Organizzazione aziendale

11° parte - La progettazione della struttura organizzativa e le variabili che la influenzano

1 - L'organizzazione del sistema aziendale e i problemi della sua progettazione

A) Nozione di organizzazione

Il concetto di “organizzazione” può riferirsi a:

• All’atto o alla serie di atti, a seguito dei quali un certo aggregato (istituto o sistema) viene descritto ed analizzato nelle sue specifiche parti componenti, in base ad un qualche criterio “ordinatore”.
• Al modo con il quale le parti in questione sono collegate e coordinate, al fine di consentire lo svolgimento di attività predeterminate.
• All’effetto o risultato del collegamento anzidetto, considerato come strumento per il perseguimento di specifici fini dell’aggregato in questione.

Perciò, quando vogliamo svolgere un’azione, che si sviluppa in più tempi e che richiede il contributo di abilità diverse, si ha il problema di dar vita ad un’organizzazione. Se tale azione presenta anche dei caratteri di continuità, sarà utile porre attenzione alle parti da combinare tra loro, risolvendo le funzioni legate al loro funzionamento.

Nell’ambiente socio-economico, le organizzazioni presenti sono considerate “in senso dinamico”, come il risultato di una serie di processi tramite i quali individui, gruppi o sistemi si sviluppano, si differenziano e si coordinano sino a formare organismi sufficientemente omogenei e vitali. Ciò vale per qualsiasi sistema aziendale, in virtù della variabilità del contesto in cui si trova ad operare e per le incertezze ed ambiguità con le quali si confronta di continuo, nello svolgimento della propria attività.

Perciò, le operazioni e gli obiettivi svolti non possono essere considerati immutabili e, al contrario, risulta un’esigenza di fondo la continua azione di ordinamento e di revisione, per adattare il sistema ai cambiamenti esterni.

Emerge la nozione di “comportamento organizzativo”, inteso come manifestazione di volontà individuale realizzata con riferimento ad altri, così da costituire insiemi di atteggiamenti “reattivi” fortemente finalizzati e interdipendenti, per assicurare condizioni di salda continuità al sistema.

Quindi, l’organizzazione aziendale non può essere rappresentata come un modello preordinato e stabile, sia per la variabilità appena descritta sia perché costituita da soggetti umani e vitali. Proprio la presenza dell’uomo, come unità elementare, fa sì che ogni schema teorico generale venga applicato con adeguata flessibilità, in ragione delle differenziate qualità degli individui che dovranno metterlo in pratica.

Così dicendo, l’organizzazione aziendale è da considerarsi come una scelta di uomini e come un criterio da seguire per il loro efficiente ed economico impiego, nel rispetto delle esigenze naturali e morali dei singoli.

Organizzazione significa realizzare un processo tramite il quale si tende a verificare in modo costante l’omogeneità interna di un aggregato di persone e di mezzi e la comparabilità del proprio ruolo con esigenze esterne.

Il processo in questione comprenderà:

• Una prima fase in cui si manifesta la volontà di svolgere una certa funzione nell’ambiente circostante, raccogliendo una serie di fattori, materiali, immateriali ed umani idonei a tal fine.
• Una seconda fase, a sistema già funzionante, dove l’attenzione sarà concentrata sulle attese che l’ambiente manifesta nei confronti del sistema stesso.
• Una terza fase che riguarderà l’immagazzinamento delle informazioni utili ad affrontare nel futuro i variabili andamenti ambientali.
• Una quarta fase che darà vita all’organizzazione intesa come aggregato progettato per il perseguimento di scopi di varia natura.

Si può quindi parlare di:

• Sistema Razionale: collettività volta al perseguimento di fini specifici e autonomi rispetto all’ambiente di riferimento.
• Sistema Naturale: collettività in cui i partecipanti sono poco influenzati dalla struttura formale o dai fini posti, ma condividono un interesse alla sopravvivenza del sistema.
• Sistema Aperto: coalizione di gruppi di interessi instabili che determina dei fini attraverso un “processo di negoziazione”.

