Ict e società dell'informazione - Come realizzare testi in Word 2010

Presentazione

Ad un primo sguardo si può immediatamente notare che la finestra visualizzata all’avvio del programma può essere divisa in due parti principali:

• Un documento vuoto in cui digitare il testo;
• I comandi che permettono di eseguire le diverse operazioni;

I comandi sono disposti nella parte superiore della schermata e possono essere suddivisi in tre macrocategorie:

• La barra multifunzione
• La scheda File
• La barra di accesso rapido

La barra multifunzione

Tutti i comandi utili alla redazione di un documento sono contenuti nella barra multifunzione (essa è divisa in schede che corrispondono ad un insieme specifico di funzioni). Le schede sono divise in gruppi, ossia sottoinsiemi omogenei di comandi. Ad esempio nella Home sono presenti i gruppi: appunti, carattere, paragrafo, stili, modifica. Nel gruppo “appunti” ci sono i comandi che permettono di spostare del testo in maniera rapida ed efficace, da una parte all’altra del documento o fra un documento e l’altro; nel gruppo “carattere” ci sono i comandi che consentono la formattazione del testo e così via.

I comandi consentono o l’esecuzione diretta di una funzione o la visualizzazione di un menu contenente una lista di funzioni; questi ultimi sono caratterizzati da una freccia verso il basso. I comandi visibili nelle schede non esauriscono l’intera gamma di funzionalità presenti in Word 2010. Ve ne sono molte altre che possono essere visualizzate ed attivate tramite degli appositi pulsanti (“freccia”, in basso a destra di ogni riquadro dei gruppi).

La scheda file

Contiene i comandi principali necessari alla gestione dei documenti (“file” in inglese). La sua funzione è diversa da quella delle altre schede e per questa ragione è visualizzata con una colorazione differente. Infatti, mentre le schede finora viste raccolgono i comandi per operare in un documento, la scheda File raccoglie i comandi per eseguire un’operazione su un documento.

Facendo clic sulla scheda File viene attivata la visualizzazione backstage che occupa l’intero schermo lasciando visibili solo le intestazioni delle cartelle della barra multifunzione. All’interno di tale visualizzazione alcuni comandi (salva, salva con nome, apri, chiudi, opzioni ed esci) sono visibili immediatamente dopo aver attivato la visualizzazione backstage. Gli altri sono raccolti nelle sezioni in cui tale visualizzazione è divisa. Ad esempio, facendo clic sulla sezione Guida, visualizzerai tutti i comandi utili ad ottenere informazioni su Word 2010.

Per uscire dalla visualizzazione del documento è possibile operare in più modalità:

• Un clic su una qualsiasi scheda della barra multifunzione
• Un clic sulla scheda File
• Premere il tasto Esc della tastiera

Le schede che sono sempre a video raccolgono la maggior parte dei comandi di Word. Vi sono però altre schede che compaiono solo nel momento in cui si rende necessario l’utilizzo dei comandi in esse contenuti. Ad esempio, se all’interno di un documento è inserita una tabella, posizionando il cursore al suo interno, sulla barra multifunzione appaiono due schede aggiuntive contenenti comandi relativi alla tabella stessa.

La barra di accesso rapido

In Word esistono, infine, dei menu contestuali che vengono visualizzati facendo clic con il tasto destro del mouse in un determinato punto della finestra di Word; tali menu contengono le operazioni più comuni che possono essere eseguite in quel contesto.

Accanto alla scheda File sono presenti delle icone che corrispondono a dei comandi di uso assai comune. Per impostazione predefinita su tale barra sono presenti le icone:

• Salva
• Annulla
• Ripristina

I comandi di Word 2010 possono essere attivati anche senza l’utilizzo del mouse; infatti, ad ogni comando è associata una combinazione di tasti che ne consente l’esecuzione. Tale combinazione di tasto è sempre preceduta dal tasto Alt. Ad esempio, la visualizzazione della Scheda File, è possibile anche tramite la combinazione di tasti Alt + F. Conoscere le combinazioni di tasti è molto semplice. Dato che il primo tasto di ogni combinazione è Alt, quando questo tasto viene premuto accanto ad ogni comando vengono visualizzati i tasti successivi da utilizzare per la sua attivazione.

Ci sono anche delle vere e proprie “scorciatoie” da tastiera, come Ctrl + F4, per chiudere un documento.

Quindi per chiudere un documento in Word sono possibili tre procedure:

• Tasto “Chiudi”
• Alt + F + H
• Ctrl + F4

Lavorare con i documenti

Per avviare il programma è sufficiente selezionare l’apposita voce contenuta nella cartella Microsoft Office. Attivando il menu d’avvio e visualizzando l’elenco completo dei programmi si trova una cartella dove sono contenuti i programmi della suite Office. Per aprire Word è sufficiente un clic sulla voce corrispondente.

NB: il menu di avvio può essere avviato anche premendo il tasto Windows.

Per chiudere il programma è sufficiente premere il tasto “Chiudi” in alto a destra. In alternativa, è possibile chiudere Word selezionando la voce presente all’interno della scheda File (→ fare clic sulla scheda File e fare clic su Esci).

NB: Word può essere chiuso anche con la combinazione Alt + F4.

I file già creati possono essere visualizzati (per apportarvi delle modifiche o semplicemente per consultarli) tramite una semplice procedura; anche in questo caso il comando è presente all’interno della scheda File.

Per aprire un documento già esistente dobbiamo:

• Fare clic sulla voce Apri nella scheda File
• Individuare la posizione del file
• Selezionare il documento da aprire
• Fare clic su Apri

NB: per attivare il comando Apri tramite tastiera si può usare la combinazione Ctrl + F12.

