Economia ed organizzazione aziendale - consulenza di direzione e gestione dei progetti

Contenuti del documento

• Obiettivi dell’incontro

• I processi chiave

• Il ruolo del consulente di direzione

• Strumenti di gestione dei progetti e punti d’attenzione

• Discussione di esempi

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Obiettivi dell’incontro

Condividere la “ragion d’essere” della nostra professione

 Illustrare le metodologie di gestione dei progetti (con focus

 sulle principali “bucce di banana”)

(Avviare lo) Scambio di esperienze

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• Obiettivi dell’incontro

• I processi chiave

• Il ruolo del consulente di direzione

• Strumenti di gestione dei progetti e punti d’attenzione

• Discussione di esempi

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L’insieme dei processi di VT ha come riferimento iniziale il “Mercato/Clienti”, al fine di anticipare le esigenze e i bisogni dei Clienti e

predisporre le soluzioni più adatte al loro business, realizzandone così la soddisfazione (“Customer Satisfaction”)

Mappa dei processi Value Team

MARKET GENERAL MANAGEMENT DELIVERY

SALES MANAGEMENT KNOWLEDGE MANAGEMENT

PARTNER MANAGEMENT CUSTOMER

CUSTOMER SATISFACTION

NEEDS HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

PURCHASING

ADMINISTRATION & FINANCE

ICT SYSTEM MANAGEMENT

SAFETY & OFFICE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT

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I processi critici per VT sono i processi core, in quanto essenziali all’erogazione del servizio/realizzazione del

prodotto e con un impatto diretto e determinante sulla capacità di soddisfacimento dei requisiti del Cliente

Dettaglio dei processi core

SALES MANAGEMENT DELIVERY

Staffing

Individuazione Formulazione Predisposiz.

Acquisizione

Negoziazione Attivazione Pianificazione Erogazione Chiusura

opportunità proposta fornitura Risorse

Purchasing

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Processi core (1)

Processo

Obiettivi - Intraprendere iniziative commerciali volte a proporre soluzioni e collaborazioni mirate a soddisfare le esigenze specifiche dei

Clienti acquisiti e potenziali

- Configurare le relative offerte progettuali ed economiche

- Stipulare contratti commerciali validi secondo le vigenti normative e leggi

Sotto Individuazione Formulazione Acquisizione

Negoziazione

-processi opportunità proposta fornitura

Presidio continuativo della Analisi dei requisiti del Gestione degli aspetti di Gestione dell’evoluzione della

Descrizioni realtà del Cliente per Cliente. contrattazione con il Cliente. trattativa commerciale fino

coglierne le esigenze. Progettazione di massima e Presentazione e discussione all'accettazione del Cliente e

Approfondimento di verifica della fattibilità della della proposta con il Cliente. alla formalizzazione del

strategie, aree di business e soluzione da proporre, con il Recepimento di eventuali contratto.

processi interni supporto e il coinvolgendo modifiche e richieste Gestione delle dichiarazioni

dell’organizzazione del delle funzioni interessate. aggiuntive. intenti scritte e delle

Cliente. Predisposizione e gestione Gestione del tuning accettazioni verbali (con

Identificazione sistematica dell’offerta con la definizione dell’offerta. conseguente autorizzazione

delle possibili opportunità di del relativo budget di inizio attività da parte della

collaborazione. progetto. Direzione). Gestione degli

Raccolta requisiti del Cliente. ordini clienti e review ordini.

Pipeline Tracking & Reporting

Monitoraggio e consolidamento delle pianificazioni commerciali tramite relativa reportistica.

Verifica dello stato delle trattative di vendita.

