Riassunto esame Organizzazione Aziendale, prof. Manzolini, libro consigliato Organizzazione aziendale, Daft: prima parte

Capitolo 1 – Organizzazioni e teoria organizzativa

Caso Xerox

La teoria organizzativa in azione La teoria e progettazione organizzativa ci fornisce gli strumenti per valutare e comprendere perché un’impresa grande e potente possa crollare, mentre un’impresa riesca nello stesso periodo a trasformarsi in un gigante del settore. Inoltre, elabora insegnamenti tratti dall’esperienza delle organizzazioni e li rende accessibili a studenti e manager. Le organizzazioni non sono statiche, esse si adattano continuamente ai cambiamenti dell’ambiente esterno. Oggi molte aziende stanno affrontando l’esigenza di trasformarsi in organizzazioni assai diverse a causa di nuove sfide nell’ambiente in cui operano.

Sfide attuali

Ricerche effettuate in centinaia di organizzazioni forniscono la base di conoscenza per rendere le aziende più efficaci. Le sfide che si presentano attualmente alle organizzazioni sono diverse da quelle del passato e si evolvono il concetto di organizzazione e la teoria e progettazione organizzativa. I manager hanno la responsabilità di mettere le proprie organizzazioni in condizione di adattarsi alle nuove esigenze. Alcune sfide specifiche che manager e organizzazioni si trovano a fronteggiare sono la globalizzazione, la competizione più intensa, l’etica, la necessità di risposte rapide, l’adattamento al mondo digitale e la promozione della diversità a causa dei processi di globalizzazione e di composizione multietnica della popolazione.

Globalizzazione

Il luogo comune secondo cui il mondo sta diventando più piccolo è vero per le organizzazioni di oggi. Con i rapidi progressi nella tecnologia e comunicazioni, il tempo necessario perché venga avvertito in tutto il mondo l’effetto di eventi che si verificano anche nelle più remote località si è ridotto da alcuni anni a pochi secondi. Mercati, tecnologie e organizzazioni sono sempre più interconnesse. Molto diffuso è l’outsourcing mondiale che consiste nell’appaltare alcune funzioni a organizzazioni in altri paesi e le partnership strategiche con organizzazioni straniere per ottenere un vantaggio su scala globale.

Competizione più intensa

La crescente interdipendenza dell’economia mondiale determina nuovi vantaggi competitivi, ma comporta anche una maggiore complessità ambientale. I consumatori richiedono prezzi bassi per beni e servizi di qualità e saranno le organizzazioni in grado di soddisfare tale richiesta a vincere la sfida competitiva. Per l’attuale debolezza dell’ambiente economico, le aziende di tutti i settori sono sotto pressione per via della necessità di abbassare i costi pur mantenendo bassi i prezzi e sono costrette a investire in ricerca e sviluppo se puntano a star dietro all’innovazione.

Etica e sostenibilità

Oggi i manager subiscono forti pressioni da parte del governo e dell’opinione pubblica affinché le loro organizzazioni e i loro dipendenti rispettino standard etici e professionali di alto livello. A causa delle frodi e dei conseguenti scandali finanziari le organizzazioni sono oggetto di controlli più stringenti. Oltre che al rispetto di standard etici le organizzazioni sono chiamate a un impegno più concreto rispetto alla responsabilità sociale, e in particolare alla protezione dell’ambiente. L’ecocompatibilità è il nuovo imperativo per le aziende. Molte organizzazioni stanno sposando la filosofia della sostenibilità cioè un modello di sviluppo economico che genera ricchezza e soddisfa le esigenze dell’attuale generazione salvaguardando nel contempo le risorse naturali per le generazioni future.

Rapidità di risposta

Una quarta sfida significativa per le organizzazioni è rappresentata dalla rapidità e incisività di risposta a cambiamenti ambientali, crisi organizzative e modificazioni delle aspettative dei clienti. Per gran parte del XX secolo le organizzazioni hanno operato in un ambiente economico relativamente stabile. Ma intorno agli anni Ottanta la situazione cambiò. I leader sanno che le loro organizzazioni devono essere pronte a cambiare e adattarsi. I clienti si aspettano nuovi prodotti e servizi sviluppati e consegnati più rapidamente e le organizzazioni devono rispondere a queste nuove domande. Le aziende che si affidavano alla produzione di massa e alle tecniche distributive tradizionali devono attrezzarsi con nuovi sistemi supportati da computer che possono produrre varianti personalizzate del prodotto con sistemi di distribuzione semplificati che consegnano il prodotto direttamente al consumatore. Se si considera il continuo mutamento del mondo attuale, la forma mentis necessaria ai leader delle organizzazioni consiste nel prevedere l’imprevedibile ed essere preparati al rapido cambiamento e alle potenziali crisi.

