Archivistica generale

Pecchiai, Johnson, Brenneke. Si hanno eccezioni ad esempio con Briguglio che nel 1958 identifica

ancora una volta le funzioni archivistiche con quelle diplomatiche e giuridiche.

Spesso l'archivio viene ancora identificato con un luogo fisico in cui avviene la conservazione dei

testi.

9. Giorgio Cencetti e il concetto di vincolo

Nel 1937 G.Cencetti stabilì che gli atti contenuti in un archivio sono stati spediti o ricevuti da un

ente al fine di svolgere una funzione primaria. Il pensiero di Cencetti è alla base dell'archivistica

contemporanea in quanto la finalità dell'archivio non è solo la conseguenza della funzione dell'ente

promotore ma è legata in maniera stretta con la formazione dell'archivio stesso.

Il vincolo è ciò che distingue una semplice collezione da un archivio in quanto quest'ultimo deve

formarsi in modo naturale e quindi non volontario (al contrario ad esempio di una biblioteca) e deve

essere originario, cioè creato con procedure corrette di naturalità anche se in seguito perde tale

caratteristica.

10. Antonio Romiti

Per Antonio Romiti gli archivi sono l'insieme di documenti redatti da entità pubbliche o private e

legati tra loro da un vincolo naturale. Il fine di questi documenti è lo svolgimento dell'attività del

soggetto promotore e la conservazione della memoria.

11 Elio Lodolini

Nel 1985 Lodolini affermò che l'archivio si forma grazie ad una persona fisica o giuridica nello

svolgimento di un'attività. Per questo motivo i documenti sono legati tra loro e divengono beni

culturali una volta conclusa la loro funzione primaria. In questo modo Lodolini si ricollega alle

teorie anglosassoni e tedesche secondo le quali si deve distinguere tra archivio e registratura degli

atti.

L’archivio vivo, l’archivio morto

Un archivio è vivo per tutta la durata dello svolgimento dell'attività dell'ente promotore. Di

conseguenza la vita di un archivio ha una durata predefinita. Durante la sua vita un archivio è

soggetto a cambiamenti strutturali come ad esempio la frammentazione. Nel momento in cui viene a

mancare l'attività dell'ente promotore (in caso di persona fisica ad esempio per la morte di questa)

l'archivio è considerato morto, in quanto non può più svilupparsi e crescere. Questo non significa

che però cessa di esistere ma semplicemente viene relegato ad una funzione di memoria e

testimonianza dell'attività svolta.

Principi generali ed organizzazione della memoria nell’archivio corrente

Durante la sua vita, l'archivio è soggetto a modifiche e a diverse fasi di maturità. Per questo motivo

viene definita una fase corrente, una di deposito e una di memoria storica. La durata della fase

corrente non è prevedibile e si apre e chiude in base all'apertura e chiusura delle singole pratiche. In

alcuni casi si può applicare per convenzione la gestione annuale del protocollo in base alla quale la

durata minima di un fascicolo sarebbe di un anno solare. In sostanza, l'archivio corrente contiene al

“aperte”.

suo interno le pratiche ancora

Possono entrare a far parte degli archivi riconosciti legalmente quelli che vengono considerati

importanti per la memoria storica e in questo caso essendo considerati beni culturali lo stato ne vieta

l'uscita dall'Italia se non vi è autorizzazione. Inoltre l'archivio viene conservato in un luogo fisico

che ne renda possibile la fruizione e consultazione. L'organizzazione della memoria varia a seconda

di soggetti singoli o complessi in quanto varia la mole di informazione e gli attori chiamati in causa

per la creazione della documentazione.

Per quanto riguarda I supporti per la conservazione dei documenti in epoca moderna si sono

aggiunti alla carta tutta una serie di strumenti informatici che hanno reso possibile la

digitalizzazione degli archivi storici e negli ultimi anni anche di quelli correnti.

“serie”

Il concetto di

La serie cerca di collocare I documenti secondo posizioni logiche in base alla materia, alla

cronologia o all'articolazione dell'attività. Nel caso in cui vi sia la creazione di serie per materie vi

sarà un affievolimento del vincolo naturale ma anche una discretica facilità di ordinamento dei

documenti. Le serie cronologiche sono le più diffuse e poggiano su altre scelte organizzative quali

ad esempio quelle territoriali o di materia. È necessario in tal caso effettuare una scelta: l'istante

temporale scelto per il collocamento della documentazione all'interno della serie può essere legato

all'effettivo inizio di una pratica oppure al momento in cui il soggetto promotore decide di inserire il

documento nella serie. Infine, l'articolazione dell'attività come criterio per la creazione di una serie

è quello che rispetta il vincolo naturale e originario in quanto rappresenta le funzioni che vengono

svolte dal soggetto promotore durante la sua opera e quindi l'effettiva organizzazione del lavoro.

L’Ufficio di Protocollo

Con il termine Protocollo si identifica sia l'ufficio che gestisce la documentazione del soggetto

promotore sia un registro, cartaceo o informatico, che ha il compito di gestire l'acquisizione della

documentazione. L'Ufficio del Protocollo lavora su più momenti in base a specifiche attività e

dovrebbe avere un regolamento interno che tuteli I documenti di valore giuridico anche nel rispetto

dei dati sensibili dei privati.

