Corso Avanzato Project

Corso Avanzato di MS Project

CORSO AVANZATO DI MICROSOFT PROJECT

Sommario

CORSO AVANZATO DI MICROSOFT PROJECT ..................................................................................................... 1

1. AMBIENTE DI LAVORO E SETTAGGI PRELIMINARI ................................................................................. 2

2. I CALENDARI DI PROGETTO ................................................................................................................... 6

3. LE ATTIVITA’ DI PROGETTO .................................................................................................................. 11

4. COLLEGAMENTI TRA ATTIVITA’ DI PROGETTO ..................................................................................... 16

5. LE RISORSE DI PROGETTO .................................................................................................................... 23

6. LE OPERAZIONI DI LIVELLAMENTO DELLE RISORSE ............................................................................. 26

7. IL CONSOLIDAMENTO DEL PROGETTO ................................................................................................ 34

8. LA BASELINE DI PROGETTO .................................................................................................................. 42

9. GESTIONE AUTOMATICA DEGLI AVANZAMENTI ................................................................................. 45

10. GESTIONE MANUALE DEGLI AVANZAMENTI ................................................................................... 49

11. INTERPRETAZIONE DEI DATI DI AVANZAMENTO ............................................................................. 52

12. CHIUSURA DEL PROGETTTO ............................................................................................................ 56

13. DEFINIZIONE DI UN TEMPLATE ........................................................................................................ 58

14. STAMPA DI UN DIAGRAMMA DI GANTT ......................................................................................... 60

15. RAGGRUPPAMENTI E FILTRI PERSONALIZZATI ................................................................................ 62

16. LA GESTIONE DEI COSTI DELLE RISORSE UMANE ............................................................................ 66

17. LA GESTIONE DEI COSTI MATERIALI ................................................................................................ 67

18. LA GESTIONE DEI COSTI FISSI ........................................................................................................... 70

19. ATTIVITA’ RICORRENTI ..................................................................................................................... 72

20. TARIFFE VARIABILI ........................................................................................................................... 74

21. LA CONSUNTIVAZIONE DEI COSTI .................................................................................................... 77

22. INSERIMENTO DI CAMPI PERSONALIZZATI ...................................................................................... 78

23. INSERIMENTO DI TABELLE PERSONALIZZATE .................................................................................. 87

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1. AMBIENTE DI LAVORO E SETTAGGI PRELIMINARI

La prima da conoscere sono le opzioni generali del software (File Opzioni) da cui si può impostare ad esempio



la visualizzazione predefinita (nel corso si usa Gantt con sequenza temporale). Dalle opzioni di visualizzazione è

possibile modificare le impostazioni più generali riguardanti calendari e valute; da questa tab è inoltre possibile

decidere se visualizzare o meno la barra di immissione (utile per inserimento rapido di informazioni nelle celle).

Le impostazioni di programmazione, come mostrato nell’immagine seguente, sono molto importanti in quanto

permettono di settare le opzioni principali del calendario per il progetto e quelle della programmazione (ad

esempio gli orari di lavoro qui inseriti diventeranno quelli di default del calendario di progetto).

Nelle opzioni avanzate invece si trovano in particolare le opzioni di visualizzazione per il progetto (pertanto

questi simboli si possono scrivere direttamente nella barra di immissione e indicheranno automaticamente la

grandezza corrispondente): P a g . 2 | 89

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Un elemento importante dell’ambiente di lavoro è la scala cronologica; per poter accedere alle opzioni della

scala cronologica si deve procedere da Visualizza Scala cronologica. E’ quindi possibile impostare le unità



di misura da un menù a tendina e definire i livelli cliccando nuovamente su Scala cronologica:

La scala cronologica è organizzata su livelli, da un minimo di uno ad un massimo di tre (ad esempio si potrà

decidere di organizzare la scala cronologica su due livelli visualizzando le settimane e i giorni). Per ogni livello si

stabiliscono quindi unità, formato, ecc… Dall’ultima tab visualizzata nell’immagine, Orario non lavorativo, si

settano le impostazioni grafiche di visualizzazione dei giorni non lavorativi.

Un menù importante a livello preliminare è quello che riguarda le proprietà del progetto (percorso per

accedervi tab Progetto Riepilogo informazioni). Da qui si impostano le date di inizio ed, eventualmente,



fine del progetto, il momento dal quale si intende programmare (generalmente si imposta la dicitura Data

inizio progetto) e il calendario di progetto. Da questo menù è anche possibile accedere alle statistiche di

progetto che riportano tutti i dati importanti del progetto in esame. P a g . 4 | 89

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2. I CALENDARI DI PROGETTO

I calendari sono uno strumento fondamentale per il corretto utilizzo di Microsoft Project e per la definizione di un

piano di lavoro ottimale. Per accedere ai calendari di lavoro, come mostrato nelle immagini sottostanti, ci si

serve della tab Progetto Modifica orario di lavoro:



Si accede quindi alla finestra principale di impostazione dei calendari:

1 3

2

In particolare dal menù a tendina evidenziato dal riquadro 1 è possibile scegliere tra i diversi possibili calendari

