Gestione informatica dei dati aziendali 6

Gestione informatica dei dati aziendali

Concetti generali sull'informatica aziendale

L'informatica (informazione automatica) è la scienza che studia la rappresentazione e l'elaborazione automatica dell'informazione, compiuta da macchine appropriate per l'elaborazione dei dati. Bisogna fare differenza tra dati e informazioni.

• Dato: Sono la descrizione elementare di una cosa, di un avvenimento o di un evento; sono la base attraverso cui vengono rappresentati i fenomeni aziendali elementari, vengono raccolti, memorizzati ed elaborati per ottenere informazioni.
• Informazione: È un dato che è stato sottoposto a un processo che lo ha reso significativo per il destinatario.

La produzione delle informazioni è al cuore di un sistema informativo.

• Sistema informativo: È un insieme di elementi interconnessi che raccolgono, memorizzano ed elaborano dati trasformandoli in informazioni per supportare le attività decisionali e di controllo di un'azienda. L'obiettivo finale è la distribuzione di informazioni alle persone che operano all'interno dell'azienda nel momento in cui l'informazione è necessaria. Il sistema informativo può prescindere dall'informatica.
• Sistema informatico: È l'insieme degli strumenti informatici a supporto delle diverse attività di un'organizzazione, il sistema informatico costituisce soltanto una parte del sistema informativo.

In un ambiente sempre più dinamico come quello odierno, le imprese si trovano in una situazione di grande complessità gestionale e nell'esigenza di dover gestire quantità sempre maggiori di informazioni in modo sempre più efficace, efficiente e tempestivo per poter così rispondere ai continui cambiamenti del mercato e delle sue esigenze. Prendere decisioni velocemente richiede la possibilità di disporre di tutte le informazioni necessarie in tempi rapidi, il che è possibile solo se l'impresa è dotata di un sistema informativo in grado di rendere disponibili le informazioni in tempo reale. Quindi un sistema informativo deve essere:

• Efficiente: Fa riferimento al rapporto input-output, avere la capacità di ottenere il miglior risultato con le risorse a disposizione.
• Efficace: Fa riferimento al rapporto tra il risultato ottenuto e l'obiettivo prefissato.

Il sistema informativo aziendale è un insieme di persone, apparecchiature, applicazioni, procedure e dati che permettono all'azienda di predisporre delle informazioni necessarie nel posto giusto al momento giusto. Possiamo distinguere in generale due tipi di sistemi:

1. Aperto: È un sistema caratterizzato da un output corrispondente a un input, ma in cui il primo è separato dal secondo e non ha influenza su di esso.
2. Chiuso (feedback system): È un sistema influenzato dal suo comportamento passato. Questi sistemi possono essere a retroazione negativa o positiva a seconda del fatto che modifichino il loro comportamento in funzione dell'insuccesso o del successo nel perseguimento di un determinato obiettivo.

Il concetto di sistema fu per la prima volta individuato in ambito biologico da Bertalanffy, che concepisce il sistema come un conglomerato di parti non scollegate tra di loro che costituiscono un organismo vivente e che sono organizzate in modo che la struttura resista al mutare delle energie e delle risorse. Questa concezione si adegua ai fenomeni aziendali e sociali. Infatti, attraverso la teoria dei sistemi si tende a creare una struttura che generi le condizioni per un corretto processo decisionale.

Un sistema informativo, quindi, è composto da vari sottosistemi per le decisioni:

• Decisioni esterne
• Decisioni operative
• Decisioni direzionali
• Decisioni strategiche

E anche sottosistemi quali:

• Sistemi di pianificazione e controllo, con l’obiettivo di raccogliere ed analizzare dati particolarmente rilevanti necessari alla pianificazione
• Sistemi per la gestione e la distribuzione, con l’obiettivo di razionalizzare le attività e le consegne

Un sistema informativo aziendale in generale ha come obiettivo l'integrazione tra tutte le entità informative, inoltre ha l'obiettivo di generare informazioni omogenee e tempestive su tutti i livelli operativi. Per esempio, nel livello operativo delle accettazioni degli ordini, il sistema informativo deve permettere alla direzione commerciale di precisare i tempi di consegna, fornire un migliore flusso informativo alla programmazione della produzione e al dipartimento di R&D, inoltre deve informare la direzione sulle scorte in magazzino. Ogni organizzazione ha al suo interno un sistema di comunicazione, la comunicazione interna è strettamente connessa alla tipologia e alla qualità delle informazioni provenienti dall'esterno. Per la generazione di un sistema informativo aziendale bisogna innanzitutto esaminare la struttura organizzativa, ricostruire quindi la rete e i flussi informativi interni, infine creare una mappatura dei sottosistemi informativi.

Un sistema informativo aziendale deve quindi:

1. Acquisire i dati
2. Elaborarli
3. Restituire informazioni

Queste attività sono svolte, all'interno dell'azienda, da elementi aziendali (manager, dipendenti, unità organizzative…) che interagiscono continuamente. Al giorno d'oggi le attività del sistema informativo aziendale vengono svolte con l'ausilio delle tecnologie informatiche, per questo motivo si parla di CBIS (Computer based information system).

