organizzazione aziendale

Organizzazione aziendale

Riassunto libro di Roberto D'Anna

Capitolo 1

Nozione di organizzazione

L'organizzazione aziendale è la disciplina che studia il modo in cui un aggregato di elementi si armonizzano tra di loro e si confrontano con l'esterno, in modo da soddisfare le esigenze e aspettative di tutti gli stakeholder. Il successo dell'azienda dipende in gran parte dall'organizzazione aziendale, quindi sulla capacità di organizzare le risorse interne.

Quando si parla di organizzazione si parla di un concetto articolato che significa tante cose. Tra le tante ve ne sono tre utilizzate in maniera alternativa o congiunta:

• Una serie di azioni o operazioni, quindi un processo, a seguito delle quali si mette ordine in un aggregato di elementi come l'azienda, un ufficio, un reparto, ecc. Quest'operazione di ordinamento prende il nome di organizzazione;
• Un secondo significato, che ricorre molto anche nell'uso comune, è quello di intendere l'organizzazione con riferimento al modo in cui si mette ordine. Secondo questo criterio c'è organizzazione quando l'insieme di elementi sono ordinati bene, quindi gli aggregati sono collegati e coordinati al fine di consentire lo svolgimento di una o più attività che devono essere svolte;
• Il terzo significato è quello di far coincidere il termine organizzazione con il risultato di questo processo che mette ordine, ovvero l'organizzazione come sinonimo di azienda o impresa;

Sostanzialmente organizzo degli elementi e cerco di fare in modo che siano funzionali per raggiungere dei risultati. Quando si parla di organizzazione non bisogna pensare solo a qualcosa di strutturato o statico ma a un aggregato dinamico perché sostanzialmente l'organizzazione deve confrontarsi con l'ambiente, il quale è estremamente complesso e dinamico, quindi l'organizzazione deve essere in grado di confrontarsi con esso. Bisogna pensare a qualcosa che muta, che si evolve, modifica e riprogetta; di fatti quando si progetta non bisogna pensare a qualcosa che si fa una sola volta ma ogni progetto è mutabile in riferimento al contesto che cambia. Un altro elemento per il quale l'organizzazione è dinamica è la risorsa umana. Poiché l'organizzazione è fatta di persone, essa deve necessariamente evolversi e adattarsi.

Quindi l'organizzazione è meglio definibile come una serie di processi mediante i quali un singolo individuo, i gruppi, gli organi, gli apparati, le unità organizzative, ecc. si differenziano tra di loro per configurarsi in modo tale da raggiungere lo specifico risultato assegnato alla persona, al gruppo o all'unità, ecc. Esempio: l'unità produttiva deve trovare in sé dei criteri, deve organizzarsi e configurarsi in maniera differente rispetto a quella commerciale. Allo stesso modo questi vari reparti devono coordinarsi tra di loro per realizzare il risultato finale.

L'organizzazione deve tenere conto del contesto in cui è inserita, degli interessi, delle attitudini e capacità, delle persone che sono all'interno. Di conseguenza, qualsiasi comportamento che mette in atto non può che essere considerato come qualcosa che valuta in reazione ai comportamenti che mettono in atto gli altri interlocutori. Si parla di comportamento organizzativo come manifestazione di volontà dell'impresa o del singolo di esercitare delle azioni in vista di un risultato tenendo conto anche degli altri interlocutori, sia esterni che interni all'organizzazione. Si tratta di comportamenti finalizzati ma anche strettamente interdipendenti e interponessi con i comportamenti connessi in atto da altri attori.

L'unità elementare dell'organizzazione è l'uomo, in quanto è la persona che serve il cliente, gestisce la macchina, ecc. Quindi l'organizzazione aziendale altro non è che la scelta delle persone adatte da inserire al posto giusto e di alcuni criteri che vanno seguiti affinché tutte le risorse siano utilizzate in maniera efficiente ed efficace senza dimenticare gli interessi e le motivazioni dei soggetti che sono all'interno del sistema.

Efficienza può essere espressa dal valore del rapporto fra il risultato conseguito da un sistema di produzione e il risultato massimo conseguibile dall'insieme delle risorse impiegate. Tale valore è tanto più positivo quanto più si avvicina all'unità. Poiché è ritenuto improbabile ottenere il massimo livello di efficienza, i responsabili dell'organizzazione preferiscono programmi volti a ottenere risultati più concretamente conseguibili. Si parla così di efficacia interna intesa come il valore del rapporto fra il risultato conseguito e quello programmato, e di efficacia esterna come il rapporto fra il risultato conseguito (ossia il valore prodotto e trasmesso all'ambiente) e il risultato atteso dall'ambiente stesso.

