Elementi di archivistica - Appunti

Tipologia degli archivi

Archivi pubblici dello Stato

degli enti pubblici territoriali (Comune, Provincia, Regione)

di enti pubblici non statali e non territoriali (notarili)

Gli archivi di Stato sono attualmente organi periferici che dipendono da un ufficio centrale per i beni archivistici del Ministero per i Beni Culturali e Ambientali (legge 29 gennaio 1975, n. 5, e D.P.R. 13 dicembre 1975, n. 805).

Le funzioni dell'ufficio centrale per i beni archivistici riguardano la conservazione dei documenti dello Stato italiano e degli Stati italiani preunitari; la vigilanza sugli archivi non statali; la ricerca scientifica del settore e la documentazione.

Gli archivi di Stato comprendono tutto il materiale costituito dagli atti che la pubblica amministrazione, gli uffici pubblici e la magistratura hanno redatto nei diversi tempi della loro funzione. A Roma esiste inoltre un archivio centrale, dove è possibile cercare la documentazione riguardante l'attività amministrativa dello Stato dal...

1861 a oggi. Presso gli archivi più importanti sono aperte al pubblico scuole di paleografia, diplomatica e archivistica. In linea di principio gli archivi di Stato sono pubblici; esistono però restrizioni per gli atti segreti e per i documenti riguardanti la politica estera e interna dopo il 1877. La pubblicazione di documenti di politica estera dal 1861 al 1943 da parte del Ministero degli Esteri ha attenuato alquanto il rigore delle restrizioni. Gli archivi sono per legge possesso del demanio di Stato, se appartengono allo Stato; delle province e dei comuni se possesso dell'una o dell'altra di queste giurisdizioni.

Gli archivi comunali e provinciali sono sottoposti alla regolamentazione della legge comunale e provinciale e comprendono sia gli atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria l'evidenza.

Gli archivi regionali sono sottoposti alla regolamentazione della normativa vigente legge comunale e provinciale e comprendono sia gli atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria l'evidenza.

Atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria l'evidenza. Gli archivi notarili sono distinti in distrettuali e mandamentali, raccolgono gli atti ricevuti dai notai del relativo distretto notarile e le copie degli atti del locale ufficio del registro, dopo dieci anni dalla loro registrazione. Gli altri archivi di enti pubblici non statali e non territoriali, sono sottoposti alla soprintendenza della circoscrizione archivistica cui appartengono.

Archivi privati familiari, ecclesiastici, di associazioni private, partiti, sindacati, banche e imprese. Gli archivi ecclesiastici, provenienti cioè da enti ecclesiastici comprendono: l'archivio pontificio vaticano, che raccoglie i documenti della Chiesa, gli archivi metropolitani o arcivescovili, gli archivi diocesani o vescovili, gli archivi parrocchiali, ecc. Gli archivi privati sono sottoposti alla soprintendenza della circoscrizione archivistica cui appartengono.

Archivi vivi o aperti: pubblici e privati

Appartenenti cioè ad amministrazioni, enti o persone ancora in vita e quindi suscettibili di aumenti e di trasformazioni

Archivi morti o chiusi: pubblici e privati che hanno cessato le loro funzioni o la loro esistenza (es. Archivi IPAB).

PARTIZIONE DI UN ARCHIVIO

Archivio corrente: atti relativi ad affari in corso di trattazione

Archivio di deposito: atti relativi a pratiche esaurite da meno di 40 anni. Gli atti sono conservati per un periodo di tempo predeterminato secondo la loro tipologia, trascorso il quale vengono versati in un archivio generale o inviati al macero.

Archivio storico: atti relativi a pratiche esaurite da più di 40 anni.

PROTOCOLLO

Protocollazione (o registratura): è la registrazione annuale in ordine numerico progressivo di tutte le carte, memorie e provvedimenti in arrivo ed in partenza.

Protocollo: è il registro che fa fede dell'esistenza del documento.

Registro di protocollo

Elementi principali: n. d'ordine, data della registrazione, oggetto.

allegati(partenza): destinatario• (arrivo): mittente•data e n. delle carte in arrivo

Elementi accessori: n. antecedente n. susseguente

classificazione

annotazioni

Avvertenza - Qualora non risultino tra di loro concatenati i quattro elementi principali (n°progressivo / estremo cronologico / mittente o destinatario / oggetto), la registrazione non può fornire garanzie giuridiche ed il protocollo diviene un semplice strumento di attestazione.

