Organizzazione dei sistemi informativi aziendali, primo parziale, prof. Frigerio e Dossena

Organizzazione dei sistemi informativi aziendali

Il sistema informativo (SI) è definito come l’insieme di persone, macchine, applicazioni, software e procedure che permettono all’azienda di disporre delle informazioni giuste al momento giusto. Quindi nello specifico:

Persone

La persona può essere l’utente finale del sistema informativo, utilizza le informazioni (esempio il manager) e prende il nome di fruitore, oppure abbiamo i generatori, che sono le persone che generano il flusso informativo: ad esempio inseriscono i dati oppure progettano come i sistemi automatizzati devono recuperare l’informazione stessa. Le due macrocategorie di persone (fruitori e generatori), non sono sempre divise, possono essere unite. Es. Il magazziniere Amazon usa le informazioni, ma può allo stesso tempo generare flussi informativi. Solitamente ai livelli operativi troviamo in coloro che inseriscono i dati (in diminuzione, perché sempre più automatizzato), salendo sempre più in alto nella scala gerarchica ci sarà una maggior autonomia informativa.

Strumenti

Tutto ciò che serve a prendere le decisioni. Gli strumenti del SI sono ad esempio: un server, hardware, software (software gestione database, software applicativi come PowerPoint, sistema operativo tipo Windows), reti di comunicazioni. Però gli strumenti del SI non si esauriscono alla componente IT, non coincide quindi solo con le componenti informatiche, es libro.

Software

Software operativo: Un sistema operativo (abbreviato in SO), in informatica, è un software di sistema che gestisce le risorse hardware e software della macchina.

Software applicativo: È composto da tutti i programmi che risolvono i problemi specifici dell’utente, rispondendo ad esigenze di varia natura.

Software gestionale: Sono pacchetti di software che hanno come scopo il suo portare diverse attività aziendali, es: software di gestione della contabilità, per la gestione della logistica, per le risorse umane, per il marketing per R&D.

Procedure e processi

Metodologie con le quali si decide di trasmettere informazioni da un soggetto ad un altro (esempio lezione frontale). Le informazioni devono essere corrette e al momento giusto, in quanto assume maggior valore.

Supporto alle decisioni

Un sistema informativo quindi è l’insieme di elementi, tra loro interdipendenti, che genera flussi informativi a supporto di decisori interni, nei vari punti e ai vari livelli organizzativi, ed esterni ai confini aziendali. Il fine ultimo del SI è quello di supportare la decisione, il management deve decidere come disporre le risorse e controllare.

Caso Natuzzi

Multinazionale italiana, quotata a Wall Street (Divani e Divani). Gestione della logistica e dei fornitori è un aspetto essenziale. Nel 2007 la logistica era gestita a mano, non c'era tracciabilità degli ordini e il magazzino era spesso in carenza di prodotto. Nel 2007 inizia una fase di automatizzazione, ciò che prima avveniva tramite telefonate e fax ora funziona tramite software e il fornitore vede in tempo reale l’ordine. Ha permesso di raggiungere il successo che ha oggi.

Prima del software in azienda esisteva un SI per la logistica nella divisione? Si! Quello che mancava era un sistema informatico! Fax e telefonata rientrano nel sistema informativo. Poi abbiamo il Sistema informatico. Unione del sistema informativo e il sistema informatico crea il sistema informativo automatizzato.

Il sistema informativo informatizzato o portafoglio IT

Portafoglio IT coincide con il sistema informativo automatizzato, ovvero è rappresentato da un sistema o da un insieme degli asset, ovvero attività o risorse di IT, e le capabilities (competenze), quindi le cose che io possiedo di IT e le conoscenze che ho per gestirle. Gli strumenti e il saperle usare messe assieme formano questo il portafoglio IT.

Portafoglio IT: Insieme degli asset e delle capabilities IT posseduti dall’azienda. Ha lo scopo di raccogliere, elaborare e archiviare dati al fine di produrre e distribuire le informazioni necessarie, al momento e al posto giusto, ai soggetti che ne hanno bisogno per assumere decisioni e compiere azioni. Si distinguono le risorse e dalla capacità di elaborare queste risorse. Si vede che è importante quindi incrociare i dati tra di loro, e quindi da informatica generale capiamo come otteniamo una informazione.