Quindi organizzare significa realizzare questo processo di confronto continuo con l'ambiente in cui l'azienda è inserita. L'organizzazione non può prescindere dalla definizione delle scelte interne in coerenza con il contesto in cui è inserita. Questo processo si compone di più azioni:

1. L'azienda manifesta la volontà di fare qualcosa di realizzare risultati, quindi di esercitare un luogo sull'ambiente. Si pone un primo problema di come organizzarsi. In questa prima fase bisogna capire quali possono essere le prime percezioni. Esempio: manifesto la volontà di realizzare una copisteria, quindi devo pensare a cosa mi serve all'interno, che cliente posso trovare, che tecnologia posso utilizzare, ecc.
2. In seguito si affina le informazioni e si inizia a studiare quello che gli stakeholder si aspettano dall'organizzazione. Si studia le attese esplicite o implicite dei portatori di interesse di quel contesto in cui si intende esercitare l'attività.
3. Oltre alle riflessioni precedenti, volte a capire l'interesse degli stakeholders, bisogna anche acquisire informazioni in un'ottica prospettica. Quindi è necessario un immagazzinamento di informazioni utili per adattarsi ai possibili cambiamenti che si verificheranno. Sono informazioni che non mi servono nell'immediato ma che saranno utili quando si verificheranno dei cambiamenti ambientali.
4. Infine si passa alla progettazione dell'aggregato per il raggiungimento di varie finalità, coerenti con gli orientamenti delle persone che lo compongono.

Gli elementi dell'organizzazione, dopo la fase di progettazione, danno luogo ad apparati diversi tra loro, ma ci sono due dimensioni, due variabili, che fanno sì che le organizzazioni siano tra loro differenti: il livello di coesione interna al sistema e l'influenza su di esso esercitata dal suo ambiente di riferimento. In base a quanta importanza si dà a questi due elementi si distinguono tre diverse tipologie di sistema:

