Organizzazione aziendale

COMUNICAZIONE:

forma di comunicazione ad una via: è efficace quando si tratta di comunicare ad altri dei compiti semplici all'interno dell'organizzazione, cioè dell'attività che richiedono delle informazioni che possono essere trasmesse all'altra parte in maniera codificata. È una situazione in cui le due parti condividono un sistema di codificazione che è talmente chiaro che ciò che la controparte dice per l'altra ha un senso ben definito. Questa forma non funziona ed è la modalità peggiore per comunicare quando ci si trova di fronte a problemi complessi, perché non c'è nessuna possibilità di utilizzare un feedback e cioè di far capire all'altro se le cose stanno funzionando e non si hanno possibilità di avere informazioni ulteriori. In un contesto organizzativo le relazioni che si svolgono in questo modo sono quelle tra il capo e il suo subordinato. È un

tipo di comunicazione efficace per problemi di tipo strutturato, ma non per problemi di tipo non strutturato. Occorre tener presente che la comunicazione può essere verbale o non verbale, cioè una comunicazione di tipo gestuale. La comunicazione ha una natura dinamica e processuale. Le fasi del processo comunicativo sono: fase di emissione dove l'emittente attraverso un'attività di codificazione definisce il messaggio da veicolare al destinatario; la seconda fase è la fase di trasmissione, cioè il messaggio viene veicolato al ricevente e nella veicolazione assume importanza il canale utilizzato per recapitare correttamente il messaggio; infine c'è una fase di ricezione attraverso la quale il messaggio deve colpire l'apparato percettivo del ricevente e il ricevente decodifica le percezioni ricevute e, quindi, è in grado di comprendere il messaggio. La comunicazione può essere distorta se in qualche modo nella fase di

- forma di comunicazione a due vie: si ha quando le due parti possono comunicare; l'aspetto fondamentale è il feedback. Quando si comunica a due vie, la comunicazione richiede un tempo maggiore, però consente di ottenere risultati migliori. La comunicazione a due vie mette in campo una serie di reazioni e di meccanismi comportamentali nella relazione, che possono portare ad un'animosità o ad una conflittualità, che di conseguenza può rendere la comunicazione non efficace. Quindi, è necessaria la capacità di tenere comportamenti corretti nella comunicazione.

RUOLO

Quando si parla

individuo e diventa difficile sottrarsi alle aspettative. L'unico modo che si ha è uscire dal gruppo. In questo caso diventa fondamentale capire come si definiscono queste aspettative, aspettando l'emergere dei problemi legati alle modalità con cui queste aspettative vengono proiettate su un individuo, come l'individuo assume il ruolo e le tensioni che emergono quando ci si trova in una situazione di conflitto di ruoli. Quindi, si parla di un processo di assunzione dinamica di un ruolo e delle relative tensioni che si possono manifestare durante questo processo. I ruoli non sono codificati e non possono essere definiti in maniera scritta, al contrario della posizione organizzativa, che essendo riferibile ad una mansione si può descrivere e soprattutto si può codificare in maniera formalizzata le mansioni e i compiti che formano la mansione stessa. Quindi, c'è anche una differenza sotto il profilo della cosiddetta formalizzazione: il

1. EMISSIONE O MANIFESTAZIONE DELLE ASPETTATIVE: il gruppo deve comunicare in modo verbale o non verbale (emettendo dei segnali, anche di tipo comportamentali) le aspettative nei confronti del singolo. Questa chiarezza a volte c'è e a volte no. Se l'emissione delle aspettative non si manifesta in maniera chiara, può

comportare dei problemi, perché si genera nell'individuo un primo fattore di tensione, che si chiama ambiguità di ruolo. Affinché ci sia un'emissione chiara di aspettative, è importante che queste aspettative siano coerenti da parte di coloro che compongono il gruppo, perché se i componenti del gruppo avessero delle aspettative diverse rispetto all'individuo, la chiarezza in questa fase non si potrebbe raggiungere e questo rischia di generare tensioni legate all'ambiguità di ruolo nei singoli individui. Molto spesso le organizzazioni devono investire nella comunicazione per trovare un consenso sulle linee guida che definiscono la strategia dell'impresa, le policy principali che devono essere eseguite; devono avere dei punti forti di collegamento, ci deve essere una coerenza tra coloro che appartengono all'alta direzione, affinché i manager verticali emettano nei confronti del resto dell'organizzazione dei

segnali che siano più possibili chiari.

2. PERCEZIONE DELLE ASPETTATIVE da parte del singolo: in questa fase può accadere che ciò che è chiaro per il gruppo, può essere percepito dal singolo in maniera distorta, perché legge e interpreta i segnali secondo quella che è l'esperienza pregressa delle sue capacità di interpretazione di ciò che viene comunicato. Accade un fenomeno di questo genere quando ad esempio si cambia gruppo. La tensione che si sperimenta in questa fase si chiama distorsione di ruolo, secondo cui è l'individuo che percepisce in maniera distorta quelle che sono le aspettative pur chiaramente emesse dal gruppo. Quindi, è l'individuo che deve imparare a non distorcere i segnali che il gruppo invia al singolo.

3. ASSUNZIONE DEL RUOLO: è il momento in cui il singolo individuo si deve comportare così come il gruppo si aspetta da lui. Le situazioni in cui ci si può

trovare sono inverse, perché ad esempio se un individuo riceve una promozione, gruppo potrebbe non concedere le risorse di cui l'individuo ha bisogno ad esempio per sviluppare un team di persone motivate, in questo caso succede che l'individuo conosce perfettamente il suo ruolo, ma non riesce ad assumerlo perché gli mancano le risorse di cui ha bisogno e si sviluppa un altro tipo di tensione, denominata tensione di incongruenza di ruolo, secondo la quale il ruolo non è congruente con le risorse che il gruppo mette a disposizione dell'individuo. L'incongruenza di ruolo può essere legata anche a valori personali, cioè il gruppo fa capire al singolo chiaramente quali sono le sue aspettative nei suoi confronti, gli mette a disposizione le risorse necessarie, però richiede un'azione illegale e, quindi, l'individuo non si rende disponibile a questa azione e di conseguenza emerge un conflitto tra il sistema di valori.

Il rapporto tra l'individuo e il gruppo è un rapporto problematico, che può essere soggetto a delle tensioni non solo legate alla pressione sociale che il gruppo esprime sui singoli individui, non solo legate al fenomeno dell'etichettatura, ma possono essere sanzionati comportamenti non corrispondenti al ruolo ritagliato per quell'individuo.

Un altro aspetto importante riguardante il ruolo e le tensioni legate al processo di assunzione dinamica del ruolo è il fatto che ci sono all'interno delle organizzazioni dei ruoli che più di altri sono soggetti a delle tensioni. Ad esempio, ci sono dei ruoli legati a delle posizioni che sono nuove all'interno dell'azienda e colui che deve assumere quella posizione è assoggettato a delle tensioni forti. I ruoli assoggettati a forti tensioni sono i cosiddetti ruoli di confine, cioè quelle figure professionali che operano al confine tra

L'organizzazione e l'esterno oppure al confine tra un'unità organizzativa e l'altra all'interno dell'organizzazione; i ruoli di confine sono assoggettati a forti tensioni perché si trovano all'incrocio di pressioni che provengono dall'esterno.