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Processi core (2)

DELIVERY

Processo

Obiettivi - Predisporre e gestire l'insieme delle attività progettuali (progettazione, pianificazione, controllo, ecc.) finalizzate all’esecuzione

della fornitura

- Erogare i servizi e realizzare le soluzioni oggetto dei contratti stipulati con i Clienti, al fine di conseguire la massima

soddisfazione dei Clienti in rapporto alle esigenze espresse e di creare valore per Value Team

Sotto Predisposizione risorse Sviluppo

Attivazione Pianificazione Erogazione Chiusura

-processi Definizione e

Richiesta Predisposizione di quanto necessario per la Esecuzione operativa Presidio delle

Descrizioni condivisione

apertura realizzazione della fornitura. degli interventi attività connesse

organizzazione

commessa. consulenziali e/o tecnici, all’accettazione

Staffing Purchasing

Purchasing (project manager

Attivazione oggetto della fornitura della fornitura

Richiesta per

Allocazione delle e team) e

delle (consulenza, sviluppo da parte del

acquisto di beni e

persone ai progetti in pianificazione

competenti sw, testing, formazione, Cliente e alla

servizi di terze parti

funzione delle iniziale del

funzioni assistenza...). chiusura del

necessari al progetto

competenze e delle progetto.

per la Realizzazione dei progetto

(servizi professionali,

disponibilità. Definizione

gestione deliverables stabiliti (chiusura tecnica,

manutenzioni,

Comunicazione del metodologie di

dello contrattualmente. economica,

licenze).

team di progetto. lavoro e

staffing e Controllo avanzamento finanziaria, ecc.).

progettazione

del progetto interno e verso Attivazione

attività.

purchasing il Cliente anche al fine Customer

Resources Optimization

e per lo della fatturazione. Satisfaction.

Ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse, anche

start up intra BU, e loro costante arricchimento in

delle termini di professionalità e competenze.

attività. Per le condizioni di utilizzo di questo documento si rimanda alla pagina di copertina 7

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• Obiettivi dell’incontro

• I processi chiave

• Il ruolo del consulente di direzione

• Strumenti di gestione dei progetti e punti d’attenzione

• Discussione di esempi

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Il ruolo del consulente di direzione

Generare e trasferire valore

 - al Cliente

- alla Società

- a sè stesso?

Presupposti

 - Autonomia intellettuale

- Innovazione e creatività

- Lavoro di squadra

…….divertendosi!



N.B.: il ruolo è “unico”.

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• Strumenti di gestione dei progetti e punti d’attenzione

• Discussione di esempi

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Oltre il 65% dei programmi complessi non realizza gli obiettivi

Principali cause di insuccesso*

La percentuale di successo dei programmi é stimata intorno al 30-35%.

Mediamente un programma ha il 44% di probabilità di avere extra budget compresi tra

il 10% ed il 40% di quanto previsto originariamente.

È opportuno conoscere le più frequenti cause di fallimento Quando il programma è

Resistenza al cambiamento ben gestito la percentuale

Limiti degli attuali sistemi di successo raddoppia e

raggiunge il 66% dei

Mancanza di consenso dei

manager casi**

Scarso coinvolgimento dei L’adozione di un Program

manager Management strutturato è

Team di progetto poco garanzia di ridurre del

professionale 50% gli extra budget*

Aspettative irrealistiche

S.I. coinvolti in ritardo

Team di progetto non

interfunzionale

Project charter non adeguato 0 10 20 30 40 50 60 70

*Fonte: Gartner Group

**Fonte: Harvard Business Review Per le condizioni di utilizzo di questo documento si rimanda alla pagina di copertina 11

Le attività di pianificazione, controllo ed indirizzamento di un programma devono, prima di tutto, tener conto degli obiettivi di business

che stanno alla base del programma...

