Appunti Project and information management

Modulo 1

Project Management

1. Applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare le varie fasi di un progetto
   • Enfatizza abilità di saper gestire
   • È disciplina che organizza e gestisce le risorse per assicurare che un progetto sia completato secondo lo scopo, la qualità, il tempo e i costi stabiliti
   • Sviluppare e gestire un Project Plan
   • Definire che cosa si vuole fare (scope)
   • Creare una Workplan e un piano costi
   • Assicurare degli standard di qualità e capacità di controllo
   • Gestire persone e promuovere un Team vincente
   • Saper comunicare e negoziare
   • Identificare i pericoli, i rischi e programmare eventuali azioni in caso di anomalie
   • Arrivare a un risultato prefissato in un certo periodo di tempo e con l'utilizzo di risorse ben definite
   • Coordinare e motivare un insieme di persone
   • Risolvere problemi o sviluppare nuove opportunità
2. Progetto = Lavoro temporaneo realizzato da un'organizzazione per produrre un certo output, un prodotto o un servizio unico
   • 2 caratteristiche:
     • Temporaneità = inizio e fine → hanno termine prefissato
     • Unicità = ogni progetto è unico nei suoi elementi, anche se possono essere simili ad altri
   • Creare valore aggiunto in termini di redditività:
     • Per l'organizzazione → rispondere rapidamente ai cambiamenti di mercato e raggiungere risultati con ROI minimi
     • Per l'individuo → crescere la singola persona a livello di pensiero strategico aiutandolo con strumenti di analisi e pianificazione
   • 4 Tipologie:
     • Progetti interni alle organizzazioni sono focalizzati su come migliorare il modo di lavorare come l'installazione di un sistema informatico o lo sviluppo di una linea produttiva → Elevare funzioni interne all'organizzazione

2) PROGETTI ESTERNI sono focalizzati alla soddisfazione di un cliente nel mercato: progetti la cui richiesta parte dal cliente e quelli che vengono proposti.

3) PROGETTI PICCOLI, sono quelli che richiedono meno di 10 persone per lo sviluppo. Vengono gestiti da un unico gruppo con un'esperienza tecnica elevata.

4) PROGETTI GRANDI hanno uno schema più complesso e vengono suddivisi in sub-progetti.

• Suddividendo il progetto, l'efficacia del lavoro migliora: tale suddivisione può essere fatta per funzioni tecniche, territoriali o fasi di progetto.
• Ogni gruppo e ogni cantiere ha le sue responsabilità e i suoi obiettivi da raggiungere attraverso la gestione da veri e propri compiti, che sommati tra loro costruiscono l'output del progetto.

(Programma ➔ Progetti ➔ Sub-progetti/Cantieri ➔ Task/compiti ➔ Sub-task)

Milestone = frequenza di controllo e visualizzazione del percorso del progetto e rappresentano il risultato raggiunto in un determinato momento.

Fondamentale = processo decisionale = si basa sul concetto di delega al manager e al team.

• Il fine di ogni progetto è quello di consegnare i risultati attesi,
• progetto genera un risultato o genera un valore in un certo insieme di tempo.

MODELLI ORGANIZZATIVI

1. ORGANIZZAZIONE FUNZIONALE = strutturata per funzioni e che vedono te proprie attività (efficiente per grandi imprese di costruzioni).
   • Esiste un manager per ogni funzione.
   • Project manager deve avere competenze manageriali per gestire i diversi team (body health).
2. ORGANIZZAZIONE A MATRICE = un via di mezzo tipica delle organizzazioni dinamiche orientate all'innovazione e al continuo miglioramento delle attività ordinarie.
   • Manager di funzione e manager di progetto ben definiti.
   • Project manager ha il ruolo di coordinare lavori relativi al progetto delle persone coinvolte.
3. ORGANIZZAZIONE PER PROGETTI = lavora quasi esclusivamente su progetti di medio lungo periodo.
   • Funzioni sono ad uso di ogni singolo progetto.
   • Esempi: aziende che costruiscono infrastrutture, società di consulenza, imprese con commesse.

