Organizzazione aziendale

PARTE PRIMA:

LA PROGETTAZIONE DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA E LE VARIABILI CHE LA INFLUENZANO

CAP. 1: L’ORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA AZIENDALE E I PROBLEMI DELLA SUA PROGETTAZIONE.

1. Nozione di organizzazione.

Il concetto di organizzazione può riferirsi a:

 All’atto o a una serie di atti, attraverso il quale il sistema viene descritto e analizzato.

 Al modo con il quale le varie parti sono coordinate e collegate.

 All’effetto del coordinamento inteso come uno strumento con il quale si perseguono i fini specifici del

sistema.

Quando ci si propone di svolgere un’azione che si sviluppa in più tempi richiedendo il contributo di abilità

diverse, si pone il problema di dar vita ad un insieme che viene definito organizzazione.

Nell’ambiente socio-economico sono inesistenti i contesti e le situazioni che richiedono delle azioni

ripetitive, quindi le organizzazioni vengono considerate in senso dinamico come il risultato di una serie di

processi tramite i quali individui, gruppi, organi si differenziano e si coordinano per formare organismi

sufficientemente omogenei e vitali.

Il comportamento organizzativo è una manifestazione di volontà individuale realizzata con riferimento ad

altri in modo tale da costruire insiemi di atteggiamenti reattivi finalizzati e interdipendenti.

L’organizzazione aziendale può essere considerata come una scelta di uomini e come un criterio da seguire

per il loro efficiente ed economico impiego nel rispetto delle esigenze naturali e morali dei singoli.

Organizzare significa realizzare un processo tramite il quale è possibile verificare costantemente

l’omogeneità interna di un aggregato di persone e di mezzi e la compatibilità del proprio ruolo con esigenze

esterne.

Questo processo si articola in quattro fasi:

- La prima fase manifesta la volontà di svolgere una certa funzione o ruolo rispetto all’ambiente

circostante, raccogliendo in sistema una serie di fattori materiali, immateriali ed umani ritenuti idonei.

È opportuno cogliere ed analizzare alcune “percezioni” riferite agli stessi elementi interni ed esterni al

sistema.

- La seconda fase → il sistema viene reso funzionante, l’attenzione sarà concentrata sulle attese che

l’ambiente manifesta o è potenzialmente in grado di manifestare nei confronti del sistema stesso, per

confrontare le attese con le risposte fornite dal sistema. Viene misurata la capacità dell’organizzazione

di coordinare le risorse umane e tecnologiche per garantire il raggiungimento dei propri fini

soddisfacendo le motivazioni degli individui che fanno parte del sistema.

- Nella terza fase si immagazzinano le informazioni utili per affrontare nel futuro gli andamenti

ambientali.

- Nella quarta fase si darà vita all’organizzazione intesa come collettività progettata per perseguire gli

scopi di varia natura coerenti con gli orientamenti di coloro che lo compongono.

La coesione interna al sistema e l’influenza su di esso esercitata dal suo ambiente di riferimento

consentono di considerare l’organizzazione come:

A) Sistema Razionale → collettività che persegue i fini fortemente specifici e sufficientemente autonomi

rispetto all’ambiente di riferimento, in modo tale da determinare una struttura sociale relativamente

formalizzata.

B) Sistema Naturale → collettività i cui partecipanti sono pochi influenzati dalla struttura formale o dai fini

ufficialmente posti, ma condividono un interesse alla sopravvivenza del sistema.

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C) Sistema Aperto → coalizione di gruppi di interessi stabili che determina dei fini attraverso un processo

di negoziazione.

L’efficienza può essere espressa come il valore del rapporto fra il risultato conseguito da un sistema di

produzione e il risultato massimo conseguibile dall’insieme delle risorse impiegate. Invece il giudizio di

efficacia interna è inteso come il valore del rapporto fra il risultato conseguito e quello programmato.

I risultati conseguiti possono essere valutati nei confronti dei valori attesi dall’ambiente di riferimento. Si

parla in questo caso di efficacia esterna come un rapporto fra il risultato conseguito e risultato atteso

dall’ambiente stesso.

La regolazione di un organismo finalizzata al rispetto delle condizioni di efficienza e di efficacia mette in

evidenza il meccanismo delle relazioni interne. Quindi si parla di sistema determinato o chiuso in cui:

 Le variabili e le relazioni fra esse sono sufficientemente limitate per poter essere comprese.

