Organizzazione aziendale - UCSC - Imperatori

Organizzazione aziendale

Tematiche trattate per il primo parziale

• Approccio contingente
• Dimensioni strutturali e contestuali
• Sistema meccanico vs organico
• Ambiente strategia struttura
• Efficacia (efficienza) organizzativa
• La struttura organizzativa e le sue componenti
• Divisione delle attività e meccanismi di coordinamento
• Forme organizzative comparate
• Incertezza organizzativa e ambiente globale

Caso Barca Vela=Organizzazione

Specializzazione → ognuno ha un ruolo specifico, divisione del lavoro, ognuno è importante all'interno dell'organizzazione/società ("entità sociale"). Affinché quest'organizzazione vada a buon fine ci vuole coordinamento tra varie unità. Tutti i ruoli sono ugualmente importanti. Questo coordinamento tra i vari ruoli è essenziale al fine di essere flessibile → cambiare in base al mutamento dell'ambiente circostante (mare, vento, altri regatisti/mercato, concorrenti, clienti→ stakeholder).

Le organizzazioni si danno una struttura/gerarchia in modo da rispondere all'ambiente ma hanno anche una strategia che mira all'obiettivo finale. Ambiente-strategia e strategia-struttura sono sempre collegate tra loro. È importante cogliere le informazioni dall'esterno.

Ruoli all'interno dell'azienda: grinder-operaio; skipper-CEO. Si mette l'accento non solo sulle competenze di ciascuno ma anche sulle tempistiche.

Caso organizzazione comunale

C'è una gerarchia→ ci sono dei ruoli definiti. Vogliono fare un mutamento→ gerarchico disintermediazione. La gerarchia viene resa più piatta/snella. Vogliono snellire la gerarchia per nuove assunzioni e perché c'è un mutamento nell'ambiente circostante (fluido e veloce), per stare al passo coi tempi→ cambiamento di dimensione strutturale.

Nuove assunzioni→ risorse umane. Si ricercano delle competenze specifiche (informatica, inglese) che prendono in considerazione l'informatizzazione→ cambiamento di ambiente. L'organizzazione viene influenzata dal nuovo ambiente informatico.

Diversificare le competenze dei dipendenti

Perché e come? - per far fare un lavoro più adeguato alle competenze di ciascuno (soddisfazione e motivazione dei dipendenti) tramite la "rotazione degli incarichi"→ "job rotation".

Chi si occupa di organizzazione si occupa di:

• Strutture (progettare lavoro delle persone, ingegneri es. Taylor)
• Persone (comportamento organizzativo, psicologi, sociologi)
• Gestione delle risorse umane

L'organizzazione rappresenta una delle tre classi di operazioni che compongono l'amministrazione dell'azienda; le altre due classi in ordine logico sono la gestione e la rilevazione.

Organizzazione, lavoro e significato

Organizzazione: latino (organum=strumento) greco (organon=strumento/dalla famiglia ergan=energia, strumento atto ad attivare dell'energia, macchina che produce energia/risultato).

Lavoro: latino (laborem=vacillare sotto un peso, travagliare, faticare) altre lingue (travail, trabaco, faticare).

Organizzazione aziendale è una disciplina che aiuta ad organizzare il lavoro in modo da trasformare la fatica in energia.

Perché studiarla? Perché una buona organizzazione fa la differenza, permette di trasformare una buona idea in una idea di successo; è come se fosse un catalizzatore. Es. organizzazione di successo: Expo 2015, Eataly (organizzazione snella, agile, veloce resa possibile grazie gestione favorevole per i lavoratori).

Bisogna tenere da conto che però la vita delle aziende è piena di esempi di failure organizzative; Es. organizzazioni disastrose: Trenord. (opposto Shinkansen, treno giapponese che ha accumulato 12 s di ritardo in un anno) Olimpiadi di Rio 2016.

"Le macchine non rimpiazzeranno gli umani" CEO di IBM → Organizzazione è una entità sociale, guidata da obiettivi, progettata con sistemi di attività deliberatamente strutturati e coordinati che interagiscono con l'ambiente esterno.