Il primo sistema è inteso come una struttura ben definita e stabilmente funzionante, caratterizzata da precise regole e canoni di comportamento che si basano su due leggi: efficienza, come valore del rapporto tra il risultato conseguito da un sistema di produzione e il risultato massimo conseguibile dall’insieme delle risorse impiegate (più positivo quanto più vicino ad 1, anche se i responsabili definiscono dei risultati più conseguibili); ed efficacia, che si divide in efficacia interna ed efficacia esterna. La prima è il valore del rapporto fra il risultato conseguito e quello programmato (può superare 1), mentre la seconda è il rapporto tra il risultato conseguito e risultato atteso dall’ambiente stesso. Perciò anche risultati vicino all’efficienza possono essere scarsi se deludono l’ambiente esterno. In questo primo caso si parla quindi di un sistema chiuso, in cui:

• Le variabili e le relazioni fra esse sono sufficientemente limitate per poter essere comprese.
• Tali variabili sono sotto controllo o passibili di una previsione affidabile.

La razionalità si riferisce alla realizzazione dei fini e si traduce nella misura in cui una serie di azioni è regolata in modo tale da realizzare i fini predeterminati con il massimo sfruttamento delle risorse impiegate. Tali fini, però, devono essere ben specificati e chiari, altrimenti ne potrebbe risentire la stabilità dell’organizzazione.

In questo contesto, la formalizzazione della struttura è precisa, esplicita delle regole che guidano i membri dell’organizzazione ed è caratterizzata da una rigida prescrizione dei ruoli e dei rapporti fra essi. La formalizzazione è vista come tentativo di rendere il comportamento più prevedibile, standardizzandolo e regolandolo.

Questo sistema cerca perciò di alleggerire l’incertezza tipica dei fenomeni socio-economici, alla ricerca della massimizzazione dei risultati conseguibili. Tuttavia, ultimamente si sono sviluppiate correnti di pensiero molto sensibili alla flessibilità dell’organizzazione, che hanno spostato l’attenzione sugli altri due sistemi.

Riguardo al “Sistema Naturale” si è concentrata l’analisi sugli aspetti comportamentali delle organizzazioni, poiché esiste un importante gap tra obiettivi conclamati e fini reali e specifici dei singoli membri. Si deduce una sorta di “polimorfismo” di tali organizzazioni, che non possono solo dedicarsi alla realizzazione di output produttivi, dovendo riservare parte delle proprie risorse anche a obiettivi di supporto e di autosostentamento. Sono perciò dei gruppi sociali governati da un imperativo: “sopravvivere”.

Viene quindi messa in discussione la formalizzazione della struttura organizzativa, che propone una finalizzazione riservata solo al raggiungimento di obiettivi produttivi. Perciò, ad una “struttura formale” indiscutibile che è chiamata a gestire quella parte di attività pianificabile, si sovrappone una “struttura informale”, dipendente dalle caratteristiche personali dei membri dell’aggregato che sviluppano sistemi di comportamento e regole non formalizzate al di fuori di quelli stabili dai ruoli assegnati.

Rinnegare la presenza di quest’ultima struttura o opporsi al suo funzionamento, irrigidendo la definizione dei ruoli e tentando di bloccare le comunicazioni personali, appare quindi controproducente sia perché non si valorizza l’obiettivo di sopravvivenza del sistema sia perché si sprecerebbe l’intelligenza e l’iniziativa dei membri dell’organizzazione.

Infine, secondo la logica del “Sistema Aperto”, l’ambiente operativo può essere considerato dalle organizzazioni come sorgente originaria di risorse che ne permettono il funzionamento. In quest’ottica, gli obiettivi perseguiti dall’aggregato sono fissati in anticipo, non autonomamente ma tenendo conto delle risposte da fornire all’ambiente.

L’adattamento viene quindi programmato e non richiede interventi specifici ma, durante la sua esistenza, il sistema organizzativo può mutare obiettivi, regolando la sua attività in accordo con le modifiche del contesto ambientale. Tutta la vita dell’organizzazione è determinata dagli scambi con l’ambiente ed i suoi confini tendono ad allargarsi in modo più o meno preoccupante.

