Economia aziendale - II Parziale

Sistema di amministrazione e controllo

Il termine sistema di amministrazione e controllo si riferisce più particolarmente a tre sistemi:

• Sistema amministrativo: consente rilevazioni di informazioni e produce output amministrativi;
• Sistema di programmazione e controllo: produce due tipologie di output;
• Sistema informativo: consente la quantificazione dei fenomeni aziendali mediante dati vari.

Il sistema amministrativo

Con il termine sistema amministrativo si intende il processo che consente la rilevazione delle informazioni consuntive secondo un sistema e un metodo che produce output amministrativi consuntivi. Esso rileva ed elabora i rapporti dell'impresa con l'ambiente esterno concentrando la propria attenzione sugli aspetti economico-finanziari. Si tratta della base a cui attinge tutto il processo di controllo direzionale. Si tratta di un sistema caratterizzato da input e output. Gli input sono costituiti da numerosi sottosistemi che da una parte alimentano il database amministrativo e dall'altra producono output per specifici utilizzi gestionali. Gli output sono rappresentati dai flussi di uscita dal database amministrativo che vanno ad alimentare la contabilità generale.

I sottosistemi informativi producono un flusso di informazioni e documenti fondamentali:

• Informazioni che producono documenti per la gestione e per il fisco;
• Informazioni di natura statistica;
• Informazioni che alimentano altri sottosistemi;
• Informazioni di natura contabile.

I sottosistemi più frequentemente utilizzati sono:

• Del personale: al suo interno si distingue un sottosistema gestionale, che si occupa della gestione del personale e un sottosistema paghe e contributi, dove vengono automaticamente forniti gli input a conti comuni a stipendi, quote TFR e flussi in uscita per stipendi e dipendenti. Tale sottosistema provvede all'elaborazione di output di tipo fiscale, di tipo tributario ma anche statistiche tipiche del personale;
• Del debito: raccoglie tutte le informazioni nel lasso temporale che va dal momento della richiesta d'acquisto al momento finale del pagamento ai fornitori. Tale sottosistema si articola in 6 fasi: l'emissione della richiesta d'acquisto, l'emissione dell'ordine, l'inserimento della bolla di accompagnamento, l'inserimento degli estremi della fattura, il pagamento alla data prevista e l'emissione dei documenti di pagamento;
• Del credito: flusso informativo relativo al periodo che va dall'ordine all'incasso; si articola in due sottosistemi: il sottosistema di fatturazione (input relativi alla fatturazione, contabilizzazione ed incasso) e il sottosistema clienti (emette documenti per l'incasso, riceve dalle banche i pagamenti);
• Del magazzino: si articola in sottosistema magazzino materie prime (trasmette le quantità entrate rilevate dalle bolle di accompagnamento, movimenti di entrata ed uscita dal magazzino e rimanenze finali) e sottosistema magazzino prodotti finiti (fornisce le quantità uscite con la relativa bolla di accompagnamento, produzione versata a magazzino, entrate ed uscite da magazzino e rimanenze finali da magazzino);
• Dei contratti: prestazioni/costi di godimento sono sottoposte a contratti annuali/pluriennali che prevedono il pagamento a scadenze differenziate, con competenza da rilevare mensilmente;
• Delle immobilizzazioni: informazioni relative ai cespiti acquistati. Per ogni cespite vengono rilevati costi originari, piano e fondo di ammortamento ed altre informazioni statistiche;
• Delle banche: rileva tutte le informazioni inerenti le banche (costi e interessi bancari). La rilevazione avviene per singolo conto e per data di valuta;
• Input manuali: informazioni inserite manualmente (per evitare l'inserimento automatico di informazioni non ripetitive);
• Del database amministrativo: le informazioni transcodificate entrano nel database; verranno poi riprese nel calcolo della contabilità generale e della contabilità gestionale.

Non si può gestire un’azienda e redigere il bilancio senza tenere una contabilità. Per tenere la contabilità c’è bisogno dei conti. Il conto è l’insieme delle registrazioni riguardanti un determinato oggetto contabile. Ha la forma di un prospetto a due sezioni. Sopra si scrive il nome del conto. La sezione di sinistra si chiama dare, la sezione destra si chiama avere (sono dei nomi convenzionali).

Ma cos'è la contabilità? È il sistema organico di registrazioni atto a rilevare i fatti di gestione dell'azienda. La contabilità generale è l'insieme delle rilevazioni contabili che utilizzano il metodo della partita doppia e che sono finalizzate a determinare il reddito d'esercizio (in Italia la contabilità è incentrato su di esso) analizzando le variazioni subite dal patrimonio numerario (riguarda tutti i fatti di gestione che avvengono in un'azienda che riguardano le voci che poi risulteranno nel bilancio, che ne è il documento di sintesi). Il patrimonio numerario è determinato da valori certi, assimilati e presunti. Quando si vogliono rilevare le cause della gestione ordinaria, si analizzano le variazioni reddituali: le variazioni di esercizio, le variazioni pluriennali, le variazioni di crediti/debiti non numerari e le variazioni alle unità economiche particolari. Se invece si vogliono rilevare le cause della gestione straordinaria, si analizzano le variazioni di capitale: variazioni di capitale sociale, riserve obbligatorie e utile o perdita di esercizio. La contabilità generale, anche supportata da ulteriori informazioni desumibili dalla analisi di bilancio quali indici e flussi, non è sufficiente per tenere sotto controllo i risultati economici e finanziari di singole aree aziendali, di singoli prodotto o linea di produzioni: cosa che, invece, può essere effettuata con il ricorso alla contabilità industriale. Per la contabilità generale sono necessari i conti: insieme delle registrazioni riguardanti un determinato oggetto contabile.

