Principi di Business Intelligence

PRINCIPI DI BUSINESS INTELLIGENCE:

LEZIONE 1:

Guardiamo al dataset02. Ogni azienda ha un suo gestionale, tipo Oracle, che l’azienda

installa e con cui l’azienda gestisce tutto (contabilità, finanza, risorse umane, ecc).

Questi software gestionali sono rigidi, quindi contengono dati, ma appunto essendo

rigidi perchè devono essere super legali ecc, mi danno dei vincoli. I dati non li vedo

come dico io, ma come dice il gestionale. Questo non è troppo buono, perchè

un’azienda vuole poter vedere i propri dati anche in un altro modo. Quindi si esportano

i dati da quei software, e li trasferiscono su Excel (dove si possono gestire a modo

proprio, che sia utile). I grandi software sono molto chiari e diretti, sono fatti per

essere efficienti nel gestire la vendita ad esempio (parti operative). Ma quando voglio

fare un’idea di business e quindi pianificazione, servono dei reporting e quindi bisogna

estrarre quei dati. Separare l’ambito della gestione da quello della reportistica (la

business intelligence).

Quella che vediamo è una tabella sales (dal gestionale esportiamo le vendite). non è

propriamente una tabella: è formata da colonne. Ogni colonna ha una propria

intestazione (anche se excel mi fa nominare colonne diverse allo stesso modo, quando

ci trasferiremo sulle tabelle pivot non potremo farlo, quindi non lo facciamo nemmeno

ora) e ogni colonna deve avere una stessa tipologia di dati. Excel lavora su ogni

singola cella. Le colonne rappresentano: prima colonna è il customer number

(identificativo del cliente in maniera univoca): da qualche parte ho una tabella che

lega quel numero C393... ad un cliente; seconda colonna: prodotto che è stato

comprato, tramite un codice che identifica l’oggetto. Terza colonna: stabilimento di

produzione, cioè dove è stato fisicamente costruito quel prodotto comprato da quel

cliente. Quarta colonna: data in cui l’ordine è stato inserito a sistema; quinta colonna:

quando l’azienda ti promette di spedirti. Sesta colonna: quando effettivamente ho

spedito. Settima colonna: data di fatturazione, cioè la data in cui la proprietà passa

dall’azienda al cliente (quando ci addebitano, cioè quando producono la fattura che

dice del passaggio di proprietà). Già confrontando la quinta e la sesta colonna mi

accorgo di quanto sono stato puntuale (tra la promessa di spedizione e la spedizione

effettiva). Colonna order quantity: 440 unità di quel prodotto sono state acquistate da

quel soggetto in quella prima riga. Sales AMT: totale della transazione, quanto costa

tutto al cliente. Unit price è il prezzo unitario del prodotto. Product Series è la famiglia

del prodotto: ad esempio Iphone è una famiglia di prodotto. Questa colonna mi serve

perchè cercheremo di fare dei report essendo il più sintetici possibile: cerchiamo di

aggregare quelle righe e colonne in modo tale da capire. Le cose dettagliate ce le ho

già, ed è la tabella che vediamo.

Ogni riga è invece una transazione: uno scambio tra l’azienda e il soggetto (customer

number). Quante transazioni ci sono? = il numero delle righe. Ctrl + tasto in basso per

andare all’ultima riga della tabella. Product, customer e calendar sono tabelle di

diverso tipo, di dimensioni. La tabella sales è invece una tabella di fatti. Si distinguono

due tipi di tabelle: dimensionali e di fatti. Ogni riga è un insieme di campi. Nelle tabelle

di fatti, le righe sono fatti, cioè cose successe. Il cliente CA85902 ha comprato 480

pezzi del prodotto PLT09 e così via. Ci sono numeri che voglio identificare, quindi

voglio quantificare. Invece le tabelle come “customer number” sono dimensionali e

quindi contengono solo descrizioni (del cliente) e quindi contengono entità di business

e attributi (ad esempio chi è il cliente, quanti dipendenti ha, dove è situato) e tutta

una serie di caratteristiche che descrivono il cliente.

Iniziamo con la tabella dei fatti: la tabella sales

Per fare la somma di una tabella clicchiamo

sull’intestazione della tabella e vediamo in fondo

la media, il conteggio e la somma.

Se noi guardiamo al prezzo unitario, alle

quantità totali e al totale dei ricavi, qualcosa

non coincide. Questo perchè in ogni riga le

quantità sono diverse, quindi non possiamo fare

affidamento sulla media aritmetica (che è quello

che ci dà excel) ma dobbiamo usare la media

ponderata.

