Economia ed organizzazione aziendale - gestione dei progetti

Oltre il 65% dei programmi complessi non realizza gli obiettivi

Principali cause di insuccesso

La percentuale di successo dei programmi è stimata intorno al 30-35%. Mediamente un programma ha il 44% di probabilità di avere extra budget compresi tra il 10% e il 40% di quanto previsto originariamente. È opportuno conoscere le più frequenti cause di fallimento quando il programma è ben gestito, la percentuale di successo raddoppia e raggiunge il 66% dei casi.

• Resistenza al cambiamento
• Limiti degli attuali sistemi
• Mancanza di consenso dei manager
• Scarso coinvolgimento dei team di progetto
• Team di progetto poco professionale
• Aspettative irrealistiche
• S.I. coinvolti in ritardo
• Team di progetto non interfunzionale
• Project charter non adeguato

L'adozione di un Program Management strutturato è garanzia di ridurre del 50% gli extra budget.

*Fonte: Gartner Group
**Fonte: Harvard Business Review
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Le attività di pianificazione, controllo e indirizzamento di un programma

Devono, prima di tutto, tener conto degli obiettivi di business che stanno alla base del programma.

Le attività del Program Management

• Defining
  • Obiettivi di business
  • Struttura del programma
  • Mobilitazione del team
  • Modello di profitti
• Enabling
  • Sponsorship
  • Comunicazione
  • Sviluppare l'ambiente per il cambiamento
  • Assicurare la sponsorship e definire la struttura
  • Definizione del budget e pianificazione
  • Mobilitare il program team
  • Comunicare la strategia e la pianificazione
  • Qualificare il programma
  • Costruire il consenso
  • Sviluppare il modello di business
• Implementing
  • Indicatori di performance
  • Definizione delle direzioni per il riallineamento
  • Processo di implementazione
• Reviewing
  • Realizzazione dei benefici
  • Risk management e contingency planning
  • Issue management escalation e risoluzione
  • Analisi dell'ambiente interno ed esterno
  • Change management e gestione del budget
  • Analisi delle performance
  • Monitoraggio del conseguimento dei benefici
  • Analisi delle "lessons learned"

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Le fasi del Program Management

• Start Up & Preparation
• Monitoring & Control
• Review & Assessment
• Control Program
• Define Performance
• Program Review
• Manage Control Work
• Manage Define Program
• Milestone Change Plan Communication
• Close Down
• Establish Develop Program Stakeholder Involvement Baseline Strategy

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Principali attività nella fase di Program Start Up & Preparation

Nel corso della prima fase (Program start up & preparation) avviene la definizione dei punti di riscontro necessari per la gestione del gruppo di lavoro, delle competenze, delle prestazioni e delle relazioni con i fornitori coinvolti nel progetto.

• Start Up & Preparation
• Monitoring & Control
• Review & Assessment

Principali attività

Nell'ambito di questa attività vengono stabilite le linee guida del programma formalizzando il Define Program Charter. Nel documento vengono condivisi gli obiettivi del programma e le modalità con cui ciascun progetto realizzativo contribuisce al risultato finale. Inoltre, è definito l'ambito del programma e di ciascun progetto realizzativo, che costituisce la base per la gestione delle eventuali Change Request.

Nell'ambito di queste attività viene realizzato il piano di programma che include tutte le principali attività dei progetti realizzativi, le milestone di integrazione, nonché le attività necessarie per la gestione dell'integrazione e della qualità. Il piano comprende inoltre la distribuzione dell'impegno di risorse per la durata del progetto. Esso costituirà la base di riferimento per misurare l'avanzamento economico/temporale del programma.

Nell'ambito di queste attività vengono definiti i requisiti per la predisposizione delle infrastrutture necessarie alla gestione del progetto (logistiche, tecnologiche, ecc.). Viene inoltre effettuata la baseline del programma.