Operazioni di chiusura

Alla fine dell'esercizio si procede alle operazioni di chiusura (rilevazioni contabili al 31 dicembre), articolate nelle seguenti fasi:

• Inventario fisico del magazzino: inserimento nel database delle scritture contabili;
• Scritture di completamento: fenomeni, il cui ammontare è noto poco dopo la chiusura dell'esercizio (es. interessi attivi e passivi);
• Scritture di integrazione: vengono imputati all'esercizio costi/ricavi con manifestazione successiva (es. fatture da emettere/ricevere, ratei attivi e passivi, accantonamento al fondo TFR e fondo rischi e oneri);
• Scritture di rettifica: si rinviano ai futuri esercizi costi e ricavi con manifestazione nell'esercizio (es. risconti attivi e passivi);
• Scritture di ammortamento: vengono imputati all'esercizio i costi pluriennali.

Permettono:

• La rilevazione delle rimanenze da inventario;
• L'assestamento e le rilevazioni di completamento, di integrazione, di rettifica e di ammortamento;
• La determinazione del reddito di esercizio;
• La determinazione del capitale di funzionamento e la chiusura dei conti.

Successivamente all'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea della società si procede con le vere e proprie operazioni di chiusura:

• Scritture riepilogative: si chiudono tutti i componenti positivi e negativi di reddito;
• Scritture relative al risultato economico: con calcolo dell'utile/perdita;
• Scritture a stato patrimoniale di chiusura: si chiudono tutti i conti rimasti aperti.

La contabilità generale riparte all'inizio dell'esercizio successivo con una scrittura contabilmente opposta a quella fatta in fase di chiusura.

Il bilancio

Il bilancio è il documento contabile più importante dell'azienda e la fotografia della situazione in alcuni momenti della vita aziendale, esso può essere definito in modi differenti, a seconda dei diversi profili:

• Profilo formale-legislativo: (art. 2423 c.c.) documento che deve essere redatto dagli amministratori alla fine dell'esercizio e approvato dall'assemblea dei soci entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio sociale;
• Profilo sostanziale: situazione economica della società presentata ai soci e ai terzi;
• Profilo contabile: output annuale del sistema amministrativo-civilistico, ovvero della contabilità generale;
• Profilo fiscale: punto di partenza per la dichiarazione dei redditi.

Esso può essere:

• Ordinario: riferito al funzionamento dell'impresa;
• Straordinario: riferito a particolari momenti della vita aziendale.

Nella redazione del bilancio esistono tre principi contabili:

• Chiarezza: trasparente, non influenzato da politiche fiscali;
• Verità: attendibile nelle rilevazioni delle quantità monetarie sia nella credibilità delle stime;
• Correttezza: basato su regole di integra, onesta e consapevole amministrazione.

A questi si aggiungono i principi di redazione:

• Prudenza: devono essere imputati al periodo le perdite presunte non ancora verificatesi, mentre non vanno presi in considerazione gli utili non ancora realizzati (questo per evitare la distribuzione di utili non ancora conseguiti);
• Continuazione attività: redatto nell'ipotesi di impresa in attività;
• Iscrizione degli utili realizzati: solo quelli conseguiti prima della chiusura dell'esercizio;
• Principio di competenza temporale: il reddito va determinato attribuendo costi e ricavi all'esercizio a cui si riferiscono “economicamente” e non quello in cui sono pagati o riscossi;
• Valutazione separata di elementi eterogenei: nelle singole voci di bilancio esistono elementi eterogenei, da valutarsi separatamente;
• Continuità dei criteri di valutazione: allo scopo di assicurare la comparabilità dei bilanci nel tempo.

Norme sul bilancio

Le norme che regolano il contenuto del bilancio di esercizio si differenziano a seconda delle caratteristiche della società:

• Imprese con legislazione speciale: in relazione al settore di appartenenza (banche, assicurazioni);
• Imprese con bilanci in forma normale: imprese che hanno superato per due anni consecutivi almeno due dei limiti stabiliti dalla legge relativi all'attivo (3,25 mln), ai ricavi (6,5 mln) e al numero di dipendenti (50). Queste devono redigere il bilancio con: lo stato patrimoniale, il conto economico, la nota integrativa e la relazione sulla gestione;
• Imprese di minori dimensioni: le imprese che non hanno superato i limiti possono redigere il bilancio “abbreviato”.

