Organizzazione dei sistemi informativi (OSIA)

Organizzare le attività per i Big Data

- Le attività dovrebbero essere centralizzate o decentrate?

- Gli specialisti dovrebbero essere allocati in un nucleo centrale oppure dislocati nelle singole unità organizzative o Funzioni?

- A quale unità esistente dovrebbero rispondere?

Non esiste un modo migliore in assoluto, ogni azienda può decidere in base alle dimensioni, competenze, disponibilità di risorse.

Se l'azienda è piccola, se non ci sono le competenze e risorse o ci si appoggia a società di consulenza o si va in outsourcing, mentre nelle grandi aziende le cose cambiano, non esiste una ricetta univoca, dipende dal contesto e dalla maturità aziendale.

Si può ricorrere all'outsourcing, ad esempio nel caso in cui non si abbiano le competenze per sfruttare i big data e gli Analytics; oppure si può scegliere di accentrare o decentrare le attività nelle varie business unit, funzioni, divisioni; oppure possiamo creare dei centri di eccellenza dove si

fa attività pesante e tecnica. Vediamo meglio le 4 ipotesi.

1. Outsourcing113
2. Accentramento
3. Centro di eccellenza/competenza
4. Decentramento114

"Argomenti" chiave

• Big Data: concetto, creazione di valore, esempi di utilizzo (chi, come, perché).
• Differenze tra BI e BA.
• Differenti tipologie di Data Analysis (cenni).
• Esempi di classificazione dei cd. Advanced Analytics.
• Esempi di alternative di organizzazione strutturale (dove e come allocare le persone con le competenze su "Big Data e Analytics"), loro vantaggi e svantaggi. (sono le 4 ipotesi qui sopra appena viste)

L'incertezza e i processi decisionali: il modello Information Processing View

L'incertezza è concepita come una funzione del gap informativo, ossia la differenza rilevabile tra la quantità/qualità di informazioni necessarie per i processi e le decisioni (fabbisogno informativo) e la quantità/qualità di informazioni disponibili.

L'Information Processing View (IPV),

riconosce l'esistenza di una forte relazione tra il concetto d'incertezza, le informazioni e i meccanismi di coordinamento. Il fabbisogno informativo è legato alla complessità delle attività, che è data dal combinarsi di: - varietà e numero di eccezioni che incontriamo nello svolgimento delle attività come avevamo visto con il modello di Perrow per le unità organizzative; - eterogeneità dei problemi e degli eventi che devono essere gestiti l'abbiamo visto a livello di microstruttura; - interdipendenze tra le attività viste con il modello di Thompson. L'interdipendenza si definisce come la relazione che lega due o più attività/risorse, derivante dalla divisione del lavoro e dalla specializzazione dei compiti. Questo si lega a Thompson: ovviamente a quei tempi, negli anni '60, le tecnologie informatiche non erano prese in considerazione, ma oggi possiamo usare il modello di Thompson sfruttando i SIA e l'ICT per aiutare il coordinamento delle attività.

coordinamento.115Recall modello di Thompson:

La matrice delle interdipendenze

Si tratta di uno strumento «pratico» per mappare le interdipendenze:

In questa matrice vengono indicate per riga e per colonna le attività (il grado di dettaglio dipende dalle finalità di analisi).

In corrispondenza di ciascuna cella, all’incrocio tra due attività, si indica la tipologia di interdipendenza.

Le informazioni disponibili e la capacità di gestione delle informazioni

Le informazioni di cui abbiamo disponibilità sono legate alla capacità di gestione delle informazioni, che è legata a:

• ICT e SIA, in termini di carenza dei sistemi informativi che possano fornire quantità e qualità di informazioni per svolgere varie attività;
• meccanismi di coordinamento, poiché l’interdipendenza genera esigenza di coordinamento;
• collegamenti intra-organizzativi e inter-organizzativi.

Esempio: se abbiamo una forma organizzativa gerarchico-funzionale e un SIA

a silos, quindi a isoleinformative, con informazioni che non fluiscono tra un'area e un'altra, allora ci troviamo in una situazione dicriticità nella gestione delle informazioni, che saranno inferiori rispetto all'ottimo.

Le informazioni disponibili saranno inferiori all'ottimo per soddisfare il fabbisogno informativo per svolgere116le attività operative o prendere decisioni per i manager.

L'interdipendenza ha bisogno di coordinamenti: oggi alcuni aspetti di coordinamento possono esseresoddisfatti dai sistemi informativi, i ICT e SIA generano dati e informazioni; poi ci sono anche soluzioniorganizzative oggi favorite anche dallo sviluppo delle tecnologie informatiche per collegare sia l'azienda alsuo interno sia all'esterno con altre imprese partner della filiera, o attori che collaborano a un processo oprogetto. Tutto questo può essere favorito dall'uso di tecnologie e SIA.