Dati, informazioni e conoscenza

• Dato: Grezzo e oggettivo, esempio fatturato Natuzzi 100.00
• Informazione: Dato aggregato con altri, deriva da rielaborazione, esempio: fatturato aggregato con quello dei competitor, se anche lui ha fatto 100.000 stessa quota di mercato
• Conoscenza: Ci metto della conoscenza ed esperienza soggettiva, esempio: capisco che la quota di mercato non è positiva poiché vantaggio competitivo non sostenibile. Infatti magari so che prima avevo 80% delle quote di mkt, ora solo 50%, quindi crisi.

Il portafoglio IT permettere di raccogliere i dati (fatturato 100000), di elaborare i dati (confronto con anni passati o competitor), e di archiviare i dati (stoccare per memoria futura). I dati li voglio produrre, ma anche per la semplice distribuzione tra i vari livelli gerarchici, alla persona giusta e al momento giusto, a colui che deve prendere la decisione. È il soggetto interessato colui che deve ricevere le informazioni, ad ognuno le informazioni giuste.

Le componenti che formano il SII ovvero il portafoglio IT

Non serve eccessivo livello di dettaglio, vediamo le singole componenti. Sono 10 in tutto che hanno varie sezioni.

Strategia di IT

Fa in modo che il sistema informativo sia coerente con le esigenze di business, ovvero l’obiettivo è la coerenza tra strategia, organizzazione, processi e tecnologia. Come ottengo questa coerenza? Definendo le risorse e le persone che vanno a focalizzarsi sulla strategia IT che voglio adottare nella mia azienda. La strategia IT definisce ad esempio se voglio essere un’azienda che si focalizza solo sullo shop online, oppure a metà, oppure esclusivamente nel mondo fisico (esempio di strategia IT). Ogni strategia comporta dei costi e soprattutto un’allocazione delle risorse coerente.

Esempio: Se voglio vendere online, allora non dovrò avere un locale con costi connessi, e posso invece investire in azioni di web marketing (non normale marketing) e dovrò investire molto nel proprio sito web. Quindi è importante:

• Allocazione risorse: che vorrà dire sul server aziendale e sul sito aziendale investo tanti soldi, voglio che le persone siano attratte dal mio canale online
• Pianificazione strategica coerente con obiettivi di business
• Pianificazione delle singole progettualità ed interventi (es. sito e pagamenti ecc).

Componenti IT

Si compongono in due grandi categorie:

• Hardware ma anche di Sistemi di networking
• Sistemi Operativi

Insieme quindi la componente Hard del Sistema Informatico.

Reti

Mettono in connessione più dispositivi hardware; si analizzano sulle architetture di rete (Client-server, P2P) e sui Protocolli rete.

Componenti Software

Ovvero Portafoglio applicativo, troviamo qui infatti le applicazioni orientate alla gestione ovvero i gestionali (ad esempio di HR, di magazzino e PowerPoint) e portafoglio della gestione dei dati (DBMS) che sono sempre applicativi ma volti alla gestione dei database.

Processi di gestione IT

Sono tutti gli elementi che permettono la traduzione e trasferimento di strumenti IT in servizi IT. La distinzione tra servizi IT e strumenti IT:

Esempio: Al lavoro in un’azienda il primo giorno ci fanno vedere il sistema informativo dell’azienda, dati gli strumenti IT, cosa vuol dire concretamente? Far vedere le macchine fisiche e dare l’accesso all’intranet con tutte le funzionalità, questo è uno strumento IT; ma un servizio IT cos’è? Cosa vorreste una volta entrati in azienda? Mancherà la capacità di accedere a questo sistema, quindi il servizio IT è dare una formazione su quali sono le risorse IT e come usarle, e di ottenere un output da una determinata richiesta (ad es. Quante sono le isole? N).

Non offro più solo la tecnologia, ma offro un pacchetto, un servizio legato e valorizzato sull’IT che consente di ottenere il nostro obiettivo di utenti. I processi di gestione IT partono quindi dall’uso della tecnologia e fa sì che sia utile alla presa di una decisione. I processi quindi sono legati alla strategia e all’output del nostro sistema informativo.

Sul libro c’è la distinzione tra:

• Front-office: L’insieme di servizi per l’interno della azienda, esempio formazione e report interno all’azienda
• Back-office: L’insieme di servizi per l’interno dei database o funzione sistemi informativi per funzionare

Facilities & Layout

Facilities significa struttura, quindi rappresentano l’infrastruttura che contiene le componenti IT (infrastruttura che contiene database, infrastruttura che contiene il server ecc..) e Layout sono le modalità di accesso a quelle risorse IT.