 Le variabili e le relazioni sono sotto controllo

La razionalità si riferisce alla misura in cui una serie di azioni è regolata in modo tale da realizzare i fini

predeterminati con il massimo sfruttamento delle risorse impiegate. I fini devono essere specificati.

La formalizzazione della struttura deriva da una formulazione precisa ed esplicita delle regole che guidano i

membri dell’organizzazione.

La formalizzazione può essere vista come un tentativo di rendere il comportamento più prevedibile,

standardizzandolo e regolandolo e rendendo oggettiva la struttura.

L’enfasi sul sistema razionale si traduce nel tentativo di alleggerire l’incertezza tipica dei fenomeni socio-

economici alla ricerca della massimizzazione dei risultati conseguibili.

Per il Sistema Naturale si concentra l’analisi sugli aspetti comportamentali delle organizzazioni.

La formalizzazione della struttura organizzativa propone norme di comportamento finalizzate al

raggiungimento degli obiettivi produttivi.

La struttura formale si sovrappone alla struttura informale che dipende dalle caratteristiche personali dei

membri dell’insieme, i quali sviluppano sistemi di comportamento, regole non formalizzate, rapporti di

status e di potere al di fuori di quelli stabiliti dai ruoli assegnati. La presenza di una struttura informale

appare controproducente poiché non viene valorizzato l’obiettivo di sopravvivenza del sistema e perché

viene sprecata la risorsa delle organizzazioni ovvero l’intelligenza e l’iniziativa dei loro membri

Gli obiettivi perseguiti dal sistema sono fissati in anticipo tenendo conto delle risposte da fornire

all’ambiente. L’adattamento viene programmato e non richiede di interventi specifici.

La vita dell’organizzazione è determinata dagli scambi con l’ambiente e i suoi confini. La delimitazione dei

confini stessi e la loro difesa costituiscono oggetto di preoccupazione costante da parte dei membri

dell’organismo che investono risorse specifiche a tale scopo.

2. Caratteri e significato della progettazione della struttura organizzativa.

Progettare la struttura organizzativa va al di là che fissare i suoi scopi e confini. In tale quadro, è importante

l’ammontare di incertezza e ambiguità che condiziona la scelta di progettazione. A tale proposito è

possibile individuare due circostanze di opposta natura:

 Le informazioni disponibili sono insufficienti per la scelta di una struttura appropriata.

 Le informazioni disponibili sono sovrabbondanti e contraddittorie.

Queste scelte sono influenzate dalle percezioni dei manager, le cui valutazioni sono un interpretazione

soggettiva della realtà.

La progettazione della struttura organizzativa è un processo complesso che si articola in una serie di fasi e

le più importanti sono le seguenti: 2

A) Scelta della missione da assolvere da parte dell’organismo. I termini di scelta dipendono dalla natura e

quantità di risorse e dalla volontà di coloro che intendono metterle a disposizione per una futura

struttura organizzativa.

B) Raccolta ed analisi approfondita degli elementi di vario genere che influiscono sulla missione o sulla

sua modifica → in questo caso si parla di “variabili chiave” della progettazione.

C) Selezione delle variabili in oggetto e loro combinazione che consente di risolvere i problemi di

struttura riguardanti:

 Articolazione delle funzioni da svolgere in compiti o “lavori specifici in modo tale da assegnare i vari

compiti alle varie parti componenti o nuclei che operano nel sistema.

 La definizione del modello di coordinamento ovvero quelle procedure di combinazione ed

integrazione che fanno funzionare il sistema in modo omogeneo e finalizzato.

 L’individuazione dello “stile di leadership” dei singoli nuclei organizzati.

 La predisposizione della “capacità decisionale” che consente di superare le difficoltà e gli ostacoli

che consentono di assolvere la missione.

D) Scelta di un modello organizzativo più o meno formalizzato → capace di risolvere i problemi indicati

sopra e dotato della sufficiente elasticità per adattarsi ad eventuali modifiche che sono più opportune

in base alle dinamiche ambientali.

E) Simulazione del modello → stima delle circostanze da affrontare e delle operazioni da compiere, per

verificare la coerenza delle scelte da mettere in atto.

