Project and Information Management

DOMANDE DI AUTOVALUTAZIONE

“Perché è importante utilizzare un processo ed una terminologia standard? Utilizzare un processo ed una terminologia standard crea un intendimento comune del progetto e delle sue fasi, migliorando la capacità dello sponsor, del management e del team di comunicare efficacemente circa lo status delle attività, e incrementando la capacità di trovare consensi sulle azioni da intraprendere per assicurare il successo finale.“

“Quale è il beneficio chiave che può garantire una buona partenza grazie all’applicazione della metodologia?” I primi passaggi che fanno nascere un processo strutturato, in cui si esterna la capacità di trasformare un’idea o una necessità, in una forma tale da giustificare cosa si vuole fare e perché. I primi passi forniscono una visione sulla fattibilità e affrontano punti cruciali per coloro che hanno un interesse nel progetto, limitandone

Rafforzandone la prosecuzione:

“Qual è la caratteristica chiave che deve avere la definizione di un progetto?”

La definizione, rappresentata nel suo charter, non deve essere vaga o irrealistica o addirittura non esistere affatto all'interno di un progetto.

“FASE DI PIANIFICAZIONE”

La fase di pianificazione vede una graduale crescita del team perché nelle organizzazioni di tutti i tipi è difficile pensare che nel momento in cui finisce la fase di pianificazione, si hanno bisogno di tot n di risorse per realizzare il progetto e dal giorno 1 al giorno 2 riesco a staffare 100 persone. Non funziona così, perché se fosse così vuol dire che quelle risorse fino al giorno prima non stavano facendo niente. Quindi, generalmente, funziona che il team viene staffato gradualmente un po' perché iniziare con un team a pieno regime comporta un'entropia della complessità che è più difficile da gestire.

descrizione dell'output da raggiungere (deliverable). Esempio di rappresentazione grafica:

Questa rappresentazione grafica mostra le attività che devono essere fatte per creare un sito web. Quindi ci sono 3 fasi: la fase di design in cui disegno la pagina e ordino la grafica, i testi e i contenuti; di programmazione che viene effettuata da programmatori; di test in cui viene testato quello che è stato realizzato. Ciascuna fase contiene al suo interno delle attività. Queste attività, nel caso della fase di design, quella in cui si definisce la grafica, i percorsi di navigazione e definisco i testi, questa fase potrebbe avere due cicli di attività. All'interno di ogni ciclo sono presenti i vari task e sotto task che portano alla creazione di un deliverable. Le WBS per progetti di grande complessità, in forma grafica, diventano problematiche complesse e di una portata non indifferente. Quindi tale rappresentazione non è quella

Esempio di rappresentazione testuale:

Si ha un elenco di task in sequenza. In questo modo è molto più facile gestire elenchi molto numerosi.

La Work Breakdown Structure viene utilizzata per diverse finalità:

1. Aiuta a fare le stime;
2. Aiuta a capire quali deliverables devono essere prodotti e da quale task;
3. Aiuta a pianificare;
4. Aiuta a gestire i rischi;
5. Aiuta a definire lo staffing del progetto;
6. Permette di fare delle assunzioni perché nel momento in cui si analizzano tutte le attività da mettere a terra si fanno delle assunzioni che devo condividere con il committente (esempio precedente io avviso il committente che gli farò solo 2 proposte grafiche);
7. Permette di identificare i duplicati (se una stessa attività è presente in due filoni diversi attraverso questo strumento è possibile intercettarla);
8. Identificare i criteri di completamento dei vari task (mi aiuta a dire che un determinato task risulta

completato se ti ho consegnato una pagina web in formato html con degli elementi grafici);

i) Permette di verificare che quello previsto nel contratto viene effettivamente fatto (il rispetto di tutte le attività che sono previste nel contratto. Ad esempio se oltre alla creazione del sito web il contratto prevede anche un corso di formazione per l'utilizzo di quel sito da parte del personale la wbs oltre ai task di creazione del sito deve contenere anche quello di formazione);

j) Permette di effettuare audit ovvero controlli sul progetto;

k) Change management intesa come la gestione del cambiamento all'interno di organizzazioni che decidono di fare dei progetti o delle iniziative (se do in mano ad un'azienda un nuovo sistema, la devi formare sul quel sistema perché altrimenti non saranno in grado di utilizzarlo. Quindi è importante questa attività di change management nei confronti degli effettivi individui dell'organizzazione impattati dal progetto).

L'alto organismo decisionale e direzionale del progetto;

La parte di program management;

La parte di PMO;

Poi ci sono due team, il team centrale, costituito da un functional team e dal sw factory team, e il team locale, in quanto in differenti paesi vi sono dei team. I due team non sono due centri autonomi, ma essi devono essere coordinati tra di loro.

Per costruire un team che potenzialmente è in grado di offrire delle performance di livello ci sono alcuni principi:

• Far conoscere l'intero progetto e le sue finalità;
• Creare il senso di appartenenza e far sentire proprio il progetto (La condivisione, tanto più un individuo si sente parte del team e del progetto e tanto più quella risorsa sarà responsabilizzata nei confronti dell'attività a suo carico, delle performance da lui svolte);
• Riuscire ad ottenere consensi di gruppo;
• Responsabilizzare e applicare il concetto di delega attraverso una chiara definizione dei compiti e delle responsabilità;

Calcolare la durata di un progetto e il suo cammino critico. Vengono chiamate così perché definita una sequenza di attività prima si esegue il Forward pass e poi si esegue il Backward pass (prima vado in avanti e poi vado all'indietro).

Il Forward pass consiste in una serie di concetti:

• La data minima di inizio di un progetto è il giorno 0.
• La prima attività inizia al giorno 0 del progetto.
• La fine minima di un task è determinata dalla data minima di inizio + la durata.
• La fine minima di un task che è il predecessore di un altro diventa la data di inizio minima del task successivo.
• ES = data minima di inizio
• EF = data minima di fine
• La data massima di fine del progetto uguaglia la data massima della fine dell'ultimo task.
• LS = data massima di inizio
• LF = data massima di fine

Rappresenta la sequenza dei task ovvero l'attività che viene svolta prima e quella che viene svolta dopo, relazione tra due o più attività.

Esistono 3 tipologie di dipendenza:

1. Finish-to-Start: quando finisco il task A posso iniziare il task B o non posso iniziare il task B senza aver concluso quello A.
2. Start-to-Start: le 2 attività devono iniziare contemporaneamente. Ciò non è detto che entrambi hanno lo stesso effort e duration (l'allaccio della rete idrica in un palazzo deve iniziare quando ho avuto la concessione).
3. Finish-to-Finish: non posso completare un task se non ho completato anche l'altro. Quindi i 2 task devono concludersi nello stesso momento.

Il cammino critico rappresenta la lista di attività più lunga all'interno del progetto. Quindi rappresenta la lista di quelle attività che se vengono ritardate influenzeranno la durata complessiva del progetto (se io devo costruire un grattacielo le fondamenta rientrano nel cammino critico, quindi se per fare le fondamenta ci metto più tempo del previsto, tutto il progetto subirà un ritardo).