Nel suo complesso è vaga e astratta e si trova in diversi luoghi. L'organizzazione è un mezzo per raggiungere uno scopo e deve essere progettata per raggiungere tale scopo. Le organizzazioni hanno degli elementi:

• Costituite da persone
• Hanno obbiettivi e risultati da raggiungere
• Struttura progettata con precisione
• Relazioni/iterazioni con esterno
• Utilizzano risorse umane per raggiungere propri fini (es. jobs rotation, rotazione)

Viene rappresentata come un sistema aperto che riceve input dall'ambiente esterno, aggiunge valore tramite un processo di trasformazione e restituisce prodotti e servizi all'ambiente. Progettata come un sistema di attività deliberatamente strutturato e coordinato che interagisce con l'ambiente esterno.

Organizzare (verbo)

Significa progettare una soluzione organizzativa, ovvero: È un processo che si basa sulla diagnosi del fabbisogno organizzativo e l'identificazione della forma/configurazione più adatta in ragione delle variabili contingenti.

Le sfide delle organizzazioni

Derivano principalmente dall'ambiente esterno:

• Globalizzazione (outsourcing, acquisizioni internazionali, partnership strategiche internazionali): sfida dal lato legale perché ogni paese ha i propri standard, sfida anche culturale
• Intensificazione delle competenze: incremento della complessità ambientale, concorrenza
• Etica e responsabilità sociale: tutelare gli interessi della comunità sociale, es. bilancio sociale; punto molto di moda ultimamente tra le aziende perché stanno attenti alla responsabilità sociale (Corporate Social Responsibility, CSR); le aziende hanno un employer branding, ovvero la sua capacità di attrarre i lavoratori migliori
• Rapidità di risposta: ai cambiamenti ambientali, crisi organizzative; bisogna essere rapidi a rispondere ai cambiamenti
• Digitalizzazione: tecnologia di produzione, a livello amministrativo; la tecnologia cambia il modo di lavorare in una azienda; e-commerce, telelavoro da casa, e-business, information technology
• Diversità: vuol dire tante cose, non è solamente cercare di rompere un vetro che scherma certi generi; diversità di Paese, di genere, età, immigrazione; se è troppa può far sì che la comunicazione sia troppo scarsa

Quindi le organizzazioni mettono insieme risorse per raggiungere obiettivi desiderati; servizi in maniera efficiente, facilitano l'innovazione; utilizzano tecnologie produttive e dell'informazione; si adattano all'ambiente e lo influenzano; conciliano le sfide di diversità e creano valore per i soggetti con cui sono legate.

Dimensioni contestuali e strutturali

Il primo passo per comprendere le organizzazioni è quello di guardare alle caratteristiche che descrivono tratti della sua struttura organizzativa. L'organizzazione ha diverse dimensioni, strutturali e contestuali:

• Dimensioni strutturali creano una base per misurare e confrontare le organizzazioni e per descrivere le caratteristiche interne dell'organizzazione
• Fattori contingenti comprendono elementi più ampi che influiscono sulle dimensioni strutturali, descrivono l'ambiente organizzativo che influenza le dimensioni strutturali

Dimensioni/variabili contestuali o fattori contingenti

• Cultura e valori: valori, convinzioni, conoscenze, regole, comportamento etico; non è scritta ma si nota in cerimonie, slogan, layout e abbigliamento ad esempio elementi esterni ai confini dell'azienda
• Ambiente: es. clienti, fornitori, comunità finanziaria
• Dimensione: fisiche (es. numero dei dipendenti) o economiche (fatturato o capitalizzazione); la dimensione non è sempre la stessa, può mutare nel tempo; l'organizzazione può essere studiata nel suo complesso o per specifiche sezioni
• Tecnologia: strumenti, tecniche e azioni utilizzate per trasformare input in output; essa riguarda il modo in cui l'organizzazione realizza i prodotti e i servizi che fornisce ai clienti
• Obiettivi e strategia: scopo e tecniche competitive che differenziano l'organizzazione dalle altre

Great Place to Work stila ogni anno le classifiche delle aziende dove i dipendenti si trovano molto bene, quest'anno ai primi posti vi sono aziende che erogano servizi (es. Hilton, American Express Italia). È importante per una azienda rientrare in questa classifica perché attirerà così talenti, le persone vorranno andare a lavorare in queste aziende.

