Organizzazione aziendale

Unità didattica 1: Le dimensioni del sistema organizzativo

L'organizzazione come "sistema" e i fattori contingenti della progettazione (Capitolo 1)

Che cos'è un'organizzazione? Il sostantivo

Definizione: Le organizzazioni sono entità sociali, guidate da obiettivi, progettate come sistemi di attività deliberatamente strutturati e coordinati che interagiscono con l’ambiente esterno. Un’organizzazione, quindi, è un mezzo per raggiungere uno scopo e deve essere progettata per raggiungere tale scopo.

Entità sociale

Un'organizzazione è un'entità sociale: “entità” nel senso che stiamo parlando di persone, e la persona può essere vista come individuo, come attore economico o come risorsa umana, ma in ogni caso la persona viene ad essere sempre vista nella sua integrità; mentre “sociale” perché queste persone sono in relazione tra di loro. Quando parliamo di persone, però, facciamo riferimento a competenze, ovvero quello che una persona è in grado di fare in maniera naturale, e per farlo usa tutto quello che ha a disposizione per realizzarla al meglio. Nel momento in cui un’azienda dichiara di star cercando talenti, fa proprio riferimento a quelle persone molto brave a fare determinate cose.

Per quanto riguarda la relazione tra le persone, questa può far riferimento alla cooperazione, collaborazione ma anche alla conflittualità: si tratta di tutte competenze sociali da mettere in atto per interagire con altre persone.

Guidata da obiettivi

Più persone in relazione tra loro sono orientate verso un obiettivo comune. Il concetto di organizzare parte dal fatto che le cose che non sono in grado di fare, riuscirò a farle solo entrando in relazione con persone che sanno di cosa si tratta.

Si dice che l'obiettivo determina l'organizzazione: dato un obiettivo, l'organizzazione serve a raggiungerlo, trasformando un obiettivo in risultato.

Esempio: Ipotesi di lavoro secondo cui chi si intende di organizzazione deve creare le condizioni tali per cui le persone si trovino bene, per raggiungere la cosiddetta job satisfaction, ovvero una persona soddisfatta circa l’ambito lavorativo e il lavoro svolto. Quando si parla di clima organizzativo, questo può cambiare: si tratta di un fenomeno contingente. Quando andiamo a misurare il clima aziendale, vi sono tanti dati da prendere in considerazione: quando il clima non è positivo, dai dati emergono sempre tre tipi di indicatori negativi:

• Obiettivo non chiaro. Caso in cui il mio collaboratore dipendente si lamenta perché il primo livello di soddisfazione è sempre quello, perché non ha chiare le sue responsabilità, di conseguenza il suo modo di lavorare non può raggiungere obiettivi specifici.
• Compiti non chiari. Caso in cui il capo non dà troppa attenzione al lavoro del dipendente, di conseguenza non lo aiuta a capire effettivamente cosa deve fare.
• Mancanza di informazioni circa le strategie e l’orientamento dell’azienda in generale. Caso in cui il dipendente sa tutto nel particolare per quanto riguarda il suo compito, però non sa cosa sta facendo l’azienda di cui fa parte nell’orientamento.

Questo ci fa capire l’importanza dell’informazione. Tutto questo crea insoddisfazione, soprattutto per le persone talentuose: si tratta di limiti che bisogna risolvere. Nonostante ciò, in situazioni indefinite, quindi in un contesto poco certo, gli obiettivi sono rischiosi, di conseguenza dobbiamo parlare di tattiche e non più di strategie.

Progettata come sistemi di attività deliberatamente strutturato e coordinato

Essendo l’azienda progettata come sistema di attività deliberatamente strutturato e coordinato, all’interno di questa è fondamentale la presenza di regole comuni perché bisogna avere uno stile comune per agire verso un unico obiettivo. Strutturato = regole, norme scritte o norme implicite, a scopo di coordinamento, per fare in modo che le persone entrino in collaborazione tra di loro con obiettivi comuni. Alla base di queste norme, un fattore fondamentale è quello dell’equità.

Che interagisce con l'ambiente esterno

Ovviamente bisogna prendere in considerazione il fatto che le aziende non sono isolate, ma al contrario parliamo di un mondo che si muove, e noi che ci muoviamo all’interno del mondo: proprio per questo le organizzazioni interagiscono con l’ambiente.