Perciò: formalizzazione della struttura, sopravvivenza e regolazione dei flussi con l’ambiente costituiscono dei problemi da risolvere in modo integrato che devono essere osservati in sede di progettazione dell’apparato organizzativo.

B) Caratteri e significato della progettazione della struttura organizzativa

Progettare la struttura organizzativa è più che fissare i suoi scopi o i suoi confini. Le disomogeneità dell’ambiente operativo (che scompongono l’apparato in singole unità); i diversi legami esistenti tra le medesime unità e i molteplici caratteri delle attività svolte costituiscono fattori di complessità tali da riversarsi sul disegno organizzativo.

È importante determinare l’ammontare di incertezza ed ambiguità, a cui riguardo si possono verificare due circostanze:

• Le informazioni disponibili sono insufficienti in sé per la scelta di una struttura appropriata.
• Le informazioni disponibili sono sovrabbondanti e contraddittorie, tanto che ostacolano una scelta razionale.

In ogni caso, l’elaborazione delle informazioni che precede ogni decisione progettuale non elimina l’incertezza, ma ne valuta la consistenza, così da formulare ipotesi suscettibili di adattamento alle variabili.

La progettazione della struttura organizzativa è un processo complesso articolatile in:

1. Scelta della funzione o della missione da assolvere da parte dell’organismo, in rapporto al contesto ambientale. I termini di tale scelta dipendono comunque dalla natura e dalla quantità delle risorse e dalla volontà di coloro che intendono metterle a disposizione dell’organizzazione.
2. Raccolta ed analisi approfondita degli elementi di vario genere che influiscono sulla missione o sulla sua modifica. Si parla perciò di “variabili chiave” della progettazione (modi di operare, capacità individuali ecc..).
3. Selezione delle variabili in oggetto e loro combinazione, così da risolvere i problemi di struttura riguardanti: articolazione delle funzioni da svolgere in compiti o lavori specifici così da assegnare ciascuno di essi a nuclei che operano nel sistema; definizione del modello di coordinamento, cioè procedure di combinazione ed integrazione del sistema; individuazione dello stile di leadership dei singoli nuclei organizzati; predisposizione della capacità decisionale da distribuire tra i vari nuclei.
4. Scelta di uno specifico “modello organizzativo” capace di risolvere i problemi sopra citati ed dotato di elasticità per adattarsi ad eventuali modifiche.
5. Simulazione del modello, cioè stima delle circostanze da affrontare e delle operazioni da compiere.
6. Effettiva costruzione della struttura organizzativa.

C) La scelta della missione

L’organizzazione deve essere collocata in un contesto ambientale dove può ospitare e svolgere uno o più compiti specifici, in rapporto alle proprie potenzialità operative ed ai vantaggi che i suoi commenti aspirano a conseguire. Significa definire una “missione” o un “task”, cioè un compito in competizione o in collegamento con altri soggetti interessati ad attività dello stesso tipo. Si enunciano così le linee operative dell’organizzazione, stabilendo ciò che questa intende fare per giustificare la propria esistenza.

C’è quindi un riferimento alla “visione”, cioè alla proiezione del sistema aziendale nel futuro ed alla posizione che intende assumere nel proprio ambiente operativo. Perciò se intendiamo la visione come uno stato desiderato è necessario stabilire, tramite la missione, un insieme di azioni volte all’ottenimento di tale stato. Ciò determina la costituzione di un apparato tecnico con regole di funzionamento che potrebbero risultare alterate dalle difficoltà di rapportarsi con vari interlocutori esterni.

Si dovrà anche selezionare una “strategia”, cioè una linea globale di condotta, volta a regolare, per quanto possibile ed in modo durevole, i rapporti di organizzazione-ambiente di riferimento. La continuità operativa non dipenderà solo dal rispetto di esigenze tecniche ma anche da condizioni che assicurino un consenso ampio da parte dei “portatori di interessi”, infatti una organizzazione destinata a sopravvivere deve considerata come un insieme di valori apprezzati dai loro diretti destinatari.