L'uso della cosiddetta risposta "a fronte" non consente di ricollegare con modalità certa il numero progressivo, già assegnato alla nota di arrivo, all'estremo cronologico della spedizione; siffatta registrazione, quindi, non può essere ritenuta giuridicamente rilevante, né può costituire prova privilegiata giudiziale.

La materia è disciplinata dalla Circolare del Ministero dell'Interno, 1 marzo 1897, n. 17100-2.3 Cassazione penale, sez. V, 6 ottobre 1987, Riv. pen. 1988

863; "Il registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio, il quale fa fede della data di ricevimento ovvero di spedizione di atti privati o della pubblica amministrazione, ha natura di atto pubblico". Consiglio di Stato, 1993, I, 838; Foro amm., 1993, 1494 e Giust. civ., 1993, I, 3120: "Il protocollo delle pubbliche amministrazioni è un atto pubblico di fede privilegiata [...]"

ARCHIVIO CORRENTE

Classificazione: è l'operazione preposta all'archiviazione

Titolario: quadro di classificazione ovvero schema preordinato per la classificazione degli atti e dei documenti di archivio, per lo più suddiviso in titoli (o categorie), classi, rubriche (o fascicoli), in base al quale i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.

Scarto (o selezione conservativa): eliminazione delle carte di valore marginale, prive di efficacia giuridica, amministrativa, tecnica e culturale. Operazione da effettuare entro il

1. 40°anno: prima del passaggio dei documenti all'Archivio storico, ossia alla Sezione separata.
2. Lo scarto rappresenta il momento qualificante nella selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente.
3. Massimario di conservazione e scarto: schema preordinato della tipologia degli atti con l'indicazione del periodo di conservazione di ogni categoria o tipologia di tali atti, indicante i documenti eliminabili attraverso la procedura di scarto, prevista dalla legge.

GLOSSARIO DEI TERMINI PIÙ COMUNI

1. Documento - Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova.
2. Faldone, busta, cartella - Unità di consistenza, ossia il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o i documenti sciolti.
3. Fascicolo - Unità archivistica costituita da documenti relativi a un determinato affare, collocati in ordine cronologico. Costituisce

l'unità di base, indivisibile di un archivio. Talora comprende documenti relativi ad affari diversi o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in sottofascicoli.

Ordinamento - Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo scorso si è affermato il metodo storico, basato sul rispetto del principio di provenienza.

Inventario - Strumento di ricerca; descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unità archivistiche che compongono un fondo.

Registro - Unità archivistica costituita da più fogli rilegati insieme.

Serie archivistica - Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.

Versamento - Operazione mediante la quale un ufficio trasferisce periodicamente la propria documentazione, non più

occorrente alla trattazione degli affari, nell'Archivio storico (o Sezione separata), previe operazioni di scarto. La legge prevede che debbano essere versati i documenti relativi agli affari esauriti da oltre un quarantennio.

Il termine è adottato anche per il passaggio di documenti dall'archivio corrente all'archivio di deposito.

Vincolo archivistico - Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono l'archivio.

11CODICE DEONTOLOGICO 4Codice internazionale di deontologia degli archivisti

Prefazione

01. Un codice di deontologia degli archivisti ha lo scopo di fornire alla professione regole di condotta di alto livello. Dovrebbe inoltre sensibilizzare al rispetto di tali regole i nuovi membri della professione, ricordare agli archivisti più esperti le loro responsabilità professionali ed ispirare al pubblico fiducia nella professione.

02. Il termine "archivista", nel senso utilizzato in questo testo, si applica a tutti

coloro la cui responsabilità èdi controllare, prendere in gestione, trattare, conservare, restaurare e amministrare gli archivi.

Gli organismi datori di lavoro e le istituzioni archivistiche sono incoraggiati ad adottare programmigenerali e pratiche quotidiane che consentano l’applicazione di questo codice.

Questo codice è destinato a fornire un orientamento etico alla condotta dei membri della professione enon a fornire soluzioni specifiche a particolari problemi.

Ogni articolo è accompagnato da un commento che sviluppa e illustra il principio enunciato; articoli ecommenti formano un tutt’uno e insieme costituiscono il testo del codice di deontologia.

L’applicazione del codice dipende dalla buona volontà delle istituzioni archivistiche e delle associazioniprofessionali. Essa può prendere la forma di uno sforzo educativo e della messa a punto di procedure persuggerire orientamenti in casi di dubbio, esaminare