Le strategie di interazione con l'ambiente possono essere di due tipi:

• Isomorfe = assumere la stessa forma dell’ambiente che mi circonda.
• Morfogenetico = io che genero nuove modalità attraverso cui si interagisce.

Un’organizzazione non potrebbe esistere senza interagire con clienti, fornitori, concorrenti ed altri elementi dell’ambiente esterno. Oggi alcune aziende cooperano persino con i propri concorrenti, condividendo informazioni e tecnologia con vantaggi reciproci. Vediamo come in questa immagine l’organizzazione viene rappresentata come un sistema aperto che riceve input dall’ambiente esterno, aggiunge valore tramite un processo di trasformazione e restituisce prodotti e servizi all’ambiente.

Una distinzione importante da fare è quella tra le aziende a scopo di lucro e le organizzazioni non profit. Diciamo che la differenza fondamentale è che le attività dei manager delle aziende sono dirette verso la generazione di profitti per la proprietà, mentre gli sforzi dei dirigenti delle organizzazioni non profit sono volti per lo più alla produzione di un determinato tipo di impatto sociale, e per questo pongono delle sfide particolari per chi le guida.

L'importanza delle organizzazioni

Può sembrare difficile da credere oggi, ma le organizzazioni sono relativamente recenti nella storia dell’umanità. Lo sviluppo di grandi organizzazioni ha trasformato l’intero scenario sociale: in particolare, la grande azienda moderna può essere considerata l’innovazione più significativa degli ultimi cent’anni.

Le organizzazioni ci circondano e regolano le nostre vite in molti modi. Ma quali sono i contributi specifici apportati dalle organizzazioni? Esistono sette ragioni per le quali le organizzazioni sono importanti per gli individui e per la società:

• Mettono insieme risorse per raggiungere gli obiettivi desiderati.
• Producono beni e servizi in maniera efficiente.
• Facilitano l’innovazione.
• Utilizzano moderne tecnologie produttive e dell’informazione.
• Si adattano all’ambiente in trasformazione e lo influenzano.
• Conciliano le sfide di diversità, etica e coordinamento.
• Creano valore per gli azionisti, i clienti e i dipendenti.

Le dimensioni della progettazione organizzativa

Per rispondere alla domanda Quali sono le dimensioni che fanno sì che le organizzazioni siano le une diverse dalle altre? Dobbiamo far riferimento a due dimensioni. Esistono due tipi di dimensioni interagenti delle organizzazioni: le dimensioni strutturali e i fattori contingenti (Henry Mintzberg usa il numero cinque per parlare di questi cinque fattori).

Le “dimensioni strutturali” forniscono etichette per descrivere le caratteristiche interne di un’organizzazione; esse creano una base per misurare e confrontare le organizzazioni. I “fattori contingenti” comprendono elementi più ampi che influiscono sulle dimensioni strutturali. Questi possono dare origine a confusione, dal momento che rappresentano sia l’organizzazione sia l’ambiente.

Fattori contingenti

• Ambiente.
• Obiettivi e strategia.
• Dimensione organizzativa.
• Tecnologia.
• Cultura.

Ambiente

L’ambiente comprende tutti gli elementi esterni ai confini dell’organizzazione (settore di attività, pubblica amministrazione, clienti, fornitori, comunità finanziaria, altre organizzazioni). Oltre a tutti gli elementi esterni ai confini dell’organizzazione, si aggiungono gli accadimenti che noi non riusciamo a prevedere. Tra gli esempi più importanti abbiamo il coronavirus, oppure l’attacco russo: entrambi casi che hanno sconvolto i piani stabiliti a priori.

Altro fattore importante è l'agenda 2030, la quale pone degli obiettivi legati alla sostenibilità, che tutte le aziende più mature oggi stanno cercando di seguire. Oltre a questo, abbiamo anche il PNRR che stabilisce sei missioni particolari che riguardano aspetti di natura economica, ovvero investimenti che avranno un impatto sul modo di fare azienda. Quello che vale non è la declaratoria dell'obiettivo in sé, ma fare in modo che le cose accadano: si tratta di organizzazione, la trasformazione di obiettivi in fatti.

Crisi

Uno degli eventi imprevisti, appunto, può essere una crisi. Essere in crisi vuol dire essere in un periodo di confusione o turbolenza, in cui è difficile capire anche le fonti che hanno portato a quella situazione, un problema che nessuno aveva previsto, non c'è un significato, non abbiamo esperienza, dobbiamo inventare delle soluzioni.

