi e output del progetto.”

Prima che parte la parte esecutiva del progetto il project manager deve porsi delle domande per permettere di svolgere in modo migliore ed efficiente il lavoro aiutando a tenere sotto controllo e gestendo eventuali cambiamenti senza sorprese ed in maniera fluida. Del tipo:

• Che cosa andrò a produrre?
• Chi è il cliente e di che cosa ha bisogno?
• Perché lo faccio?
• Chi sarà coinvolto nel lavoro?
• Quanto tempo ci vuole?
• Quanto costa?
• Che cosa potrebbe andare storto? (analisi del rischio)
• Come possiamo evitare potenziali problemi?
• Quanti gruppi di interesse esistono?
• Quali sono i benefici che il progetto deve portare agli stakeholder?

Domanda di autovalutazione

“Prima nelle organizzazioni si gestivano le attività ordinarie e qualche progetto, oggi si gestiscono molti progetti e anche le attività ordinarie. Perché questo mutamento?”

Perché viviamo in un mondo in cui i cambiamenti sono una costante da tenere in considerazione e per sopravvivere qualsiasi organizzazione deve continuamente migliorarsi attraverso nuove idee, soluzioni rapide ai problemi e cogliendo con tempismo le opportunità. Tutti questi punti sono aspetti importanti in un progetto e l’abilità nel saperlo gestire è un fattore fondamentale.

Che cosa è un progetto?

“Un progetto è il lavoro temporaneo di un’organizzazione che è finalizzato alla produzione di un output unico e distintivo.”

Un progetto deve avere delle caratteristiche:

• Deve avere un inizio e una fine bene definiti, ciò non vuol dire che non possono essere ripianificati in corso d’opera. La durata viene denominata “elapsed” e sta a rappresentare l’ammontare di tempo necessario per completare delle attività;
• Deve avere degli obiettivi specifici/ben definiti. Questo rappresenta uno degli aspetti fondamentali per un progetto di successo. Inoltre, l’output deve essere unico, non in termini di esclusivo, ma un qualcosa che non consiste in un’attività ripetitiva;
• I progetti possono avere una complessità variabile (esempio: ridipingere una stanza ha una complessità inferiore rispetto a costruire un ponte);
• Deve avere un budget predefinito. Il budget viene definito attraverso una fase di analisi di fattibilità in cui vengono valutati tutti i task che devono essere portati a termine, vengono valutate le materie prime che serviranno, il personale di cui si ha bisogno e sulla base di questi elementi si va a definire l’impegno economico necessario per realizzare il progetto;
• Un progetto generalmente richiede una gestione del rischio (risk management) perché il progetto può essere soggetto a dei mutamenti in corso d’opera, per cause dipendenti da noi, dal cliente o di altro tipo. Per questo si richiede che all’interno di un progetto delle procedure di risk management che siano volte ad individuare in anticipo i potenziali rischi di un progetto ed indirizzare i rischi che vi si presentano;
• Un progetto potrebbe richiedere la cooperazione di più soggetti (lavoro in team) che devono essere tra di loro coordinati. Ciò è dovuto dalla complessità del progetto, in quanto se esso è molto complesso si richiede la presenza di più soggetti;
• Un progetto richiede un effort ovvero identifica quantità di lavoro necessaria per realizzare il progetto che viene misurato sulla base delle ore/giorni/mesi lavoro, quello più utilizzato è il giorno lavoro (“man days”, acronimo MD, mentre l’acronimo GGUU è giorni uomo). “Il MD è il lavoro che viene erogato da un professionista in 8 ore lavorative”.

Quali sono le caratteristiche fondamentali di un progetto?

Un progetto deve contenere due caratteristiche fondamentali:

• Temporaneità: esiste uno specifico inizio ed una fine, a differenza delle attività ordinarie che non hanno un termine predefinito (esempio: scrivere un libro è un progetto temporaneo);
• Unicità: ogni progetto è unico nei suoi elementi, anche se questi strutturalmente possono essere simili ad altri (esempio: organizzare un congresso è un progetto unico). Un progetto non è quindi un’attività di routine.