Le attività del Program Management Outputs

Obiettivi di Business Struttura del

Outputs Mobilitazione

£ Programma

del Team

costi

Modello di profitti

Business Strategia di

DEFINING Sponsorship

Comunicazione

ENABLING Sviluppare l’ambiente per il cambiamento

n

? Assicurare la sponsorship e definire la struttura

n Definizione del budget e pianificazione

n

Program Mobilitare il Program team

n

“rationale” Comunicare la strategia e la pianificazione

n

Qualificare il programma

n Costruire il consenso

n Sviluppare il modello di Business Outputs

n PHA

Allineare lo Stato Corrente al

n SE

desiderato

Outputs

Definizione delle Indicatori di Pianifcazioni

IMPLEMENTING

direzioni per il £

riallinea-

mento Indicatori di Processo di

Performance REVIEWING Realizzazione dei

Risk Management Benefici

Risk management e contingency planning

n Issue management escalation e risoluzione

n

Analisi dell’ambiente interno ed esterno

n Change management e gestione del budget

n

Analisi delle performance

n Monitoraggio del conseguimento dei benefici

n

Analisi delle “lessons learned”

n Per le condizioni di utilizzo di questo documento si rimanda alla pagina di copertina 12

... venendo poi organizzate in fasi di un programma completo ed interativo...

Le fasi del Program Management

Start Up & Preparation Monitoring & Control Review & Assessment

Control

Program

Define Performance

Program Review

Charter Result &

Performance

Manage

Control Work Manage

Define Program

& Integration Issue &

Program Milestone Change

Plan Communication Close Down

Establish Develop

Program Stakeholder

Involvement

Baseline Strategy

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Nel Corso della prima fase (Program start up & preparation) avviene la definizione dei punti di riscontro necessari per la gestione del

gruppo di lavoro, delle competenze, delle prestazioni e delle relazioni con i fornitori coinvolti nel progetto... Start Up & Preparation Monitoring & Control Review & Assessment

Program start up & preparation

Principali Attività

Nell’ambito di questa attività vengono stabilite le linee guida del programma formalizzando il

Define Program Charter. Nel documento vengono condivisi gli obiettivi del programma e le modalità con

Program cui ciascun progetto realizzativo contribuisce al risultato finale. Inoltre è definito l’ambito del

programma e di ciascun progetto realizzativo, che costituisce la base per la gestione delle

Charter eventuali Change Request.

Nell’ambito dei questa attività viene realizzato il piano di programma che include tutte le principali

Define attività dei progetti realizzativi, le milestone di integrazione, nonché le attività necessarie per la

Program gestione dell’integrazione e della qualità. Il piano comprende inoltre la distribuzione dell’impegno

di risorse per la durata del progetto. Esso costituirà la base di riferimento per misurare

Plan l’avanzamento economico / temporale del programma.

Establish Nell’ambito di questa attività vengono definiti i requisiti per la predisposizione delle infrastrutture

Program necessarie alla gestione del progetto (logistiche, tecnologiche, ecc.). Viene inoltre effettuata la

Baseline raccolta dei documenti che forma la conoscenza di partenza del progetto.

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... mentre la fase di Monitoring and Control è dedicata alla gestione del Programma ed al controllo dell’avanzamento ...

Start Up & Preparation Monitoring & Control Review & Assessment

Monitoring and Control

Principali Attività

Control Nell’ambito di questa attività viene effettuato il coordinamento ed il controllo delle fasi del

Work & programma, attraverso la raccolta e l’analisi dell’avanzamento delle attività dei diversi progetti

Integration realizzativi. Viene inoltre verificata la capacità del programma di traguardare gli obiettivi temporali

Milestone fissati (milestone) attraverso operazioni di simulazione condotte sul piano di programma.

Control Nell’ambito di questa attività vengono elaborati gli indicatori di misura della performance di

Program programma (tecniche di Earned Value), vengono interpretati i risultati e predisposto il reporting

Performance per i diversi enti interessati.

Manage Nell’ambito di questa attività viene indirizzata e monitorata la risoluzione delle eventuali criticità

Issue & identificate durante l’attività di controllo dell’avanzamento (Control Work & Integration Milestone,

Change Control Program Performance).