Il mondo digitale

La realtà di oggi, fatta di Internet, social network, blog, collaborazione online, community sul Web, podcast, dispositivi mobili, Twitter, Facebook, Youtube e Skype è diversa da quella con la quale numerosi manager hanno dimestichezza. La rivoluzione digitale ha cambiato non solo la comunicazione, ricerca di informazioni e la condivisione di idee ma anche le modalità di progettazione e gestione delle organizzazioni, l’operatività delle aziende e lo svolgimento del lavoro. Grazie ai nuovi strumenti digitali molte persone svolgono gran parte del loro lavoro attraverso computer ed è possibile che collaborino in team virtuali. Questi progressi significano che i leader delle organizzazioni non solo devono possedere perizia tecnologica ma che sono anche responsabili della gestione di una rete di relazioni che travalica i confini dell’organizzazione fisica, costruendo legami elettronici flessibili tra l’azienda e i dipendenti, fornitori, collaboratori a contratto e i clienti.

Diversità

La forza lavoro sta cambiando in termini di età, sesso, razza, nazionalità, preferenze sessuali e abilità fisiche. Le organizzazioni, operando in un contesto competitivo globale, hanno sempre più un volto internazionale. Oltre a dover far fronte alla diversità su scala mondiale, i manager statunitensi notano che la popolazione del loro paese sta cambiando radicalmente. Circa un terzo della crescita è dovuto all’immigrazione che si prevede continuerà a rappresentare un fattore demografico positivo nei decenni a venire. La crescente diversità apporta dinamismo e tanti altri benefici a livello organizzativo ma anche sfide:

• Mantenere una forte cultura aziendale supportando allo stesso tempo la diversità
• Bilanciare gli interessi lavorativi e familiari
• Far fronte al conflitto determinato da differenti stili culturali

Che cos’è un’organizzazione?

Le organizzazioni sono complesse. Esistono perché con esse entriamo in contatto ogni giorno. Esse, in realtà, sono talmente diffuse che le diamo per scontate. Organizzazioni molto diverse hanno delle caratteristiche in comuni. Le organizzazioni sono entità sociali guidate da obiettivi, progettate come sistemi di attività deliberatamente strutturali e coordinati che interagiscono con l’ambiente esterno. Un’organizzazione non è un edificio o un insieme di politiche e procedure. Le organizzazioni sono fatte dalle persone e dalle loro relazioni: un’organizzazione esiste quando le persone interagiscono le une con le altre nell’esercizio di funzioni che aiutano a conseguire degli obiettivi. Un’organizzazione è un mezzo per raggiungere uno scopo. I manager strutturano e coordinano deliberatamente le risorse organizzative per raggiungere i fini dell’organizzazione. La maggior parte delle organizzazioni si sforza di ottenere un maggiore coordinamento orizzontale delle attività lavorative, utilizzando spesso gruppi di persone appartenenti ad aree funzionali diverse, da far cooperare per progetti. Un’organizzazione non può esistere senza interagire con clienti, fornitori, concorrenti e gli altri elementi dell’ambiente esterno.

Dalle multinazionali alle organizzazioni non profit

Alcune organizzazioni sono grandi società multinazionali, altri sono piccoli negozi a conduzione familiare e altre ancora sono organizzazioni non profit oppure agenzie governative. Alcune producono beni altre servizi. Un’altra importante distinzione è quella tra le aziende a scopo di lucro e le organizzazioni non profit. Le attività dei manager delle aziende sono dirette verso l’acquisizione di profitti mentre gli sforzi dei dirigenti delle organizzazioni non profit sono volti alla produzione di un determinato tipo di impatto sociale. Le risorse finanziarie per le organizzazioni non profit provengono da stanziamenti pubblici, sovvenzioni e donazioni o dalla vendita di prodotti e servizi ai clienti. Nelle aziende i manager si concentrano sul miglioramento dei prodotti e dei servizi offerti al fine di incrementare i ricavi delle vendite. Nelle organizzazioni non profit i servizi sono forniti a clienti non paganti e il problema principale di molte di esse consiste nell’assicurare un apporto costante di fonti per poter continuare a operare. I manager devono adoperarsi per mantenere i costi organizzativi al livello più basso possibile e dimostrare un uso altamente efficiente delle risorse. Un altro problema è dato dal fatto che poiché le organizzazioni non profit non hanno vincoli di bilancio convenzionali, i manager lottano spesso con il dilemma di che cosa costituisca l’efficacia organizzativa. I manager devono gestire molti stakeholder (portatori di interessi) differenti e pubblicizzare i loro servizi per attrarre non solo clienti ma anche volontari e donatori.

