Riassunto esame Archivistica, prof. Calabrese, libro consigliato La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Pigliapoco

Capitolo 1

1.1

Il documento viene inteso in diversi modi, esso è:

Un mezzo che permette di tramandare la memoria di un fatto

• Testimonianza di qualunque genere che appartenendo a un ambito e periodo ne è

• rappresentazione

Qualunque oggetto materiale che può essere usato come oggetto di studio

• Prova, dimostrazione,testimonianza, attestazione, indagine.

•

Tutte queste definizioni fanno riferimento a una res che è mezzo o testimonianza di un

evento, così possiamo concordare nel dire che è una cosa scritta quindi una res signata, il

documento è una cosa rappresentativa, non è importante la sua consistenza bensì il valore

strumentale del documento. Ogni documento quando viene a fare parte di un archivio o

quand'esso viene conservato deve essere necessario che abbia delle caratteristiche essenziali

accessibilità, trasferibilità, riproducibilità, leggibilità. Il documento è un prodotto artificiale

dell'uomo per questo esso ha un Autore, cioè colui che si occupa dell'argomentazione e del

contenuto, dello Scrittore ovvero il responsabile grafico del testo e infine il Sottoscrittore

colui che prende la paternità. La produzione di un documento dipende dalla volontà del

sottoscrittore, l'autenticità del testo viene data dalla presenza della firma, un gesto grafico

autochìro che ha due funzioni informativa, che informa chi sia il sottoscrittore del

documento,l'altra dichiarativa che testimonia la paternità del contenuto del documento. Una

sottoscrizione può essere autentificata da un notaio o da un ente della pubblica

amministrazione. Un documento è localizzato quando in esso vengono indicati data e luogo

(in cui sono stati redatti), la presenza di queste informazioni permette di sapere dove

collegare il documento e permette all'archivista di inserirlo nella giusta posizione tra il

precedente e il successivo. Un documento può presentarsi come originale o come Copia , se

si è studiato il Bofigliodosio ci si ricorda nel concetto di copia di Luciana Duranti, esistono

tre copie una semplice, una imitativa e l'altra autentica. Ricordiamo che le copie non hanno

la stessa valenza degli originali.

1.2

Il documento giuridico è definito come una cosa che porta con sé una rappresentazione di

un fatto o di un atto con un importanza giuridica. Per un atto giuridico la forma scritta può

essere chiesta o per substantiam o per probationem, il primo perché necessario al fine della

validità dell'atto, il secondo per fini probatori. Tra i documenti giuridici quelli che assumono

rilevante importanza sono: l'atto pubblico che è una prova legale ; scritture private che sono

scritte da privati e fatte redigere da notai o da pubblici ufficiali.

1.3

Il documento amministrativo è una rappresentazione di contenuti di atti ,anche interni , della

pubblica amministrazione. Rientrano in questa categoria anche gli atti privati, formati da

privati. L'atto amministrativo è una volontà unilaterale di giudizio o di conoscenza della

pubblica amministrazione, l'atto amministrativo per eccellenza è il provvedimento. L'atto

amministrativo è formato da elementi essenziali ed accidentali: Autore colui che emette

l'atto, destinatario colui che riceve l'atto, forma il modo in cui viene emesso, preambolo

giustificazioni per l'emanazione dell'atto, volontà del sottoscrittore se manca questo fattore

non si può parlare di atto, oggetto, motivazioni, finalità, dispositivo la parte percettiva

dell'atto. Gli elementi accidentali sono : termine , condizione, onere e riserve.

1.4

Il documento archivistico può essere definito come il documento prodotto da una persona

fisica o giuridica durante il processo delle sue funzioni. Esso viene prodotto in modo

naturale, in quanto deriva da necessità pratiche; essendo di natura pratica, sarà

strettamente legato ai documenti precedenti e successivi e al suo produttore.

Dall'insieme di queste relazioni logiche e formali ne consegue il vincolo o nesso

archivistico,esso è caratterizzato dalla naturalezza, cioè nascita spontanea, e dalla

necessarietà della produzione del documento, infatti se non è necessario produrre il

documento esso non lo sarà, se il documento è necessario per dei fini, allora esso sarà

prodotto, possiamo dire che necessarietà e produzione del documento sono strettamente

collegate. Il vincolo archivistico si divide in quattro parti : Vincolo Archivistico

interno( documento realizzato e conservato dallo stesso produttore) , Vincolo Archivistico

esterno ( è il rapporto tra ente produttore , unità referenti e il documento prodotto), Vincolo

Istituzionale esterno ( rapporto tra ente produttore e l'istituzione in cui si opera), Vincolo