Esiste un insieme di teorie, il crisis management, che stabilisce come affrontare situazioni anomale (es. aereo). Il crisis management rappresenta una delle esperienze più dirompenti che le imprese vivono. Basta guardarsi intorno per rendersi conto che dopo la prima pandemia moltissime attività commerciali sono state chiuse e non hanno più riaperto; al contrario vi sono altre che invece sono riuscite a moltiplicare il loro lavoro.

Durante questo periodo in generale le persone hanno lavorato di più, il loro tempo di lavoro è aumentato di 1 ora, è aumentato anche il numero delle riunioni, il numero di persone coinvolte alla riunione, ma aumentando il numero di incontri e di persone si è ridotto il tempo a disposizione per fare riunioni, così che quelle stesso riunioni risultavano essere solamente riunioni informative e non creative.

In aggiunta a ciò, è cambiato anche l’interesse dei capi, poiché questi erano molto più orientati all’attenzione verso la sicurezza e la salute delle persone (passaggio da task oriented a people oriented). Tutto questo dava la garanzia di portarsi dietro persone che in quel momento non avevano un punto di riferimento, e che vedevano nell’azienda il loro punto di riferimento, quindi era fondamentale da parte dell’azienda di prendersi cura del singolo lavoratore.

Per quanto riguarda il singolo lavoratore:

• Le persone hanno trovato mancanza di connessione.
• Difficoltà di entrare in relazione in modalità remoto.
• Le donne principalmente ad un certo punto hanno abbandonato il loro lavoro perché non si riconoscevano più in quel lavoro.
• Stato di indeterminatezza che ha portato molte persone ad avere problemi di ansietà, scarsa fiducia in loro stessi.
• Mancanza di dibattito reale e coinvolgimento reale.
• Mancanza di senso di identificazione.

In ogni caso, dal punto di vista organizzativo, bisogna essere in grado di capire come comportarsi quando ci si presentano questi momenti inaspettati. Si tratta dei casi dei pronti soccorsi, ad esempio, oppure del protocollo di emergenza degli aerei.

1. Rispetto a quanto capitava prima, le organizzazioni adesso, come abbiamo detto, hanno dato priorità alle persone, in termini di salute e sicurezza. C’è voluto molto tempo per capire come tenere queste persone vicine a quello che l’azienda stava subendo, ma l’obiettivo rimaneva quello di creare continuamente contatto con persone che vedevano nell’azienda l’unico punto stabile della loro vita.
2. Quando si presenta un problema, bisogna essere capaci di creare ridondanza, moltiplicando le risorse più critiche. In questo caso parliamo delle competenze delle persone e delle tecnologie, infatti moltissime aziende hanno investito tanto in tecnologie per moltiplicare le possibilità di contatto con le persone, arrivando ad un livello di acculturamento digitale ad una rapidità che prima sarebbe stata inimmaginabile.
3. Essere in grado di moltiplicare i canali e le modalità di comunicazione. Le comunicazioni hanno cambiato la qualità della vita delle aziende: non sono solo informazioni, ma significa dare ascolto a opinioni e interpretazioni (a differenza dei canali di comunicazione che vanno dall’alto verso il basso). Adesso, al contrario, parliamo di bottom up, ovvero portare tante persone a essere protagoniste di comunicazioni e in grado di portare e trasmettere la propria esperienza.
4. Cosa fondamentale è un investimento sulle antenne, che permettono di tenere aggiornate le organizzazioni su cosa sta accadendo e cosa si sta proponendo dal punto di vista legislativo.

Questo tipo di organizzazioni prendono il nome di organizzazioni ad alta affidabilità, e sono appunto le organizzazioni che vengono ad essere utilizzate in caso di emergenza (es. pronto soccorso, ripresa di persone disperse, protocolli sull'aereo, ecc.): quando vi è un certo livello di imprevedibilità, le organizzazioni si strutturano in questo modo. Si tratta appunto delle situazioni in cui non ci si può permettere di pensare, bisogna rispondere immediatamente, infatti queste persone sono proprio formate per essere in grado di reagire immediatamente rispetto a tutti gli imprevisti che potrebbero presentarsi.

Esempi di interazione con l'ambiente

Esempio 1: Il conflitto in Ucraina ha portato all’innalzamento del prezzo di alcune risorse come il grano. In più questo paese è uno dei mercati di sbocco dei nostri prodotti alimentari, quindi ci saranno forti ripercussioni per le imprese che lavorano nel settore agro alimentare.