F) Effettiva costruzione della struttura organizzativa.

3. La scelta della missione.

L’organizzazione deve essere collocata in un contesto ambientale dove è possibile svolgere uno o più

compiti specifici in rapporto alle proprie potenzialità operative. Ciò significa definire una “missione” ovvero

una serie di compiti in competizione o in collegamento con altri soggetti che sono interessati ad attività di

questo tipo.

A questo punto diventa opportuno stabilire le linee operative dell’organizzazione.

È utile far riferimento alla “visione” ossia alla proiezione del sistema aziendale nel futuro o alla posizione

che si intende assumere nel proprio ambiente operativo. Se la visione è uno “stato desiderato e voluto”,

attraverso la missione è possibile stabilire anche i principi e i valori che si ispirano all’azione.

Ciò determina la costituzione di un apparato tecnico più o meno complesso, le cui regole di funzionamento

vengono alterate dalle difficoltà di rapportarsi con gli altri interlocutori.

Implicita nella realizzazione della missione è la selezione di una “strategia” ossia una linea globale di

condotta che regola i rapporti organizzazione/ambiente di riferimento.

La continuità operativa dell’organismo non dipende dal rispetto delle esigenze tecniche; devono essere

ricercate le condizioni che assicurino un consenso ed un’accettazione da parte dei portatori di interessi.

Un’ organizzazione destinata a sopravvivere deve essere considerata una istituzione ossia un insieme di

valori che sono apprezzati dai destinatari e trasmessi all’ambiente in modo costante.

Il sistema organizzato deve essere capace di svolgere una funzione sociale riconosciuta e riconoscibile

esternamente. Ciò assume un ruolo finalizzato al soddisfacimento dei bisogni coerenti con i valori accettata

dal suo contesto operativo svolgendo quattro compiti essenziali:

a) Adattamento → riguardante la raccolta e l’utilizzazione di risorse sufficienti a realizzare un seti di

prodotti e servizi in ogni caso corrispondenti alle attese dell’ambiente.

b) Perseguimento degli obiettivi coerenti con il progresso sociale

c) Integrazione → ricerca del massimo coordinamento e della massima solidarietà fra le sottounità del

sistema. 3

d) Latenza sviluppata tramite un’opera di creazione, conservazione e trasmissione nei confronti

dell’esterno dell’organizzazione.

È implicita la considerazione degli interessi degli stakeholders che rappresentano coloro che influenzano il

comportamento dell’impresa e vengono influenzati da essa.

In questo caso si parla di integrazione delle attività e dei valori di business nella missione dell’impresa in

modo tale che questa sia capace di rispecchiare gli interessi di tutti i partner.

4. Analisi delle variabili chiave della progettazione.

La struttura organizzativa può essere considerata come uno strumento, il cui impiego fornisce le più

concrete risposte alle necessità che si sono generati all’interno ed all’esterno del sistema aziendale. Le

necessità sono dominate da una caratteristica sempre presente nelle vicende che riguardano gli aggregati

sociali: l’ incertezza.

L’incertezza è identificabile in una situazione in cui l’operatore non è in grado di stabilire lo svolgimento

futuro degli eventi nei quali si trova coinvolto.

Tutto ciò influisce sul processo decisionale degli operatori economici i quali nel procedere ad una scelte

devono tenere conto di fattori non sufficientemente noti. La teoria delle decisioni dedica ampio spazio

all’analisi delle scelte compiute in base allo stato di conoscenza della situazione analizzata valutabile in base

a due tipologie alternative:

a) Incertezza debole → il soggetto trae sufficienti elementi dalle vicende passate, per definire la

distribuzione probabilistica degli eventi futuri.

b) Incertezza forte → non è possibile stabilire un collegamento logico e attendibile fra passato e futuro.

Ogni scelta aziendale è inquadrabile in una delle due tipologie indicate poiché la certezza assoluta non è in

grado di manifestarsi in nessun caso.

A seguito della scelta della missione emergono i collegamenti fra l’impresa e l’ambiente così come gli

elementi strutturali da precostituire per realizzare le operazioni necessarie a produrre l’offerta destinabile

al mercato di collocamento.

