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ARCHIVIO

DEFINIZIONI DI ARCHIVIO

Raccolta di atti e documenti pubblici o privati che riguardino un ente politico o amministrativo,

un'azienda, un istituto sociale o culturale e anche singole famiglie o persone. Anche il luogo in cui i

documenti vengono custoditi. Centro di raccolta, deposito del patrimonio storico e culturale.

Insieme di carte disposte con un certo ordine

Edificio che le raccoglie

Istituto che si occupa della loro conservazione.

È l'organizzazione della memoria di un Ente o famiglia (o individuo) in funzione delle sue finalità

pratiche

È la raccolta ordinata degli atti di un Ente o individuo, costituitisi durante la svolgimento della sua

attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell'ente o

2

individuo

I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e

necessario detto vincolo archivistico.

2 Eugenio Casanova, Archivistica, Siena, 1928 4

TIPOLOGIA DEGLI ARCHIVI

Archivi pubblici dello Stato

degli enti pubblici territoriali Comune

Provincia

Regione

di enti pubblici non statali e non territoriali

notarili

Gli archivi di Stato sono attualmente organi periferici che dipendono da un ufficio centrale per i

beni archivistici del Ministero per i Beni Culturali e Ambientali (legge 29 gennaio 1975, n. 5, e

D.P.R. 13 dicembre 1975, n. 805).

Le funzioni dell'ufficio centrale per i beni archivistici riguardano la conservazione dei documenti

dello Stato italiano e degli Stati italiani preunitari; la vigilanza sugli archivi non statali; la ricerca

scientifica del settore e la documentazione.

Gli archivi di Stato comprendono tutto il materiale costituito dagli atti che la pubblica

amministrazione, gli uffici pubblici e la magistratura hanno redatto nei diversi tempi della loro

funzione. A Roma esiste inoltre un archivi centrale, dove è possibile cercare la documentazione

riguardante l'attività amministrativa dello Stato dal 1861 a oggi.

Presso gli archivi più importanti sono aperte al pubblico scuole di paleografia, diplomatica e

archivistica.

In linea di principio gli archivi di Stato sono pubblici; esistono però restrizioni per gli atti segreti e

per i documenti riguardanti la politica estera e interna dopo il 1877. La pubblicazione di documenti

di politica estera dal 1861 al 1943 da parte del Ministero degli Esteri ha attenuato alquanto il rigore

delle restrizioni. Gli archivi sono per legge possesso del demanio di Stato, se appartengono allo

Stato; delle province e dei comuni se possesso dell'una o dell'altra di queste giurisdizioni.

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Gli archivi comunali e provinciali sono sottoposti alla regolamentazione della legge comunale e

provinciale e comprendono sia gli atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria

l'evidenza.

Gli archivi regionali sono sottoposti alla regolamentazione della normativa vigentelegge comunale

e provinciale e comprendono sia gli atti correnti sia quelli di deposito, di cui non è più necessaria

l'evidenza. 6

Gli archivi notarili sono distinti in distrettuali e mandamentali, raccolgono gli atti ricevuti dai

notai del relativo distretto notarile e le copie degli atti del locale ufficio del registro, dopo dieci anni

dalla loro registrazione.

Gli altri archivi di enti pubblici non statali e non territoriali, sono sottoposti alla sopraintendenza

della circoscrizione archivistica cui appartengono

Archivi privati familiari

ecclesiastici

di associazioni private

partiti

sindacati

banche e imprese

Gli archivi ecclesiastici, provenienti cioè da enti ecclesiastici comprendono: l'archivi pontificio

vaticano, che raccoglie i documenti della Chiesa, gli archivi metropolitani o arcivescovili, gli

archivi diocesani o vescovili, gli archivi parrocchiali, ecc.

Gli archivi privati sono sottoposti alla sopraintendenza della circoscrizione archivistica cui

appartengono.

Archivi vivi o aperti: pubblici e privati appartenenti cioè ad amministrazioni, enti o persone

ancora in vita e quindi suscettibili di aumenti e di trasformazioni

Archivi morti o chiusi: pubblici e privati che hanno cessato le loro funzioni o la loro esistenza

(es. Archivi IPAB). 7

PARTIZIONE DI UN ARCHIVIO

Archivio corrente: atti relativi ad affari in corso di trattazione

Archivio di deposito: atti relativi a pratiche esaurite da meno di 40 anni. Gli atti sono

conservati per un periodo di tempo predeterminato secondo la loro tipologia, trascorso il quale

vengono versati in un archivio generale o inviati al macero.

Archivio storico: atti relativi a pratiche esaurite da più di 40 anni.

8

PROTOCOLLO

Protocollazione (o registratura): è la registrazione annuale in ordine numerico progressivo di

tutte le carte, memorie e provvedimenti in arrivo ed in partenza.

