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PARTE SECONDA: L’ORGANIZZAZIONE DELLA BIBLIOTECA: METODI E STRUMENTI
4. LA COSTRUZIONE E LA GESTIONE DELLE RACCOLTE
Le collezioni sono sottoinsiemi dell’universo bibliografico. Il loro allestimento presuppone anche dei problemi: garantire
al processo di acquisizione la necessaria organicità e coerenza che rende la raccolta il servizio fondante della biblioteca.
Una soluzione per raggiungere tale obiettivo è rappresentata dall’incameramento di raccolte private, donate o
acquistate. Numerose biblioteche in età moderna sono nate proprio dall’apertura al pubblico di collezioni private.
Ancora oggi il ricorso all’acquisizione di fondi privati da parte di biblioteche pubbliche costituisce una parte importante
poiché consente un accrescimento qualitativamente significativo. Il collezionismo librario è comunque un fenomeno più
raro e ai fondi privati è oggi riconosciuto un valore documentario, quasi di testimonianza archivistica, rispetto alla
personalità e al contesto culturale da cui derivano, cosicché la loro integrazione all’interno delle raccolte delle
biblioteche può creare non pochi problemi. Uno di questi è rappresentato dall’inevitabile necessità di gestire possibili
doppioni. Una diversa via per garantire coerenza alle raccolte è rappresentata da campagne di acquisto massicce,
praticabile nel caso di grandi biblioteche per la disponibilità dei finanziamenti.
La biblioteca moderna ha, per le difficoltà economiche, elaborato un approccio che trasporta sul piano dello sviluppo
delle raccolte il concetto di management, cioè di gestione consapevole, dando uno spazio rilevante agli aspetti
programmatici e di indirizzo come strumento per garantirne uno sviluppo sostenibile in termini di risorse, ma al tempo
stesso di qualità per quanto riguarda il profilo delle raccolte. Il termine inglese che definisce tale approccio è collection
(= «gestione delle collezioni»). Operativamente l’approccio del management presuppone:
1. una fase preliminare di analisi,
2. una fase di pianificazione,
3. una fase di carattere gestionale,
4. una fase di misurazione.
1.ANALISI: riguarda sostanzialmente tre aspetti:
1.il contesto in cui la biblioteca opera; per quanto riguarda il contesto, gli elementi da tenere in considerazione sono
rappresentati:1. Dal quadro istituzionale e funzionale a cui è riconducibile l’attività della biblioteca. 2. Dal profilo e dai
bisogni dell’utenza di riferimento. 3.dagli assetti cooperativi in cui si inserisce l’attività della biblioteca. PG 126-126
2.la caratterizzazione delle raccolte stesse, esistono due metodologie di analisi: quelle incentrate sulla raccolta e
destratificazione
quelle incentrate sull’utente. La presuppone l’analisi storica delle raccolte per individuarne tratti
specifici o fondi particolari che possono dare alla fisionomia delle raccolte una certa eccentricità ed una apparente
incoerenza rispetto al ruolo della biblioteca, ma che possono essere spiegati guardando al passato e rispetto ai quali
occorre ipotizzare il grado di impegno per la loro valorizzazione e il loro possibile impatto sulla politica documentaria. La
segmentazione delle raccolte consente di ottenere una sorta di fotografia delle diverse componenti che definiscono
l’identità delle raccolte della biblioteca, sia in termini di macroaree disciplinari che per sezioni a carattere funzionale.
L’esito di tali operazioni porta alla misurazione e ad una valutazione complessiva della fisionomia di ciascuna area come
momento di partenza ineliminabile per la pianificazione e lo sviluppo.
3. le risorse a disposizione per la loro crescita. sono di tre tipi: risorse finanziarie; di spazio; umane. La disponibilità
dei finanziamenti è l’elemento strategico per la vita stessa delle biblioteche. Ciò che viene compromesso
dall’inadeguatezza dei finanziamenti è la possibilità di mantenere alto il profilo delle raccolte, con la conseguenza di
compromettere l’utilizzazione di quanto già in possesso della biblioteca.
Altro presupposto è rappresentato dagli spazi. Inoltre il trattamento dei materiali bibliografici ha un costo non
indifferente in termini di tempo e presuppone una disponibilità del personale che deve essere valutata attentamente.
Una metodologia di analisi del peso che le procedure di gestione di ciascun libro hanno in termini di tempo e di costi, in
rapporto all’impiego del personale, è rappresentata dalla rilevazione dei cosiddetti “carichi di lavoro”.
2 IL PROGETTO: all’attività di analisi segue quella progettuale. Prende consistenza attraverso l’elaborazione di una serie
articolata di documenti programmatici nei quali vengono esplicate le linee di intervento, a partire dalla definizione di
obiettivi di carattere più generale e di lungo termine, fino all’indicazione delle azioni specifiche da intraprendere
nell’approccio alle singole aree delle collezioni. I documenti programmatici sono in particolare:
1. la carta delle collezioni; è un documento di intenti, da un lato volto a garantire la max trasparenza nei confronti
degli utenti, dall’altro destinato a rappresentare il quadro di riferimento cui guardare nel tempo per garantire coerenza
e continuità di operato. È composta da:
- un’introduzione generale che descrive lo scopo della carta e dei suoi destinatari, le caratteristiche del contesto in cui la
biblioteca opera, le logiche cooperative e gli obiettivi e le strategie di servizio che la biblioteca intende adottare rispetto
alle diverse componenti della collezione;
-una descrizione generale delle raccolte e della loro articolazione per aree tematiche e/o sezioni tipologiche di servizio;
-le linee di indirizzo generali nello sviluppo delle raccolte;
- un’analisi più dettagliata delle diverse aree di segmentazione delle raccolte con formule analitiche delle specifiche
linee di intervento;
-i tempi di revisione della carta e le diverse responsabilità di carattere decisionale e gestionale.