L'Ufficio del Protocollo deve essere unico per ogni soggetto promotore in quanto quest'ultimo può

avere una sola memoria.

La Regola del Quattro

Ogni fascicolo che entra a far parte del protocollo deve avere quattro elementi che saranno poi utili

alla sua identificazione, anche se non sono indispensabili. Prima di tutto il documento deve avere un

numero progressivo, univoco (che non può quindi essere assegnato a due diversi documenti), e

derivato dal posizionamento cronologico rispetto all'anno solare. Devono poi essere segnalati il

momento esatto di ingresso del documento nel protocollo, che può essere perfezionato tramite

l'orario, I dati del mittente (nome, cognome, ubicazione), nel caso in cui vi sia una ricezione da

parte del soggetto promotore, e il contenuto del documento, in cui vengono segnalati anche

eventuali allegati.

La classificazione

La classificazione esula dalla Regola del Quattro ma è un elemento necessario comunque

all'archivio in quanto identifica l'organizzazione della memoria. Questa organizzazione viene

registrata dall'Ufficio del Protocollo tramite il Titolario di Classificazione.

Il Titolario di classificazione

Consiste nell'indicazione delle competenze e delle funzioni all'interno dell'attività del soggetto

promotore. Possono esservi più Titolo di classificazioni, suddivisi in base a una distinzione

numerica e poi successivamente ad essa in base ad altri elementi chiamati Classi (e anche

Sottoclassi). Il Titolario di classificazione quindi rende possibile il collegamento tra I vari

documenti e rende possibile la creazione del vincolo archivistico.

Modalità di trasferimento della documentazione

Il trasferimento della documentazione non più corrente all'archivio di deposito deve essere

effettuata previo accordo con gli uffici e nel rispetto della struttura di base dell'archivio e del

Titolario di Classificazione (in Italia e nei Paesi che lo utilizzano). Il traferimetno deve aver luogo

all'inizio dell'anno corrente e l'atto di trasferimento deve essere redatto in presenza di un elenco

sommario dei documenti consegnato al responsabile dell'Ufficio del Protocollo.

L’archivio di deposito

Quando un archivio esce dalla fase corrente la documentazione è trasferita per quarant'anni in una

“di

locazione detta deposito” per poi diventare un archivio storico e venire inviato alla Sezione

Separata. Le pratiche all'interno dell'archivio di deposito sono chiuse e per questo motivo possono

rappresentare solo un ingombro per il soggetto promotore. Il rischio che però si corre in questa fase

è di non avere personale che si occupi della documentazione e di farla diventare semplicemente un

insieme di pratiche in magazzino.

I locali che vengono adibiti a deposito non devono essere umidi o collegati a fonti idriche e di

calore, dovranno essere a norma di legge, dovranno contenere un solo archivio e non essere

accessibili ad esterni. Il materiale in questa fase viene riorganizzato attraverso la selezione e lo

scarto.

Le operazioni di analisi, selezione e scarto

Lo scarto, secondo Arnaldo d'Addario, consiste nell'eliminazione di materiale inutile in base alle

esigenze dell'Ufficio al quale appartengono gli atti e a quelle della cultura storica. Un primo scarto

dovrebbe secondo buona norma avvenire sia durante lo svolgimento della pratica che subito dopo la

sua chiusura mentre un secondo scarto dovrebbe avvenire durante al fase di deposito e rappresenta

un momento delicatissimo per la gestione della memoria.

In questo senso la selezione è l'attività necessaria allo scarto ma separata da esso, che si occupa di

individuare la documentazione di interesse pratico, amministrativo e giuridico nonché quello

culturale e storico. Secondo d'Addario se l'operazione di selezione venisse affidata a diversi

archivisti non si raggiungerebbe lo stesso risultato.

Vari tipi di scarto

Lo scarto può essere naturale e/o involontario, causato dalla deperibilità del supporto o comunque

da cause con forza maggiore, può essere colposo, quando la collocazione fisica non è del tutto

idonea e/o subisce danni, preterintenzionale, se la riuscita del deposito viene lasciata al caso, oppure

assolutamente volontario.

I massimari di scarto

I massimari di scarto sono schematizzazioni utili a facilitare il lavoro degli archivisti e vengoni

imposti come attività preparatoria alla successiva di scarto vero e proprio. Il problema subentra

quando I fattori di soggettività, che comunque sono presenti quando si tratta della formazione

dell'archivio di depositivo, influenzano eccessivamente I massimari, che dovrebbero comunque

tenere sempre in considerazione I Titolari di Classificazione.

Differenza tra sorveglianza e vigilanza

Gli archivi di stato esercitano la sorveglianza nei confronti degli archivi delle amministrazione

decentralizzate ad eccezione del ministero degli affari esteri e del ministero della difesa. Le

commissioni di sorveglianza hanno mandato per tre anni e si riuniscono due volte l'anno, hanno il

compito di sorvegliare l'attività di scarto, di ordinamento e altre attività quali ad esempio la

fotoriproduzione. Con la formazione del ministero dei beni culturali le