Archivistica italiana

Programma del corso

1. L'archivistica

2. Gli archivi e i documenti: nozioni di base

3. Gli archivi e gli altri beni culturali: analogie e differenze

4. La gestione dell'archivio nelle tre fasi di vita: corrente, di deposito e storico

5. Le quattro tipologie di archivi: statali, di enti pubblici, ecclesiastici e privati

6. L'organizzazione del servizio archivistico e il manuale di gestione

(il protocollo, il piano di)

7. Gli strumenti di lavoro dell'archivista

Classificazione o titolari e quello di conservazione o massimario di scarto, l'inventario

8. La schedatura, il riordinamento e l'inventariazione

9. La redazione dell'inventario archivistico

10. La normalizzazione nella descrizione archivistica

11. La consultabilità degli archivi

12. Il commercio antiquario dei documenti

13. La valorizzazione e la promozione degli archivi

Mostre documentarie, convegni e attività didattica

14. Cenni sulla conservazione fisica del bene culturale archivio

I depositi, l'impiantistica, gli arredi e i contenitori per documenti

15. La normativa essenziale in vigore per gli archivi

Obblighi, divieti e sanzioni

16. L'organizzazione centrale e periferica dell'amministrazione archivistica italiana

Con particolare riferimento alle soprintendenze archivistiche e bibliografiche e gli archivi di Stato

24-02-2020

Lezione 1

Che cos'è l'archivistica?

Archivio: è un bene culturale -> tutelato, norme che ne regolano la vita fin dalla sua origine. L'accesso è vietato ad esterni. Ci sono diversi tipi di archivio:

• Archivio privato/personale di famiglie o di persone.
• Archivio ecclesiastico (diocesi, monasteri).
• Archivio comunale, regionale, statale.
• Archivio primario.
• Archivio professionale.

Archivistica -> scienza (materia) che si occupa di archivi; l'insegnamento universitario ha più settori:

• Storia archivistica e archivi
• Tecnologia archivistica, conservazione degli archivi all'infinito (metodologie per corretta conservazione).
• Legislazione archivistica, norme e leggi esistenti e non che ne regolano la vita.
• Archivistica speciale, tipologia di archivi e la analizza in rapporto a ciò che si produce (rapporto tra ente produttore e le carte stesse).
• Archivistica informatica, differenza di supporto tra archivistica generale e informatica: carta (generale), computer (informatica) -> dal medioevo la carta è prodotta eccessivamente, c'è dunque la necessità di abbattere l'alto consumo, nasce quindi l'archivistica informatica.

L'Umbria è una delle più ricche d'Italia, faceva parte dello Stato Pontefice. Ha 7 sedi di archivio che sono organi periferici statali: Foligno, Assisi, Spoleto.

Sovrintendenze archivistiche: regionale, capoluogo di regione. Archivi: provinciale.

La ricerca storica è legata all'ente produttore delle carte. L'archivio è un complesso (più documenti) organico (non messi a caso, ma con senso e logica) di documenti prodotto da un ente o persona nell'ambito della propria attività. Un documento è l'attestazione di un fatto o avvenimento redatto con forme appropriate in grado di dargli autenticità. Ogni documento è legato ad altri tramite un vincolo archivistico dato da chi produce le carte. Questo vincolo prevede che tutte le carte prodotte dallo stesso ente non devono essere divise.

Le carte prodotte dall'ente sono sia quelle scritte che quelle ricevute, l'ente mantiene una copia delle carte tramite la velina, difatti sono chiamate veline. L'archivio è formato, appunto, da più documenti, ed essi, come anche l'archivio, nascono spontaneamente giorno per giorno, sulla base dell'attività dell'ente produttore per fini pratici e amministrativi. Ogni ente produce documenti diversi.

