3. Archivistica II

Tema delle tipologie documentarie

Un'istituzione non vive per tenere bene un archivio, ma per dare risposte ai cittadini, organizzare meglio la nostra società... nel fare questo, abbiamo bisogno di documenti; è inevitabile. Possiamo immaginarci che, all'interno di una piccola comunità, sia possibile stabilire forme di comportamento attraverso la tradizione orale e le consuetudini.

Le consuetudini tendenzialmente dovrebbero mantenersi stabili nel tempo; però possono anche avere necessità di essere cambiate. Nel momento in cui trasformo una consuetudine in norma, faccio un salto di status - cioè devo trovare un linguaggio che mi permette di passare da forme consuetudinarie a una forma scritta - uso di elementi che si collegano all'espressività del linguaggio - non basta più eseguire una certa "cerimonia"; bisogna che trovi il linguaggio giusto per metterla nero su bianco.

Es. - una cessione

di proprietà, contratti, testamenti) che conferiscono una maggiore certezza e validità legale agli atti compiuti. Quindi, sebbene la presa di possesso fisica e la testimonianza di terze persone possano essere elementi utili per dimostrare la proprietà di un bene, è sempre consigliabile formalizzare gli accordi e le transazioni attraverso la scrittura, in modo da avere una prova tangibile e legalmente riconosciuta della volontà delle parti coinvolte. In conclusione, mentre la presa di possesso fisica e la testimonianza possono essere elementi utili per dimostrare la proprietà di un bene, è sempre consigliabile utilizzare la forma scritta per conferire maggiore solidità e validità legale agli atti giuridici.

ditransazioni di vendite tra privati troviamo che il notaio annota che il compratore spezza il ramodell'albero, fa la buca... → ripercorre un'antica consuetudine/tradizione) → passaggio da una forma consuetudinaria a una, progressivamente fissata, sul piano normativo o giuridico (attonotarile).

RIAVVOLGIAMO IL NASTRO → quando questa istituzione (es. organizzazione di una comunità) inizia ad operare, ha bisogno di superare la dimensione orale per darsi forme scritte. Qui iniziamo ad avere necessità di una terminologia che ci aiuti a capire queste forme. Il portato informativo di queste forme è differente → una cosa è un racconto, un'altra è una delibera istituzionale (ho sentito dire che... / verbale di un magistrato che attesta che...) → stesso evento, stesso risultato, diversa tradizione.

Dobbiamo pensare a forme documentarie che possono assumere tante definizioni → forme documentarie che si

collegano alla funzione "decisionale" / "deliberativa" dell'istituzione (ovvero che può dire "questa cosa si fa così."). Perché è importante considerare la funzione istituzionale? Perché si tratta di atti che hanno dei precisi effetti giuridici! → no possibilità/intenzionalità. Altro contesto → amministrativo-contabile → una forma organizzata di società spesso ha un riflesso di carattere economico-contabile (gestione di risorse → ministeri "con portafoglio" / comuni / anche la famiglia, se vogliamo, considerata come impresa/azienda; pensiamo, ad esempio ai grandi patrimoni fondiari o le gestione del palazzo di città → non richiedono solo oculata attenzione, ma una gestione amministrativa attenta → figure di capofamiglia/segretario/maggiordomo/signora di casa) → gestione economico-contabile del bilancio di famiglia così accurata da.

Il testo fornito riguarda la documentazione contabile relativa all'acquisto di generi alimentari, che può contenere prezzi e altre informazioni utili. Questa documentazione è molto varia, sia all'interno di una famiglia che in altre strutture pubbliche. Gli atti contabili hanno effetti giuridici e sono quindi soggetti a obblighi, come la tenuta di un bilancio, che di solito è accompagnato da atti accessori come allegati, fatture e ricevute. Questa varietà di documentazione può essere ricondotta al contesto contabile.

È importante sottolineare che, nell'ambito delle decisioni amministrative, la conoscenza del diritto amministrativo è utile per gli archivisti, in quanto consente di sapere quali aspetti dell'amministrazione richiedono decisioni. Inoltre, la conoscenza della normativa giuridica dei secoli passati può essere di aiuto.

quella contemporanea) ci è preziosa. Oltre alla dimensione prettamente giuridica c'è un altro aspetto (tra i più trascurati): storia dellaragioneria → la comunità degli studiosi dovrebbe conoscere maggiormente gli aspetti legati allastoria, evoluzione, trasformazioni dei sistemi di registrazione contabile; di memorizzazione delle forme economiche → ambito di cui si occupano sostanzialmente gli studiosi di economia aziendale → è una prospettiva fatta di prassi e regole, che dovremmo guardare dal punto di vista della concretezza del risultato. Certe norme e certe regole come si concretizzano sul piano dellaproduzione di documentazione contabile? → i nostri archivi sono pieni di materiale documentario conseguente a questa attività.

