Riassunto esame Archivistica, prof. Calabrese, libro consigliato La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Pigliapoco

Introduzione

Lo sviluppo delle nuove tecnologie ha portato all'evoluzione anche nel campo delle amministrazioni, grazie a nuove aree applicative: e-Goverment, e-Procurement, e-Commerce.

E-Government

Con e-Government si intende l'utilizzo di tecnologia e modalità informatiche per l'informazione all'interno delle amministrazioni. Nel 2000 lo stato italiano predilige degli obiettivi da raggiungere:

• L'utilizzo di queste aree telematiche per i cittadini e le imprese
• Praticità per le amministrazioni dei dati cittadini che possono essere prelevati per via telematica ogniqualvolta che ve ne sia il bisogno
• I cittadini non devono dare i loro dati più volte
• Permette la promozione dell'integrazione fra le amministrazioni

E-Procurement

E-Procurement è una fondamentale base per l'e-Government, poiché con la prima espressione usata si indicano l'insieme delle tecnologie, dei processi e delle modalità che permettono a un soggetto produttore di ottenere dei beni o dei servizi in modalità on-line. Per avere questi mezzi bisogna garantirne un giusto uso attraverso alcune norme, garantire l'utilizzo sia di mezzi innovativi ma anche tradizionali come quelli cartacei. Inoltre, queste innovazioni sono essenziali in quanto aumentano la concorrenza.

E-Commerce

Con questo termine si intende un rapporto di commercio tecnologico ed informatico con illimitati enti. In base ai soggetti che vengono coinvolti nelle operazioni il commercio prende un nome ben preciso:

• Se a prendere atto è una azienda il commercio online verrà indicato con il termine Business to Business (B2B)
• Se questo avviene con un consumatore allora sarà Business to Consumer (B2C)
• Se avviene tra le amministrazioni, invece, sarà Business to Administration (B2A)

Capitolo 1

1.1 Il documento

Il documento viene inteso in diversi modi, esso è:

• Un mezzo che permette di tramandare la memoria di un fatto
• Testimonianza di qualunque genere che, appartenendo a un ambito e periodo, ne è rappresentazione
• Qualunque oggetto materiale che può essere usato come oggetto di studio
• Prova, dimostrazione, testimonianza, attestazione, indagine

Tutte queste definizioni fanno riferimento a una res che è mezzo o testimonianza di un evento, così possiamo concordare nel dire che è una cosa scritta quindi una res signata. Il documento è una cosa rappresentativa, non è importante la sua consistenza bensì il valore strumentale del documento. Ogni documento, quando viene a fare parte di un archivio o quando esso viene conservato, deve essere necessario che abbia delle caratteristiche essenziali: accessibilità, trasferibilità, riproducibilità, leggibilità.

Il documento è un prodotto artificiale dell'uomo, per questo esso ha un Autore, cioè colui che si occupa dell'argomentazione e del contenuto, dello Scrittore ovvero il responsabile grafico del testo e infine il Sottoscrittore, colui che prende la paternità. La produzione di un documento dipende dalla volontà del sottoscrittore; l'autenticità del testo viene data dalla presenza della firma, un gesto grafico autochiro che ha due funzioni: informativa, che informa chi sia il sottoscrittore del documento, e dichiarativa, che testimonia la paternità del contenuto del documento. Una sottoscrizione può essere autenticata da un notaio o da un ente della pubblica amministrazione.

Un documento è localizzato quando in esso vengono indicati data e luogo (in cui sono stati redatti). La presenza di queste informazioni permette di sapere dove collegare il documento e permette all'archivista di inserirlo nella giusta posizione tra il precedente e il successivo. Un documento può presentarsi come originale o come copia. Se si è studiato il Bofigliodosio ci si ricorda del concetto di copia di Luciana Duranti: esistono tre copie, una semplice, una imitativa e l'altra autentica. Ricordiamo che le copie non hanno la stessa valenza degli originali.

1.2 Il documento giuridico

Il documento giuridico è definito come una cosa che porta con sé una rappresentazione di un fatto o di un atto con un'importanza giuridica. Per un atto giuridico la forma scritta può essere chiesta o per substantiam o per probationem, il primo perché necessario al fine della validità dell'atto, il secondo per fini probatori.

Tra i documenti giuridici quelli che assumono rilevante importanza sono:

• L'atto pubblico che è una prova legale
• Scritture private che sono scritte da privati e fatte redigere da notai o da pubblici ufficiali

1.3 Il documento amministrativo

Il documento amministrativo è una rappresentazione di contenuti di atti, anche interni, della pubblica amministrazione. Rientrano in questa categoria anche gli atti privati, formati da privati.

L'atto amministrativo è una volontà unilaterale di giudizio o di conoscenza della pubblica amministrazione; l'atto amministrativo per eccellenza è il provvedimento. L'atto amministrativo è formato da elementi essenziali ed accidentali:

• Autore: colui che emette l'atto
• Destinatario: colui che riceve l'atto
• Forma: il modo in cui viene emesso
• Preambolo: giustificazioni per l'emanazione dell'atto
• Volontà del sottoscrittore: se manca questo fattore non si può parlare di atto
• Oggetto, motivazioni, finalità
• Dispositivo: la parte percettiva dell'atto

Gli elementi accidentali sono: termine, condizione, onere e riserve.

1.4 Il documento archivistico

Il documento archivistico può essere definito come il documento prodotto da una persona fisica o giuridica durante il processo delle sue funzioni. Esso viene prodotto in modo naturale, in quanto deriva da necessità pratiche; essendo di natura pratica, sarà strettamente legato ai documenti precedenti e successivi e al suo produttore.

Dall'insieme di queste relazioni logiche e formali ne consegue il vincolo o nesso archivistico, esso è caratterizzato dalla naturalezza, cioè nascita spontanea, e dalla necessarietà della produzione del documento. Infatti, se non è necessario produrre il documento esso non lo sarà; se il documento è necessario per dei fini, allora esso sarà prodotto.