(se ne troveranno sempre almeno tre, standard, 24 ore e turno di notte); cliccando su Opzioni evidenziato dal

riquadro 2 è possibile accedere alle opzioni generali illustrate nel modulo precedente (PCD.7.1.1-

SettaggiPreliminari). Il riquadro 3 indica la finestra calendario posta in centro al menù che permette di

visualizzare in modo immediato le diverse tipologie di giorni del mese (sulla base di quanto indicato dalla

legenda accanto). E’ possibile definire differenti calendari associabili al progetto, alle attività e alle persone in

base alle possibili esigenze. P a g . 6 | 89

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Qualora si necessitasse di un calendario personalizzato per il progetto, la procedura più conveniente è quella

di creare una copia del calendario standard e apportarvi le modifiche necessarie al progetto in esame

cliccando su Crea nuovo calendario…

Da questa finestra è possibile attribuire un nome al nuovo calendario e scegliere se impostarlo da zero o partire

da una copia del calendario standard; è necessario tenere presente che il calendario standard si limita a

prevedere l’impostazione di sabati e domeniche come giorni non lavorativi, senza considerare ulteriori festività,

che dovranno pertanto essere inserite manualmente.

La personalizzazione del calendario avviene attraverso l’uso di due tab:

1. Eccezioni

2. Settimane lavorative

Le eccezioni possono essere utilizzate ad esempio per inserire all’interno del calendario dei giorni non lavorativi

come festività o ponti (nell’immagine seguente è rappresentato l’inserimento a titolo di esempio della festività

di Santo Stefano); per farlo è sufficiente selezionare il/i giorno/i desiderati nella finestra calendario, digitare in

tabella il nome della festività è le date di inizio e fine in tabella verranno attribuite automaticamente dal

software. E’ bene notare come a questo punto il colore del giorno eccezione nella finestra calendario sia

visualizzato con un colore diverso. Una volta inserita l’eccezione, con un doppio clic sul nome inserito in tabella

è possibile aprire una finestra che mostra tutti i dettagli relativi all’eccezione selezionata (nell’immagine si nota

ad esempio come Santo Stefano sia stato classificato semplicemente come giorno non lavorativo, avrebbe

però potuto essere un’eccezione solo a livello di orario lavorativo). P a g . 7 | 89

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Di seguito è riportata la finestra che illustra i dettagli delle eccezioni impostate al calendario personalizzato:

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Per quanto riguarda invece la voce Settimane lavorative è possibile impostare per alcune o tutte le settimane

un orario differente da quello di default del calendario. Cliccando su Dettagli.. , come mostrato nella seguente

immagine, è possibile andare ad operare delle modifiche all’orario della settimana predefinita agendo su ogni

singolo giorno.

Oltre alla modifica dell’orario della settimana predefinita è possibile anche impostare una settimana eccezione

con orari differenti; analogamente a quanto fatto precedentemente per le eccezioni, si scelgono i giorni dalla

finestra calendario, si inserisce un nome (ad titolo esemplificativo nell’immagine seguente si è scelto il nome

settimana eccezione) e cliccando su dettagli si modificano gli orari della settimana. P a g . 9 | 89

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Una volta definito in modo corretto il calendario è necessario attribuirlo al progetto con la seguente procedura:

Progetto Riepilogo informazioni Calendario

  P a g . 10 | 89

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3. LE ATTIVITA’ DI PROGETTO

Le procedure principali che riguardano l’argomento delle attività di progetto sono sostanzialmente tre:

1. inserimento dell’attività di progetto;

2. attribuzione di una durata alle attività di progetto;

3. realizzazione di collegamenti tra le attività di progetto.

L’inserimento di una attività di progetto può essere eseguito con differenti modalità:

posizionandosi su una cella “Nome attività” nella parte tabellare del diagramma di Gantt e inserendo

− le informazioni tramite la barra di immissione;

posizionandosi su una cella “Nome attività” e inserendovi direttamente l’informazione testuale (che

− sarà comunque visibile anche nella barra di immissione);

cliccando con il tasto destro del mouse su una riga della tabella e selezionando Inserisci attività;

− cliccando due volte su una cella per aprire la tab Informazioni attività in cui inserire il nome e le altre

− caratteristiche dell’attività.

Una volta inserita l’attività di progetto si visualizzano immediatamente in tabella una serie di informazioni (le

informazioni dei punti 3 e 4 verranno visualizzate solo in caso di modalità di programmazione automatica):

1. modalità attività (programmazione manuale/automatica);

2. nome attività (precedentemente inserito in maniera compilativa);

3. durata dell’attività;

4. date di inizio e fine dell’attività.

Una volta terminato l’inserimento di tutte le attività di progetto è utile comprendere il concetto di fase: una fase

di progetto può essere definita come l’insieme di attività raggruppate all’interno di un’attività di riepilogo. Per

definire un’attività di riepilogo è sufficiente selezionare le attività da raggruppare sotto la fase e impostare un

rientro; si dovrà quindi procedere alla selezione delle attività tab Attività Imposta rientro per attività. Di

 

seguito è riportato un esempio in cui una serie di attività è stata raggruppata sotto l’attività di riepilogo “Cap I”.

