Lezioni, Programmazione e controllo

Programmazione e controllo

Cosa significa governare un'azienda?

Prendere decisioni in base alle risorse ottimizzandole sulla base delle competenze.

Tipi di approcci

• Day-by-day: Prevalentemente nelle piccole e medie imprese
  • Decide una sola persona;
  • Non c'è nessuna pianificazione;
  • Basso livello di complessità organizzativa;
  • Non si sa come evolverà l'azienda;
  • Si decide sulla base dell'intuito e delle doti imprenditoriali delle figure che guidano queste aziende attraverso la propria leadership;
  • Non utilizza un sistema di programmazione e controllo direzionale;
  • Tende ad inseguire tutte le opportunità;
  • Processo decisionale destrutturato e informale;
  • Processo decisionale accentrato su poche figure chiave;
  • Cronica mancanza di informazioni idonee a guidare il processo decisionale.
• Razionale ed anticipatorio:
  • Orientato al futuro;
  • Proattivo;
  • Necessita di informazioni;
  • Basato sulla delega del potere decisionale (budget e MBO);
  • Processo decisionale strutturato e formalizzato;
  • Sposta il baricentro della gestione agli altri attori;
  • L'enfasi della gestione è posta sul "pensare" prima di agire;
  • Anticipa i problemi;
  • È utile quando il numero di attori coinvolti è elevato e questi devono "giocare di squadra", in modo armonico e coordinato;
  • Gli obiettivi sono definiti con precisione, ripartiti e condivisi tra le persone;
  • Distribuzione delle risorse;
  • Controlla i risultati raggiunti (processi di controllo e monitoraggio);
  • Logica "meritocratica" (incentivi, percorsi di carriera e sviluppo professionale).

Strategia

Gli obiettivi di medio-lungo termine a valenza qualitativa (es. entrare nel mercato russo tra i primi player). Obiettivi intermedi a breve termine a valenza quantitativa (budget) (es. fatturato 2015 di 2 milioni).

Definizioni

• Strategia: Sistema di obiettivi di medio e lungo termine a valenza qualitativa.
• Pianificazione strategica: Processo di azioni svolto per perseguire gli obiettivi da realizzare, in funzione delle caratteristiche d'ambiente e d'impresa e della loro costante revisione nel tempo.
• Piano strategico (action plan): Strumento che caratterizza la strategia.

Dirigere e governare un'impresa

Per dirigere e governare un'impresa verso i propri obiettivi bisogna realizzare tre diverse tipologie di attività, complementari tra loro (Anthony, 1965):

1. Pianificazione strategica: Si definisce la strategia aziendale, si definiscono gli obiettivi da perseguire e le linee guida per il loro perseguimento.
2. Controllo direzionale (programmazione e controllo): Vengono definite le modalità attraverso le quali raggiungere gli obiettivi strategici e vengono realizzate le azioni prescelte a tale scopo.
3. Controllo operativo: Si verifica che i compiti attribuiti ad ogni unità elementare vengano eseguiti in modo efficace ed efficiente.

Benefici del sistema di controllo direzionale

• Controllo economico: I sistemi di programmazione e controllo (PC) consentono di identificare i driver, ovvero le determinanti dei risultati economici aziendali. I sistemi di PC "spezzano" la complessità dell'organizzazione per capire il motivo e in quale misura i risultati aziendali complessivi sono attribuiti a diverse determinanti.
• Controllo esecutivo: È la capacità che offrono i sistemi di PC per valutare le performance dei responsabili dei diversi centri di responsabilità. Valutano la misura in cui le diverse unità che compongono l'organizzazione hanno tenuto comportamenti o raggiunto i risultati coerentemente agli obiettivi prefissati.
• Supporto al processo decisionale: Aiutano l'azienda e il suo management con una serie di informazioni a prendere decisioni coerenti con gli obiettivi strategici prescelti, elevando l'efficacia e la tempestività del potere decisionale.
• Motivazione: Crea un miglior clima organizzativo, diffondendo una cultura "meritocratica"; si stimolano ed orientano le persone con un chiaro sistema di incentivi, di carriera, di politiche retributive ecc. Impattano sui comportamenti delle persone agendo sul loro commitment (impegno) e sulla loro soddisfazione.

Come funziona un sistema di programmazione e controllo?

Struttura informativa di controllo

• Budget: Rappresenta l'espressione economica-finanziaria dei programmi di azione aziendali, attraverso cui è possibile verificare la fattibilità dei programmi di azione prescelti e formalizzare gli obiettivi assegnati alle diverse unità organizzative.
• Informazioni relative ai risultati raggiunti, fornite attraverso:
  • Contabilità generale: Sintesi economico-finanziarie della gestione dell'impresa.
  • Contabilità analitica: Parte da quella generale ma relaziona i dati in base ad alcune variabili (prodotti, mercati, aree geografiche).
• Reporting: Informazioni necessarie per comprendere come si muove l'azienda e correggere qualche decisione. In questo modo è possibile valutare obiettivi predefiniti e risultati ottenuti.