• Sistema Razionale: È un approccio più tradizionale mediante il quale le persone che sono all'interno dell'organizzazione perseguono degli obiettivi ben definiti che sono posti a monte. Sono obiettivi che l'organizzazione stabilisce non insieme agli stakeholders, ma obiettivi che si dà l'organizzazione stessa, e in funzione di essi ne derivano delle conseguenti azioni per poterli realizzare (come obiettivi di vendita, produzione, sviluppo, ecc.). Il modello razionale è un sistema formalizzato, che ha delle regole precise di funzionamento, che servono per perseguire gli obiettivi prestabiliti; se non rispetto tali regole non si raggiungono gli obiettivi. Di conseguenza anche i comportamenti degli individui risultano standardizzati. Sostanzialmente si pensa all'organizzazione come a un sistema meccanico le cui parti sono suscettibili di modifiche per adattarle agli obiettivi da raggiungere. Tali modifiche sono volte ad aumentare l'efficienza e l'efficacia del sistema. Se l'organizzazione la penso e la studio come un sistema razionale, la logica di questo sistema è una logica chiusa quindi un sistema chiuso dove l'ambiente non è molto presente e l'azienda guarda al suo interno per trovare le regole ottimali di funzionamento. Il sistema chiuso è un sistema per il quale se si pensa di poter governare le varie parti per trovare il modo ottimale per poterle far funzionare, queste variabili che entrano in gioco devono essere un numero limitato, devono essere chiare e comprensibili. Vedere un'organizzazione come sistema razionale vuol dire pensare all'organizzazione intanto come un sistema chiuso che si dà delle sue regole indipendentemente dal contesto che c'è intorno e dai suoi obiettivi. Però vuol dire anche presupporre che le variabili che entrano in gioco sono un numero sufficientemente limitato, che sono chiare e che quindi sono governabili dall'azienda. Queste variabili sono dunque sotto controllo e di queste variabili si può prevedere l'evoluzione e quindi sono oggetto di studio. Se così non fosse non si potrebbe individuare le regole, i meccanismi di funzionamento e non si potrebbe identificare il modo migliore per realizzare l'efficienza e l'efficacia. Sistema razionale non significa che l'organizzazione persegue fini razionali ma riguarda la coerenza delle azioni poste in essere rispetto a quel fine. È razionale se rispetto a quell'obiettivo scelgo delle azioni che mi portano a quel risultato. Vedere un'organizzazione come un sistema razionale significa accettare il fatto che vi sia un'elevata formalizzazione. Un sistema è formalizzato se vi è un'esplicitazione delle regole che guidano i comportamenti dei soggetti quindi le regole sono dichiarate. Inoltre sono ben definiti i ruoli (cioè un modello di comportamento che indica cosa fare in una certa posizione) che ciascuno deve svolgere all'interno della struttura. Formalizzazione vuol dire che l'oggettività, quindi l'azione all'interno della struttura, non è discrezionale da persona a persona ma sono definiti da un terzo estraneo, quindi si ha una sorta di "garanzia" di imparzialità. Un sistema di questo tipo è prevedibile, le variabili sono sotto controllo, gli obiettivi e i comportamenti sono definiti, le regole sono chiare ed esplicitate quindi è un sistema di cui si può prevedere il funzionamento e la sua evoluzione. È un sistema dove c'è una standardizzazione dei comportamenti derivante dalla definizione delle regole e dei ruoli e vi è una notevole riduzione dell'incertezza in quanto è tenuta sotto controllo poiché si sa come si muove l'organizzazione.
• Sistema Naturale: In questo caso significa che si pensa a un insieme di persone che sono interessate non a comportarsi in funzione dell'obiettivo prestabilito ma a far sopravvivere l'organizzazione. Si ha dunque un sistema più informale e spontaneo dove i comportamenti e le regole sono quelli individuati per cercare di sopravvivere, per risolvere in maniera estemporanea le situazioni che si vengono a creare. Non si ha un'organizzazione predefinita e rigida perché di fatto tutti i giorni vi sono delle situazioni, interne ed esterne, per le quali è necessario improvvisare, al di là di quello che le regole e le prescrizioni dei ruoli dicono di fare. In questo modo si studia l'organizzazione come un insieme di attività più destrutturate, informali e spontanee che consentono all'organizzazione di andare avanti. Quest'organizzazione si focalizza sugli aspetti comportamentali, sui gap tra gli obiettivi definiti e gli scopi reali, e sull'adattamento del sistema al contesto sociale in cui l'organizzazione è inserita. Se ciò è vero, non possono esistere delle regole di funzionamento volte alla ricerca dell'efficienza e dell'efficacia per il raggiungimento degli obiettivi, ma si parla di polimorfismo dove ogni organizzazione trova il modo di andare avanti e di organizzarsi nella maniera più spontanea a seconda di quelli che sono i problemi che vive o che incontra. Al di là di ciò che è prescritto, le persone creano delle relazioni tra di loro che danno origine a dei rapporti di potere o di status che possono non tener conto di livelli gerarchici.
• Sistema Aperto: In questo caso, l'organizzazione è un sistema in cui la collettività è in continuo rapporto con l'ambiente, ed è integrata con il contesto in cui è inserita quindi non si può definire una mission o le strategie prescindendo da quello che è il contesto di riferimento. Si intende l'organizzazione come un tutt'uno con l'ambiente; senza quest'ultimo non esiste l'organizzazione perché è proprio dall'ambiente che l'organizzazione trae stimoli, opportunità e influenza l'ambiente modificandolo. Vedere come sistema aperto, sostanzialmente, significa considerare le organizzazioni in un comportamento di adattamento reciproco con il contesto che la ospita in cui è inserita. Di esso si tiene conto nel definire il proprio campo di azione e le proprie strategie politiche. Il reciproco adattamento tra organizzazione e ambiente è la base del rapporto tra il sistema e il contesto che lo ospita. Si ha un focus su ambiente e relazioni organizzazione-ambiente, dove l'organizzazione fissa obiettivi e azioni considerando l'ambiente in un processo di mutuo adattamento.

Sono tre modi di interpretare l'organizzazione che non si escludono tra loro; sono tre approcci che si integrano tra loro nello studio dell'organizzazione.