Queste due caratteristiche sono importanti perché vanno ad identificare un progetto da un “business as usual” ovvero tutte le attività che vengono effettuate normalmente per far girare il business di un’impresa.

Quali caratteristiche dovrebbe avere l'output dei progetti?

Il fine di ogni progetto è quello di conseguire i risultati attesi, output che deve generare all’interno dell’azienda un valore aggiunto ben identificato, in caso contrario non si può ritenere un progetto di successo. Normalmente, un committente commissiona un determinato progetto perché ha in mente un obiettivo ed è importante che questo obiettivo sia sempre misurabile perché proprio dal raggiungimento dell’obiettivo che il cliente percepisce il successo del progetto. Per questo utilizzare delle metriche non ben definite è sconsigliato in quanto sarà più difficile valutare il successo o meno del progetto. Il valore aggiunto apportato potrebbe avere una determinata durata di tempo e viene misurato in base al tipo di organizzazione:

• Per le aziende profit: il valore aggiunto viene misurato attraverso diversi indicatori, uno di questo potrebbe essere il ROI (return on investment) ovvero che profitto riesco a fare a seguito di un certo investimento (il profitto può essere dovuto ad un maggior guadagno o ad un minor costo);
• Per le aziende no profit o governative: il valore aggiunto viene misurato attraverso i benefici generati per la comunità.

[Esempio: se sono una compagnia aerea e decido di fare un progetto per rinnovare l’interno di un aereo (rifarei sedili, rinnovare l’impianto audio e luci) che già vola. È difficile ricondurre nell’immediato un profitto a questo tipo di progetto perché l’aereo vola e quindi a primo impatto per me questo progetto potrebbe rappresentare solo un costo. In realtà un cliente quando usufruisce un servizio di una determinata azienda e si trova bene è più portato ad usufruire nuovamente di quel servizio. Quindi per l’azienda l’esperienza che riesce ad offrire rappresenta una loyalty di quel cliente, quindi la fedeltà verso il mio brand da parte di quel cliente. In alcuni casi i clienti fedeli vengono visti come ambasciatori, in quanto potrebbero parlare bene ad altri del mio servizio, e quindi potrebbe far aumentare il volume d’affari.]

Lavorare per progetto crea valore aggiunto in termini di redditività sia per l’organizzazione che per l’individuo che vi partecipa.

• Per l’organizzazione: si crea un processo per rispondere rapidamente ai cambiamenti di mercato e raggiungere risultati con costi minori;
• Per l’individuo: si fa crescere la singola persona a livello di pensiero strategico, aiutandolo con strumenti d’analisi e di pianificazione.

Vi sono 3 punti fondamentali per la gestione di un progetto:

• Il progetto genera un risultato;
• Che a sua volta genera un valore per gli stakeholder che hanno commissionato il progetto o che beneficeranno dei risultati;
• Progetto che può avere una certa durata nel tempo.

Come possono essere categorizzati i progetti?

Una delle possibili categorizzazioni dei progetti. Essi possono essere piccoli o grandi ed interni o esterni.

• Progetti interni: focalizzati su come migliorare il modo di lavorare del dipendente (esempio: l’installazione di un sistema informatico o lo sviluppo di una linea produttiva). In questo caso il cliente finale è all’interno dell’organizzazione (il cliente è il dipendente);
• Progetti esterni: focalizzati alla soddisfazione di un cliente nel mercato. Sono generalmente di due tipi: progetti la cui richiesta parte dal cliente e quelli che vengono proposti. In entrambi i casi c’è una esigenza ben specifica che deve essere soddisfatta con l’output di progetti;
• Progetti piccoli: generalmente sono quelli che richiedono meno di 10 persone per il proprio sviluppo. In questo caso viene gestito da un unico gruppo ed è importante che la maggior parte dei componenti abbia un’esperienza tecnica rilevante;
• Progetti grandi: hanno uno schema più complesso e vengono suddivisi in sub-progetti o cantieri con team differenti supervisionati da un leader che ha lo stesso ruolo, ristretto al suo team, del project manager dell’intero progetto. Quindi vi è un project manager che presiede, coordina i diversi cantieri progettuali e all’interno di ogni cantiere vi è un project leader o capo cantiere che presiede il suo sub-progetto. Questa suddivisione è dovuta dalla complessità del progetto che è troppo grande e quindi conviene spezzarla;

[Esempio: nella costruzione di un ponte ci potrebbe essere un sotto progetto che prevede la costruzione delle fondamenta ad un lato del fiume e un altro sotto progetto per l’altro lato del fiume, questi due sotto progetti potrebbero procedere in parallelo e che dovrebbero essere gestiti da project manager ad hoc che poi riporteranno al capo cantiere. Quest’ultimo ha il compito di coordinare i vari capo progetto che hanno eseguito i cantieri].