L’importanza delle organizzazioni

Le organizzazioni sono relativamente recenti nella storia dell’uomo. Nel XIX secolo erano poche le organizzazioni di una qualche dimensione o importanza. Lo sviluppo di grandi organizzazioni ha trasformato l’intero scenario: la grande azienda moderna può essere considerata l’innovazione più significativa degli ultimi 100 anni. Le organizzazioni ci circondano e regolano le nostre vite. Le sette ragioni per le quali le organizzazioni sono un mezzo per raggiungere uno scopo e mettono insieme risorse per raggiungere specifici obiettivi sono:

• Mettono insieme risorse per raggiungere gli obiettivi desiderati
• Producono beni e servizi in maniera efficiente
• Facilitano l’innovazione
• Utilizzano moderne tecnologie produttive e dell’informazione
• Si adattano all’ambiente in trasformazione e lo influenzano
• Conciliano le sfide di diversità, etica e coordinamento
• Creano valore, per gli azionisti, i clienti e i dipendenti

Le organizzazioni producono a prezzi competitivi i beni e i servizi che i clienti desiderano. Le aziende cercano modi innovativi per produrre e distribuire beni e servizi più efficientemente; un modo è attraverso l’e-business e l’uso delle tecnologie digitali nella produzione. Le organizzazioni creano una spinta all’innovazione piuttosto che affidarsi a prodotti standard e approcci sorpassati. Le organizzazioni si adattano e al tempo stesso influenzano un ambiente in veloce trasformazione. Attraverso una serie di attività le organizzazioni creano valore per i propri azionisti, clienti e dipendenti. I manager devono comprendere quali parti delle attività creano valore e quali no; un’azienda può essere profittevole solo quando il valore per i propri azionisti è maggiore del costo delle risorse impiegate. Infine, le organizzazioni devono rispondere alle attuali sfide in termini di diversità della forza lavoro e di crescente attenzione per l’etica e la sostenibilità, così come devono trovare modi efficaci per motivare i dipendenti a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Le dimensioni della progettazione organizzativa

Le organizzazioni regolano le nostre vite e i manager preparati possono regolare le organizzazioni. Le dimensioni interagenti delle organizzazioni sono:

• Dimensioni strutturali che forniscono etichette per descrivere le caratteristiche interne di un’organizzazione; creano una base per misurare e confrontare le organizzazioni
• Fattori contingenti che comprendono elementi più ampi che influiscono sulle dimensioni strutturali, tra cui la dimensione dell’organizzazione, la tecnologia, l’ambiente, la cultura e gli obiettivi; essi descrivono l’ambiente organizzativo che influenza e modella le dimensioni strutturali.

Dimensioni strutturali

Le dimensioni strutturali principali delle organizzazioni sono la formalizzazione, la specializzazione, la gerarchia e la centralizzazione.

La formalizzazione si riferisce alla quantità di documentazione scritta riguardante l’organizzazione. La documentazione comprende procedure, mansionari, regolamenti e manuali di linee di condotta. Questi documenti scritti descrivono comportamenti e attività.

La specializzazione è il grado in cui i compiti organizzativi vengono suddivisi tra posizioni lavorative separate. Se la specializzazione è alta, ogni dipendente svolge solo una ristretta gamma di compiti; se è bassa i dipendenti svolgono un’ampia gamma di compiti nei rispettivi lavori. Ci si riferisce alla specializzazione come divisione del lavoro.