Caratteri e significato della progettazione della struttura organizzativa

Progettare l'organizzazione significa individuare quei criteri attraverso i quali si mette ordine, si definisce l'apparato e le modalità di funzionamento del sistema. Attualmente si progetta sempre in condizioni di incertezza (che riguarda la conoscenza e la mancanza di prevedibilità delle situazioni) e ambiguità (che riguarda l'interpretazione del fenomeno in quanto alcuni fenomeni possono presentarsi in maniera non chiara, dando luogo a diverse interpretazioni). L'incertezza viene ridotta, in parte, dalle informazioni che però costano e richiedono tempo. Ad oggi ci si può trovare in due situazioni quando si prendono decisioni:

• Caso in cui non vi siano sufficienti informazioni su tutte le variabili, su cui bisogna presidiare, per prendere delle decisioni;
• Caso in cui le informazioni sono disponibili, sovrabbondanti e contraddittorie. In questo caso è richiesto un filtro, una sintesi o una capacità di definizione di informazioni ambigue;

Assume una grande importanza, ancora una volta, il ruolo delle persone. Se una cosa è oggettiva, la decisione presa è uguale a prescindere da chi assume, perché si ha una notevole chiarezza sui pro e contro di una possibile soluzione e gli obiettivi da perseguire. In condizioni di incertezza e ambiguità la differenza, in merito alla decisione da assumere, la fa la persona in merito al peso che dà ad alcune informazioni anziché altre, dai suoi orientamenti, dalla formazione, da come interpreta certe informazioni ambigue, ecc., quindi la sua volontà è fondamentale per realizzare una strategia o prendere una decisione, compresa quella di progettare l'organizzazione.

Le fasi della progettazione organizzativa si articolano in cinque differenti momenti:

1. La progettazione organizzativa parte dalla scelta della missione o della funzione a cui assolvere da parte dell'organismo. La missione rappresenta cosa l'organizzazione vuole essere in un contesto (Esempio: voglio essere la copisteria più economica o d'avanguardia della zona). Dalla Mission derivano le strategie che sono definibili come la linea di condotta di medio lungo periodo che tende a regolare i rapporti tra l'organizzazione e l'ambiente. Sostanzialmente definisce l'orientamento dell'organizzazione nel medio/lungo periodo nei confronti dell'ambiente (rapporto competitivo, cooperativo, ecc.). La Mission di un'organizzazione deve garantire il rispetto delle esigenze di tutti i portatori di interesse sia esterni che interni. In merito a ciò si individuano 4 funzioni che devono essere presenti e che la Mission deve assolvere (a seconda del tipo di organizzazione si può dare più importanza a una funzione anziché un'altra):
• Funzione di adattamento: deve creare prodotti o servizi utili al contesto in cui è inserita;
• Deve conseguire obiettivi di performance aziendale e di risultato come performance economiche o di benessere sociale. In ogni caso ha come funzione di realizzare risultati economici o sociali;
• La Mission si pone anche l'obiettivo di integrazione ovvero deve assolvere alla funzione di creare una coesione interna tra i soggetti che sono nell'organizzazione;
• Attraverso la mission, le organizzazioni svolgono la funzione di mantenere e sviluppare certi valori (Esempio: se l'organizzazione è un partito politico o la chiesa, la funzione di latenza è molto forte in quanto si cerca di preservare, sviluppare e diffondere determinati valori. Se invece si ha un'impresa molto competitiva sul mercato, è chiaro che si va a perseguire valori in termini di perseguimento delle performance curandosi meno dell'integrazione interna o del clima dell'organizzazione);
2. Una volta definita la mission, si passa alla raccolta degli elementi che influiscono sulla mission o sulla modifica della stessa. Si fa riferimento alle variabili chiave che influenzano l'organizzazione interna cioè le informazioni relative all'ambiente, la tecnologia, risorse umane. Si cercano informazioni relative soprattutto a queste tre variabili in quanto sono quelle che più delle altre creano situazioni di incertezza;
3. In seguito si passa alla combinazione fra gli elementi medesimi al fine di risolvere i problemi di:
• Divisione del lavoro fra i soggetti che operano nel sistema: si va a stabilire come ripartire le attività all'interno dell'organizzazione, si individua le relazioni all'interno delle diverse attività dell'organizzazione definendo se si ha relazioni di tipo gerarchico o orizzontale, ecc.;
• Definizione del modello di coordinamento rivolto a far funzionare il sistema in modo finalizzato;
• Individuazione dello stile di conduzione o di leadership dei singoli nuclei;
• Predisposizione della capacità decisionale iconica ad assolvere;