Libri obbligatori per il personale dipendente

I LIBRI OBBLIGATORI PER IL PERSONALE

In generale, il datore di lavoro ha l'obbligo di tenere una serie di libri e documenti, di norma soggetti a numerazione e vidimazione, probatori del rapporto di lavoro dipendente, dell'ammontare della retribuzione corrisposta, delle ritenute (previdenziali e fiscali) operate ai singoli lavoratori dipendenti e attestanti il rispetto della normativa in materia di igiene e sicurezza sul lavoro. Devono essere obbligatoriamente tenuti i seguenti documenti:

• Il libro paga
• Il libro matricola
• Il registro degli infortuni

Conservazione: I libri e i documenti obbligatori devono essere conservati in azienda e in alcuni casi direttamente sul posto di lavoro. È prevista la possibilità di domiciliarli presso un consulente del lavoro, regolarmente autorizzato dal competente servizio ispezioni del lavoro della Direzione provinciale del lavoro. Sono altresì abilitati gli avvocati, i procuratori, i dottori.

commercialisti e i ragionieri che hanno comunicato al servizio ispezioni del lavoro della Direzione Provinciale del lavoro di voler esercitare anche tale ramo di consulenza.

FOGLI MOBILI E SUPPORTI MAGNETICI/OTTICI

Libri matricola e paga a fogli mobili. L'utilizzo dei libri matricola e paga (quest'ultimo può essere diviso in due parti: retribuzione e presenze) a fogli mobili (D.M. 30.10.2002), non necessita di una preventiva autorizzazione né da parte della Direzione provinciale del lavoro né da parte dell'INAIL. Prima di porre in uso detti documenti i datori di lavoro li devono presentare a una delle sedi dell'Istituto assicuratore per la prevista vidimazione. L'istituto assicuratore è, in via generale, l'INAIL e, in via residuale, l'INPS per le aziende non soggette, anche parzialmente, all'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro. Il citato ente assicuratore provvede (anche attraverso soggetti convenzionati) sia

alla vidimazione dei fogli e alla contrassegnazione del numero d'ordine progressivo, nonché all'attribuzione degli stessi fogli ai soggetti richiedenti e alla registrazione di tale operazione in un apposito modulo. È possibile la vidimazione anche in fase di stampa tipografica dei fogli mobili. In tale ipotesi occorre richiedere, di volta in volta, alla sede INAIL sia l'autorizzazione ad apporre il numero d'ordine ed il bollo (marchio) sia la successiva vidimazione (INAIL nota 16.12.2004). Stampa fogli laser. La preventiva vidimazione e la relativa numerazione progressiva dei fogli paga (sono quindi esclusi i libri matricola) non è necessaria nei casi in cui il datore di lavoro abbia deciso la stampa laser dei dati retributivi e sempre che vengano rispettate le condizioni fissate dall'istituto assicuratore. Supporti magnetici. Il datore di lavoro, ai sensi del D.M. 30.10.2002 e del D.P.R. 350/1994, può adottare per adempiere

All'obbligo di registrazione e conservazione, in luogo dei tradizionali libri paga e matricola (o a fogli mobili) sistemi elettronici e magnetici. Non è prevista alcuna preventiva autorizzazione e non è previsto alcun obbligo di dividimazione. Condizioni del D.P.R. 350/1994.

La predetta facoltà è esercitabile se vengono rispettate le seguenti condizioni:

• inalterabilità del dato; deve essere, quindi, garantita la non cancellazione nel tempo e la non sostituibilità del dato stesso (le correzioni possono essere eseguite senza però cancellare il dato errato);
• consultabilità del dato (in ogni momento) a richiesta degli organi ispettivi;
• registrazione dei dati memorizzati su documenti cartacei a cadenza mensile (sono validi i mod. DM 10 e i prospetti paga) e annuale (mod. CUD dal 1998 e il mod. 770). Condizioni del D.M. 30.10.2002.

Il decreto in esame conferma che la tenuta e la conservazione dei libri paga e matricola può avvenire