Variabili strutturali

Una organizzazione è descritta da una serie di variabili strutturali, le principali sono 4:

• Specializzazione: numero di compiti che appartiene a una singola persona, è il grado in cui i compiti organizzativi vengono suddivisi tra posizioni lavorative separate; richiama il tema del lavoro, maggiore divisione del lavoro quindi maggiore specializzazione; vuol dire pochi compiti di una singola mansione;
• Vantaggi di una elevata specializzazione sono legati alle economie di apprendimento, ciò vuol dire che il lavoratore impara bene e velocemente i suoi pochi compiti, e alle economie di scala, ciò vuol dire che aumento i volumi di produzione perché mi perfeziono, si diventa esperti di una certa competenza
• Svantaggi: barriera per cambi di lavoro/al cambiamento; si notano i problemi solo da un punto di vista parziale, che richiedono invece la messa in comune di più punti di vista; l'iperspecializzazione a volte può portare a essere depersonalizzati, essere un po' come delle macchine
• Centralizzazione decisionale (o accentramento): in senso lato si riferisce al livello gerarchico che ha l'autorità che prende le decisioni; se le decisioni vengono prese in maniera centralizzata, il capo lavora da solo, senza il sostegno di altre persone, mentre possono anche essere prese in maniera collettiva (decentralizzazione decisionale), i percorsi sono laterali per risolvere problemi complessi; se decentrata il manager deve saper gestire al meglio le risorse umane per supportare i processi decisionali; se si parla di centralizzazione
• Vantaggi: elevata velocità in termini decisionali
• Svantaggi: avere tutte le competenze in una unica persona per risolvere problemi

Es. delle reti di comunicazione in azienda:

• Centralizzata: comunicazioni a 1 via, Bottom-up, a forma di y rovesciata; cioè dal basso convergono verso il vertice, il capo; attività decisionale solo ai piani più alti
• Decentralizzata: comunicazioni a 2 vie, rete totale o a stella; decisioni delegate a livelli organizzativi più bassi

Ricorso alla gerarchia per ovviare a problematiche di conflittualità, dove invece vi è caos, decisione negoziata ecc. ecc. è maggiore il turn over (lasciare az.)

• Formalizzazione: si riferisce alla quantità di documentazione scritta riguardante l'organizzazione; –Il livello di organizzazione può essere + o esplicita, ovvero la presenza o assenza di documenti che definiscono organizzazione; es. organigramma, mansionario, regolamenti; questi documenti scritti descrivono comportamenti e attività all'interno dell'azienda
• Vantaggio della formalizzazione è la chiarezza
• Gerarchia: numero di livelli che caratterizza quell'organizzazione; può essere alta (struttura a piramide) o bassa (struttura piatta o disarticolata), ha a che fare con il numero dei livelli organizzativi; nelle strutture a piramide il driver della carriera viene soddisfatto molto spesso, mentre in quelle piatte no e per questo ci sono turn over

In organizzazioni con gerarchie corte aumenta l'ampiezza del controllo, ovvero il numero di persone che un capo controlla.

A queste 4 ne derivano due di conseguenza:

• Professionalità: ha a che fare con gli anni di studio per coprire un determinato ruolo (diverso dalla specializzazione)
• Complessità: ha a che fare con le dimensioni dell'organizzazione e con il grado di dispersione spaziale in base alle unità organizzative, a livello geografico

Le dimensioni strutturali e i fattori contingenti sono interdipendenti, alcuni fattori contingenti influiscono sul grado di specializzazione e formalizzazione delle organizzazione. NB: una organizzazione non può essere compresa principalmente considerando le persone che ne fanno parte perché ciascun individuo potrebbe essere sostituito, ma le dimensioni strutturali e i fattori contingenti no. Quindi le organizzazioni hanno specifiche caratteristiche indipendenti dagli individui.