3

Protocollo : è il registro che fa fede dell'esistenza del documento.

Registro di protocollo

Elementi principali: n. d'ordine data della registrazione

oggetto

n. allegati

(partenza): destinatario

• (arrivo): mittente

data e n. delle carte in arrivo

Elementi accessori: n. antecedente n. susseguente

classificazione

annotazioni

Avvertenza - Qualora non risultino tra di loro concatenati i quattro elementi principali (n°

progressivo / estremo cronologico / mittente o destinatario / oggetto), la registrazione non può

fornire garanzie giuridiche ed il protocollo diviene un semplice strumento di attestazione.

L'uso della cosiddetta risposta "a fronte" non consente di ricollegare con modalità certa il numero

progressivo, già assegnato alla nota di arrivo, all'estremo cronologico della spedizione; siffatta

registrazione, quindi, non può essere ritenuta giuridicamente rilevante, né può costituire prova

privilegiata giudiziale.

La materia è disciplinata dalla Circolare del Ministero dell'Interno, 1 marzo 1897, n. 17100-2.

3 Cassazione penale, sez. V, 6 ottobre 1987, Riv. pen. 1988, 863; "Il registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio, il quale fa

fede della data di ricevimento ovvero di spedizione di atti privati o della pubblica amministrazione, ha natura di atto pubblico".

Consiglio di Stato, 1993, I, 838; Foro amm., 1993, 1494 e Giust. civ., 1993,I, 3120: "Il protocollo delle pubbliche amministrazioni è

un atto pubblico di fede privilegiata [...]" 9

ARCHIVIO CORRENTE

Classificazione: è l'operazione preposta all'archiviazione

Titolario: quadro di classificazione ovvero schema preordinato per la classificazione degli atti e

dei documenti di archivio, per lo più suddiviso in titoli (o categorie), classi, rubriche (o

fascicoli), in base al quale i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati secondo un

ordine logico.

Scarto (o selezione conservativa): eliminazione delle carte di valore marginale, prive di

efficacia giuridica, amministrativa, tecnica e culturale. Operazione da effettuare entro il 40°

anno: prima del passaggio dei documenti all'Archivio storico, ossia alla Sezione separata.

Lo scarto rappresenta il momento qualificante nella selezione dei documenti da destinare alla

conservazione permanente.

Massimario di conservazione e scarto: schema preordinato della tipologia degli atti con

l'indicazione del periodo di conservazione di ogni categoria o tipologia di tali atti, indicante i

documenti eliminabili attraverso la procedura di scarto, prevista dalla legge.

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GLOSSARIO DEI TERMINI PIÙ COMUNI

Documento - Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di

determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova.

Faldone, busta, cartella - Unità di consistenza, ossia il contenitore nel quale vengono raccolti e

conservati i fascicoli o i documenti sciolti.

Fascicolo - Unità archivistica costituita da documenti relativi a un determinato affare, collocati

in ordine cronologico. Costituisce l'unità di base, indivisibile di un archivio. Talora comprende

documenti relativi ad affari diversi o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in

sottofascicoli.

Ordinamento - Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica

alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo scorso si è affermato

il metodo storico, basato sul rispetto del principio di provenienza.

Inventario - Strumento di ricerca; descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unità

archivistiche che compongono un fondo.

Registro - Unità archivistica costituita da più fogli rilegati insieme.

Serie archivistica - Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee,

all'interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.

Versamento - Operazione mediante la quale un ufficio trasferisce periodicamente la propria

documentazione, non più occorrente alla trattazione degli affari, nell'Archivio storico (o Sezione

separata), previe operazioni di scarto. La legge prevede che debbano essere versati i documenti

relativi agli affari esauriti da oltre un quarantennio.

Il termine è adottato anche per il passaggio di documenti dall'archivio corrente all'archivio di

deposito.

Vincolo archivistico - Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che

compongono l’archivio. 11


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DESCRIZIONE APPUNTO

Appunti di Archivistica generale e storia degli archivi sugli elementi di archivistica, contenenti le principali nozioni tra le quali: definizione e sviluppi storici dell'archivistica, tipologia degli archivi, il protocollo, partizione di un archivio, linee di utilizzo comunitario, codice deontologico internazionale degli archivisti.


DETTAGLI
Corso di laurea: Corso di laurea in beni culturali
SSD:
Università: Bologna - Unibo
A.A.: 2006-2007

I contenuti di questa pagina costituiscono rielaborazioni personali del Publisher trick-master di informazioni apprese con la frequenza delle lezioni di Archivistica generale e storia degli archivi e studio autonomo di eventuali libri di riferimento in preparazione dell'esame finale o della tesi. Non devono intendersi come materiale ufficiale dell'università Bologna - Unibo o del prof Turchini Angelo.

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