Libri obbligatori per il personale dipendente

I libri obbligatori per il personale

Obblighi per il datore di lavoro

In generale, il datore di lavoro ha l’obbligo di tenere una serie di libri e documenti, di norma soggetti a numerazione e vidimazione, probatori del rapporto di lavoro dipendente, dell’ammontare della retribuzione corrisposta, delle ritenute (previdenziali e fiscali) operate ai singoli lavoratori dipendenti e attestanti il rispetto della normativa in materia di igiene e sicurezza sul lavoro.

Devono essere obbligatoriamente tenuti i seguenti documenti:

• Il libro paga;
• Il libro matricola;
• Il registro degli infortuni.

Conservazione

I libri e i documenti obbligatori devono essere conservati in azienda e in alcuni casi direttamente sul posto di lavoro; è prevista la possibilità di domiciliarli presso un consulente del lavoro, regolarmente autorizzato dal competente servizio ispezioni del lavoro della Direzione provinciale del lavoro. Sono altresì abilitati gli avvocati, i procuratori, i dottori commercialisti e i ragionieri che hanno comunicato al servizio ispezioni del lavoro della Direzione Provinciale del lavoro di voler esercitare anche tale ramo di consulenza.

Fogli mobili e supporti magnetici/ottici

Libri matricola e paga a fogli mobili. L’utilizzo dei libri matricola e paga (quest’ultimo può essere diviso in due parti: retribuzione e presenze) a fogli mobili (D.M. 30.10.2002), non necessita di una preventiva autorizzazione né da parte della Direzione provinciale del lavoro né da parte dell’INAIL. Prima di porre in uso detti documenti i datori di lavoro li devono presentare a una delle sedi dell’Istituto assicuratore per la prevista vidimazione.

L’istituto assicuratore è, in via generale, l’INAIL e, in via residuale, l’INPS per le aziende non soggette, anche parzialmente all’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Il citato ente assicuratore provvede (anche attraverso soggetti convenzionati) sia alla vidimazione dei fogli sia alla contrassegnazione del numero d’ordine progressivo, nonché all’attribuzione degli stessi fogli ai soggetti richiedenti e alla registrazione di tale operazione in un apposito modulo. È possibile la vidimazione anche in fase di stampa tipografica dei fogli mobili. In tale ipotesi occorre richiedere, di volta in volta, alla sede INAIL sia l’autorizzazione ad apporre il numero d’ordine ed il bollo (marchio) sia la successiva vidimazione (INAIL nota 16.12.2004).

Stampa fogli laser. La preventiva vidimazione e la relativa numerazione progressiva dei fogli paga (sono quindi esclusi i libri matricola) non è necessaria nei casi in cui il datore di lavoro abbia deciso la stampa laser dei dati retributivi e sempre che vengano rispettate le condizioni fissate dall’istituto assicuratore.

Supporti magnetici. Il datore di lavoro, ai sensi del D.M. 30.10.2002 e del D.P.R. 350/1994, può adottare per adempiere all’obbligo di registrazione e conservazione, in luogo dei tradizionali libri paga e matricola (o a fogli mobili) sistemi elettronici e magnetici. Non è prevista alcuna preventiva autorizzazione e non è previsto alcun obbligo di vidimazione.

Condizioni del D.P.R. 350/1994

La predetta facoltà è esercitabile se vengono rispettate le seguenti condizioni: