Archivistica - l'archivio corrente

I supporti hanno diverse strutture ed hanno dato vita ad autonome tipologie di

unità archivistiche.

Ci sono problemi legati all’organizzazione di documenti scritti su tavolette

d’argilla che venivano realizzate di dimensioni diverse. Poi con l’introduzione

della carta, che sostituiva altri supporti come l’argilla, papiro o la pergamena, fu

adottata a partire dal 1200 ed ha acconsentito di incrementare la produzione

della due principali attività archivistiche.

→ Quella che tende a realizzare unità che nascono legate come libri, codici, registri

ecc.

→ Quella rappresentata da complessi di carta sciolti come buste, cartolari ecc.

L’introduzione delle moderne tecnologie portarono ad una gestione migliore

degli archivi.

Il concetto di serie

Tra gli elementi qualificanti per la nascita dell’archivio il principio di organizzazione

occupa un posto di massimo rilievo ma altrettanto posto lo svolge il concetto di serie 

il quale tende ad individuare, attraverso il criterio del raggruppamento una delle

metodologie utili per collocare in posizioni logiche le unità archivistiche.

 La posizione logica può essere realizzate seguendo linee diverse che se non può

realizzare la struttura costitutiva del proprio archivio può stabilire l’organizzazione.

Ci sono elementi che stabiliscono tali posizioni e che presiedono alla formazione della

serie e posso essere rappresentati schematicamente da

• Il rispetto delle “materie”

• Il rispetto dell’ordine “cronologico”

• Il rispetto dell’articolazione delle attività

Il rispetto delle “materie”

La scelta dell’applicazione dell’ordine per materia comporta un deciso intervento di

volontà da parte di chi ha il compito organizzativo; poiché ogni archivio si distingue

per una molteplicità di materie e ne consegue un maggior numero di possibilità con la

creazione di serie per materia.

La dottrina archivistica, a partire dal 1800 si è orientata nei riguardi dell’adozione di

serie per materia e più ampiamente succederà con il principio di pertinenza

nell’attività del riordinamento archivistico ritenuto non naturale.

Nel momento dell’ordinamento la creazione di serie per materia può invece risultare

accettabile.

Il rispetto dell’ordine “cronologico”

L’ordine cronologico rappresenta uno dei metodi organizzativi della struttura

archivistica. Bisogna considerare che le attività di ogni soggetto si svolgono in un

contesto di spazio e tempo e che il rispetto dell’applicazione di tali elementi diviene

spesso irrinunciabili. Moltissimi sono in soggetti che nella gestione tradizionale

tendono a collocare la documentazione in serie cronologica.

 Qualche problema si rileva con riguardo al livello di applicazione: le scelte dell’ordine

si basano sempre su strutture gerarchiche. Il soggetto potrebbe:

1) Individuare una prima suddivisione del materiale archivistico

2) Optare per una collocazione basata sopra distinzioni di carattere territoriale

3) Intervenire considerando i raggruppamenti che possono dipendere dalla

materia

4) Adottare una 4° ripartizione rispettando l’ordine dato dalle lettere

analfabetiche

5) Utilizzare il criterio cronologico impiegandolo sull’ultimo piano, nella

consapevolezza dell’impegno che esso potrebbe rappresentare se fosse

collocato in livelli precedenti.

Nella metodologia organizzativa della memoria non si hanno regole obbligatorie ma

c’è la consapevolezza che la primari età di alcune distinzioni può rappresentare un

blocco per delle altre.

X- ordine cronologico collegato con la effettiva indicazione cronologica presente sopra

la memoria scritta

Y- ordine cronologico che si riferisce alla indicazione cronologica del momento nel

quale un soggetto principale provvede alla registrazione nella propria memoria.

Le funzioni e il rispetto dell’articolazione delle attività

Tale criterio realizza una documentazione archivistica che costituisce la soluzione

naturale in quanto non si basa su determinazioni artificiose ma bensì segue quelle che

sono le strutture funzionali del soggetto produttore.

Ogni soggetto pubblico opera in uno o più settori che rappresentano lo scheletro della

loro attività.

Ogni soggetto per adempiere ai suoi compiti deve svolgere più attività e per ognuno di

esse deve individuare particolari “uffici” operativi  questi uffici rappresentano il

braccio del soggetto e ognuno di loro per operare in maniera più corretta hanno la

necessità di avere più collaboratori o uffici di secondo livello.

→ La memoria archivistica che si forma a seguito dell’attività di soggetti che

operano attraverso diverse mani e braccia, deve rispettare lo schema

istituzionale che si attiene ad ogni soggetto produttore.

→ L’archivio dovrà organizzarsi le funzioni del soggetto produttore, ovvero quei

canoni di attività esplicative che contraddistinguono l’organizzazione del

soggetto stesso.

Capitolo VIII: Il Protocollo

Origini e strutture del protocollo

Il protocollo fu istituito in epoca napoleonica con lo scopo di snellire le procedure che

riguardavano la registrazione dei movimenti della documentazione che entrava e

usciva dai vari soggetti produttori.