Ctrl + shift + freccia su e poi shift + freccia giù è

per evidenziare tutta la colonna e il secondo

passaggio è per togliere la prima riga (cioè

quella dell’intestazione, che ovviamente non

vogliamo sommare).

Se vogliamo che excel valuti quello che stiamo

scrivendo (calcolo) si parte con = nella cella. Per

vedere ciò che contiene davvero ogni cella

clicchiamo f2 per ogni cella.

=SOMMA(primo imput è in grassetto perchè è

obbligatorio. Dal secondo in poi abbiamo la

quadra. Clicco sulla cella più vicina della colonna che voglio sommare e poi faccio la

mossa di sopra ctrl + shift + freccia su e poi shift freccia giù. Se voglio fare la somma

di un’altra colonna, faccio ctrl c della somma che ho appena fatto, e ctrl v in uno

spazio diverso di un’altra colonna. Sto quindi copiando la funzione, e mi darà la

somma di quell’altra colonna. Quindi ottengo il totale dei ricavi e delle quantità. Poi

faccio la seguente divisione: Ricavo/quantità = prezzo medio ponderato.

Però se sono una grande azienda, voglio sapere il prezzo medio per ogni categoria di

prodotto (specie se il range del prezzo medio di un prodotto va da 50 a 5000 euro).

Quindi attrezzo questa tabellina: prendiamo

TABELLE PIVOT: le pivot sono alimentate da una sola tabella: da quale tabella voglio

prendere i dati. Ci sono anche pivot che

prendono i dati da più tabelle. Mi piazzo su

una cella, faccio in alto a sinistra inserisci:

tabella pivot.

In basso seleziono nuovo foglio di lavoro .

A questo punto mi si apre un nuovo foglio, clicco sulla pivot e mi compaiono i campi

della pivot, che corrispondono alle intestazioni delle colonne della mia tabella. Inoltre,

cambio il nome della mia pivot e la rinomino come: “pivot sales”, specifico sales

perchè sto facendo una pivot sulla tabella sales appunto.

Andiamo flagghiamo una colonna non numerica: product series: ovviamente non si

può fare la somma di valori non numerici; quindi, ci mostra la lista distinte delle

famiglie di prodotto, semplicemente.

P1, P2, P3 sono famiglie di product series (perchè è l’intestazione

che ho fleggato)

Se invece considero la colonna product, ottengo la stessa cosa. Per capire quanti tipi di

prodotto, conto la colonna.

La pivot tende a sintetizzare, quindi ovviamente non posso inserire nella pivot tutte le

colonne, altrimenti utilizzerei la tabella originaria. La pivot mi dà sintesi di certe

dimensioni della tabella iniziale.

Le colonne si usano solo quando ho qualcosa in riga, per rendere più proporzionato un

report. Genero in questo caso, una tabella a doppia entrata.

L’unico valore che non ha filtri è il totale dei totali, cioè il valore in basso a destra. NO

GRAFICO A TORTA, ROBE SEMPLICI. NO PIVOT COMPLICATE. Non fare pivot con due

operazioni sulle colonne. In colonna si mette sempre e solo un solo calcolo. Perchè

infatti, avendo sulle colonne order quantity e sales AMT non riesco a leggere bene.

In questa tabella ho 4 filtri applicati: la serie, il prodotto, lo stabilimento di produzione

e i clienti. I grafici annessi sono: colonne, linee, ma non torta o tridimensionali. Mi dice

che la serie è il P03, l’impianto di produzione è il PLT04, il prodotto è il P31887 e i

clienti che comprano quel prodotto sono due.

Come faccio ad usare una pivot per comunicare chi lavora sulla singola riga? Faccio

doppio click sulla sola cella che mi interessa, mi si apre un nuovo foglio di prodotto in

cui mi compaiono i dettagli delle cose che ci interessano.

Copia – incolla sulla prima riga: voglio incollare i valori. Quindi copiamo i nostri 3

valori, ctrl c e poi tasto destro incolla 123. P1, P2 e P3 sono 3 filtri.

Quindi non posso sommare ogni riga di quella colonna. Ognuna di quelle celle è

indipendente dalle altre. Quello che chiediamo è di sommare la colonna qta e la

colonna ricavi (ma NON sommando i 3 numeri a mano), facendo la funzione.

Per fare i totali devo togliere i filtri, copio quindi quei 3 valori (in termini di loro

funzioni) e le incollo nei totali della tabella. Abbiamo ottenuto una tabella pivot:

Quanti sono i clienti che abbiamo servito? Se tutte le fatture che emetto sono solo su

un cliente, io avrò pur sempre un solo cliente. Quindi ci servono unità distinte.