• Infrastruttura IT: È l'insieme delle risorse tecnologiche condivise, che fornisce una piattaforma per le specifiche applicazioni del sistema informativo aziendale.

L'infrastruttura IT è costituita da un insieme di dispositivi fisici (hardware) e di applicazioni (software) che servono per far funzionare l'azienda. È soprattutto un insieme di servizi aziendali condivisi che comprende:

• Macchine (PC, palmari) utilizzate per fornire servizi che collegano il personale dell'azienda, clienti e fornitori in un unico ambiente;
• Servizi di telecomunicazione;
• Servizi di gestione dati per memorizzare e gestire dati aziendali;
• Software che forniscono supporto all'intera azienda.

L'IT costituisce un elemento fondamentale del sistema informativo, in quanto consente l'automazione di larga parte delle procedure organizzative.

Evoluzione storica del settore informatico

La nascita della società dell'informazione si ha nel 1945 con la realizzazione del primo computer interamente elettronico (ENIAC). Fino al 1960 il calcolatore trovava applicazione principalmente nei centri strategici militari. Nel 1965 venne introdotto il mainframe per impieghi aziendali; i mainframe supportavano la sola elaborazione di un compito alla volta. Un primo grande balzo verso la diffusione del computer si registrò negli anni '70; l'introduzione di nastri e dischi magnetici di sempre maggior capacità consentirono la memorizzazione permanente dei dati, l'invenzione della programmazione strutturata e dei sistemi operativi stratificati resero più agevole scrivere e modificare programmi applicativi.

La comparsa del PC IBM nel 1981 viene in genere indicata come l'inizio dell'epoca dei personal computer che utilizzavano, dapprima il sistema operativo DOS, e poi il sistema operativo Microsoft Windows (Wintel PC, che divenne il computer da tavolo più diffuso). A partire dagli anni '80 l'evoluzione dei calcolatori ha determinato un rapido susseguirsi di innovazioni. Potenza di calcolo aumentata rapidamente, è aumentata la disponibilità di memoria centrale, si sono affermati database relazionali (RDBMS).

Agli inizi degli anni '90 le aziende adottarono standard di rete e strumenti software in grado di integrare le reti e le applicazioni più disparate in un'infrastruttura globale a livello d'impresa. A partire dal 1995 le aziende iniziarono a utilizzare lo standard TCP/IP per collegare le diversi reti interne.

I cambiamenti nell'infrastruttura IT sono il risultato dello sviluppo di 5 trend:

1. L'incremento della capacità computazionale: Nel 1965 Moore scrisse che dal 1959 il numero dei componenti presenti sul processore era raddoppiato ogni anno, riducendo i costi di ogni singolo componente; questa dichiarazione divenne il fondamento della “Legge di Moore” che è stata interpretata in diversi modi:
   • La potenza dei microprocessori raddoppia ogni 18 mesi,
   • La capacità computazionale raddoppia ogni 18 mesi,
   • Il prezzo dei computer si dimezza ogni 18 mesi.
   Compattando un numero sempre maggiore di transistor in spazi sempre più ridotti è possibile diminuire i costi dei transistor e dei prodotti che li utilizzano.
2. L'incremento della capacità di memorizzazione e archiviazione digitale delle informazioni: Il mondo produce qualcosa come 5 Exabyte di informazioni (5 miliardi di gigabyte). La quantità di informazioni digitali raddoppia approssimativamente ogni anno. Gran parte della crescita delle informazioni dipende strettamente dalla possibilità di memorizzare dei dati in formato digitale. Anche il costo della memorizzazione delle informazioni digitali diminuisce in modo esponenziale.
3. La diffusione delle tecnologie secondo un modello a rete: Robert Metcalfe dichiarò nel 1970 che il valore o la potenza di una rete cresce esponenzialmente in funzione del numero dei membri della rete stessa.
4. La riduzione dei costi delle telecomunicazioni e dell'accesso a Internet.
5. La diffusione di standard tecnologici e di mercato: Gli standard sono specifiche che stabiliscono la compatibilità dei prodotti e la loro capacità di comunicare via rete. Alcuni standard principali:
   • ASCII ha reso possibile lo scambio di dati tra macchine di diversi produttori, in un secondo tempo è diventato il linguaggio universale per collegare dispositivi di I/O al PC.
   • TCP/IP è un insieme di protocolli di comunicazione che consente a milioni di computer di collegarsi in un'unica grande rete globale (Internet).
   • WWW (World Wide Web): È uno standard per la memorizzazione, formattazione e visualizzazione di informazioni sotto forma di pagine web comprendenti testo, grafica, audio e video.
   • ETHERNET: Che ha consentito la connessione di PC in piccole reti locali LAN, che tramite il protocollo TCP/IP possono collegarsi a Internet.

