Programmazione e controllo

IL SISTEMA DI REPORTING

Abbiamo detto che il sistema di reporting è un po’ l’output dell’attività del

processo di contabilità direzionale. Che cos’è il sistema di reporting?? E’

l’insieme dei documenti periodici che devono essere prodotti ai fini del

controllo e includono/costituiscono il flusso di informazioni derivanti dalla

contabilità direzionale!! E’ un provvedimento che unifica la contabilità

direzionale con l’infrastruttura tecnica essenzialmente (col sistema informatico,

coi mezzi tecnici che supportano il management accounting). Quindi è un po’

l’elemento unificante. Una volta definiti gli obiettivi attraverso il sistema di

budget e standard, una volta misurate le performance e una volta analizzati gli

scostamenti attraverso il sistema delle variazioni, poi le azioni

correttive/l’eventuale riposizionamento con riferimento a determinate attività si

basano sul contenuto dei report che devono essere prodotti!!

E allora quali sono gli scopi?? Il primo scopo è evidente (lo abbiamo già detto

tante volte) ed è quello di soddisfare i fabbisogni conoscitivi dei manager. Poi

attraverso l’uso dei report/dei documenti di gestione diventa possibile

accertare i risultati conseguiti (grazie alle informazioni reperite attraverso i

diversi sottosistemi), interpretare situazioni e fenomeni, indagare/investigare

circa le cause di scostamento dei risultati conseguiti coi risultati attesi. Altro

scopo, attraverso i report diventa possibile diffondere conoscenze all’interno

dell’azienda e favorire l’apprendimento (da parte del personale e dei manager).

Aiuta anche a comprendere gli errori, metabolizzarli al fine poi di migliorare e

prendere le decisioni giuste. Dopodiché il sistema di reporting può non esaurire

il fabbisogno informativo per il controllo perché può essere necessario talvolta

ad attingere a informazioni specifiche prodotte attraverso la contabilità

direzionale e che possono anche non essere contenute attraverso report

periodici (tipicamente). Però gli scopi sono un po’ questi. Vedremo come il

sistema di reporting rappresenta di fatto la base del trasferimento del processo

di controllo; si avvale di una serie di fasi che qualificano il meccanismo di

retroazione e il meccanismo di retroazione si basa sulle informazioni (di

contabilità direzionale) che vengono poi chiuse e prodotte attraverso i report.

Ora, i report possono essere di tanti tipi. Vedremo un paio di categorizzazioni

che sono stati prodotti dai diversi autori; per esempio, è possibile distinguere

secondo diversi criteri diverse forme di report. Ad esempio, secondo Bruni 102

(1990) distingue i report e i possibili report sulla base dei destinatari!! E allora

come possiamo distinguere sulla base dei destinatari i diversi report? La

classificazione è questa: secondo Bruni possiamo parlare di reporting

istituzionale, reporting direzionale e di reporting operativo. Il criterio di

classificazione si basa sui possibili destinatari dei report. E allora perché

“reporting istituzionale”?? “Reporting istituzionale” è dato dall’insieme delle

comunicazioni periodiche di fatto destinate a interlocutori istituzionali

(azionisti, altri finanziatori, pubbliche amministrazioni, autorità fiscali). Esempi

di reporting istituzionali è il bilancio d’esercizio (i report/le sintesi redatte a fine

esercizio), le relazioni infrannuali prodotte da una società quotata in Borsa; un

po’ più in generale, sono tutti quei report che vengono sviluppati/predisposti

con forme/criteri o modalità che sono predefiniti o regolamentati

(essenzialmente)!! In base alla forma giuridica, all’assetto proprietario

dell’azienda, in base al settore di attività). Comunque “istituzionale” perché

sono rivolti a interlocutori istituzionali e solitamente vengono predisposti

attraverso forme regolamentate!

“Reporting direzionale” invece è un po’ quello che a noi interessa (tutto

sommato); è la sintesi dell’output delle rilevazioni effettuate ai fini della

pianificazione di controllo. Il reporting direzionale è la sintesi dell’output della

contabilità direzionale (in altri termini)!! E cioè sintesi informative (dice Bruni)

che sono utili alle ricerche aziendali per conoscere e per guidare le dinamiche

della gestione. Il reporting direzionale nella classificazione di Bruni fornisce

l’insieme dei report che costituiscono l’output della contabilità direzionale

impiegati dai manager per la pianificazione e controllo.

E poi da ultimo c’è il reporting operativo; il reporting operativo è destinato

essenzialmente a soddisfare le esigenze conoscitive dei responsabili dei livelli

medio-bassi della struttura organizzativa e che accoglie oltre che le rilevazioni

contabili, anche le informazioni di natura extra-contabile (tecniche

magari/operative, ma riguardanti aspetti particolari della gestione; ad esempio,

i report sugli scarti, sull’assenteismo, sulla puntualità delle consegne)!!

Informazioni di natura operativa che vengono destinate ai manager ai livelli

medio-bassi (non ai top management essenzialmente proprio perché sono

report che si focalizzano su aspetti di dettaglio circa l’attività gestionale e che

risultano oltre che da dati contabili, anche da rilevazioni extracontabili).