Competenze IT

Sono rappresentate da tutti poiché tutti i dipendenti dell’azienda hanno competenze IT. Tutti infatti devono avere un minimo di conoscenze (soglia) degli elementi base (Excel, leggere un report, PP ecc). I responsabili sono pochi, ma gli users sono tutti.

Cultura

Può essere in senso lato, ovvero, tutto insieme di valori, norme, simboli che descrivono l’entità organizzazione (esempio cultura della Cattolica o Ferrero o Barilla), o senso stretto verso l’IT. Esse devono essere coerenti tra loro.

Esempio: In Amazon o in Google la cultura verso l’IT deve essere orientata positivamente e sviluppata volta all’innovazione (es aperti allo smartworking). All’incontrario una azienda basata sul controllo avrà meno apertura e smartworking.

Persone

Non solo persone ma anche in generale l’organizzazione IT. Le persone si dividono in fruitori e generatori della conoscenza IT. Quindi da un lato abbiamo il personale IT che si occupa della funzione sistemi informativi e dall’altra parte abbiamo i dipendenti dell’azienda che utilizzano i flussi generati dai sistemi informativi.

Risultati del SI

Notiamo che Facilities e Layout è un unico blocco, non confondiamoci col grafico nella slide. Nella slide (oltre alle sottocategorie presenti) ci sono le freccette che indicano le componenti che sono collegate tra loro, infatti la strategia IT influenza direttamente e indirettamente tutte le altre componenti. Le componenti IT sono direttamente influenzati, i risultati sono indirettamente influenzati. La strategia IT influenza tutto, ma tutto influisce sulla strategia stessa. Le frecce infatti sono bidirezionali.

La coerenza

Il Portafoglio IT ricerca una coerenza:

• Esterna: Erogazione di prestazioni corrispondenti alle aspettative dell’azienda, ovvero produrre le informazioni desiderate dagli utenti secondo le modalità richieste
• Interna: Le componenti del Sistema Informativo Informatizzano devono essere in sintonia (sinergia tra loro)

Quindi interna, vuol dire che le 10 componenti del modello devono essere coerenti tra loro, all’interno del portafoglio IT. Esterna invece ci dice che il portafoglio IT genera prestazioni coerenti con quanto serve al business (attenzione, è sempre interna all’azienda ma esterna al portafoglio IT).

Modello dei SI

Nel modello appena visto i soggetti che impattano sui SI sono:

• Utenti
• Personale di SI

In quest’ultimo caso sono i “nerd” e i primi sono “Homer Simpson”. Homer infatti sfrutta il SI per i propri obiettivi, ma non è necessario di conoscere come funziona un database, nemmeno come funziona uno scaffale o come un macchinario. All’utente deve solo usare il Sistema e pensare al proprio lavoro. Tutti questi soggetti in ogni caso si supportano per forza con i propri strumenti IT e deve saperlo usare.

Il ruolo della funzione sistemi informativi

Rispetto al video che abbiamo visto, prima puntata di “The IT Crowd”, che idea ci siamo fatti di tale funzione?

• Rispondono sempre alle stesse domande (perché non funziona il computer, router ecc…)
• Ci sono 2 servizi dati: uno di supporto tecnico in caso di malfunzionamento e manutenzione, in loco o a distanza (maggior parte dei casi cioè 70% dei casi l’utente chiama l’uomo di IT con soluzione spegni/accendi oppure controlla i cavi), seconda funzione è di assicurare che il SI possa supportare gli obiettivi strategici e organizzativi dell’impresa (con strumenti e flussi informativi).

La funzione sistemi informativi si occupa di una serie di attività che sono legate al fatto che devono garantire che il SIA risponda agli obiettivi strategici e organizzativi dell’impresa. Come fa? Garantendo i mezzi e gli strumenti per farlo e poi tramite la generazione di flussi informativi per permettere il passaggio di queste informazioni. Quindi da una parte la funzione IT si occupa della componente hardware, delle tecnologie, dei programmi e degli applicativi, dall’altra si occupa di definire come le informazioni passano all’interno dell’azienda, questo passaggio l’abbiamo chiamato flussi di informazioni.

La responsabile di IT gestisce il personale ma soprattutto ha una capacità relazionale con le persone.