Develop Nell’ambito di questa attività vengono definite e condotte delle azioni finalizzate ad un’opportuno

Stakeholder coinvolgimento degli stakeholders. Per perseguire tale obiettivo devono essere identificati

chiaramente gli stakeholder ed il loro livello di commitment e coinvolgimento, attuale e

Involvement necessario.

Strategy

Manage Gestire le comunicazioni in un programma complesso non significa solo preparare/inviare i

Program messaggi informativi, ma anche predisporre le infrastrutture logistiche, organizzative e

Communi tecnologiche necessarie per coordinare e sincronizzare le comunicazioni attraverso i diversi

-cation progetti realizzativi. Per le condizioni di utilizzo di questo documento si rimanda alla pagina di copertina 15

... la fase di Program review & assessment è dedicata alla gestione della chiusura del Programma Start Up & Preparation Monitoring & Control Review & Assessment

Program review & assessment

Principali Attività

Review Nell’ambito di questa attività vengono valutati i risultati raggiunti dal programma in generale e dai

Result & singoli progetti realizzativi ed identificate le opportunità di miglioramento / criticità da evitare

Performance durante le fasi successive.

Close Nell’ambito di questa attività vengono dismesse le infrastrutture non più necessarie per la

Down successiva fase di roll-out, le risorse vengono rilasciate e la documentazione archiviata. Viene

infine applicata una specifica check list per confermare la chiusura di tutte le attività avviate.

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Le aree di competenza del Program Management

Coordinamento e

Pianificazione e riutilizzo

controllo integrato conoscenza Gestione delle

Comunicazione risorse

Program Management Gestione dei Rischi e

Change request Qualità

Supporto al

processo

decisionale Procedure e

standard

Economics e

Issue benefici di

progetto

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L’approccio di Value Team nella conduzione di programmi complessi

Monitoring & Control Review & Assessment

Start up & Preparation

• Identificazione e condivisione degli • Coordinamento e controllo delle fasi • Valutazione dei risultati raggiunti dal

obiettivi del programma del programma programma

• Identificazione dei rischi e definizione • Valutazione delle azioni di intervento su • Identificazione delle criticità

del piano di contenimento ritardi e imprevisti riscontrate e delle opportunità di

miglioramento

• Identificazione dei progetti e delle • Elaborazione di indicatori per la • Dismissione delle infrastrutture

modalità con cui questi contribuiscono misurazione delle performance di

al conseguimento del risultato finale programma • Archiviazione della documentazione

• Definizione del piano di lavoro e del • Individuazione criticità e monitoraggio

fabbisogno in termini di risorse e della risoluzione delle stesse

budget • Coinvolgimento degli stakeholders

• Individuazione delle attività costituenti • Presidio della comunicazione

i singoli progetti e definizione di ruoli e

responsabilità

• Definizione degli standard di gestione

documentale

• Predisposizione delle infrastrutture

necessarie alla gestione del progetto

• Rilascio del piano di progetto

integrato

Program Manager

Program Manager Office (PMO) Per le condizioni di utilizzo di questo documento si rimanda alla pagina di copertina 18

Contenuti del documento

• Obiettivi dell’incontro

• I processi chiave

• Il ruolo del consulente di direzione

• Strumenti di gestione dei progetti e punti d’attenzione

• Discussione di esempi

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Il Project Management

E’ un approccio organizzativo/metodologico che considera un “Progetto” come un

obiettivo aziendale da raggiungere nel rispetto di tempi, costi, rischi e qualità

prefissati.

E’ l’applicazione sistematica di conoscenza, capacità, strumenti e tecniche alle

attività di progetto al fine di conciliare i bisogni e le aspettative aziendali.

Questo richiede il bilanciamento tra:

Ambito del progetto, tempi, costi, rischi e qualità

 Bisogni diversi dei vari attori coinvolti (Individuare tutti gli

 Stakeholders)

Fabbisogni definiti e quelli non definiti (aspettative) (Identificare i

 Requirements).