21.853: ottengo quel valore mettendo il filtro sul valore P1. Il calcolo è sempre lo

stesso ma è fatto con valori diversi al loro interno, perchè ogni cella si sottopone ad un

filtro diverso. Filter context = product series = P2.

Se facciamo inserisci grafico:

LEZIONE 2:

CAMPO CALCOLATO: Lavoriamo sulla pivot

sales WIP (work in

progress): abbiamo

tolto tutte le righe

(filtri) lasciando solo

product series e

somma di sales AMT.

Se vogliamo filtrare un elemento, dato

che nella vecchia pivot i filtri

compaiono sopra e sono scomodi

perchè se devo aprirli mi coprono la

tabella, faccio in questo modo, così mi

compare una ulteriore tabella: (slyser --> selettore)

Se voglio guardare solo il plant01, basta che clicco sopra, sullo slyser e mi compare

una tabella con il filtro su quello, quindi facendo vedere solo plant02 e plant03

Torniamo alla pivot: selezionando somma di sales AMT vediamo che compare una

colonna di aggregazione ed è giusto così perchè quella grandezza è sommabile. Stessa

cosa vale per order quantity: per ogni colonna che selezioniamo che tratta una

grandezza che è sommabile, ci basterà una sola colonna nelle pivot. Una grandezza è

sommabile quando il totale è uguale alla somma delle sue parti. Infatti, il totale delle

vendite è uguale alla somma delle singole vendite, stessa cosa con le quantità. Invece,

il prezzo totale non è la somma dei prezzi e nemmeno la media dei prezzi.

Le colonne in euro sono

tutte aggregabili, il

problema quindi ce

l’abbiamo quando

abbiamo euro x unità

(ad esempio il prezzo).

Media di unit price,

perchè quella è una

media ponderata;

quindi, per fare quel

calcolo ci servono almeno due colonne.

Dobbiamo fare un campo calcolato. Ci posizioniamo su una cella numerica della pivot

(non su P01, P02 o P03, perchè in quel caso ci compare “inserisci elemento calcolato”

che non è quello che vogliamo perchè fa la somma di P01 + P02, quindi un subtotale).

È una formula che si serve di due colonne, non può essere una colonna, anche se

compare a destra nei filtri. Quindi è un algoritmo: la formula del prezzo medio è ricavi /

quantità: Una volta fatto il calcolo, ci esce una

colonna “Somma di Prezzo Medio CALC”

con dei prezzi medi CALC tipo 0 o 1 euro.

Dobbiamo spostare i decimali, e vedremo

che ci compariranno 0,8 ecc.… quindi i

veri risultati.

Mettiamo sulle righe la production series

e lo stabilimento, quindi per ognuno dei

due vediamo i ricavi e il prezzo medio.

Come avviene il calcolo evidenziato in

verde? Prima applichiamo il filtro alla

colonna product series (valore di

product series in cui sta quel calcolo è

P3), poi si applica un ulteriore filtro

sulle production plant (PLANT07). Quel

calcolo (evidenziato) è dato dal

rapporto tra 952mila e 16 milioni. Se

noi togliessimo le colonne di sales e

quantity, quel calcolo rimane valido

perchè in una pivot ogni cella è

calcolata indipendentemente da

qualunque altra cella.

La formula che abbiamo inserito nel campo calcolato, però, non ha senso: questo

perchè abbiamo diviso due colonne di numeri (ogni colonna indica il nome degli

elementi che contiene, che sono numeri, ma la sua denominazione è appunto una

collezione di numeri). La forma della formula è quindi sbagliata, anche se excel ha

comunque calcolato i risultati giusti. Come dovremmo scrivere la formula corretta?

Dobbiamo far diventare quella collezione di numeri, un numero solo. Scriviamo la

nuova formula: (anche se i risultati di excel non cambiano)

Per ogni cosa fleggata ho una colonna aggiuntiva. Una sola colonna va bene per una

grandezza che è sommabile quando il totale è dato dalla somma delle cose interne

alla colonna. Le quantità sono sempre aggregabili. Il problema è euro x unità, ad

esempio il prezzo. Il ricavo anche è sommabile. Per cose che richiedono più operazioni,

tipo il prezzo medio (terza colonna nella foto), non mi basta una sola colonna.

A quella terza colonna (alla macchina) dovremmo dire di calcolare il ricavo, la

quantità, e poi farne la divisione. Si fa così: cliccando su una cella di quella colonna,

poi andiamo in alto e abbiamo questo:

Diamo un nome al campo, che è una nuova entità che generiamo, che sembrerà una

colonna, ma in realtà è un algoritmo. Mettiamo il nome e impostiamo la formula:

Il calcolo che abbiamo fatto non ha senso.