Dunque:

• Funzioni deliberative;
• Documentazione che fa riferimento al contesto amministrativo-contabile;

TERZO CONTESTO → gestione esecutiva → documentazione che è direttamente

conseguente adattività decisionali, che si collega a dimensione contabile (per mettere in atto decisioni c'è bisogno di soldi, spese o ricavi), ma nella sua parte accessoria → atti istruttori o gestionali che possono precedere una decisione o esserne conseguente → non hanno necessariamente un effetto giuridico (posso raccogliere le informazioni che poi porto al ministro della Salute, il quale – sulla base di una serie di documenti – prende la sua decisione; non sono quei documenti ad avere effetto giuridico; quello lo avranno gli atti e decreti emanati dal ministro della Salute) → documentazione preventiva ad un atto → altro esempio: atti giudiziari (la sentenza ha un effetto giuridico, ma gli incartamenti processuali servono al giudice per prendere poi la sua decisione ed emettere la sentenza). DUNQUE… l'ingombro di questa documentazione nella burocrazia contemporanea (lasciamo un attimo da parte i files, che forse creano anche

più problemi di documentazione, soprattutto legati alla gestione degli stessi da parte nostra…) → gli archivi dall’800 in poi (e massicciamente nel‘900, fino al boom di sistemi informatico-telematici) sono letteralmente accumuli di faldoni sopra gli scaffali → l’età moderna è ricchissima di documentazione contabile (poi c’è il dominio fisico della documentazione cartacea → faldoni, accumuli di materiali precedenti/conseguenti a una decisione). L’ultimo contesto sfugge a queste categorie, più caratteristico del contesto privato → materiali di carattere “informativi” (privi di rilevanza giuridica, ma non trascurabili per archivista e storico) → es. corrispondenza e scambio epistolare → perché è più collegato al contesto privato? Non è che non c’è stato/non ci sia scambio epistolare tra istituzioni, ma lo scambio epistolare che abbiamo

tracittadini-istituzioni rientra nella categoria dell’esecuzione-gestione (università: non hai pagato le tasse → io: ho la ricevuta; te lo dimostro! → scambio coerente alla gestione da parte dell’istituzione) → ma adesso pensiamo alla corrispondenza tipica dello scambio epistolare privato, (scrivo ad una persona per il piacere di scrivere e dire: come stai? Ti vengo a trovare! / Mi è nato un figlio, son tanto contento / riflessione di carattere politico, filosofico / commento a un libro) → non necessità giuridica → materiale non residuale nei nostri archivi (in certi contesti, come i carteggi dei grandi archivi privati tra ‘800 e ‘900, prima dell’invenzione del telefono) → fonte privata che entra nell’intimità dei rapporti (questo è importante!) → il telefono ha distrutto questa fonte. In certi contesti divengono documenti necessari a mantenere una rete (network) → questi rapporti epistolari,

che di per sé sono privi di valore giuridico, avevano avuto la funzione di creare interrelazione tra gruppi di persone, finendo per cementificare questa rete di relazioni. Ulteriore tipologia → tutto ciò che è legato ad aspetti di memoria e di autosoddisfazione → atti privi di valenza giuridica, ma di cui i nostri archivi possono essere pieni → es. fotografie → le nostre case sono piene (pensiamo a fotografie stampate) di foto che conserviamo e tramandiamo per una sorta di attribuzione – a quelle foto – di mantenere la memoria di una certa identità familiare. Quando non sappiamo più chi c'è nelle foto (magari dopo il passare di generazioni), quelle stesse foto divengono antenati anonimi, che non ci dicono più niente. Oppure materiali che possono essere (siamo partiti dalle delibere con forte conseguenza sul piano giuridico, fino a residui) accessori (che potrebbero non esserci in un archivio), certamente.privi dirilevanza giuridica, ma che sono accumulati per un concetto banale di "potrebbero fare comodo". Tipologie documentarie con tanti nomi hanno una portata diversa sul piano degli effetti (non delle informazioni). Si va da documenti di forte impatto sul piano giuridico, fino al banale documento che esiste in un archivio perché c'è. Dunque: - Documentazione relativa a funzioni deliberative; - Documentazione che fa riferimento al contesto amministrativo-contabile; - Gestione esecutiva → documentazione preventiva ad un atto; - Corrispondenza / scambio epistolare (contesto privato, reti di relazioni); - Documentazione legata ad aspetti di memoria ed autosoddisfazione (es. fotografie); - Materiali accessori, accumulati perché potrebbero far comodo. CONCETTI BASILARI DI ARCHIVISTICA - PRODUZIONE; - CONSERVAZIONE; - TRADIZIONE (o trasmissione) PRODUZIONE Siamo nel momento in cui il documento si produce → tanto è vero che parlo dii documento è una figura più specifica. Il produttore di documento è colui che crea e produce documenti, come ad esempio scritture, relazioni, presentazioni, etc. Il produttore d'archivio, invece, è colui che si occupa di gestire e conservare gli archivi, organizzando i documenti in modo da renderli facilmente accessibili e consultabili.