Organizzazione dei sistemi informativi - 2 modulo completo appunti

Process Modeling Elements

START MULTIPLE START START TIMER PARALLELinto a finer level of detail (a Process) is used when the work is notthrough a set of sub-activities broken down to a finer level of Provide a mechanism to synchronizeINTERMEDIATE EVENT detail.END MULTIPLE STARTEND parallel flow and to create parallelflow.

ARTIFACTSSTART LINKSTART MESSAGE They are used for provide additional information about a+ process.TaskExpanded Sub-Process Collapsed Sub-ProcessEND LINKEND MESSAGE DATA OBJECTSACTIVITY MARKERS Data Objects show what information isSWIMLANES Activity is iterated if a loop condition isTo show who is doing what and where, many process Loop produced or required by an activity.Loop true.modeling methodologies use the concept of swimlanes. TEXT ANNOTATIONSMultiple instance of the same activityPOOLS Text Annotations allow a processMulti InstanceMulti Instance TextA Pool represents a Participant in a Process. Pools are are started in parallel or sequential modeler to provide additionalusually used

when the diagram involves two separate information for the reader of a BPMNbusiness entities or participants Diagram.

Each task from sub-process can beAd-Hoc executed arbitrarily until aLANES ~ CONNECTING OBJECTSA Lane is a sub-partition within a Pool and will extend completion condition is fulfilled.the entire length of the Pool, either vertically or The compensation activity is special in Message Flowhorizontally. Lanes are used to organize and categorize Sequence Flowthat it does not follow the normal rules,CompensationCompensationactivities within a Pool. it is outside the normal flow of theprocess. Association Sequence Flow(Conditional)LANE TASKPOOL LANE TASK 23

Come mappare un processo- determinazione dello scope ovvero ambito del processo- Documentazione del processo- Identifichiamo input e out- Lo analizziamo- Mappatura1. Individuare l'ambitoMomento in cui si va a verificare cosa accade nell'azienda2. Documentare il processoLa documentazione di un processo inizia con

La raccolta di tutte le informazioni disponibili, ad esempio con interviste e workshop con esperti in materia e stakeholder, può essere fatta attraverso un progetto mirato guidato da un team esperto nella gestione dei processi aziendali.

Può essere d'aiuto il confronto con un modello di processo che rappresenta le mappe di base dei processi aziendali e che organizza e collega i dati e le informazioni relative a ciascuna parte del processo.

Tecniche per la raccolta dei requisiti: (requisiti sia di processo che di progetti)

• Interviste: metodo più utilizzato.
• Focus Group: modalità di interazione.
• Workshop guidati.
• Brainstorming.
• Nominal Group.
• Mind map: mappe mentali.
• Diagramma di affinità.
• Design thinking: approccio creativo per generare idee.
• Analisi decisionale multicriterio.
• Questionari e sondaggi.

Osservazioni (job shadowing): osservo come un’ombra il lavoro

• Prototipi
• Benchmarking
• Diagramma di contesto

Analisi di contesto

1. Individuare input e output

Diagramma SIPOC che analizza i passi principali prima di entrare nella mappatura di dettaglio.

Ci aspettiamo che le attività al dettaglio attraversino l’organizzazione e le diverse funzioni.

4. Analizzare il processo

Analizzare un processo comporta identificare chiaramente ruoli e responsabilità e garantire che le figure coinvolte sappiano come devono lavorare insieme per raggiungere i risultati attesi per il processo. Si utilizzano a questo scopo delle matrici di assegnazione delle responsabilità quale ad esempio una matrice RACI.

Si può creare il legame tra la struttura aziendale e il processo.

Matrici di responsabilità:

ex: 1 riga: il direttore è sia accountable che responsable della politica aziendale

Legenda:

1. Responsible -> esegue ed assegna

• l'attività Accountable ha la responsabilità finale sul risultato del processo, dell'attività...
• deve essere univocamente identificato
• il ruolo Consulted aiuta e collabora con il Responsabile per l'esecuzione dell'attività
• il ruolo Informed deve essere informato sull'esecuzione dell'attività

Nelle righe: attività

Nelle colonne: ruoli organigramma

In generale possiamo avere o il ruolo funzionale

Attenzione! Esistono diverse versioni delle matrici di responsabilità. Quando vengono utilizzate è indispensabile che sia esplicitata la legenda con le tipologie di responsabilità

Il Process Owner

Responsabilità e ruolo del Process Owner:

• Descrivere il processo al livello di dettaglio adeguato, capire il processo dall'inizio alla fine e conoscerne i punti critici
• Gestire strumenti e documenti a supporto
• Definire e comunicare a tutti i collaboratori

Coinvolti gli obiettivi del processo, garantire che tali obiettivi siano coerenti con le strategie aziendali

• Definire gli indicatori e tradurli nella pratica, assicurare che vengano misurati, analizzare i risultati ottenuti e trarne le necessarie conseguenze.
• Assegnare le risorse necessarie per il miglioramento del processo
• Nominare i responsabili dei sotto-processi
• Mettere in grado i collaboratori di migliorare continuamente il processo
• Mantenere i contatti con gli altri process owner (clienti o fornitori del processo)
• Prendere decisioni per garantire efficienza ed efficacia del processo

Comunicare verso la direzione generale / management le informazioni essenziali sul processo

1. Disegnare il processo

Il disegno (mappa) di un processo risponde in particolare a questi 3 gruppi di domande:

• Swim lane: chi è parte del processo?
• Sequenza: da dove origina il processo? dove termina? Per quando le attività devono essere completate?

Qual è lo scopo finale del processo? Chi è il suo cliente finale?

• Attività: quali sono i passi da fare? Chi ne è responsabile? cosa succede se il processo si interrompe? Sono previsti passaggi per gestire delle rilavorazioni?

I diagrammi di flusso (flow chart, BPMN) sono il modo più diffuso per rappresentare le mappe dei processi

Quando un processo è complesso?

La complessità di un processo è definita come il grado in cui il processo è difficile da analizzare, capire o spiegare.

Può essere caratterizzata dal numero e dalla complessità delle attività alle interfacce, delle transizioni, delle ramificazioni del flusso, dell'esistenza di loop, dei ruoli, dei tipi di strutture dati e di altre caratteristiche del processo.

Non esiste una metrica univoca per misurare la complessità. Possiamo però considerare i seguenti:

• Complessità a livello di attività è legata al

numero e alla complessità delle attività che compongono un processo

Complessità a livello di flusso dipende sostanzialmente da quante ramificazioni dovute all'esistenza di split e join ci sono nel grafo di flusso del processo

Complessità a livello di dati dipende dal numero e dalla complessità delle strutture dati che vengono trasferite tra le attività e anche dal numero di parametri formali delle attività

Complessità a livello di risorse ogni attività richiede l'uso di risorse. In questo caso il processo è tanto più complesso quanto più difficile è l'approvvigionamento delle risorse necessarie

Best practice nella mappatura dei processi

La descrizione delle attività può essere molto time-consuming. È necessario saper valutare il trade off tra dettaglio della mappatura e suoi obiettivi.

1. Il process mapping concorre a definire i processi esistenti in un'organizzazione.

1. Modeling
2. Optimization
3. Documentazione e disegno del processo
4. Identificazione degli obiettivi di business e
5. Identificazione delle aree i KPI di miglioramento
6. Identificazione di eventuali modelli, best practice e standard
7. Quantificazione dei benefici ottenuti
8. Simulation
9. Valutazione di qual è il miglioramento ottenuto