Questo perchè abbiamo diviso due colonne di

valori. Devo fare la divisione tra due numeri,

non tra due colonne di valori. Il software non

riesce ad interpretare questo calcolo.

Avrei dovuto scrivere di fare la somma di tutti i

valori di sales AMT / la somma di tutti i valori di

order quantity.

Cioè questo:

Ottengo questa tabella togliendo i filtri. Ogni cella di una pivot è autonoma. Infatti, se

togliamo la colonna sales AMT e order quantity, il prezzo medio sopravvive. Questo

perchè fa i suoi calcoli autonomamente. Però non volevo la somma del prezzo medio

CALC, perchè non lo abbiamo chiesto. Per vedere la formula che abbiamo fatto,

riclicchiamo su inserisci campo calcolato e clicchiamo sul nome di quello che abbiamo

già fatto e vediamo la formula, potendo eventualmente modificarla.

GRAFICO PIVOT:

Andiamo sulla pivot, poi “analisi tabella pivot”, e poi “grafico pivot”.

Nel grafico dovrebbero essere rappresentati sia sales che prezzo medio CALC, il

problema è che prezzo medio dal grafico non si vede perchè è troppo piccolo per la

scala che si sta utilizzando. Quindi dobbiamo fare un grafico a due scale:

tasto destro sul grafico:

cambia tipo di grafico.

A questo punto possiamo mettere

un altro ordine di grandezza,

identificato da una linea, la cui

scala si legge a destra (ed è la

scala del prezzo medio). In realtà

questa linea non è corretta,

perchè è continua e i prezzi non

sono continui. Il tempo è continuo,

ad esempio.

Per ovviare al problema di sopra,

possiamo passare ad un

indicatore. Basta cliccare sulla

linea e cambiare il formato.

L’indicatore ci indica il numero

esatto del prezzo medio.

TORNIAMO ALLE PIVOT:

Se qualcuno ci dice che vuole la pivot per area di vendita, vediamo che tra i campi

della pivot non abbiamo sales area. Una tabella per essere perfetta, oltre a contenere

dati utili deve anche contenere chiavi: cioè colonne che mi permettono di andare a

recuperare info aggiuntive da altre tabelle. Una chiave potrebbe essere il codice del

cliente.

La sales area è presente nella tabella relativa al customer e non in quella relativa alle

sales. Questo perchè le due tabelle sono diverse: la customer non è una tabella dei

fatti, ma è un’anagrafica (dimensione): è un elenco di riferimento. Quella delle sales è

una tabella dei fatti che invece registra degli eventi reali (le vendite appunto) e

solitamente si modificano molto più velocemente delle prime. La tabella dei fatti di

solito ha molte righe ed è stretta in quanto a colonne (colonne = numeri e chiavi per

collegarsi alle tabelle dimensione). Le tabelle tipo customer hanno invece poche righe

e molte colonne.

Le colonne che non possono avere duplicati (cioè le colonne della tabella

customer) si chiamano chiavi primarie. Non possono averli, perchè,

descrivendo il tipo di cliente, non si può avere lo stesso cliente con info

diverse. Non possono nemmeno avere valori nulli (cella vuota). Le chiavi

sono colonne che mi permettono di andare a ricavare info aggiuntive da

altre tabelle.

Vogliamo vedere le vendite per sales area, come fare? Siccome abbiamo una pivot che

prende info solo dalla tabella di sales, se voglio avere una pivot che mi mostri l’area

geografica... allora la colonna sales area deve in qualche modo entrare in tabella

sales. La logica è che ci interessa trovare la sales area per ogni cliente: siccome nella

tabella sales abbiamo i customer number, dobbiamo cercare il customer number di cui

ci interessa sapere la sales nella tabella di customer (quindi utilizziamo una colonna

che le due tabelle hanno in comune, in questo caso customer no). Questa ricerca si fa

tramite la funzione CERCA.VERT. Creiamo una nuova colonna nella

tabella sales e scriviamo dentro la cella

=CERCA.VERT (il valore del customer no

che ci interessa; poi clicchiamo sulla

colonna di customer no nella tabella di

customer e camminiamo col mouse fino

alla colonna sales area; poi digitiamo

quanti passi ho dovuto fare per coprire

la distanza tra le due colonne, quindi 5;

infine FALSO).

Seleziono tutta la cella appena calcolata, doppio click sul quadratino in basso a destra

e ho la sales area su tutta la nuova colonna.

Torno sulla pivot e noto che non compare la nuova colonna: questo perchè la pivot si

lega all’originale tabella sales, che non contiene la nuova colonna. Dobbiamo

aggiornare la pivot: tas