Sistemi meccanici e organici

Sistemi meccanici (Alpha)

• Specializzazione e elevato grado di divisione orizzontale del lavoro
• Standardizzazione e codifica delle procedure
• Elevato numero di livelli gerarchici, alti livelli di interazione verticale tra capi e subordinati; ampio ricorso alla gerarchia per coordinare le unità organizzative
• Scarso impiego dei team e del lavoro di gruppo
• Prestigio legato al raggiungimento di posizioni di rilievo
• Bassi livelli di span of control
• Sistemi di comunicazione a una via e accentrati

Quindi ha un alto livello di formalizzazione, specializzazione, gerarchia, centralizzazione e basso di professionalità e complessità. In sostanza Alpha è progettata per ingranaggi, vantaggio velocità e efficienza, risultati migliori con meccanismi preconfezionati (standardizzazione e codifica delle procedure). Specializzazione elevata, divisione orizzontale del lavoro, tanti livelli gerarchici e integrazione verticale delle informazioni, bassi livelli di Span of Control, rete a Y rovesciata, (sono bravo se obbedisco agli ordini), scarso impiego di team, obbedienza e prestigio con potere organizzativo maggiore se livello alto della gerarchia.

Es. è la fabbrica di spilli di Adam Smith: egli scandisce le 18 fasi di produzione di uno spillo. Egli evidenziò quindi come questa organizzazione permetteva di produrre molti più spilli perché vi era più velocità e precisione da parte di ogni operaio in ogni fase; risparmio di tempo in quanto l'individuo non doveva passare da una fase all'altra e invenzione di macchine per ogni singola fase.

Es. Mc Donald, Poste Italiane, Ducati, FedEx.

Es. dentro la logistica di Amazon: la logistica di Amazon è molto studiata e strutturata. Vi sono diverse mansioni, in particolare 4. Vi sono coloro che allestiscono, chi imballa, chi cataloga e chi sposta. Tutti hanno poco tempo per svolgere le operazioni, meno tempo ci impiegano meglio è. Nessuna possibilità di pausa per 8 ore filate, ma possibilità di fare carriera e migliorare.

Sistema organico (Omega)

• Ridotto grado di divisione del lavoro
• Scarso ricorso alla standardizzazione e alla formalizzazione
• Ridotto utilizzo della gerarchia
• Sistemi di comunicazione a due vie e decentrati
• Ampio utilizzo dei team e del lavoro di gruppo
• Alti livelli di interazioni laterali
• Competenze distribuite lungo la scala gerarchica
• Strutture piatte
• Alto livello di span of control
• Comunicazione improntata sulla informazione e sui consigli

In sostanza in Omega si perde più tempo, ci vogliono più persone per stessa mansione, costo pro capite più elevato, modello più costoso, no divisione del lavoro, maggior confronto, decisioni collettive. Status acquisito non per posizione ma per professionalità e competenze dimostrate sul campo, è pagata la competenza non l'obbedienza. Scarsa standardizzazione e formalizzazione, ridotto utilizzo della gerarchia. Doppia via delle comunicazioni, lavoro in team, alti livelli di interazioni laterali, competenze distribuite, strutture piatte, span of control alto, responsabilità capi più ampia, importanti informazioni e consigli.

Es. è Brunello Cucinelli: egli ricerca giovani con mani sapienti, in grado di lavorare come sarti, maglieristi, modellisti nello stesso tempo e che sappiano sia svolgere il lavoro in maniera tradizionale sia in maniera innovativa. In questo modo potranno sentirsi realizzati, creare.

Es. Google, Società di consulenza, Cracco.

Sistemi a confronto

La relazione ambiente-organizzazione

Caso Rowe: azienda produce mobili per arredamento, divani e poltrone; esempio di una azienda in cui i dipendenti dopo aver timbrato cartellino spegnevano il cervello ed eseguivano gli ordini dall'alto ("compliance", eseguire solo ciò che i capi dicevano), insomma una catena di montaggio. Nel tempo però il mercato richiedeva pezzi personalizzati. Il fatto di avere una azienda meccanizzata non è facile cambiare il sistema di produzione perché la struttura è molto fissa e poco mobile. Ha quindi efficienza solo quando vi è un ambiente stabile. Nel momento in cui certe congiunture cambiano, alla azienda è richiesta non solo efficienza, ma di far fronte alle congiunture di mercato (resilienza). Rowe per fronteggiare questo ambiente che...