Organizzazione aziendale - Appunti

FOCUSI: enfasi sulle relazioni umane

Si privilegia lo sviluppo delle risorse umane, ai dipendenti vengono fornite opportunità per l'autonomia e lo sviluppo. Fondamentale è la coesione e l'opportunità di formazione. Le organizzazioni sono più attente ai dipendenti che all'ambiente.

II: enfasi sui sistemi aperti

Gli obiettivi principali sono la crescita e l'acquisizione di risorse. L'organizzazione raggiunge questi obiettivi attraverso la flessibilità, la prontezza e la valutazione positiva dall'esterno. Fondamentale è la creazione di un buon rapporto con l'ambiente.

III: enfasi sul processo interno

Si tratta di un ambiente organizzativo stabile che si auto-mantiene in modo ordinato. Maggiore attenzione è data all'efficienza, alla gestione dell'informazione e ai processi decisionali.

IV: enfasi sugli obiettivi razionali

Si tratta di risultati misurabili in termini di...

produzione, crescita e profitto. L'organizzazione vuole ottenere obiettivi di output in maniera controllata. Fondamentale sono la pianificazione interna e la scelta degli obiettivi. Utilità Integra concetti diversi di efficacia, incorpora idee di obiettivi di output, acquisizione di risorse e sviluppo delle risorse umane come obiettivi che l'organizzazione cerca di conseguire. In secondo luogo, richiama l'attenzione sui criteri di efficacia come valori manageriali e mostra come valori contrapposti possano coesistere.

CAP 3 ELEMENTI FONDAMENTALI DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

Struttura organizzativa

Le tre componenti chiave della struttura organizzativa sono:

• la struttura organizzativa indica i rapporti di dipendenza formale, compresi il numero dei livelli gerarchici e lo span of control di manager e supervisori;
• la struttura organizzativa identifica i raggruppamenti di individui in unità organizzative e di unità organizzative nella totalità.

dell'organizzazione è suddiviso in diverse unità organizzative, ognuna delle quali ha un ruolo specifico all'interno del sistema. La comunicazione e il coordinamento efficaci tra queste unità sono fondamentali per il corretto funzionamento dell'organizzazione. La struttura organizzativa può essere rappresentata tramite un organigramma, che visualizza in modo chiaro e sintetico le varie parti dell'organizzazione e le relazioni tra di esse. L'organigramma permette di comprendere come le diverse posizioni e unità si inseriscano nel contesto complessivo dell'organizzazione. La struttura organizzativa comprende sia aspetti verticali che orizzontali dell'attività dell'organizzazione. Gli aspetti verticali si riferiscono alla gerarchia all'interno dell'organizzazione, ovvero alla suddivisione dei compiti e delle responsabilità tra i diversi livelli gerarchici. Gli aspetti orizzontali, invece, riguardano le interazioni tra le diverse unità organizzative, che devono collaborare e coordinarsi per raggiungere gli obiettivi comuni. In sintesi, la struttura organizzativa è un elemento fondamentale per il corretto funzionamento di un'organizzazione. Essa permette di definire i ruoli e le responsabilità di ciascuna unità, di favorire la comunicazione e il coordinamento tra di esse e di garantire l'integrazione degli sforzi per il raggiungimento degli obiettivi comuni.

L'intellettuale e il processo decisionale sono svolti da coloro che si trovano al vertice, mentre il lavoro fisico è svolto dai dipendenti, che sono organizzati in unità funzionali distinte. Tuttavia questo tipo di struttura verticale non è sempre efficace, soprattutto in ambienti in rapido cambiamento.

Nel corso degli anni le organizzazioni hanno sviluppato altre strutture organizzative, molte delle quali tendenti a incrementare il coordinamento e la comunicazione orizzontale e a incoraggiare l'adattamento ai cambiamenti esterni (internet).

Approccio alla struttura basato sul trattamento delle informazioni

L'organizzazione dovrebbe essere progettata per fornire un flusso d'informazioni sia verticali che orizzontali per raggiungere gli obiettivi generali dell'organizzazione. Mentre i collegamenti verticali sono progettati principalmente per il controllo, quelli orizzontali sono progettati per il coordinamento e la collaborazione, quindi una riduzione del controllo.