25-02-2020

Lezione 2

Archivio (a minuscola): luogo di conservazione delle carte, inteso come deposito (es: archivio storico comunale), ogni ente ha un deposito. Archivio (a maiuscola), inteso come istituzione, che può essere l'archivio storico della Perugina, l'archivio di Stato (ogni ente ha un archivio di Stato), archivio della diocesi. L'istituzione ha un direttore, un responsabile e una sala studio. Non si intende il deposito, ma il servizio. Archivio = fondo archivistico, ce ne sono diversi tipi:

• Archivio vivo: appartiene ad un ente ancora in vita.
• Archivio morto: appartiene ad un ente che ha cessato di funzionare.
• Archivio acquisito (norme che lo stabiliscono): archivio di un ente soppresso acquistato da un ente in funzione (non vanno mescolati i 2 enti).
• Archivio aggregato (volontà del proprietario): archivio che, per vari motivi (donazione/acquisto), si aggrega ad un altro archivio, non ha a che fare con il produttore.

L'archivio oltre al valore amministrativo, acquisisce valore storico. Le famiglie più importanti producevano carte ed avevano un archivio personale -> per la ricerca storica cerco in biblioteca, poi mi sposto in archivio. -> Fonti bibliografici/ Fonti archivistiche.

Vincolo archivistico: legame che hanno le carte tra di loro, organicità. Gli archivi sono formati da pezzi unici, non ne esistono copie, nascono come documenti formati da pezzi unici.

Collezione: documenti estrapolati dal contesto originale, collezionate volontariamente. Le parti hanno un vincolo, quando il collezionista preleva una carta, il vincolo viene sciolto, manca qualcosa. Tra i documenti della collezione non c'è alcun vincolo, l'unico è il nome del collezionista, infatti la collezione prende il nome da chi la colleziona. Quando esso muore si va incontro al rischio che vada perso il patrimonio di carte.

L'archivio per comodità è diviso in 3 parti:

• Archivio corrente (archivio informazione): prima fase di vita dell'archivio, non ha estremi cronologici precisi, ma si prendono in considerazione gli ultimi 30 anni di pratiche ancora in corso di trattazione.
• Archivio di deposito: ha estremi cronologici precisi, infatti sono gli ultimi 40 anni di pratiche esaurite, concluse.
• Archivio storico: conserva documenti da quello più antico fino all'ultimo quarantennio escluso.

Ogni posizione implica norme diverse. Le 3 parti corrispondono alle 3 fasi di vita dell'archivio, nessuna è uguale. Il più antico è il primo documento dell'ente produttore, in genere corrisponde alla nascita dell'ente.

Entrando in archivio …

Notiamo:

• Arredo: scaffali, tavoli, ecc …
• Come sono sistemati gli arredi/scaffali (tecnologia archivistica): gli archivisti garantiscono l'eternità dei documenti, ci sono norme, ovvero: la sede deve essere idonea, no luoghi umidi (conservazione beni). Gli scaffali sono metallici per evitare la perdita dei beni in un incendio, vanno ancorati tra di loro e alle pareti in caso di terremoto.
• Pezzi archivistici:
  • Buste archivistiche: contenitori per documenti (cartelle). Unità che raccoglie documenti
  • Raccolta a mazzo: carta avvolge documenti rilegata con nastro.
  • Volume: fogli originariamente sciolti poi rilegati, dotati di una copertina di cartone.
  • Filze: documenti infilzati con un ago fino a quando non sono troppi, sotto si trova una tavoletta in legno.
  • Rotoli: piante, mappe, disegni su dei rotoli di cartone chiusi con un tappo.
  • Cassette audio/Cassette audio-video: consigli regionali, riunioni comunali (supporto digitale) -> si rovinano facilmente.

(Più un documento era importante più veniva protetto perché doveva durare nel tempo, ci sono delle leggi che ne regolano la vita. Gli enti pubblici ed ecclesiastici hanno norme per la conservazione, ci sono magistrati che se ne occupano.)

