Archivistica generale

Le funzioni e i limiti della disciplina archivistica

La principale funzione dell'archivistica è l'organizzazione degli archivi dal punto di vista della conservazione e della tutela ma anche della consultazione dei documenti contenuti in essi. Per questo motivo si rende necessaria la redazione di inventari, indici, guide nonché la promozione dei beni conservati (gli archivi rientrano a tutti gli effetti nella categoria dei beni culturali).

Gli archivi contemporanei sono soggetti a una crescita esponenziale e il problema si riflette sulla gestione e sulla semplicità di consultazione. Un altro grande ostacolo per la gestione degli archivi è anche la conservazione dei supporti su cui viene memorizzato il documento.

Inoltre spesso la formazione dell'archivista si limita a una formazione pratica, che non prevede una ricerca pregressa al fine di migliorare la disciplina. In questo modo vengono meno gli studi di coerenza e le verifiche strutturali sugli archivi.

La disciplina archivistica e le sue articolazioni

L'archivistica è una disciplina con il compito di elaborare i criteri per la corretta conservazione dei documenti e per la loro consultazione, sia per fini giuridici che amministrativi che culturali. Si tratta di una disciplina in continua evoluzione grazie alle nuove tecnologie e articolata in quanto dipendente dagli ambiti di applicazione.

Gli approcci si distinguono tra interno (l'archivista e chiunque lavori all'archivio) ed esterno (l'utente tradizionale).

Il modello tradizionale prevede una distinzione tra archivistica storica e gestione dell'informazione (record management), intesa come esplicitazione dei modelli e promozione di standard che favoriscano la nascita di linguaggi condivisi per la conservazione e la consultazione dei documenti (record).

Gli archivi nella storia

Nell'antichità le memorie venivano registrate su supporti poco idonei ma duraturi come potevano essere ad esempio le tavolette d'argilla o i supporti di pietra. Fu nel I Millennio a.C. che si passò a supporti leggeri ma deteriorabili come il papiro e la pergamena.

Lo sviluppo più importante della disciplina archivistica si ebbe nel Medioevo, in particolare nel XIII Secolo con la nascita dei Comuni e di una borghesia specializzata. Nacque la figura del Massaro, a cui era affidata la conservazione dei documenti, e poi quella del Notaro, che aveva anche il compito di tenere in ordine l'archivio. Vi fu inoltre la creazione della carta e la nascita degli Armari (i luoghi in cui veniva conservati il Liber).

Nel 1300 quella dell'archivista divenne una professione e nel 1500 iniziarono discussioni riguardo gli archivi in formazione, politici e amministrativi, e archivi formati e consolidati, oggetti per la ricerca.

Il massimo splendore per l'Italia in tal senso si ebbe nel 1700 circa e nella seconda metà dell'Ottocento si ebbe l'ideazione del metodo storico (Bonaini).

Oggi l'archivistica si sta sempre più evolvendo in direzione dell'informatizzazione dei documenti cartacei e della creazione di nuovi archivi digitali.

Il significato della parola archivio

Con Archivio si intende il complesso documentale, naturale e involontario nonché originale, per la conservazione della memoria di soggetti produttori che creano la documentazione per un'utenza esterna quando la considerano fruibile. In questo senso l'archivio è in contrapposizione alla Raccolta, volontaria e non sempre rivolta alla società esterna.

Il termine archivio può essere utilizzato anche per indicare il luogo in cui materialmente si trova la documentazione o per l'Istituzione che l'ha prodotto.

L'archivio può essere "corrente", "di deposito" (per gli affari esauriti) o "storico". Nel caso in cui l'interesse per l'archiviazione di una memoria sia esaurito e il soggetto promotore defunto, l'archivio si definisce "morto".

Erhard e gli archivisti olandesi

Erhard, nel 1834, definì l'archivio come una raccolta di documenti utili all'attività amministrativa e creati da essa, al servizio delle relazioni storiche. Questo significa che l'archivio è una diretta emanazione di uno Stato e quindi esiste in quanto utile all'azione dello stesso.

Questa definizione venne poi ripresa e in un certo senso ampliata da alcuni archivisti olandesi quali Müller, Feith, Fruin, che identificarono nell'archivio l'insieme degli atti spediti e/o ricevuti da un ufficio o da un suo funzionario, mantenuti all'interno dell'ufficio e segreti per l'esterno (la segretezza dei documenti era stata già indicata anche da Erhard).

Eugenio Casanova

Casanova cercò di riformulare la definizione degli archivisti olandesi ampliandola. L'archivio, per lui, deve contenere gli atti di un ente o individuo nello svolgimento delle sue funzioni, creato con fini politici, giuridici e culturali. Viene così ampliata la cerchia dei soggetti produttori e distinto l'archivio dalla collezione, che prodotta successivamente all'attività di un ente non ne riflette le caratteristiche.

Aldof Brenneke e gli archivi

Secondo Brenneke l'archivio viene creato da una persona fisica o giuridica nello svolgimento delle proprie attività ed è destinato alla conservazione.

Brenneke studiò l'organizzazione originaria degli archivi distinguendo il concetto di Struttura e Tettonica. La prima è l'organizzazione del fondo, cioè di tutta l'attività dell'ente, e si basa su criteri astratti o esterni, mentre la Tettonica riguarda l'archivio, destinato alla sua conservazione e fondato sul vincolo naturale. Essendo l'archivio generalmente ordinato in base alla pertinenza dei testi contenuti in esso si distingue la Tettonica dalla Struttura in quanto quest'ultima riguarda esclusivamente l'origine dei documenti (il soggetto promotore).

Le definizioni ed i teorici dell’archivistica in età classica

Per quanto riguarda l'età classica non si hanno definizioni dell'archivio in epoca precedente a quella imperiale.

Ulpiano Domizio, nel III secolo d.C., definì l'archivio come un luogo fisico nel quale veniva conservato del materiale ad uso pubblico. Se conservate in un luogo pubblico anche le scritture private assumevano per Ulpiano la natura di archivio.

Servio Mario, nel IV secolo d.C., concorda con l'identificazione con un luogo ma la differenza con Ulpiano sta nel fatto che non è il luogo ad essere pubblico quanto la documentazione contenuta in esso.

Le definizioni ed i teorici dell’archivistica in età medievale

Nel VI secolo, Isidoro di Siviglia, affermò che l'archivio è un "archa" cioè un luogo che deve rimanere segreto e nascosto, con cui l'esterno non deve venire in contatto e che proibisce ogni forma di propagazione dei contenuti agli utenti non interni ad esso (che oggi chiameremmo archivisti).

Successivamente anche Accursio riprese l'identificazione dell'archivio, ma anche se segreto per l'esterno.