Archivistica - archivio storico

Il Comitato per le pubblicazioni, operante nell’ambito del Consiglio Superiore degli

Archivi, elaborò nel 1966 alcune norme aventi ad oggetto l’uniformità redazionale dei

mezzi di corredo archivistici destinati alla pubblicazione.

La circolare invitò comunque a osservare la periodizzazione storica generale poiché è

necessario ricordare che molto spesso il mancato rispetto anche nell’archivio

richiedeva di verificare la presenza di un cambiamento della struttura dello stato,

ovvero dell’ordinamento territoriale che comprende l’ufficio ed anche la necessità di

rilevare le continue modifiche nelle modalità di gestione dell’archivio.

Il principio di periodizzazione è stato fino ad ora applicato per il riordino di archivi

preunitari, per i quali evenienze storiche, politiche ecc hanno rappresentato elementi

utili per far superare le eventuali dubbie situazioni. L’esempio più illuminante può

essere osservato nella Guida Generale degli Archivi.

Tuttavia riteniamo che anche in riferimento alla documentazione postunitaria si

possano realizzare degli interventi: se osserviamo l’evoluzione delle vicende politiche,

istituzionali ecc.

Ricordiamo comunque che la periodizzazione consente di realizzare serie archivistiche

“chiuse” tra le quali rileviamo:

Quella di poter assegnare alla consistenza archivistica una propria collocazione

 definitiva topografica.

Quella di poter procedere alle operazioni di riordinamento senza incorrere nelle

 preoccupazioni derivate dalle ordinarie sopravvenienze.

Quella di poter attribuire alle singole unità archivistiche una numerazione “a

 catena” proponendo così un elemento che rappresenta una essenziale garanzia.

Quella di poter procedere ad operazioni di inventariazione senza la presenza di

 quei problemi che si presentano come ostacoli.

Una prima censura potrebbe coincidere con l’avvento del fascismo,. Il 2 giugno 1946,

con il referendum popolare, si decise il passaggio da uno Stato monarchico

costituzionale ad uno Stato repubblicano. Il 1 gennaio 1948 entrò in vigore la

Costituzione Repubblicana. Con il capovolgimento della struttura politica dello Stato si

verificarono molti mutamenti anche dal punto di vista istituzionale e burocratico, dove

il materiale archivistico ha subito molti cambiamenti.

I mezzi di corredo e gli strumenti per la ricerca:

la terminologia archivistica non ha assunto sinora una posizione definitiva per

individuare quegli elementi che servono per la gestione e la consultazione degli

archivi. Si trovano diversi termini come strumenti, strumenti di lavoro o di ricerca, di

corredo, mezzi, mezzi di corredo, di ricerca ecc senza avere precise distinzioni tra essi.

Tra i vari studiosi, colui che ha centrato più correttamente il problema è e stato senza

dubbio Alessandro Pratesi, il quale ha affermato che il lavoro dell’archivista deve

essere in funzione dell’archivista e non di altre discipline.

E’ stato ritenuto necessario individuare due diverse tipologie di intervento:

Ai mezzi di corredo, la funzione di illustrare gli archivi, considerati nella loro

 struttura organica, seguendo le metodologie e le tecniche archivistiche. Il mezzo

di corredo nella sua fase deve essere riferito solamente all’archivio e non deve

riguardare le esigenze dell’archivista e nemmeno degli studiosi.

Agli strumenti per la ricerca, la funzione integrativa in rapporto ai mezzi di

 corredo con una presenza che deve essere necessariamente successiva. Gli

strumenti per la ricerca hanno comunque lo scopo di agevolare le ricerche che

si rivolgono non solo all’archivio ma anche alla conoscenza specialistica di

alcuni settori dell’archivio stesso. La realizzazione degli strumenti per la ricerca

è estremamente diffusa grazie alla più intensa applicazione agli archivi delle

tecnologie informatiche.

Viene realizzato un inventario (mezzo di corredo) e se è stato effettuato

correttamente non ci sarà necessità di elaborarne altri. Non è così per gli

strumenti per la ricerca, dato che sullo stesso archivio se ne sono prodotti due,

tre, cinque o più.

I mezzi di corredo il termine mezzo di corredo si limiterà al concetto a quello

produzioni che attengono alla forma immediata e diretta alla illustrazione degli aspetti

archivistici. Si possono comunque individuare più fattispecie di mezzi di corredo che si

distinguono comunque tra di loro.

→ In primo luogo sono da considerarsi i mezzi archivistici che si riferiscono agli

archivi intesi nel senso tecnico, ovvero si tratta di consistenze originate con la

presenza del vincolo naturale. Archivi che si attengono agli archivi propri ed agli

archivi impropri.

Il lavoro dell’archivista si svolge quindi in questo ambito principalmente per la

realizzazione di:

1) Mezzi di corredo primari, che costituiscono le produzioni archivistiche riferibili

all’archivio considerato nella sua organicità e che si suddividono a loro volta in

X: elenchi; Y: guide; Z:inventari

2) Mezzi di corredo sussidiari, che sono direttamente collegati e collegabili con quelli

primari e che concorrono con essi ad una conoscenza più articolato dell’archivio e

si tratta di:

X: indici; Y: rubriche; Z: repertori

3) Mezzi di corredo complementari, che attengo alla oggettiva realtà archivistica ma

sono realizzati per assolvere a funzioni scientifiche attinenti ad altre discipline

come la diplomatica. Ricordiamo:

X: sunti; Y:trasunti; Z:regesti; W:trascrizioni

4) Mezzi di corredo atipici, che si riferiscono alle “raccolte” di documentazione

archivistica che per tale natura non organica richiedono un trattamento particolare

e ricordiamo i cataloghi.