Struttura organizzativa del sistema di controllo

Sistema dei ruoli e delle mansioni presenti in azienda. Le informazioni rese disponibili dal sistema informativo di controllo devono essere messe nelle mani di tutte le unità organizzative. È necessario introdurre il concetto di:

• Centro di responsabilità: È un gruppo di persone che opera impiegando determinate risorse e ottenendo definiti risultati sotto la guida di un dirigente responsabile delle azioni intraprese. A tali centri viene attribuita la responsabilità di raggiungere certi obiettivi a fronte dell'autonomia decisionale concessa. L'insieme di tutti i centri di responsabilità costituisce la struttura organizzativa del sistema di controllo direzionale. (unità organizzativa, responsabile che decide le azioni in base alle risorse e agli obiettivi assegnati, obiettivi, risorse, azioni, risultati, valutazione)

Processo di controllo decisionale

Le fasi attraverso le quali viene organizzato il processo di PC in azienda:

• Fase di programmazione: Si definiscono i programmi d'azione necessari al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
• Fase di formulazione del budget: Si definisce il fabbisogno di risorse necessario per sostenere i programmi di attività.
• Fase di svolgimento dell'attività e misurazione: Si attuano i programmi di azione prescelti e si misurano i risultati conseguiti.
• Fase di reporting e valutazione: Si confrontano gli obiettivi prestabiliti con quelli raggiunti e si attuano eventuali interventi correttivi.

Attività di controllo direzionale

L'attività di controllo direzionale deve essere pensata in termini di tempi, fasi, modalità e attori coinvolti. Il processo di PC si sviluppa dalla strategia, obiettivi a breve termine a valenza quantitativa.

Attori coinvolti nel processo

• Top management: Avvia il processo e lo orienta in modo costante verso il raggiungimento degli obiettivi.
• Titolari dei centri di responsabilità: Gestiscono il processo attuato supportati dal controllo direzionale, e assumono le responsabilità dei livelli di performance raggiunti.
• Collaboratori dei responsabili dei centri di responsabilità: Possono essere coinvolti nel processo di controllo direzionale. Il loro coinvolgimento tende ad elevare il grado di condivisione degli obiettivi presi dai singoli centri di responsabilità.
• Direzione amministrativa: Ha la ownership dell'intero processo di controllo, coordina il comportamento dei singoli attori, crea lo "spirito di squadra" e assicura la disponibilità delle informazioni necessarie ad alimentare il processo di controllo direzionale.

Strumenti di controllo

• Contabilità analitica;
• Algoritmi dell'analisi differenziale o dell'analisi di break even;
• Reporting.

Meccanismi di coordinamento organizzativo delle risorse umane

1. Standardizzazione dei processi o degli input: L'imprenditore (top management) definisce la strategia, gli obiettivi di budget, definisce la metodologia attraverso la quale ciascuna risorsa deve raggiungere i propri obiettivi (controllo formale); (strategia, obiettivi di budget imposti, metodo di lavoro -> controllo formale)
2. Standardizzazione dei risultati o degli output MBO: L'imprenditore condivide la strategia con i suoi collaboratori. Gli obiettivi di budget sono negoziati e non imposti, viene lasciata autonomia e responsabilità nel raggiungere i risultati, si parla di controllo sostanziale, cioè basato sulla sostanza dei fatti. (strategia condivisa, obiettivi di budget negoziati, autonomia e responsabilità -> controllo sostanziale) In questo approccio è importante inserire un sistema di incentivi che premi le performance realizzate che hanno permesso di raggiungere gli obiettivi prefissati e condivisi. Questo metodo si sposa bene con l'approccio razionale ed anticipatorio.

ASA (Area Strategica d'Affari)

È una combinazione: tecnologia di produzione -> prodotto -> mercato.

Dove i sistemi di programmazione e controllo funzionano meglio?

In tutti quei contesti aziendali con le seguenti caratteristiche:

• Risorse scarse;
• Contesto dinamico;
• Alta complessità organizzativa;
• Necessità di delega del potere decisionale.

Modello di Brunetti (esame)

Questo modello evidenzia un approccio situazionale (si parte da una situazione specifica) e sistematico all'introduzione del controllo di gestione in azienda.

Fattori di input

Gli elementi di peculiarità di un'azienda, che rendono l'azienda diversa da tutte le altre, che dobbiamo studiare e comprendere.