Archivistica - l'archivio corrente

Capitolo VII: L'archivio corrente

L'archivio corrente

Questo tipo di archivio coincide con il momento della nascita e della formazione e comprende quella documentazione scritta che attraverso un processo di accrescimento viene conservata ed entra a far parte della sua memoria. La durata di un archivio corrente non è collegabile a un periodo cronologico prefissato, proprio perché ogni soggetto produttore ha diverse pratiche che possono durare un giorno, un mese, un anno, cinque o dieci.

Da ciò consegue che ogni archivio corrente sarà composto da una documentazione non uniforme dal punto di vista cronologico, contenendo tutte le pratiche aperte.

Organizzazione della memoria

L'archivio corrente costituisce un momento di grande rilievo e assumono di primaria importanza i criteri di organizzazione della memoria: dobbiamo quindi essere consapevoli di questo aspetto delicato, dato che è indiscutibile che un archivio nasca su basi errate e se così fosse difficilmente tornerà ad essere corretto.

La natura del soggetto produttore

1. I soggetti privati

Bisogna ricordare che ogni soggetto tende ad eliminare gli elementi inutili e si preoccupa di conservare tutto ciò che è necessario per lo svolgimento della propria attività. Per quanto riguarda i soggetti privati, la gestione di questa fase non è di solito condizionata da modalità già preordinate.

2. I soggetti pubblici

Per i soggetti pubblici le disposizioni normative atte a stabilire i criteri organizzativi non sono mancate nel passato così come non sono assenti nel presente, ma la memoria pubblica deve essere conservata correttamente e deve essere organizzata in modo tale da consentire a tutta la Comunità la possibilità di accedervi.

Fin dall’epoca napoleonica le regole imposte si diversificavano tra i vari stati. Poi con le innovazioni napoleoniche e in particolare con l’introduzione della gestione protocollare si sono sviluppati presso i soggetti pubblici dei nuovi criteri di organizzazione dove il titolario di classificazione ha assunto un ruolo di primaria importanza.

La struttura del soggetto produttore

Le modalità di organizzazione della memoria dipendono anche dalla struttura del soggetto produttore. Il soggetto singolo non ha solitamente la necessità di utilizzare altre persone per gestire la propria memoria ma bensì attua dei criteri molto semplici. Nei soggetti complessi i criteri organizzativi possono rispondere ad esigenze molto articolate.

Le tipologie delle attività

Per offrire un esempio in conseguenza delle loro affinità, alcuni soggetti produttori svolgono attività che prevedono delle rapide conclusioni delle pratiche, altri invece richiedono delle gestioni più prolungate. Per altri esempi potremmo introdurre un soggetto impresa commerciale con clienti situati in diversi Stati nel mondo, il quale non mancherà di adottare un’impostazione della propria memoria secondo una tipologia geografica o una soluzione alfabetica.

Quando l’attività è contenuta e la consistenza della produzione documentaria è limitata, si può verificare l’uso del criterio cronologico. Questo orientamento non consente l’applicazione di altri criteri e presenta molte conseguenze negative perché nella gestione tradizionale non si può procedere a una fascicolazione del materiale e alla costruzione di pratiche.

La cronologia è sempre fondamentale nella stagione degli archivi ma è anche importante che non occupi il primo livello.

Le caratteristiche dei supporti utilizzati

I supporti hanno diverse strutture ed hanno dato vita ad autonome tipologie di unità archivistiche. Ci sono problemi legati all’organizzazione di documenti scritti su tavolette d’argilla che venivano realizzate di dimensioni diverse. Poi con l’introduzione della carta, che sostituiva altri supporti come l’argilla, papiro o la pergamena, fu adottata a partire dal 1200 ed ha acconsentito di incrementare la produzione delle due principali attività archivistiche.