mediante l'utilizzo di supporti magnetici. Rispetto al DPR 350/94, il nuovo provvedimento precisa che sui predetti supporti magnetici, ogni singola scrittura debba costituire documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. Situazione questa che permette di garantire, oltre alla consultabilità, in ogni momento (a richiesta, per esempio, dell'organo ispettivo), anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati nonché la sequenza cronologica delle operazioni. Per le regole tecniche inerenti alla formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione, anche temporale, dei documenti informatici, occorre fare riferimento al DPCM 13.01.2004 (G.U. n. 98 del 2004). L'azienda deve avvalersi di un certificato abilitato. La scelta di tenere e conservare i libri matricola e paga a fogli mobili o su supporto magnetico deve in ogni caso risultare idonea ad eseguire tutte le registrazioni.previste dalla vigente normativa che regola la materia. LIBRO MATRICOLA Il libro matricola ha lo scopo di documentare agli istituti assicurativi e agli organi ispettivi il numero dei lavoratori dipendenti, in forza all'azienda, le date di inizio e di cessazione dei rapporti di lavoro ed altre informazioni utili inerenti lo svolgimento del rapporto di lavoro. A decorrere dal 1° gennaio 1996 (Art. 4 bis, comma 2, del D.Lgs. 181 del 2000 come modificato dall'art. 6 del DLgs 297 del 2002; ha sostituito l'art. 9 bis, D.L. 510/96 - L. 608 del 1996) ha altresì lo scopo di documentare la regolarità dell'assunzione allo stesso lavoratore; quest'ultimo, all'atto dell'assunzione, dovrà ricevere dal datore di lavoro una dichiarazione contenente i dati relativi alla registrazione nel libro matricola in uso. Il datore di lavoro è tenuto ad istituire un libro matricola nel quale annotare in ordine cronologico di assunzione e primadell'ammissione al lavoro (art. 20, D.P.R. 1124/65 e art.134, R.D. 1422/24) tutti i lavoratori dipendenti compresi i familiari (con retribuzione o senza) occupati nell'impresa stessa. L'obbligo deve essere osservato anche dalle cooperative di produzione e lavoro per la registrazione dei soci lavoratori. Nel libro paga devono essere annotati anche i collaboratori coordinati e continuativi, gli associati in partecipazione e tutti i prestatori d'opera assicurabili. Non è prevista una forma particolare ma, ai sensi dell'art. 26 del D.P.R. 1124/65, il libro matricola deve essere rilegato e numerato in ogni sua pagina. L'art. 119 della L. 388/2000 ha stabilito la possibilità di tenere libri matricola mediante l'utilizzo di fogli mobili, supporti magnetici e ottici. Il libro matricola (tradizionale o equipollente), prima di essere messo in uso, deve essere sottoposto alla preventiva vidimazione da parte dell'ente preposto, indicando larelativaposizione assicurativa territoriale (in presenza di più posizioni se ne utilizzerà una, in via generale la principale):

• INAIL per le aziende soggette all'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni e le malattie professionali;
• INPS, per le altre aziende.

Non è previsto alcun obbligo di vidimazione, se l'azienda ha optato per la tenuta del documento con sistemi elettronici e magnetici.

Nel libro matricola (o documento equipollente) devono essere obbligatoriamente annotati, per ogni lavoratore dipendente, i seguenti dati:

• numero d'ordine di iscrizione;
• cognome e nome;
• dati anagrafici e di residenza;
• codice fiscale;
• data di assunzione e di cessazione del rapporto di lavoro;
• categoria e qualifica professionale all'assunzione e successive variazioni;
• retribuzione iniziale e successive variazioni;
• gli estremi della comunicazione di avvenuta assunzione al collocamento;
• importo dell'assegno per il nucleo familiare;
• carico.

matricola principale. Il libro matricola deve contenere le seguenti informazioni per ogni lavoratore: - Cognome e nome; - Data e luogo di nascita; - Codice fiscale; - Data di assunzione; - Qualifica professionale; - Mansione svolta; - Data di cessazione del rapporto di lavoro. Inoltre, per i lavoratori dipendenti, il libro matricola deve contenere anche le seguenti informazioni: - Numero di matricola INPS; - Numero di matricola INAIL; - Data di iscrizione all'assicurazione INAIL; - Data di cessazione dell'assicurazione INAIL. Il libro matricola deve essere tenuto in ordine cronologico e le registrazioni devono essere effettuate senza lasciare spazi in bianco. Le registrazioni devono essere eseguite su supporti cartacei utilizzando inchiostro o altro materiale indelebile. Il libro matricola deve essere conservato per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione e, se non utilizzato, dalla data in cui è stato vidimato. In caso di aziende con più luoghi di lavoro, devono essere istituiti degli stralci del libro matricola nelle varie unità produttive. Gli stralci possono essere costituiti anche da fotocopie autenticate come copie conformi all'originale dal datore di lavoro. Gli stralci devono essere aggiornati contemporaneamente al libro matricola principale.

matricola originale. È comunque consentito tenere tanti libri matricola settoriali o di filiale (costituiscono dei semplici di cui del libro matricola generale) da considerarsi comunque non ufficiali e quindi da non vidimare.

LIBRO PAGA. Il libro paga è il documento probatorio, nei confronti degli enti assicurativi, dell'Amministrazione finanziaria e degli organi ispettivi, della prestazione lavorativa resa dal lavoratore dipendente, della retribuzione corrisposta e delle ritenute previdenziali e fiscali operate.

Il datore di lavoro è tenuto ad istituire un libro paga nel quale registrare, per ciascun dipendente, i dati relativi alle ore prestate e alla retribuzione effettivamente corrisposta sotto ogni forma.