Questa era la classificazione di Bruni; altri autori distinguono nell’ambito del

reporting direzionale tra report informativi e report di prestazione!! Allora, i

report direzionali abbiamo detto che sono quelli rivolti ai manager come

esito/sintesi del processo di contabilità direzionale (è una raccolta di dati/di

informazioni ecc.); però lì dentro possiamo distinguerli secondo alcuni autori e

in particolare possiamo distinguere tra report informativi e report di prestazione

(performance report). Report informativi vengono predisposti essenzialmente

per informare i manager di quanto sta accadendo con riferimento all’azienda

sulla base di informazioni che possono provenire sia dalla contabilità

direzionale, ma anche da altre fonti (essenzialmente fonti esterne come la

rassegna stampa, l’andamento della Borsa, le comunicazioni delle associazioni

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di categoria, dati economici di settore nazionali)!! Mentre i report di prestazione

(che li avevamo già citati) sono focalizzati invece sulle informazioni periodiche

riguardanti il raggiungimento dei risultati desiderati e che permettono di

compiere delle valutazioni più strettamente attinenti al controllo di gestione!!

Possono riguardare la prestazione economica di un centro di responsabilità (o

dell’intera azienda) a seconda delle esigenze conoscitive. I report di

prestazione sono quelli su cui si basa il processo di controllo e che permettono

di includere le informazioni che noi sappiamo (valori obiettivo, valori consuntivi,

sistema delle variazioni e così via); però qui dentro non è più Bruni!! Gli autori

qui sono Anthony et all (perché sono più di 1 autore). Lo scopo è sempre quello

di confrontare le performance attuali con quelle programmate, i risultati

obiettivo e i risultati effettivamente conseguiti.

E poi, ulteriore classificazione che forse ci interessa un po’ di più è quella di

Amigoni (1998), il quale individua 4 possibili strutture di reporting

(classificazione che ha valore anche nella pratica) e in particolare Amigoni

distingue tra: report consuntivi, preconsuntivi, report per le ipotesi alternative

di azione e report per varianti. Queste sono le distinzioni che fa Franco Amigoni

che è uno studioso di programmazione e controllo. I report consuntivi che

caratteristiche hanno?? L’informazione è rivolta a quanto è già avvenuto! Si

rappresentano i risultati derivanti dalle azioni realizzate confrontandoli con gli

obiettivi. Sono forme di rappresentazione di risultati (in altri termini) dove

l’attenzione è rivolta soltanto a quello che è già avvenuto. Nella reporting sono

rappresentati allora i risultati derivanti dalle azioni realizzate, i quali vengono

confrontati con le previsioni!! Esprimono l’impatto delle azioni svolte

dall’azienda fino a un determinato momento (in chiave consuntiva).

Poi ci sono i preconsuntivi invece; in base a questa categoria/a questa struttura

di reporting l’attenzione è rivolta a quanto è già avvenuto, ma sulla base di

quanto è già avvenuto si stimano i risultati attesi!! I preconsuntivi cioè sono

consuntivi stimati! Dove la stima ha luogo/viene sviluppata prima della fine del

periodo di misurazione (e per questo “preconsuntivo”). Sono rappresentazioni

di risultati di periodo redatte durante il periodo stesso (in altri termini), prima

che il periodo di riferimento sia giunto a compimento. Quindi si può tener conto

di eventuali cambiamenti ed è una forma di reporting che viene utilizzata

soprattutto laddove il periodo principale viene suddiviso in più sotto-periodi di

misurazione (mesi, trimestri, ecc.). Sono dei consuntivi che vengono stimati

durante il periodo stesso. Immaginiamo un budget mensile con relazione

all’attività di vendita, dove l’obiettivo mensile è fissato a un certo punto e a

metà mese si verifica quello che è accaduto e si cerca di proiettare una stima,

sulla base dell’informazione disponibile, quello che potrebbe essere alla fine del

periodo! E, in particolare, i reporting preconsuntivi sono funzionali al controllo

feed-forward (e non più feedback) perché attraverso i report preconsuntivi si

proiettano gli andamenti attesi/futuri sulla base di ipotesi relative allo

svolgimento della gestione (per verificare la congruità delle ipotesi/dei

valori/degli obiettivi inclusi nel budget, essenzialmente). 104

L’altra forma di report è data dai report per ipotesi alternative di azione; questa

è una reportistica che solitamente (dice Amigoni) viene prodotta con

continuità, ma ha lo scopo in particolare di avere l’attenzione rivolta al

verificarsi alternativo di eventi ed azioni. E’ una forma di reporting che viene

prodotta con continuità allo scopo di rappresentare il risultato preconsuntivo

(essenzialmente) alla luce di diverse ipotesi circa l’andamento della gestione

(al verificarsi di alternative, al verificarsi di eventi oppure di azioni alternative)!!

L’analisi “what if” (che cosa, se)! Come può variare un risultato futuro se si

verifica un determinato evento in presenza di ipotesi, quindi alternative di

azione. In altri termini, il reporting per ipotesi di alternative di azione