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Anche nel diagramma di Gantt a questo punto è semplice individuare le attività di riepilogo che presentano

una rappresentazione grafica differente:

All’interno del gruppo di attività possono essere presenti una serie di attività cardine, chiamate milestones;

queste ultime sono viste come dei punti fermi raggiunti durante lo sviluppo del progetto e non possiedono quindi

una loro durata poiché rappresentano solo il raggiungimento di un obiettivo. Per indicare una milestone tra le

attività è sufficiente impostare la durata dell’attività a 0 giorni (agendo sulla cella “Durata”); anche

graficamente si potrà subito notare una rappresentazione diversa delle milestone. P a g . 12 | 89

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A questo punto è bene occuparsi della definizione della durata delle attività; a quelle inserite fino ad ora è

stata attribuita automaticamente una durata dal software. Il punto interrogativo posizionato accanto alla

durata sta proprio ad indicare il fatto che quel valore di durata è soltanto un valore stimato. E’ possibile

modificare la durata dell’attività dalla tabella del diagramma di Gantt oppure cliccando due volte sulla cella

e aprendo il tab Informazioni attività:

Attraverso questa tab è possibile visualizzare e modificare molte informazioni riguardanti un’attività:

Generale (riporta le informazioni principali quali nome, durata, % di completamento, modalità di

− programmazione e date di inizio e fine dell’attività);

Predecessori (tabella dove vengono inseriti e visualizzati tutti i predecessori di un’attività)

− Risorse (tabella in cui vengono inserite e visualizzate tutte le risorse assegnate ad una attività, comprese

− di unità e costi)

Avanzate (riporta vincoli, scadenze, calendari e codici WBS associati all’attività)

− Note (offre la possibilità di inserire una nota testuale da collegare all’attività)

−

− Campi personalizzati (offre la possibilità di caratterizzare l’attività attraverso campi personalizzati)

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Di seguito si riporta la rappresentazione del diagramma di Gantt ottenuta dopo aver inserito le attività, averle

raggruppate sotto un’attività di riepilogo, aver impostato le milestones e le durate di tutte le attività:

All’interno del software, oltre alla rappresentazione grafica del diagramma di Gantt, sono disponibili una serie

di altre visualizzazioni (ad esempio diagramma ed elenco risorse, elenco attività, Gantt di verifica, ecc…) dalla

tab Attività Diagramma di Gantt scelta visualizzazione da menù a tendina:

  P a g . 14 | 89

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Questo menù è da mettere in relazione con il comando Tabelle della tab Visualizza; ad esempio, mostrando il

diagramma di Gantt nella visualizzazione principale, in Tabelle sarà spuntata la voce Immissione. Spuntando

invece ad esempio Lavoro cambieranno le informazioni fornite dal diagramma di Gant. P a g . 15 | 89

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4. COLLEGAMENTI TRA ATTIVITA’ DI PROGETTO

Il primo concetto importante per quanto concerne i collegamenti tra le attività è quello dello scheduling di

progetto: il project manager dovrà ripercorrere il piano attività per attività al fine di individuare all’interno del

progetto tutte le precedenze temporali presenti tra le attività che sono state definite. Questo processo in project

consiste nell’individuazione dei predecessori e i successori delle varie attività.

Un passaggio importante è quindi quello del collegamento temporale tra le attività: selezionando la prima

attività considerata e poi quella a cui si vuole collegare temporalmente tenendo premuto il tasto Ctrl, è possibile

collegare le due attività selezionando a questo punto dalla tab Attività il comando “Collega le attività

selezionate”. Di seguito si possono osservare i passaggi dell’operazione di collegamento temporale delle

attività. P a g . 16 | 89

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Anche a livello grafico all’interno del diagramma di Gantt sarà immediatamente visualizzabile il collegamento

temporale realizzato tra le due attività (indicato con una freccia):

In alternativa è possibile collegare due attività direttamente nella parte grafica: selezionare la barra della prima

attività e trascinare con il mouse fino all’attività da collegare ad essa: P a g . 17 | 89

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All’interno della parte tabellare del diagramma di Gantt sono presenti le colonne Predecessori e Successori

(qualora non fossero visualizzati di default è sufficiente cliccare sulla colonna dal titolo “Aggiungi nuova

colonna” e selezionare l’informazione che si desidera aggiungere alla tabella dalle possibilità offerte nel menù

a tendina). Quando si realizzano dei collegamenti si andranno a visualizzare anche in tabella i numeri delle

attività predecessori e successori.

All’interno della parte grafica è possibile impostare le frecce come si desidera cliccando con il tasto destro del

mouse sulla freccia stessa e selezionando il comando Layout in cui sono presenti una serie di impostazioni

riguardanti le frecce: P a g . 18 | 89

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Una volta inserite tutte le attività e realizzati tutti i collegamenti temporali tra di esse si ottiene un vero e proprio

piano di lavoro con una sua sequenza temporale; pertanto può rendersi necessaria un’attività di controllo su

tutto il progetto che necessita di visualizzazioni immediate delle sequenzialità, cioè un meccanis