2. il programma di dimensionamento; prende in esame i criteri di carattere quantitativo piuttosto che
qualitativo,indicando in un arco di tempo pluriennale il tasso di crescita che la biblioteca intende seguire. Si tratta di un
documento di carattere tecnico, per uso interno. L’individuazione di standard di riferimento rappresenta uno degli
aspetti più delicati in primo luogo, perché, essendo basata su rapporti numerici, presuppone per definizione un
approccio semplicistico a problemi che sono in realtà estremamente complessi; in secondo luogo perché ha un
significato indicativo che tende a generalizzare situazioni in realtà molto diverse tra loro.
3. il piano di sviluppo;è un documento di uso interno e ha una valenza di carattere annuale. In esso trovano spazio gli
obiettivi considerati prioritari per il periodo preso in esame. È un documento poco standardizzato sia nella struttura
generale che nei criteri redazionali.
4. i protocolli di selezione. indicano per ciascuna area gli obiettivi specifici che ne caratterizzano le logiche di sviluppo,
le politiche documentarie corrispondenti e in particolare il livello di copertura prefisso e/o la tipologia delle risorse da
acquisire, i criteri di selezione da adottare, le cifre di bilancio a disposizione, gli strumenti da utilizzare per la scelta delle
risorse.
3.LA GESTIONE: le problematiche gestionali che caratterizzano lo sviluppo delle collezioni presuppongono due aspetti
centrali, apparentemente antitetici tra loro: l’incremento delle raccolte attraverso nuove acquisizioni, e la de selezione
del materiale. Per entrambi gli aspetti le fasi operative sono due:
1. una di scelta del materiale da acquisire/deselezionare;
2. una di carattere operativo.
l’acquisizione:
- in questa fase si ha innanzitutto lo spoglio delle fonti in grado di informare sulle pubblicazioni disponibili
(fonti di tipo bibliografico, catalografico, commerciale; a cui si aggiungono recensioni presenti nei periodici o nei
quotidiani). Segue una valutazione dei dati reperiti sulla base di parametri riconducibili all’aspetto bibliologico,
bibliografico, e dall’opportunità della scelta rispetto alla specificità degli obiettivi e alle priorità individuate a livello
programmatico,da un lato, alla disponibilità delle risorse, dall’altro.
Griglia di Whittaker
Uno strumento particolarmente diffuso è la (1982), basata su una serie di elementi:
1.persone coinvolte 2.il progetto cui la pubblicazione risponde 3.il contenuto
4.la struttura 5.l’impaginazione 6.la manifattura 7.il posizionamento.
La fornitura del materiale bibliografico selezionato avviene tradizionalmente per mezzo di ordini d’acquisto, doni,
approval plans
scambi o attraverso il deposito obbligatorio. Con si intende la pratica di affidare direttamente a un
fornitore prescelto non solo l’invio del materiale bibliografico, ma anche la stessa selezione dei documenti, dopo aver
predisposto a una griglia di parametri. Le modalità tradizionali di acquisizione dei documenti, per ordinativi, doni, cambi
e diritto di stampa, rientrano entro la categoria definita “fornitura di beni”. Per le risorse elettroniche vengono
sottoscritte delle licenze d’uso, nelle quali sono definite le condizioni di fornitura del servizio.
revisione:
-la le raccolte non prevedono solo acquisizione, ma anche una continua revisione sulla quale i documenti
programmatici danno indicazioni di carattere generale per quanto riguarda obiettivi da raggiungere, tempistiche e
modelli da seguire. Essa comporta due momenti cruciali:
- un momento preliminare di scelta dei libri su cui intervenire
- una fase operativa nella quale sono attuate le soluzioni ipotizzate in sede programmatica per le diverse casistiche
riscontrabili. I criteri in base ai quali selezionare il materiale possono essere ricondotti:
- allo stato di conservazione del materiale -alla sua età -alle statistiche d’uso del documento
Al fine della valutazione, i diversi parametri sono associati in griglie complesse che forniscono veri e propri protocolli di
selezione. L’uso della griglia ha un valore indicativo e porta alla segnalazione dei documenti passibili di revisione.
valutazione:
-la i parametri che permettono di verificare l’efficacia dei processi di sviluppo delle raccolte sono
suddivisibili in 3 categorie: indicatori sulla gestione, di qualità, di uso. Questi ultimi sono generalmente i più utilizzati.
Uno dei più importanti è l’indice di circolazione, calcolato dividendo la quantità dei prestiti effettuati e dei documenti
presi in consultazione per il numero dei volumi della raccolta. Esso permette di determinare il tasso d’uso della raccolta,
ed è impiegato anche dalle linee guida di Measuring Quality. Gli indicatori di gestione derivan