Si parla di fonti di incertezza da ricondursi a tre fattori principali:

a) I criteri e le procedure selezionati o selezionabili per trasformare le risorse acquisite dal sistema in

utilità coerenti con la missione svolta e identificabili nelle tecnologie utilizzate.

b) Ambiente esterno all’organizzazione nel quale possono variamente comporsi atteggiamenti ed attese.

c) Variabili umane determinate dai comportamenti e dalle relazioni sviluppabili e da quelle che

caratterizzano i suoi rapporti con l’esterno.

La razionalità di funzionamento del sistema può essere ottenuta con l’idonea manovra e condizionamento

dei fattori menzionati.

CAP. 2: LA VARIABILE TECNOLOGICA.

1. Il concetto di tecnologia e le scelte tecnologiche.

Per “tecnologia” si intende l’insieme di principi e norme che guidano le azioni compiute dall’uomo su

oggetti di vario tipo con il fine di effettuare delle modifiche, rendendoli idonei a prestabiliti scopi.

Per “tecnica” si fa riferimento a specifiche conoscenze ed abilità pratiche sperimentate e consolidate per

garantire determinati risultati.

Il concetto di tecnologia fa riferimento ad una combinazione e composizione di conoscenze scientifiche ed

abilità tecnicamente importanti.

La tecnologia si sviluppa su due livelli:

 A livello funzionale → facciamo riferimento alle procedure e tecniche sviluppate in modo integrato da

gruppi di lavoro che svolgono compiti specifici. 4

 A livello organizzativo → insieme di mezzi e procedimenti che vengono utilizzati per trasformare gli

input in output.

Gli elementi che caratterizzano qualsiasi tipo di tecnologia sono:

 Gli input.

 Processi informativi.

 Output.

Esistono delle alternative tecnologiche che richiedono degli strumenti e delle risorse variabili e che

possono influenzare i risultati ottenibili. La scelta riguardante le alternative tecnologiche può essere

orientata a:

 “tecnologie tradizionali” → elevato grado di maturità

 “tecnologie avanzate”.

 “tecnologie di avanguardia” → incidenza sulle regole e principi di produzione.

Per intendere la tecnologia esistono due modi diversi:

 Come strumento → insieme “meccanico” di parti e caratteristiche fisiche collegate che consentono di

svolgere una determinata funzione.

 Come conoscenza si esalta l’insieme di nozioni teorico-scientifiche e pratiche che si possono trovare

all’interno di un settore e che ne rendono necessario il funzionamento.

L’elemento della conoscenza, intesa come risorsa che genera valore economico, influisce sulla natura della

tecnologia. Abbiamo due tipi di conoscenza.

 Conoscenza codificata che è composta dalle caratteristiche inerenti il suo funzionamento e può essere

tradotta in un linguaggio comprensibile.

 Conoscenza tacita che genera incertezza e ambiguità dei risultati ottenuti.

La scelta della tecnologia è una decisione di base ossia rappresenta il punto di partenza più coerente per

svolgere i compiti assolti dal sistema organizzativo, nell’ambito della propria “missione”.

La scelta razionale può essere interpretata come la ricerca e la selezione delle relazioni causa-effetto che

consentono di ottenere degli esiti sperati attraverso un adeguato controllo degli input e degli output

collegati a determinati processi.

Il contenuto della razionalità, all’interno del progetto organizzativo, può essere valutato attraverso due

criteri che sono:

 Criterio strumentale → il giudizio su una procedura è collegato all’idoneità a perseguire con efficacia gli

scopi inizialmente prefissati.

 Criterio economico → spreco di mezzi e risorse determinato dall’impiego delle procedure stesse.

La considerazione della tecnologia si riferisce ad una “visione dinamica” che si basa sul “processo”

utilizzato per realizzare le operazioni di trasformazione degli input e di ottenimento degli output.

A seconda del settore in cui opera l’impresa l’evoluzione tecnologica deriva dai movimenti di discontinuità

incrementali che modificano la struttura funzionante.

2. Le varietà tecnologiche

La molteplicità che caratterizza sia il risultato finale consente di individuare numerose varietà tecnologiche.

Le principali tipologie che si distinguono in rapporto a due fondamenti dimensioni sono:

a) La stabilità e la variabilità degli output che implica una elevata o scarsa programmabilità delle

operazioni tecnologiche.