26-02-2020

Lezione 3

Ci sono svariati documenti:

• Lettere: (più comune) di corrispondenza, ricevute o spedite. Le carte non vanno mai sciolte, vengono posizionate in dei fascicoli.
• Fascicolo: è un contenitore formato dalla copertina (camicia) e il contenuto. Il documento più antico va in fondo, viene chiuso solo quando la pratica è ultimata. Le carte vengono organizzate cronologicamente. Quando la pratica è terminata viene archiviata.
• Busta: contiene più fascicoli rilegati.
• Registro: copertina con cartoncino più o meno flessibile, o in legno, anche con borchie. Più imponente è la copertina, più è importante il documento. Vengono fatte anche in cuoio. Esiste la copertina di riuso, la quale viene nasce dalla necessità di risparmiare, quindi venivano presi vecchi documenti in pergamena adattati per fare la copertina. Quando viene trovata questa copertina si può decidere se staccare la copertina perché ha valore la pergamena, oppure se lasciarla lì.
• Volume: viene rilegato con documenti già scritti, potremmo trovare all'interno degli statuti, verbali delle riunioni di enti pubblici o statali; in archivio privato possiamo trovare diari, memorie di famiglia, carte di natura contabile (libro mastro/maestro).
• Mappe catastali: descrivono la proprietà dell'ente, spesso acquerellate. Il catasto può essere rustico o urbano. Il Cabreo è per descrivere beni di famiglia o di un ente.

Ogni ente produce carte a seconda della sua attività, enti simili producono la stessa tipologia di carte. In base all'ente produttore si capisce che tipo di carte si troveranno all'interno dell'archivio, sviluppando così una ricerca storica. L'archivio è il bene più diffuso e meno frequentato.

Documenti comuni

Ogni archivio contiene carte che riguardano il personale, l'amministrazione del personale. Ogni ente ha fascicoli del personale con contratti, carriera della persona (avanzamenti), note di merito/demerito, assunzione, dimissioni, pensione, malattia, ferie, licenziamento -> ricostruzione del profilo lavorativo. Oltre al personale troviamo i registri contabili dove si scoprono i pagamenti di fatture. Si capisce chi è l'ente che ha prodotto le carte per la ricerca storica.

Fotografie: anch'esse sono un documento importante che viene tenuto in archivio. Sono la rappresentazione di una realtà e sono materiale per la ricerca storica.

I documenti sono:

• Originali: prodotte dalla magistratura, ci sono regole che danno al documento autenticità. A volte più originali che vengono firmati per dimostrarne l'autenticità.
• Copia: fotocopia del documento. Va autenticata da una persona autorizzata a farlo. Esiste anche la copia semplice, come per esempio la fotocopia dell'attestato di Laurea.
• Minuta: la minuta di un documento è la brutta copia, o per meglio dire, la prima copia. Nel 700/800, non avendo la tecnologia, venivano fatte delle minute e spedivano l'originale. Scrivevano subito l'originale e mettevano sotto la velina per farne una copia. La copia la troviamo nell'ente che produce la carta, mentre l'originale si trova nell'ente destinatario delle carte.

Con il tempo scompaiono le minute e c'è l'avanzamento delle copie in carta carbone. Il documento veniva scritto con la macchina da scrivere e poi copiato con la carta carbone. Poi con le innovazioni tecnologiche viene introdotta la fotocopiatrice, si fa la copia tramite la tecnologia. Con la tecnologia aumenta la produzione di carte (5 volte di più). Gli enti hanno l'obbligo di tenere l'archivio informatico, no stampa per limitare l'uso di carta. La ricerca è basata sull'individuazione dell'ente produttore.

Analogie e differenze tra archivi e altri beni culturali

Differenze:

• Gli archivi nascono spontaneamente e per essere studiati e non visitati, diventano una fonte di ricerca a differenza degli altri beni. Gli archivi sono i meno frequentati perché è necessaria una preparazione, non suscitano emozioni come musei o palazzi, vanno unicamente studiati.
• La biblioteca invece si crea, non nasce spontaneamente. Esse non hanno pezzi unici (è molto raro trovarne), sono interscambiabili perché tra le carte non c'è vincolo, non c'è una stretta relazione tra i documenti.
• La biblioteca ha il catalogo mentre l'archivio ha l'inventario, hanno dunque un diverso strumento di ricerca.
• Gli archivi sono beni demaniali (appartengono al demanio dell'ente) e inalienabili (non sono commercializzati). Le biblioteche invece sono demaniali, ma alienabili (possono mettere in vendita le carte).