Struttura della finestra Apri

La barra degli indirizzi si trova nella parte superiore della finestra di ogni cartella e visualizza il percorso corrente come una serie di collegamenti separati da frecce. Facendo clic sugli elementi della barra sarà possibile navigare nelle cartelle e sottocartelle in cui è diviso il PC. Facendo clic sulla sezione Rete si visualizzerà la struttura delle cartelle. In quest’area sono visualizzati i file e le cartelle presenti nell’elemento selezionato nella barra laterale o nella barra degli indirizzi.

Il Riquadro di spostamento è diviso in sezioni. Nella sezione Preferiti sono elencati i collegamenti alle cartelle ed i file utilizzati più frequentemente. La sezione Raccolte contiene i collegamenti alle Raccolte di Windows (Documenti, Immagini, Musica, Video). Facendo clic sulla sezione Computer si visualizzerà la struttura delle cartelle e sottocartelle in cui è diviso il PC.

Creare un nuovo documento:

• Visualizzare la scheda File
• Fare clic su Nuovo
• Fare clic sul comando Crea, posizionato sulla destra della pagina

NB: oppure Ctrl + N

Quando Word crea un nuovo documento, si basa su un modello ossia su un’impostazione predefinita per la tipologia di documento da creare. Quello comunemente utilizzato è Documento vuoto ed è per questo che è il primo proposto in automatico dal programma ed è quello che viene utilizzato se non si opera alcuna selezione, nella sezione Nuovo è comunque possibile scegliere anche altri modelli per il documento che si andrà a creare. Tutti i modelli disponibili sono riportati nella sezione Nuovo. Ogni volta che si seleziona con il mouse un modello, viene visualizzata una sua anteprima (per creare un nuovo documento a partire da un modello disponibile è sufficiente: a) selezionare il modello di interesse b) fare clic su Crea).

Sono disponibili anche modelli presenti sul sito Web office on line. Per utilizzare i modelli già installati occorre:

• Selezionare il modello di interesse
• Fare clic su Scarica

Per salvare un documento (ossia assegnargli una posizione ed un nome univoco nel computer) bisogna:

• Fare clic sulla scheda File
• Fare clic su Salva

NB: oppure Shift + F12.

Al primo salvataggio il sistema visualizza la finestra Salva con nome in cui occorre specificare la posizione in cui desideri salvare il file ed il nome che intendi assegnargli. Supponiamo di voler salvare il nuovo documento all’interno della cartella Personale con il nome Memo; per farlo bisognerà:

• Selezionare la cartella con un doppio clic
• Digitare il nome all’interno del campo corrispondente

In alternativa si può premere il tasto Salva (barra di accesso rapido, in alto a sinistra).

NB: per attivare il comando Salva con nome tramite tastiera si può usare il tasto F12.

.docx è il formato predefinito per i documenti di Word. Se lo si desidera è possibile salvare i documenti anche in altri formati scegliendo la voce di interesse dal menu Tipo File. Consente di sfruttare al massimo tutte le potenzialità di Word 2007/2010; presenta, però, come inconveniente quello di non poter essere aperto da precedenti versioni di Word.

Documento di Word 1997-2003 (.DOC) è il formato utilizzato dalle precedenti versioni di Word. Se si desidera condividere un documento con persone che utilizzano una di queste versioni è opportuno salvare il documento in questo formato.

Rich text Format (.RTF) un documento con tale formato può essere letto da tutti i principali programmi di elaborazione testo anche non appartenenti al pacchetto Office.

Modello di Word (.DOTX) come suggerito dal suo nome è il formato che contraddistingue i modelli di Word 2007/2010 il cui utilizzo è stato precedentemente illustrato.

A partire da Word 2007 è possibile avvalersi della funzione Salva con nome anche per creare, partendo da un documento Word, dei file PDF: formato aperto, visualizzabile e stampabile su tutte le piattaforme, comunemente utilizzato per lo scambio di documenti di diverso tipo (testo, grafica, etc.).

Con Word è possibile lavorare con più documenti aperti contemporaneamente. Per visualizzare la lista dei documenti aperti devi:

• Attivare la scheda Visualizza
• Aprire il menu Cambia finestra

NB: per spostarti fra le finestre aperte puoi utilizzare la combinazione di tasti Alt + F6.

Nel menu Cambia finestra (alto a destra) il documento attualmente in uso è visualizzato con un segno di spunta associato al nome. Per visualizzare un altro documento è sufficiente selezionare la voce di interesse.

Se invece di chiudere Word si desidera chiudere solo un documento su cui si sta lavorando:

• Clic sulla scheda File
• Selezionare la voce Chiudi

Attenzione: se tra il momento in cui chiudi il documento e l’ultimo salvataggio sono state effettuate delle modifiche, il sistema ti chiederà se vuoi procedere al loro salvataggio. NB: per chiudere un documento tramite tastiera puoi anche utilizzare la combinazione di tasti Ctrl + F4.

Migliorare la produttività

In Word ad ogni documento è associato un autore. Tale funzionalità è assai utile in contesti organizzativi complessi. Il nome dell’autore può essere modificato:

• Fare clic su File
• Fare clic su Opzioni
• Digitare il nuovo nome all’interno della casella di testo Nome Utente
• Modificare eventualmente le iniziali
• Fare clic su Ok

La modifica sarà applicata ai futuri documenti ma se lo si desidera è anche possibile modificare l’autore del documento attualmente in uso:

• Visualizzare la scheda File (sezione Informazioni)