Esempio: La funzione ai sistemi informativi è colei che decide quali informazioni a cui dare accesso e quali a cui non dare accesso, si dedicherà a definire quali dati e informazioni accessibili ad es. a marketing e produzione. Si andranno a dare flussi informativi a varie categorie di utenti (senior o junior).

Oltre a gestire il flusso, quindi a pianificare il flusso delle informazioni ovvero definire quali informazioni ogni singolo dipendente deve avere all’interno dell’azienda, si occupa anche di pianificare e gestire il portafoglio IT e IT governance, quindi come gestire internamente i Sistemi Informativi. In questo caso si avranno dei piccoli organigrammi minori che andranno a definire come si governano. Tale funzione in ultimo garantisce la coerenza interna ed esterna di cui abbiamo parlato prima (internamente e con obiettivi di business).

L’uomo dei SI quindi non deve saperne solo di Tecnologia, ma anche del Business ovvero processi, dove si crea valore aggiunto, vantaggio competitivo ecc… Si traduce quindi nella Gestione del portafoglio IT.

Management del portafoglio IT

La gestione del portafoglio IT si articola in 3 livelli:

1. Leadership
2. Produzione ed erogazione del servizio IT
3. Management del portafoglio tecnico: sono le effettive componenti IT dei flussi informativi.

Tutte queste 3 sono comprese nel Management del portafoglio IT, ma tutti questi 3 elementi si traducono nella richiesta fatta che deriva dalla strategia di Business, nonché IT. Nel livello di Leadership (ragazza nel video assunta) si ha il responsabile dei sistemi informativi, che si relazione con gli altri responsabili (es Marketing, Produzione ecc…), che va a definire una strategia di portafoglio IT che sia coerente con quelli che sono gli obiettivi di Business definiti. Nell’organigramma aziendale è al primo livello gerarchico, subito sotto l’alta direzione, per cui oltre a Marketing, Vendite e così via c’è anche il Direttore di funzione SI, oppure se è divisionale si avrà la divisione SI. È il livello più alto e quindi si occupa della strategia.

Coloro che producono ed erogano il servizio IT sono coloro che forniscono il servizio in oggetto, esempio: il servizio di gestione contabilità, servizio di accesso al canale online ecc… I servizi si occupano su strumenti pratici (Excel, Database, reti ecc…) e questi sono gestiti dal terzo livello ovvero dal Management del Portafoglio Tecnico che si occupa dell’elemento base tecnologico, in componente hardware e componente software.

Esempi: Il programmatore che scrive il software è del terzo livello. La persona che si occupa di gestire il magazzino è del secondo livello. Responsabile è al primo livello di Leadership.

Per ciascuno dei tre livelli possiamo andare ad aggiungere una seconda dimensione che comporta 4 componenti:

1. Capabilities: competenze necessarie per gestire ognuno dei 3 livelli e creare il codice per il mio applicativo
2. Sourcing: sourcing vuol dire avere l’attenzione di gestire ciò che altrimenti vuol dire che comprerei all’esterno. Sourcing si occupa del Buy, acquisto sui 3 livelli, esempio: come dare in outsourcing il semplice portafoglio tecnico come il Cloud (Dropbox), e stessa cosa si può fare per tutti e 3 i livelli.
3. Strategie di IT e Governance: governance è come viene gestita la funzione SI e quindi la sua organizzazione interna della funzione, esempio: nel video visto la governance è data dalla ragazza che è il responsabile di funzioni e i due ragazzi rappresentano le competenze tecniche a un livello operativo.
4. Processi: processi che devono gestire ognuno dei 3 strati. Gestire i processi con altre funzioni è del primo livello, mentre un processo dello strato inferiore è ad esempio un dispositivo/sensore che raccoglie certi dati.

La richiesta del servizio IT entra nel cubo e analizzata sotto i 3 strati con approfondimento sulle 4 tematiche, e alla fine del cubo si giunge alla produzione dell’informazione finale.

Catena del valore IT in azienda

Vediamo ora cosa la funzione SI possa produrre, e quindi introduciamo la catena del Valore IT in azienda che ricorda quella di Porter. Come si legge?

Esistono dei processi operativi, che sono quelli che effettivamente creano valore per l’azienda, ogni mattonella porta del valore, e più è lunga la catena e più si crea valore IT. In questo esempio della slide abbiamo 4 mattonelle: Consulenza, Sviluppo, Operation e Assistenza. Nel video compariva l’Assistenza. Esistono poi altri processi, attività secondarie, che vengono chiamati processi di supporto; questi...