Istituzionale interno ( rapporto tra ente e le realtà sociali che lo collegano). L'esigenza di

preservare e conservare il vincolo archivistico porta alla formazione di fascioli, formati da

sottofascicoli e inserti, tutto ciò viene fatto attraverso il titolario di classificazione, che

divide in partizioni astratte, ovvero in categorie classi e sottoclassi, tale processo avviene in

maniera gerarchica secondo l' esigenze del produttore. Il titolario di classificazione non deve

mai dissolvere l'idea d'insieme dell'archivio, cioè deve rispecchiare completamente tutti i

documenti. Le operazioni che permettono di identificare un documento sono tre: Il registro

di protocollo( formato dalla data di redazione,l'eventuale numero di protocollo assegnato in

uscita, la data di registrazione, dal nome o dalla denominazione del mittente,l'oggetto, il

mezzo di trasmissione il numero degli allegati, e il numero del documento precedente

successivo), la classificazione( divisione i categorie astratte),la fascicolazione l'inserimento

del documento all'interno di un fascicolo. In tale modo il documento ha ulteriori

informazioni : in numero di protocollo, l'indice di classificazione e il numero di fascicolo. Il

documento ha tre fasi fondamentali, archivio corrente dove avviene la formazione insieme

ad altri documenti ; archivio di deposito dove viene vagliato e selezionato, e archivio storico

dove viene conservato. Lo spostamento all'archivio storico prende nomi differenti a

seconda delle caratteristiche che lo rappresenta, se esso ha eguale natura giuridica il

processo prende il nome di versamento , se la natura è differente ha il nome di deposito , se

invece hanno natura differente, ma il proprietario decide di cedere a titolo gratuito o oneroso

prende il nome di donazione o alienazione. Il massimario di scarto riproduce un elenco

simile a quello del titolario indicando i documenti che devono essere conservati e quelli che

sono destinati al macero. Gli archivisti sono concordi su questo metodo, tuttavia implorano

cautela , infatti prima di eliminare definitivamente un documento bisogna prendere in

considerazione tutti i suoi utilizzi, desse essere messo in correlazione con gli altri. Antonio

Romiti distingue tre tipi di scarto DIFFERTIO, PREORDINATO e IN ITINERE.

Solitamente i documenti si dispongono secondo l'ordine originario se ciò non è possibile, si

ricorre al metodo di provenienza o storico, si cerca di ricostruire l'origine attraverso le altre

documentazioni.

1.5

Introduzione

Il documento informatico è definito come la rappresentazione informatica di un atto, fatto o

dato giuridicamente rilevante. Il documento informatico non è altro che l'insieme di valori

binari registrati su un supporto di memorizzazione. Esso ha determinate caratteristiche: La

volontà dell'autore, la firma elettronica, la sicurezza informatico, l'accessibilità, la

trasferibilità, la riproducibilità, l'immodificabilità del documento nel contenuto e nella

forma, una data certa e infine i supporti di memorizzazione.

1.5.1.

La firma elettronica è l'insieme di codici elettronici che hanno una funzione di

autenticazione informatica, ha la stessa valenza giuridica della firma autografa, si differisce

da essa perché è facilmente trasferibile da un documento all'altro, cambia in ogni documento

e ha una vita relativamente breve. La scritta elettronica non è altro che un algoritmo di

crittografia applicato all'impronta digitale del file. La crittografia è la scienza che studia i

sistemi segreti di scrittura, vi sono due fasi una di codifica e l'altra di decodifica, che

permettono la lettura del documento. Il messaggio può essere codificato solo da chi possiede

la chiave . In merito possiamo distinguere due casi, uno di crittografia simmetrica quando le

due chiavi K e K , quando invece esse sono diverse, una è pubblica K e l'altra è segreta K .

c d p s

Il messaggio così facendo potrà essere letto da chi possiede la chiave segreta. Al processo di

generazione di una firma elettronica appartiene anche l'applicazione di una funzione di

HASH tale funzione garantisce una creazione personale dell'impronta, importante anche per

la creazione di una firma elettronica. Per ottenere una chiave elettronica ci si deve rivolgere

a un certificatore che collega i dati anagrafici di una persona a una chiave pubblica,

corrispondente a una chiave segreta della firma. Ogni qual volta si è in possesso di una

chiave si ha anche un certificato elettronico, ovvero un attestato che identifica il proprietario

della chiave. Ogni certificato ha una scadenza, arrivati a questa si può richiedere una nuova

coppia di chiavi,se tuttavia prima della scadenza si ritiene compromessa una delle due

chiavi o entrambe, bisogna andare dal certificatore per crearne due nuove e porre i certificati

di quelle compromesse nelle liste dei certificati sospesi o revocati. La generazione di una

coppia di chiavi si crea attraverso una smart card, nella quale vengono registrati i dati, tale

card può essere utilizzata e tutto il periodo di validità attraverso l'utilizzo di un pin.

Possiamo concludere dicendo che la creazione di una firma elettronica comprende quattro

fasi: La funzione di HASH , introduzione della smart card nel lettore digitando il pin,invio

impronta digitale del file all'interno del dispositivo e creazione della firma attraverso

l'algoritmo crittografico, invio del file che con se ha la firma e la certificazione elettronica.

1.5.2.

Per dare una data certa a un documento informatico si ricorre alla marca temporale emessa

da un notaio elettronico. Le marche generate da un notaio elettronico indicano la date

precise, queste vengono conservate per cinque anni e se richiesto da un interessato il tempo

può essere prolungato. La presenza di questa marca temporale da una valenza temporale

riconosc