Le organizzazioni possono essere orientate verso un modello tradizionale basato sull'efficienza, sulla comunicazione e il controllo verticale, oppure verso un modello moderno come la learning organization, che privilegia il coordinamento e la comunicazione orizzontale. Collegamenti verticali Vengono utilizzati per coordinare le attività tra il vertice e la base di un'organizzazione e sono progettati principalmente ai fini dell'efficienza e del controllo dell'organizzazione. Ci sono compiti specializzati, una gerarchia rigida, regole e normative, pochi team, task force o ruoli di integrazione e un processo decisionale accentrato, dove i problemi e le decisioni vengono trasmessi ai livelli superiori della gerarchia per la realizzazione. Le organizzazioni possono utilizzare uno dei meccanismi strutturali per ottenere il collegamento verticale, cioè: 1) Rapporto gerarchico: il principale meccanismo verticale è la gerarchia. Se emerge un problema che i dipendenti devono risolvere, lo segnalano ai loro superiori gerarchici, che prendono le decisioni e comunicano le istruzioni ai dipendenti. 2) Supervisione diretta: i superiori gerarchici supervisionano direttamente i dipendenti, controllando il loro lavoro e fornendo feedback e istruzioni. 3) Controllo dei processi: i processi di lavoro sono definiti in modo dettagliato e i dipendenti devono seguire le procedure stabilite per garantire l'efficienza e la qualità del lavoro. Collegamenti orizzontali Vengono utilizzati per coordinare le attività tra i membri di un team o tra team diversi all'interno dell'organizzazione. Questi collegamenti favoriscono la comunicazione, la condivisione delle conoscenze e la collaborazione tra i dipendenti. Alcuni meccanismi strutturali utilizzati per ottenere il collegamento orizzontale sono: 1) Team di lavoro: i dipendenti sono organizzati in team che lavorano insieme per raggiungere obiettivi comuni. I membri del team comunicano e collaborano tra loro per condividere informazioni e risolvere problemi. 2) Reti informali: le organizzazioni possono incoraggiare la formazione di reti informali tra i dipendenti, che facilitano la comunicazione e lo scambio di conoscenze tra persone con competenze diverse. 3) Comunicazione aperta: le organizzazioni possono promuovere una cultura di comunicazione aperta, in cui i dipendenti si sentono liberi di condividere idee, suggerimenti e feedback tra loro. In conclusione, le organizzazioni possono adottare collegamenti verticali o orizzontali a seconda del loro modello di funzionamento e dei loro obiettivi. Entrambi i tipi di collegamenti sono importanti per garantire un'efficace coordinazione e comunicazione all'interno dell'organizzazione.

non sanno risolvere, esso può essere riportato verso l'alto al successivo livello gerarchico. Quando il problema è risolto la risposta viene trasmessa ai livelli inferiori.

Regole e piani: quando problemi e decisioni sono ripetitivi, è possibile stabilire una regola in modo che i dipendenti sappiano come reagire senza bisogno di comunicare con i dirigenti, il piano fornisce anch'esso informazioni stabili per i dipendenti, il più comune è il piano di budget, dove si danno informazioni per raggiungere obiettivi nel breve periodo che riguarda tutti i reparti dall'alto al basso.

Sistemi informativi verticali: comprendono i report periodici, le informazioni scritte e le comunicazioni interne che vengono diffuse tra i manager. I sistemi informativi fanno procedere le informazioni verso l'alto o il basso della gerarchia in maniera più efficiente.