L'obbligatorietà del contenuto dello stato patrimoniale e del conto economico riguarda:

• Ordine delle voci: l'ordine deve essere obbligatoriamente rispettato; nell'attivo dello stato patrimoniale le voci devono essere ordinate secondo un criterio di liquidità crescente. Il passivo dello stato patrimoniale è invece ordinato mediante un criterio di esigibilità crescente;
• Contenuto delle voci: il contenuto delle voci deve essere quello tassativamente previsto;
• Confronto con il bilancio dell'anno precedente: per questo motivo i criteri di valutazione delle voci non può essere cambiato da un esercizio all'altro.

Nello schema di bilancio devono essere considerati anche i conti d'ordine, distinti dall'art.2424 c.c. in due categorie: quelli specificatamente previsti (obbligo d'iscrizione in bilancio, es. avalli, fideiussioni) oppure altro conti d'ordine (non obbligatori, es. beni dell'azienda presso terzi).

Lo schema del conto economico è di tipo scalare, si parte dal valore della produzione raggiunto dall'impresa nell'esercizio e si scalano via le varie voci. Tramite questa struttura si riesce a rappresentare meglio il processo di formazione del reddito che si articola a diversi livelli:

• I livello: reddito operativo = valore della produzione meno costi della produzione;
• II livello: risultato prima delle imposte;
• III livello: risultato d'esercizio.

Nota integrativa

La nota integrativa non è un semplice commento del bilancio stesso, ma è una delle tre componenti del bilancio stesso. Il suo contenuto è richiesto da norme del codice civile. Sono contenute indicazioni sui criteri di valutazione, indicazioni dei movimenti nelle voci del patrimonio e la composizione a dettaglio di alcune voci del bilancio.

Relazione sulla gestione

La relazione sulla gestione accompagna, o meglio correda, il bilancio d'esercizio. Tale relazione deve essere redatta dagli amministratori e deve contenere due gruppi di informazioni: di carattere generale (andamento gestione, esplicitare costi, ricavi e investimenti) e di carattere specifico (informazioni più dettagliate). Più precisamente deve contenere: le attività di ricerca e sviluppo, i rapporti con le imprese, il numero delle azioni, i fatti di rilievo, l'evoluzione della gestione, gli obiettivi, i rischi e le sedi secondarie della società.

Gli output civilistici della contabilità generale, richiesti dal codice civile, possono essere sviluppati durante il corso dell'esercizio o solo in sede di chiusura dell'esercizio. Anche gli output fiscali prodotti dalla contabilità generale possono essere sviluppati durante il corso dell'esercizio o a fine anno. Nell'ambito delle liquidazioni Iva, la contabilità generale deve fornire il saldo dell'Iva a debito che dovrà essere versata all'Erario, necessari anche per le dichiarazioni Irpeg e Irap.

Contabilità gestionale

La contabilità gestionale è la parte del sistema informativo contabile che attua il controllo della gestione nell'aspetto economico, attraverso la rilevazione, la destinazione e l'analisi dei costi e dei ricavi. Essa si comprende attraverso l'analisi di:

• Determinazione dei costi di produzione: per valorizzare le rimanenze finali di magazzino;
• Determinazione dei costi di prodotto, di supporto ai costi di produzione per dare vita ad una politica di prezzo;
• Contabilità industriale, dei costi, analitica a costi consuntivi: parallelamente all'analisi dei costi si è posto il problema di collegare le informazioni del sistema contabile con una metodologia;
• Contabilità analitica a costi standard: una successiva evoluzione della contabilità analitica è rappresentata dall'esigenza di controllare l'efficienza della gestione e di confrontare il consuntivo con il budget strutturato a costi standard;
• Contabilità per attività (activity accounting): determinare i margini di contribuzione per prodotto;
• Contabilità gestionale nel sistema amministrativo integrato: la contabilità gestionale presenta caratteristiche di continuità con la contabilità analitica e caratteristiche evolutive;
• Contabilità gestionale nel sistema amministrativo configurabile: la contabilità gestionale sviluppata in una logica di sistemi amministrativi, configurabile in relazione alle esigenze dell'impresa. Con questo sistema vengono individuati numerosi piani dei conti e codificato l'evento.

La contabilità gestionale è detta anche contabilità industriale o contabilità analitico-gestionale o contabilità analitica ed ha per oggetto i fatti interni di gestione, ossia, si occupa delle varie fasi con cui si attua il processo produttivo all'interno dell'impresa. Di cosa si occupa?

• Misurare i costi di prodotto;
• Individuare la struttura dei costi di prodotto;
• Calcolare i risultati economici parziali.

Lo scopo di tutto questo è:

• Definire i prezzi di vendita;
• Effettuare le valutazioni di fine esercizio;
• Orientare le decisioni correnti;
• Controllare l'efficienza dei fattori produttivi;
• Realizzare la programmazione;
• Supportare l'impresa.