CHIUSURA

Consegna del deliverabile finale con piena accettazione del cliente e sponsor

• Capire le opportunità del progetto e trasformarle in lezioni di apprendimento
• Fondamentale riconoscimento al Team del successo

AREE DI CONOSCENZA E ABILITA DEL PROJECT MANAGER

1) GESTIONE DELL'INTEGRAZIONE

Conoscenza relativa alla capacità di integrare le attività del progetto per loro attinenza la coesione nel project team nelle giornate esecutive

• Coordinamento delle fasi di pianificazione, esecuzione e controllo, comprens l'attività relativa al controllo dei cambiamenti
• Sviluppare il Project Charter
• Monitorare e controllare il lavoro del progetto
• Sviluppare il piano di Project Management
• Eseguire il controllo integrato delle modifiche
• Dirigere e eseguire il lavoro del progetto
• Chiudere il progetto o una fase

2) GESTIONE DELLO SCOPO

Definizione di cosa deve essere fatto, traducendo i confini (finanziari - montaggio) di azione e suddividendo il lavoro in una serie di componenti (scomposizione dello scopo da consegnare con un flusso integrato e bilanciato tramite il deliverable)

• Pianificare la gestione dell'ambito
• Creare la WBS
• Raccogliere i requisiti
• Convalidare l'ambito
• Definire l'ambito
• Controllare l'ambito

3) GESTIONE DEL TEMPO

Capacità di mantenere il progetto entro i tempi previsti

• Capacità di creare e definire il WBS, determinando le relazioni di dipendenza tra differenti task, le stime delle risorse e la durata delle stesse con la capacità di analisi di allocazioni tempi e schedulare ed elaborare il dato finale
• Attività di monitorazione dei avanzamenti del progetto, apportando le relative modifiche alle stime e ai tempi

4) GESTIONE DEGLI ACQUISTI

Sviluppo, esecuzione e monitoraggio dei contratti per i servizi e i prodotti dei fornitori

• Cosa deve essere fatto in outsourcing, con organizzazione di gare e selezione dei prescelti
• Elevata capacità negoziale

4) CONTROLLO

• garantire che il deliverable finale incontri criteri di accettazione del cliente e che progetto sia in linea con costi e tempi
• Regolamento per intervenir Con azioni preventive
• Sistema di gestione di un eventuale confronto

N.B. Prendo è il dato di maggiore impatto (numeri in termini %) Misurazione da parte più critica

• STATUS REPORT / SAL (Stato Avanzamento Lavori)
• è documento scritto che sintetizzo a che punto è il progetto

5) CHIUSURA

• fase che chiude l’intero ciclo di vita del progetto
• accettazione e valutazione da parte del cliente deli output del progetto
• Preparazione del report finale
• Valutazione da parte degli sponsor
• Selezione dei partecipanti per la fase di analisi ex post
• Conclusione degli audit
• Preparazione di un documento di raccomandazione e implementazione dei passi essenziali

l’intero ciclo deve essere breve e di rapida attuazione

SUCCESSO NEI PROGETTI

= capacità di adottare pratiche di project management

• consegna secondo le specifiche tecniche e di qualità richieste
• essere in linea con tempi e budget pianificati
• valore aggiunto, che è il vero output di un progetto

=incontro della richiesta del cliente o sponsor e la consegna del deliverable di progetto, in rispetto di tempi e costi pianificati, e tangibilità del valore aggiunto.

1. UTILIZZARE UNA METODOLOGIA
2. INVESTIRE NELLA PIANIFICAZIONE
3. RESTARE NELLO SCOPO DEFINITO
4. COINVOLGERE IL CLIENTE NEL PROGETTO
5. ASSICURARSI SPONSOR INTERNO
6. CREARE TEAM AD ALTE PERFORMANCE
7. PREPARARSI CON IL RISK MANAGEMENT
8. COMUNICARE IN MODO EFFICACE
9. MIGLIORARSI IN BASE AGLI ERRORI
10. MISURARE IL SUCCESSO