La gerarchia descrive chi riporta a chi e l’ambito di controllo di ogni manager. La gerarchia è descritta in un organigramma da linee verticali. Essa è collegata all’ambito di controllo: quando gli ambiti di controllo sono limitati, la gerarchia tende a essere lunga; quando sono ampi la gerarchia sarà più corta.

La centralizzazione si riferisce al livello gerarchico che ha l’autorità per prendere decisioni. Quando l’attività decisionale è ristretta ai livelli superiori, l’organizzazione è centralizzata; quando le decisioni vengono delegate a livelli organizzativi più bassi è decentralizzata. Decisioni organizzative che possono essere centralizzate o decentralizzate comprendono l’acquisto dei macchinari, la determinazione degli obiettivi, la scelta dei fornitori, la fissazione dei prezzi, l’assunzione di dipendenti e la definizione di aree territoriali di marketing.

Vedi figura 1.3 figura pag 19

Fattori contingenti

La sola analisi delle dimensioni strutturali non è sufficiente a comprendere o progettare le organizzazioni. Occorre esaminare i fattori contingenti cioè la dimensione, la tecnologia, l’ambiente, gli obiettivi e la strategia e cultura.

La dimensione può essere misurata per l’organizzazione nel suo complesso o per specifiche componenti. Poiché le organizzazioni sono sistemi sociali, la dimensione viene tipicamente misurata attraverso il numero di dipendenti; altre misure, come il fatturato o il valore delle attività a bilancio riflettono la grandezza dell’organizzazione ma non indicano la dimensione della sua componente umana.

La tecnologia si riferisce agli strumenti, tecniche e azioni utilizzate per trasformare gli input in output. Essa riguarda il modo in cui l’organizzazione realizza i prodotti e i servizi che fornisce ai clienti e comprendere elementi quali metodi produttivi flessibili, sistemi informativi e Internet.

L’ambiente include tutti gli elementi esterni ai confini dell’organizzazione. Gli elementi chiave comprendono il settore di attività, la pubblica amministrazione, i clienti, i fornitori e la comunità finanziaria. Gli elementi ambientali che più influenzano un’organizzazione sono spesso costituiti da altre organizzazioni.

Gli obiettivi e la strategia dell’organizzazione definiscono lo scopo e le tecniche competitive che la distinguono da altre organizzazioni. Gli obiettivi sono spesso messi in forma scritta come dichiarazione durevole dell’intento dell’azienda. Una strategia consiste in un piano d’azione che descrive l’allocazione delle risorse e le attività attraverso le quali relazionarsi con l’ambiente e raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.

La cultura di un’organizzazione è l’insieme di valori fondamentali, convinzioni, conoscenze e regole condivise del complesso dei dipendenti. I valori di fondo possono riguardare il comportamento etico, l’impegno dei dipendenti, l’efficienza o il servizio ai clienti e forniscono il collante che tiene uniti i membri dell’organizzazione.

Le quattro dimensioni strutturali e i cinque fattori contingenti sono interdipendenti. Alcuni fattori contingenti influiscono sul grado di specializzazione e formalizzazione delle organizzazioni.

Risultati di performance ed efficacia

Lo scopo che è compreso allo studio delle dimensioni strutturali e dei fattori contingenti è quello di progettare l’organizzazione in modo tale da raggiungere alti livelli di performance ed efficacia. I manager adattano le dimensioni strutturali e contestuali per trasformare gli input in output e fornire valore nel modo più efficiente ed efficace possibile. L'efficacia è un termine più generale che indica il livello di raggiungimento degli obiettivi di un'organizzazione. Per essere efficaci le organizzazioni hanno bisogno di obiettivi chiari e precisi e di strategie adeguate per raggiungerli. Molte organizzazioni utilizzano le nuove tecnologie per migliorare l'efficienza e l'efficacia. Raggiungere l'efficacia non è sempre facile perché persone diverse vogliono dall'organizzazione cose diverse. Per i clienti, la preoccupazione principale è di avere prodotti e servizi di alta qualità a un prezzo ragionevole, mentre i dipendenti sono fondamentalmente interessati a una retribuzione adeguata, buone condizioni lavorative e soddisfazione nel lavoro. I manager bilanciano attentamente le esigenze e gli interessi dei vari stakeholder nella definizione degli obiettivi e nel perseguimento dell'efficacia; si tratta dell'approccio degli stakeholder che integra diverse attività organizzative tenendo in considerazione le specifiche esigenze degli stessi.