Il sistema organizzativo deve essere capace di svolgere una funzione sociale riconoscibile esternamente e ciò si traduce nell’assumere su di sé un ruolo finalizzato al soddisfacimento di bisogni coerenti con i valori accettati dal suo contesto operativo, svolgendo 4 compiti essenziali:

• Adattamento, riguardo la raccolta e l’utilizzazione di risorse sufficienti a realizzare un set di prodotti e servizi corrispondenti alle attese dell’ambiente.
• Perseguimento di obiettivi (goals) coerenti col progresso sociale.
• Integrazione, cioè ricerca del massimo coordinamento fra le sottounità del sistema.
• Latenza, come trasmissione nei confronti dell’esterno, della cultura e dei valori specifici dell’organizzazione.

È quindi rilevante l’assunzione da parte dell’impresa di una precisa “responsabilità”, che ha la volontà di incorporare il sociale in tutte le operazioni svolte, così da proporre iniziative rivolte ad integrare negli interessi commerciali gli aspetti sociali ed ambientali. È inoltre implicita la considerazione degli interessi degli stakeholders, cioè di coloro che influenzano il comportamento dell’impresa e sono da questa influenzati. Si parla di “integrazione delle attività e dei valori di business” nella missione dell’impresa così che questa sia “capace di rispecchiare gli interessi di tutti i partner, inclusi clienti, dipendenti, investitori e ambiente”.

D) Analisi delle “variabili chiave” della progettazione

La struttura organizzativa può essere considerata come uno strumento, il cui impiego consente di fornire risposte ai procedimenti generatesi all’interno e all’esterno dell’ambiente aziendale. Tali procedimenti richiedono continuamente momenti di “aggiustamento” e sono sempre dominanti dall’incertezza. L’incertezza è identificabile come una situazione in cui l’operatore non è più in grado di stabilire lo svolgimento futuro degli eventi. Essa deriva quindi da una conoscenza insufficiente dell’uomo di fatti che influiscono sulla sua attività. Tale situazione origina dai limiti della conoscenza individuale ed è un concetto soggettivo. Può tuttavia manifestarsi anche come un dato oggettivo, derivante dalla complessità della realtà e dall’impossibilità materiale. Tutto ciò influisce sul processo decisionale degli operatori economici che nelle loro scelte devono tenere conto di fattori non sufficientemente noti.

A tal riguardo, lo studio della “teoria delle decisioni” definisce due tipologie alternative di condizioni di incertezza:

• Incertezza debole: il soggetto trae sufficienti elementi dalle vicende passate, tali da distribuire in modo probabilistico gli eventi futuri.
• Incertezza forte: non si può stabilire un nesso logico e attendibile tra passato e futuro.

Ogni scelta aziendale è inquadrabile in queste due tipologie, anche perché la certezza assoluta non è mai in grado di manifestarsi. Detto ciò, soprattutto le scelte di struttura appaiono condizionate dalla stima di imprevisti accadimenti futuri e ciò ci induce ad analizzare gli ambiti che provocano alterazioni significative per un dato sistema organizzativo. Detto ciò, i risultati delle operazioni aziendali sono legati ad inattese variazioni degli strumenti con cui si realizza la produzione, delle attese del mercato, degli individui ecc.. Si parla di fonti di incertezza, da ricondursi a tre fattori principali:

• I criteri e le procedure selezionati per trasformare le risorse acquisite dal sistema in utilità coerenti con la missione svolta ed identificabile nelle tecnologie utilizzate.
• L’ambiente esterno all’organizzazione, in cui possono comporsi atteggiamenti ed attese.
• Le variabili umane, determinate dai comportamenti e dalle relazioni sviluppabili nell’impresa.

La razionalità e il funzionamento del sistema può essere ottenuta con l’idonea manovra e condizionamento di questi tre fattori.

2 - La variabile tecnologica

A) Il concetto di tecnologia e le scelte tecnologiche

Per “tecnologia” intendiamo l’insieme dei principi e norme che guidano le azioni compiute dall’uomo su oggetti o materiali grezzi, al fine di apportarvi