Il modello IPV

Il modello ci dice che in un contesto di forte incertezza,

organizzativi possono essere le reti di collaborazione tra diverse aziende o la creazione di partnership strategiche. Inoltre, l'utilizzo di tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT) può facilitare la condivisione e l'accesso alle informazioni tra i diversi attori dell'organizzazione. Per quanto riguarda i meccanismi di coordinamento, essi devono essere adeguati al grado di interdipendenza tra le attività. Ad esempio, in presenza di interdipendenze elevate, potrebbe essere necessario utilizzare meccanismi di coordinamento più complessi, come la standardizzazione dei processi o la creazione di ruoli e responsabilità chiari. In conclusione, la gestione delle informazioni è fondamentale per affrontare la complessità delle attività organizzative. È necessario garantire la disponibilità delle informazioni necessarie, riducendo il gap tra fabbisogni informativi e informazioni effettivamente disponibili. Ciò può essere ottenuto attraverso l'implementazione di meccanismi di coordinamento adeguati, l'utilizzo di tecnologie dell'informazione e la creazione di collegamenti interorganizzativi.

organizzativi che possono migliorare la capacità di gestire le informazioni.

La logica processuale facilitata dai sistemi ERP può favorire i collegamenti intra-organizzativi, ma invece al livello inter-organizzativo?

Vediamo un esempio di collegamento inter-organizzativo che cerca di rendere disponibili informazioni importanti per soddisfare meglio il cliente riducendo i tempi di consegna ma anche per ridurre le scorte, avvicinandosi a modelli di lean production o just in time cercare di ottimizzare il magazzino riducendo le scorte tramite strumenti più o meno raffinati.

L'obiettivo delle imprese è coordinarsi con i propri fornitori a monte e anche con la domanda: infatti, se riusciamo a prevedere l'andamento della domanda riusciamo ad aggiustare meglio i piani di produzione, le quantità da tenere in magazzino e possiamo poi coordinarci con i fornitori in modo che quando le scorte scendono sotto il livello di sicurezza allora in modo automatico si manda l'ordine.

delle nuove componenti. Questo permette di ridurre le scorte e i tempi di consegna degli ordini. Vale anche il contrario, perché se aumenta la domanda e noi siamo scoperti dal punto di visto delle scorte dobbiamo essere in grado di gestire la cosa per poter innalzare i ricavi. Quindi vale l'integrazione a monte e a valle con scambio di informazioni in tempo reale, sia per non rimanere scoperti in termini di risorse in magazzino e rallentare la produzione sia per avere eccedenze in magazzino.

Cosa possiamo fare per aumentare la capacità di elaborazione, i flussi informativi e quindi dati e informazioni in termini di quantità e qualità? Incrementare la capacità di elaborazione delle informazioni comporta soluzioni per supportare e migliorare i flussi informativi:

• per mezzo di SIA e ICT a livello intra organizzativo, perché il primo step è avere un'impresa senza isolamento informativo.
• Ad esempio, sistemi ERP, di intranet aziendale, uso di BD condivisi e information repository, mail.

Altri strumenti di comunicazione possono essere utilizzati per collegare diverse organizzazioni, fornitori, clienti, partner, centri di ricerca e stakeholder. Questi strumenti possono essere sia basati su SIA (Sistemi Informativi Aziendali) e ICT (Tecnologie dell'Informazione e della Comunicazione) a livello interorganizzativo, come ad esempio collegamenti elettronici come l'EDI, oppure possono essere soluzioni organizzative non necessariamente basate su ICT, come riunioni in presenza, comitati e ruoli di integrazione/coordinamento.

Le SIA e le ICT supportano i flussi informativi tra soggetti/attori appartenenti o meno all'impresa, sviluppando collegamenti intra ed interorganizzativi.

Le intranet aziendali, oggi chiamate "portali", sono un esempio di gestione delle interdipendenze basato sul modello di Thompson.

Per le interdipendenze generiche sono sufficienti delle intranet istituzionali in cui magari la sedecentrale di una banca o assicurazione inserisce le regole da rispettare anche dal punto di vista contrattuale, i tassi di interesse da rispettare da parte delle filiali. Oppure le extranet, ovvero porzioni di intranet a cui l'impresa permette di accedere i clienti o fornitori. Oppure ancora sistemi legacy ed ERP e poi si possono usare motori di work flow semplici, anche se ormai sono instillati dentro i sistemi ERP, che seguono la logica processuale. Nel caso di interdipendenze sequenziali abbiamo intranet di natura operativa o extranet, poi sistemi legati alla gestione delle materie prime, fino a quelli più evoluti, fino ad arrivare agli ERP e poi i supply chain management. E magari anche motori di work flow più complessi. Fino ad arrivare alle interdipendenze reciproche con l'uso di intranet per lo scambio di conoscenze, esperienze eccetera, poi strumenti di video.conferenza per le riunioni, come avviene ora durante la pandemia, poi database condivisi o information repository e poi sistemi a supporto della co-progettazione.

Intranet aziendali
Intranet è un sistema di comunicazione che permette l'accesso e la ricerca di contenuti informativi aziendali che è limitato ai confini aziendali e che sfrutta tecnologie internet, oggi anche sul cloud.
Essendo interno ai confini organizzativi esistono dei firewall che impediscono a chiunque utente esterno di accedere alle informazioni.
Oggi poi si usano delle logiche cloud dove molte delle informazioni che venivano gestite prima a livello locale, pensiamo alle varie filiali di una multinazionale, oggi vengono gestite centralmente con strutture di cloud ibridi e poi le varie sedi accedono sfruttando tecnologie internet e architetture di tipo cloud.
Un esempio è il wika customer portal, esempio di accesso a una porzione del sistema informativo protetto.