I mezzi di corredo primari:

L’elenco archivistico è il mezzo di corredo primario più semplice, viene redatto spesso

per finalità operative. L’elenco può essere redatto sia per gli archivi ordinati che per

quelli non ordinati e consiste nella descrizione del materiale archivistico.

A) Numerazione della progressiva dell’elenco che si può riferire ad uno o più unità

archivistiche.

B) Consistenza delle unità archivistiche che sono attribuite al numero progressivo

dell’elenco

C) Tipologia delle unità archivistiche, singole o in serie, con la distinzione tra unità

sciolte e unità legate.

D) Contenuto delle unità archivistiche, indicato singolarmente o per il

raggruppamento o la serie.

E) Estremi cronologici riferibili alla singola unità ovvero al raggruppamento o alla

serie.

L’elenco viene redatto per adempiere ad una funzione pratica, amministrativa,

giuridica e pratica e viene presentato con l’aggiunta di una specificazione che serve

per chiarire la motivazioni di base. Si hanno comunque, ad esempio:

Elenchi di consistenza, realizzati in prevalenza per conoscere la quantità della

 documentazione

Elenchi di versamento oppure

 Elenchi di deposito, redatti per essere uniti dal punto di vista strutturale a

 completamento di documenti giuridicamente rilevanti.

L’elenco redatto secondo la schema, può essere realizzato seguendo differenti

modalità ma posso essere individuate tre tipologie di elenchi:

Analitici: si ottengono quando la descrizione è effettuata riportando le unità

 archivistiche singolarmente

Sommari: si hanno quando il materiale viene descritto raggruppando le unità in

 più serie.

Misti: si realizzano quando vengono applicate alternativamente le due

 metodologie sopra indicate e le unità archivistiche si descrivono singolarmente

o per serie.

La guida archivistica è un mezzo di corredo di livello intermedio che viene redatto più

con lo scopo di fornire informazioni generai nei riguardi di un archivio o di un insieme

di archivi.

La guida ha una struttura molto più complessa di quella dell’elenco e se osserviamo

per bene gli elementi che compongono una guida notiamo che hanno una certa

corrispondenza con quella dell’inventario.

L’esempio più illustre di guida realizzato in Italia è la Guida del Archivi di Stato Italiano,

realizzato in 4 tomi. Questa opera rappresenta la testimonianza di un intenso lavoro

archivistico, scientifico, culturale e tecnico.

La guida archivistica contiene i seguenti elementi:

Denominazione dell’archivio o l’intitolazione dell’istruzione che lo contiene.

 Indicazione del luogo di conservazione e di tutte le notizie utili per accedervi.

Brevissime notizie storiche che riguardo il soggetto produttore e l’ambiente di

 sviluppo.

Brevi cenni di illustrazione delle serie archivistiche che vengono presentate.

 Sezione descrittiva, estremamente sintetica che comprende il titolo della serie,

 la consistenza. Quest’ultima suddivisa tra unità legate e unità d carte sciolte.

Apparato critico che contiene le indicazioni bibliografiche relative al fondo

 descritto.

Indici dei fondi archivistici illustrati e suddivisi per ogni unità archivistica o

 istituzionale.

Leggendo una guida si può recepire il livello del lavoro storico. E’ proprio questo

aspetto che qualifica e gratifica l’opera archivistica.

Questo mezzo di corredo deve essere osservato e considerato nella sua globalità

poiché ogni elemento assume un vero significato proprio perché si trova collocato in

un contesto generale.

 ricordiamo poi che esistono vari tipi di guide:

Quelle generali che si riferiscono ad ambiti territoriali ed istituzionali molto vasti

 Quelle specifiche che si rivolgono a singoli archivi o a singoli produttori

 Quelle topografiche che rappresentano le collocazioni fisiche del materiale

 Quelle tematiche, per le quali dovremmo aprire un discorso a parte, dato che si

 pongono a cavallo tra i mezzi di corredo e gli strumenti per la ricerca.

L’inventario archivistico:

L’inventario nella scala dei valoro relativa ai mezzi di corredo occupa il posto di

massimo rilievo. Esso è un’entità molto complessa ed articolata che si realizza come

momento conclusivo di un luogo impegno di studio e di lavoro sulle carte durante il

quale l’archivista ha effettuato operazioni molto complesse.

Per fornire una prima pagina schematica di questi aspetti, dobbiamo precisare che il

lavoro si può articolare nelle seguenti fasi operative:

Ricerca per conseguire una conoscenza dei problemi storici generali e particolari

o o locali.

Ricerca per conseguire una conoscenza dei problemi istituzionale generali e

o particolari o locali.

Ricerca per conseguire una conoscenza relativa alla storia del soggetto

o produttore ed alla sua appartenenza a speciali categorie.

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