Esempio 2: In Italia si è cominciato ad avere sensibilità nella formazione di forme di agricoltura verticali, con il file di ottenere gli stessi risultati che si otterrebbero adottando un modello normale: si tratta della vertical farming, le serre in verticale, che rispondono principalmente alla domanda di prodotti alimentari biologici. Si tratta di coltivazioni in ambienti indoor, fuori suolo e su più livelli, con il controllo di tutte le variabili che determinano il processo di crescita della pianta: è un settore innovativo in forte crescita grazie alle condizioni climatiche. Da questo capiamo che l’ambiente generale (in questo caso il clima) ha una forte influenza sulle organizzazioni.

Obiettivi e strategia

Gli obiettivi e la strategia definiscono lo scopo e le tecniche competitive che la distinguono dalle altre organizzazioni. Gli obiettivi sono spesso messi in forma scritta come dichiarazione durevole dell’intento dell’azienda, infatti nella maggior parte dei casi si tratta di obiettivi di medio-lungo termine. Una strategia consiste in un piano d’azione che descrive l’allocazione delle risorse e le attività attraverso le quali relazionarsi con l’ambiente e raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.

Easy-jet → strategia basata sull’efficienza, dunque sull’offrire prezzi più competitivi rispetto ai clienti: per far ciò bisogna massimizzare anche la propria efficienza interna.

Emirates → strategia fondata sulla differenziazione del proprio servizio rispetto a quello dei competitor, quindi si tratta dell’idea di offrire un servizio aereo che abbia delle caratteristiche che lo considerano di qualità migliore rispetto ad altri servizi aerei.

Esempio 1: Alfred Sloan fu il primo a progettare una struttura multi-divisionale per la progettazione della General Motors.

Esempio 2: Fairphone, un’azienda scandinava di produzione con la missione di realizzare smartphone che durino nel tempo, cercando il giusto compromesso tra usabilità, look&feel e prestazioni (smartphone più sostenibili).

Dimensione organizzativa

La dimensione delle organizzazioni tipicamente viene misurata attraverso il numero di dipendenti. Un conto è organizzare un’organizzazione di piccole-medie dimensioni; un conto è organizzare organizzazioni più complesse, come ad esempio una struttura di tipo multi-divisionale. Da questo capiamo che la dimensione comporta scelte organizzative particolari.

Tecnologia

La tecnologia si riferisce agli strumenti, alle tecniche e alle azioni utilizzate per trasformare gli input in output. Essa riguarda il modo in cui l’organizzazione realizza i prodotti e i servizi che fornisce ai clienti e comprende elementi quali metodi produttivi flessibili, sistemi informativi e Internet.

Anche in questo caso, ogni organizzazione richiede un tipo di tecnologia differente, anche perché ha a che fare con qualità e conoscenze immesse all’interno dei processi produttivi, quindi appunto dipende molto dall’azienda. Esistono i sistemi informativi, come ad esempio i big data, che permettono il fluire di informazioni tramite canali tecnologici all’interno e all’esterno dell’azienda.

Esempio 1: Next Mirs, l’ultima evoluzione della filosofia industriale di Pirelli, una realtà capace di raggiungere una flessibilità produttiva applicabile anche ai più piccoli lotti di pneumatici e soddisfa l’obiettivo di impiegare un modello industriale che non solo assicuri una qualità high performance, ma che sia efficace, flessibile e veloce, in grado di adattarsi ai numerosi prodotti da sviluppare e produrre.

Esempio 2: COMAU, l’insieme di tutte le competenze dei suoi ingegneri coinvolti nella progettazione degli impianti e dei robot.

Cultura

La cultura è l’insieme di valori fondamentali, convinzioni, conoscenze e regole condivise dal complesso dei dipendenti (comportamento etico, impegno dei dipendenti, efficienza, servizio ai clienti, ecc.).

Se un’organizzazione propone un ambiente familiare, come ad esempio quello che offre la sede di Google, i lavoratori lavorano meglio, in un ambiente migliore; ovviamente, come per ogni cosa, offrendo un ambiente del genere ci si aspetta impegno, lavorare quando è necessario (per tante ore e con continuità). Questo però è fondamentale perché porta ad un equilibrio psicosociale all’interno dell’aziende, che permette anche di lavorare meglio in gruppo. Un’azienda ad alta reputazione, infatti, permette di moltiplicare le modalità di interazione e collaborazione.