Suddividendo il progetto, l’efficacia del lavoro migliora. Tale divisione può essere fatta per funzioni tecniche, territoriali o fasi di progetto. Ogni cantiere è coordinato dal suo leader e ha un proprio team di persone (team member) che si interfaccia con altri gruppi attraverso la coordinazione del leader del progetto (project manager). Ogni gruppo ed ogni cantiere ha le sue responsabilità ed i suoi obiettivi da raggiungere attraverso la gestione di vere e proprie task/compiti, che sommate tra di loro costituiscono l’output o deliverable di progetto. Quindi il macro-progetto viene suddiviso in sub-progetti o cantieri di attività, ognuno di questi ha degli obiettivi o dei task da portare avanti. L’insieme di questi obiettivi e di compiti realizzano l’output finale del progetto stesso.

Domanda di autovalutazione

“Cosa rappresenta la gestione di un progetto, da cosa dipende il suo successo e quali sono le sue caratteristiche principali?”

La gestione di un progetto non è soltanto un fatto tecnico (approccio obsoleto al project management) e non dipende da persone che appartengono ad una categoria specializzata, quali ingegneri, ma è invece la combinazione di un processo metodologico e di managerialità portato avanti da una leadership capace di tracciare percorsi ed obiettivi visibili ed in grado di attrarre e convogliare strumenti in quella direzione.

Quali sono i diversi livelli che si possono individuare all'interno di un progetto?

• Programma: è il tipo di attività macro che poi genera a sua volta dei progetti specifici (esempio: la costruzione di un aeromobile è un programma poi al di sotto ci saranno tanti progetti/cantieri che dovranno andare a progettare chi le ali, chi la fusoliera, chi la componentistica etc.). Il programma si compone di più progetti;
• Progetti: ogni singolo progetto è composto da cantieri di attività;
• Sub-progetti/cantieri: che possono essere cantieri specifici per lo sviluppo di singole attività specifiche e quindi con competenze tecniche ben definite;
• Task/compiti: i cantieri hanno dei compiti ben definiti e monitorati. L’insieme dei risultati che vengono prodotti dai diversi task all’interno dei singoli cantieri danno un risultato al progetto e i diversi progetti portano al compimento del programma;
• Sub-task: sono dei sotto compiti che possono essere richiesti all’interno dei singoli cantieri, a piccoli gruppi di lavoro.

Cosa è una milestone?

(Poiché un progetto ha un inizio ed una fine nel mentre si ha la necessità di monitorare tutte le attività che vengono effettuate per verificare che si stia procedendo secondo quanto pianificato, che io non abbia delle dipendenze e di fattori che bloccano il proseguo dell’attività. Quindi è importante controllare la fase di esecuzione.)

È uno strumento che viene utilizzato dai project manager per organizzare e valutare l’andamento di un progetto. Le milestone sono traguardi che aiutano a visualizzare il percorso del progetto e rappresentano il risultato raggiunto o da raggiungere in un determinato momento. Costituiscono anche uno studio di verifica dell’intero progetto e un momento di riflessione per intraprendere azioni correttive e migliorative in base alla pianificazione. Generalmente devono contenere valori numerici come date (task a durata zero) o quantità (task a valore zero): questo aiuta a valutare le performance del progetto.

Il processo decisionale

Il processo decisionale all’interno dei progetti è estremamente importante e si basa sul concetto di delega da dare al manager e al team al fine di garantire una pronta risposta ai cambiamenti richiesti nell’ambito della gestione. Quindi è fondamentale che le persone partecipanti al progetto abbiano un ambito di manovra diversificato.