Per tutto il 1700, la gestione delle carte sia in entrata che in uscita veniva effettuata

seguendo criteri molto macchinosi. La documentazione in partenza , dopo aver

percorso tragitti complicati e prima di raggiungere alla configurazione dell’originale

devono essere trascritti sopra a dei registri chiamati copialettere.

→ Il termine protocollo ha un significato molto ampio: da un lato si collega con

l’ufficio che gestisce la documentazione che entra a far parte della memoria.

Dall’altro si identifica con il registro che ha il compito di acquisire tutti gli

elementi necessari per sancire tale procedura.

L’Ufficio di Protocollo

L’Ufficio di Protocollo ha il compito di acquisire il materiale documentario che viene

gestito dal soggetto produttore. Questa funzione si articola in più momenti. Ogni

Ufficio di Protocollo dovrebbe essere dotato di un proprio specifico Regolamento.

La gestione del protocollo: il materiale in entrata

L’Ufficio di Protocollo rappresenta il centro di amministrazione della memoria di ogni

soggetto produttore ed è ad esso che si devono affidare tutte le operazioni che

attengono a tale compito.

Una delle prima operazioni che si effettuano nella catena di gestione è il ritiro e

l’apertura della posta. Il primo è un atto che può essere effettuato da qualsiasi

incaricato del soggetto produttore, il secondo non può essere affidata ad altri servizi.

1) Apertura della posta: Per quanto riguarda il materiale in entrata, a questo

Ufficio compete il compito della ricezione e dell’apertura della posta, anche

se tutt’oggi questo compito è assegnato ad altri settori, creando dei disguidi

formali e sostanziali. Questo atteggiamento causato dalla scarsa

considerazione che spesso si ha verso gli archivisti che operano nell’Archivio

corrente.

2) La registrazione del protocollo: La seconda operazione di questo Ufficio

consiste nella registrazione dei dati relativi alla documentazione in entrata

nell’apposito registro di protocollo  e’ compito dell’Ufficio rispettare l’ordine

cronologico di ingresso del materiale.

La registrazione a protocollo deve fornire dati certi. Se viene eseguita

manualmente non deve presentare cancellature o correzioni, almeno che

non siano state rese effettive. La procedura di registrazione è seguita

dall’applicazione di un timbro.

3) La distribuzione della documentazione agli Uffici

Concluse queste attività, l’Ufficio è tenuto ad effettuare la distribuzione del

materiale ai singoli Uffici. Questa operazione deve essere svolta tenendo

presenti le norme stabilite dal D.P.R.

4) Il recupero della documentazione esaurita

Alla conclusione di ogni periodo protocollare, l’Ufficio di Protocollo ha il

compito di recuperare nei singoli Uffici incaricati, pratiche concluse e di

riunirle. Si tratta quindi di un operazione che può richiedere anche tempi più

lunghi di quelli indicati.

La gestione del protocollo: il materiale in uscita

I meccanicismi tecnici non sono dissimili da quelli indicati per la documentazione in

entrata, anche se ci sono delle differenze:

→ La ricezione e la protocollazione della documentazione da spedire:

All’Ufficio di Protocollo giunge da parte degli Uffici gestori delle pratiche , il

materiale da trasmettere all’esterno.

Solitamente gli estremi richiesti per la individuazione non sono effettuati con dei

timbri ma sono riportati direttamente sotto il documento in uno spazio previsto.

→ L’invio della documentazione all’esterno:

All’Ufficio di Protocollo spetta il compito di spedire all’esterno la

documentazione. Possono essere attribuite funzioni di controllo delle modalità di

invio.

I rapporti tra l’Ufficio di Protocollo e l’U.R.P:

L’Ufficio di Protocollo ha il compito di svolgere un importante servizio, ovvero, essendo

depositario della memoria del soggetto produttore ed essendo in possesso di tutti gli

strumenti per accedere a tale memoria, è in grado di fornire molte risposte alle

domande poste dagli uffici.

Il Registro di Protocollo e le valenze giuridiche

Il Registro di Protocollo e la Regola del Quattro:

il Registro di Protocollo deve ESSERE UNO ed UNO SOLO per ogni soggetto, dato che

ogni identità produttrice può avere una sola memoria. L’attività del protocollazione è

suddivisa in settori ed hanno una funzione cronologica annuale.

Bisogna però mettere in evidenzia il documento che entra e che esce dal soggetto:

1) Il numero progressivo: questo elemento non può mai mancare e lo stesso

numero di protocollo non può essere attribuito allo stesso documento

2) Il momento esatto dell’ingresso: si tratta di uno degli aspetti basilari del

protocollo, che consiste nell’attestare il limite cronologico di tale

avvenimento e di stabilire un ordine preciso di ingresso.

3) Il nome, il cognome e l’ubicazione del “mittente”: qualora si trattasse di un

documento che è stato ricevuto dal soggetto produttore dell’archivio ovvero

del destinatario.

4) Il contenuto del documento: spedito o ricevuto, descritto in forma sintetica

ma sufficientemente esauriente.

Questi quattro elementi devono essere registrati sotto forma non riscrivibile. Ogni

documento che entra nella memoria di un soggetto deve avere sul registro de