Evoluzione storica dei sistemi informativi aziendali

Le prime applicazioni dell'informatica in ambito aziendale sono cominciate negli anni '50. Soltanto negli anni '70, con i minicomputer, le aziende cominciarono ad adottare dei veri e propri sistemi informatici a supporto di diverse aree, l'informatica divenne l'occasione per riprogettare e razionalizzare tutti i processi aziendali. A partire dagli anni '90 il sistema informativo non poteva più essere composto da singole isole automatizzate, ma doveva diventare un substrato armonico in grado di sostenere interamente l'azienda. A livello operativo, la diffusione di Internet ha portato al consolidamento di canali di vendita e approvvigionamento diretti via Web. Ciò ha portato a un radicale cambiamento nei rapporti azienda, cliente e fornitore. A livello di gestione e pianificazione strategica, si affermano strutture informatiche orientate all'analisi di dati sintetici e all'estrazione di informazioni strategiche tramite l'elaborazione dei dati raccolti.

L'aumento della quantità e qualità di dati e l'affermarsi di tecnologia via via più evolute hanno suggerito all'azienda di revisionare i processi esistenti, introducendo nuove modalità di lavoro e di trattamento dell'informazione. Tutto questo ha avuto un impatto notevole sull'organizzazione aziendale.

Struttura dell'azienda e del suo sistema informativo

Il rapporto tra tecnologie informatiche e impresa può essere distinto in tre grandi filoni teorici:

1. Filone dell'imperativo tecnologico: Considera le tecnologie informatiche come un'entità oggettiva, non modificabile e indipendente dal contesto sociale e organizzativo nel quale sono inserite.
2. Filone della scelta strategica: Concepisce le tecnologie informatiche come risorse malleabili e modificabili in funzione della strategia di un'impresa. I manager allineano la tecnologia, plasmandola, all'assetto organizzativo e agli obiettivi strategici dell'impresa.
3. Filone strutturazionista: Secondo il quale le proprietà istituzionali dell'azienda (organizzazione, strategia, ideologia, cultura…) e la tecnologia influenzano il comportamento degli attori (manager, sviluppatori, utenti…) ma non devono essere considerate come qualcosa di necessario. Gli attori sono influenzati e al tempo stesso modificano le proprietà istituzionali dell'impresa e la tecnologia attraverso il continuo utilizzo.

La funzione primaria del sistema informativo è supportare chi fa funzionare l'azienda o parte di essa attraverso la propria attività. L'articolazione del sistema informativo deve rispondere in modo adeguato a ogni diversa esigenza informativa, essa è relativa al tipo di attività che ogni persona deve compiere all'interno dell'organizzazione. Man mano che si sale nel livello decisionale, la necessità di molte informazioni dettagliate decresce, mentre cresce l'esigenza di avere poche informazioni sintetiche di qualità che permettano l'adozione di decisioni strategiche corrette.

In generale, il processo decisionale si attua a partire da un problema: il decisore utilizza la propria esperienza e, dalle informazioni che ha a disposizione, formula ipotesi, elabora ragionamenti, cerca conferma fino alla formulazione di una decisione. A livello di direzione strategica competono informazioni sintetiche, diversificate e poco strutturate. A livello tattico competono le attività di definizione di obiettivi a breve compatibili con il piano strategico aziendale e con il controllo periodico dei risultati ottenuti. Le informazioni necessarie a questo livello sono ottenute da sintesi di dati estratti prevalentemente dai sistemi di supporto operativo, che si occupa dell'attuazione dei piani e dello svolgimento dell'attività corrente. A questo livello competono la registrazione di eventi aziendali (inserimento di un ordine, registrazione di un pagamento, avanzamento dei processi ecc.).

Componenti dell'infrastruttura

Le diverse esigenze informative hanno portato nel tempo a una separazione tra:

1. Sistemi operazionali: Sono sistemi di supporto alle decisioni, amministrazione e per la pianificazione e il controllo operativo, costituendo l'infrastruttura informatica su cui si appoggia l'attività esecutiva. Le funzioni principali sono:
   • L'automazione di attività procedurali
   • Il supporto alle attività aziendali
   • La raccolta dei dati
2. Sistemi informazionali: Supportano il processo decisionale seguendo i passaggi logici del decisore e dandogli la possibilità di avere visioni diversamente organizzate dei dati. L'esigenza informativa richiede:
   • Informazioni sui risultati rispetto agli obiettivi aziendali
   • Strumenti per il confronto tra indicatori aziendali
   • Strumenti che facilitino il processo decisionale
   A differenza dei sistemi operazionali, il punto focale dei sistemi informazionali è la base di dati (data warehouse).

L'elevata discrepanza tra le esigenze informative dei diversi livelli operativi e decisionali aziendali impone l'adozione di sistemi differenziati. I sistemi informativi devono guidare sia l'attività operativa che quella decisionale. Nel tempo sono sorte due diverse famiglie di sistemi:

OLTP (On Line Transaction Processing)