Collegamenti orizzontali: si riferiscono all'ammontare di comunicazione,

apprendimento e coordinamento esistenti orizzontalmente tra le unità organizzative. Esistono compiti condivisi, gerarchia più flessibile con poche regole, molti team e task force e un processo decisionale informale e decentrato, dove l'autorità decisionale è affidata ai livelli inferiori dell'organizzazione. I meccanismi di collegamento orizzontale spesso non sono tracciati all'interno dell'organigramma, ma fanno parte della struttura dell'organizzazione. I meccanismi che possono migliorare il coordinamento orizzontale e il flusso informativo sono: - Sistemi informativi: possono permettere ai dirigenti o ai lavoratori di scambiarsi costantemente informazioni su problemi, opportunità, attività o decisioni; - Contatto diretto tra manager o dipendenti: è la creazione di un ruolo di collegamento, una persona viene collocata in una unità organizzativa ma ha la responsabilità di comunicare e raggiungere un

coordinamento con un'altra unità. I ruoli d'integrazione si trovano spesso tra le funzioni di progettazione e quelli di produzione, poiché la progettazione deve elaborare e testare i prodotti per adattarsi alle limitazioni poste dalle strutture produttive;

Task Force: i ruoli d'integrazione mettono in relazione solitamente solo 2 unità organizzative. Quando il collegamento coinvolge diverse unità è necessario un meccanismo di task force. Essa è un comitato temporaneo composto da rappresentanti di ogni unità; ogni membro rappresenta l'interesse di una propria unità, e può riportare a tale unità informazioni provenienti dagli incontri. Le task force sono un efficace meccanismo di collegamento orizzontale per aspetti temporanei; risolvono i problemi attraverso il coordinamento orizzontale diretto e riducono il carico informativo all'interno della gerarchia verticale. Tipicamente vengono sciolte

dopo lo svolgimento del loro compito; Integratore full-time (product manager, project manager, program manager o brand manager): esso si colloca al di fuori delle unità e ha le responsabilità di coordinare le diverse unità. È responsabile di un progetto d'innovazione o cambiamento, come il coordinamento del progetto, il finanziamento e il marketing di un nuovo prodotto. Gli integratori devono essere in possesso di eccellenti capacità relazionali. Nelle maggior parte delle aziende hanno molte responsabilità e poca autorità. Esso deve essere in grado di mettere insieme le persone, mantenere la loro fiducia, affrontare i problemi e risolvere conflitti e dispute nell'interesse dell'organizzazione; Team: i team sono task force permanenti e vengono spesso utilizzati congiuntamente ad un integratore full time. Team di progetto speciali possono essere utilizzati quando le organizzazioni presentano un progetto su largascala, un'innovazione di grande portata o una nuova linea di prodotto. Un team virtuale è composto da membri appartenenti a molte unità organizzative e stabilimenti dispersi geograficamente che sono connessi fondamentalmente tramite tecnologie di comunicazione e informazione digitale (Internet e un software adatto per lavorare insieme senza bisogno di incontrarsi di persona). Alternative di progettazione organizzative La progettazione generale della struttura organizzativa evidenzia tre cose: le attività di lavoro necessarie, le relazioni di reporting e i raggruppamenti delle unità organizzative. Attività di lavoro necessarie Le unità organizzative sono create per svolgere compiti considerati importanti per l'azienda. Quando l'organizzazione diventa più grande e complessa, bisogna svolgere un numero maggiore di funzioni. Oggi molte organizzazioni stabiliscono unità come information technology o e-business persfruttare nuove tecnologie e nuove opportunità di business. Relazioni di reporting Una volta stabilite le attività di lavoro e le unità organizzative necessarie, adesso bisogna inserirle all'interno della gerarchia organizzativa. Le relazioni di reporting, o catena del comando, vengono rappresentate in un organigramma da linee verticali; sono costituite da linee di autorità senza soluzione di continuità che collega ogni persona nell'organizzazione e mostra chi riporta a chi. L'identificazione delle unità organizzative e le relazioni di reporting definiscono il modo in cui i dipendenti devono essere raggruppati nelle unità. Opzioni per il raggruppamento delle attività Il raggruppamento delle attività ha effetti sui dipendenti in quanto hanno un supervisore comune, risorse comuni, sono congiuntamente responsabili di un risultato e tendono a identificarsi e a collaborare gli uni con gli altri. 1. Il raggruppamentofunzionale mette insieme dipendenti che svolgono funzioni o processi simili o che hanno analoghe conoscenze.