I documenti presenti nelle due strutture sono diversi:

• Il libro è volontario, per scriverlo vengono consultati dei documenti. Esso è frutto della volontarietà della persona.
• I documenti in arrivo presso un determinato ente, invece, hanno obbligo di risposta, difatti chi se ne occupa apre un fascicolo se la richiesta del documento è nuova, mentre sennò viene aggiunto ad un fascicolo già esistente. Da questo si può dedurre che la produzione di carte presenti in archivio è involontaria, nasce spontaneamente giorno dopo giorno grazie anche a tutti i dipendenti che gestiscono e contribuiscono alla grande produzione di carte.
• Ogni ente ha un archivio, mentre non tutti hanno una biblioteca. Quando un archivio viene distrutto si perde la memoria dell'ente, è come se non fosse mai esistito.

L'archivista e il bibliotecario interagiscono in quanto in un archivio troviamo dei libri, mentre in biblioteca troviamo un archivio (A. I. B. associazione italiana biblioteche umanistiche; N. A. I. associazione nazionale Umbria).

Affinità:

• Per la conservazione vengono adottate le stesse tecniche sia in archivio che in biblioteca. I locali devono rispettare lo stesso clima ed hanno gli stessi supporti.

02-03-2020

Lezione 4

3 fasi di vita dell'archivio:

1) Archivio corrente

L'ente organizza sin dall'inizio l'archivio/memoria per fini pratici ed amministrativi. L'archivio corrente è l'ufficio principale dell'ente, è il cuore dell'ente. Il personale presente negli archivi deve essere altamente specializzato e preparato. Esso si occupa della conservazione fisica del documento in tutte e tre le fasi di vita. Nell'archivio va organizzata la memoria dei documenti. Essi arrivano all'ente tramite posta, posta elettronica o lettere dirette: le mail vengono stampate e tutto il materiale viene assegnato a chi di competenza, ovvero all'ufficio specializzato. Questo processo è chiamato assegnazione della pratica e qui i documenti cominciano ad avere valore archivistico. Le carte vengono poi portate all'archivista che le registra nel protocollo, il quale è uno strumento che attesta la presenza di un documento. Poi viene fatta la classificazione, cioè viene data al documento la sua precisa posizione in archivio (segnatura).

Le carte vengono portate negli uffici e il personale apre un fascicolo (ogni lettera ha un numero del protocollo) e sul piatto superiore del fascicolo devono scrivere oggetto e classificazione, per quest'ultima viene usato l'oggetto della lettera. Nel fascicolo vanno quindi inseriti tutti i documenti relativi all'oggetto in questione, una volta terminata la pratica viene portata dall'archivista. Il documento viene posto in un determinato settore a seconda della sua classificazione. Un fascicolo può contenere 2 carte o molte di più, una volta chiuso viene portato dall'archivista che ogni anno prende i fascicoli e li mette in una busta (nel dorso di essa viene inserito oggetto e classificazione), vengono numerate e si forma l'archivio. Le pratiche possono essere modificate entro l'anno, altrimenti va riaperto un nuovo fascicolo.

2) Archivio di deposito

Chiamato anche "Giano bifronte" perché riceve le carte dall'archivio corrente e vengono date all'archivio storico. In questa fase avviene lo scarto di atti inutili. [(Elio Rodolini – Ronaldo Daddario) Elio Rodolini diceva che ogni documento è fondamentale, buttare le carte è sbagliato perché ogni carta ha contribuito alla formazione dell'archivio. Paola Carucci invece risponde che lo scarto va fatto, troppa carta è difficile da gestire, le cose inutili vanno scartate perché la carta ci sommerge].

Lo scarto è sulla base del piano di conservazione (massimario di scarto), si sa cosa verrà scartato a seconda della tipologia e periodo minimo di conservazione. Ogni ente ha un suo piano di conservazione, enti simili hanno la stessa tipologia. Lo scarto lo fa l'archivista e la prima cosa che va tolta in archivio sono i non documenti (fotocopie non autentiche o modulistica fuori uso, pubblicità, riviste), vengono messi all'interno di scatoloni di cartone. Bisogna lasciare sempre una traccia o una memoria del fatto o avvenimento, vengono tolti quei che dicono la stessa cosa di altri, ne va tenuto solo uno.