Archivistica generale

REGISTRATURA DI DEPOSITO, PREARCHIVIO e ARCHIVIO.

La fase denominata “archivio corrente” coincide con il momento della nascita e della formazione di

esso, e comprende quella documentazione scritta che viene conservata ed entra in tal modo a far

parte della memoria del soggetto produttore. Il tempo minimo di giacenza del materiale in fase

corrente è di un anno solare, il massimo non è stato indicato.

Ogni soggetto tende a eliminare gli elementi non utili e si preoccupa di conservare tutto quanto

risulta essenziale per lo svolgimento della propria attività. La nuova normativa del Codice dei Beni

Culturali ha inserito gli archivi tra gli istituti e luoghi della cultura che sono oggetto di fruizione e

valorizzazione, individuandolo come una struttura permanente che inventaria e raccoglie

documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e

ricerca. Con l’introduzione della gestione protocollare in epoca napoleonica il TITOLARIO DI

CLASSIFICAZIONE ha assunto un ruolo fondamentale.

Il soggetto singolo, non avendo solitamente necessità di utilizzare altre persone nel gestire la

propria memoria, attua criteri molto semplici di suddivisione in settori di competenza, a differenza

dei soggetti complessi. Alcuni criteri di suddivisione possono essere quello geografico, alfabetico o

cronologico. L’uso della carta ha consentito di incrementare la produzione delle due principali

tipologie archivistiche: le UNITA’ LEGATE (libri, codici…) e i complessi di CARTE SCIOLTE (buste,

faldoni, cartolari, filze…).

Il concetto di SERIE mira a individuare attraverso il criterio di raggruppamento, una delle

metodologie utili a collocare in posizioni logiche le unità archivistiche prodotte. Gli elementi che

contribuiscono alla formazione delle serie sono il rispetto delle materie, dell’ordine cronologico e

dell’articolazione delle attività. L’ordine per materie presuppone la volontarietà del soggetto

produttore e conduce a un inevitabile affievolimento della purezza del vincolo naturale. L’ordine

cronologico non di rado rende difficile l’applicazione di altri criteri (distinzioni territoriali, istituzionali,

per materia, alfabetiche…) ma costituisce la soluzione più naturale.

IL PROTOCOLLO

Il protocollo si collega sia all’ufficio che gestisce la documentazione che entra a far parte della

memoria del soggetto produttore, sia al registro, cartaceo o informatico, che ha il compito di

acquisire tuti gli elementi necessari per sancire tale procedura. Dall’epoca napoleonica in poi il

materiale in arrivo era infilzato in un’asticella metallica, conservando così l’ordine di ricezione

all’interno dell’archivio. L’Ufficio di Protocollo ha il compito di acquisire il materiale documentario

che viene gestito dal soggetto e di registrarlo in un apposito strumento. La gestione del protocollo

avviene in più fasi, successive al ritiro della posta: 1) apertura della posta 2) registrazione a

protocollo 3) distribuzione ai singoli uffici incaricati alla gestione delle pratiche 4) recupero della

documentazione esaurita (allo scadere di ogni anno protocollare, nei primi 15 giorni di gennaio si

recupera le pratiche concluse in vista del loro trasferimento nella Sezione Separata).

Il cittadino che intende accedere alla documentazione gestita da enti pubblici può rivolgersi

all’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico (U.R.P.), di cui l’Ufficio di Protocollo è uno degli

interlocutori privilegiati. Il registro di protocollo deve essere uno ed uno solo per ogni soggetto,

poiché ogni entità produttrice può avere una sola memoria. Pertanto è necessario individuare un

documento in base agli elementi previsti dalla REGOLA DEL QUATTRO:

• NUMERO PROGRESSIVO

• MOMENTO ESATTO DI RICEZIONE

• NOME+COGNOME+UBICAZIONE DEL MITTENTE

• CONTENUTO DEL DOCUMENTO

I quattro elementi devono essere certi e immodificabili. Il protocollo è considerato

-ATTO PUBBLICO (colui che lo redige è considerato a tutti gli effetti pubblico ufficiale)

-ATTO PUBBLICO DI FEDE (può essere utilizzato per ogni evenienza, pratica, amministrativa,

probatoria…)

-ATTO PUBBLICO DI FEDE PRIVILEGIATA (con validità assoluta, salvo prova di falso)

Il quinto elemento fuoriesce dalla “regola” perché è attinente all’organizzazione della memoria: si

tratta del TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE, ovvero un quadro schematico recante le

competenze, le funzioni e le attività del soggetto produttore in base a TITOLI, CLASSI,

SOTTOCLASSI e FASCICOLI. Esso svolge varie funzioni: individuare ogni documento

attribuendogli un inquadramento nel contesto archivistico, determinarne la destinazione e

riorganizzare l’archivio fin dalla fase di deposito.

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO rappresenta un naturale progresso dell’età dell’archivio costituitosi

nella fase originaria il quale, non dovendo più rispondere a pressanti esigenze pratiche e

amministrative, viene solitamente trasferito in una nuova ubicazione, che conserva per un periodo

convenzionale di 40 anni. Ad assumere particolare rilievo in questa fase è la

RAZIONALIZZAZIONE della documentazione. L’archivio viene gradualmente costituito seguendo

alcuni principi tecnici: il CARTEGGIO sarà suddiviso anno per anno seguendo la struttura

protocollare, mentre i REGISTRI troveranno una collocazione autonoma e in linea generale

seguiranno un ordine cronologico. Dopo il periodo di giacenza di quattro decenni la

documentazione transita nella SEZIONE SEPARATA, che presenta specifiche caratteristiche fisico-

organizzative (asciutta, con poca luce, con scaffalature ignifughe…). Nel contesto dell’archivio di

deposito si svolge anche l’analisi della documentazione al fine di selezionare e scartare. Per lo

SCARTO D’ARCHIVIO possono individuarsi più tempi di intervento e modalità:

a) PREVENZIONE (programmazione di un massimario che preveda per ogni atto i suoi

termini cronologici di giacenza)

b) PRIMO SCARTO (avviene durante e subito dopo lo svolgimento della pratica)

c) SECONDO SCARTO (avviene durante la fase di deposito)

Bisogna anche tener conto dell’incidenza economica dello scarto e, nel caso, procedere alla

riproduzione del materiale prima. Si possono individuare più tipologie di scarto a seconda del

grado di volontarietà: SCARTO NATURALE/INVOLONTARIO (generalmente legato a disastri

naturali), SCARTO COLPOSO (quando l’operatore detiene il materiale in una collocazione non

idonea), SCARTO PRETERINTENZIONALE (quando l’operatore riserva all’archivio un

condizionamento fisico prevedibilmente pericoloso) e SCARTO VOLONTARIO (quando si palesa

la volontarietà dell’azione).

L’eliminazione può essere totale, parziale o A CAMPIONE (individuazione di elementi, serie o

spezzoni ritenuti conservabili). La selezione del materiale è detta da quattro tipi di interesse:

pratico, amministrativo, giuridico e culturale. L’elemento che consente di realizzare un corretto

scarto è il vincolo che lega gli elementi dell’archivio.

Trascorsi i 40 anni, la documentazione viene spostata dall’archivio di deposito all’ARCHIVIO

DELLA TERZA FASE (o Sezione Separata). L’operazione, essendo interna alla memoria stessa, è

detta versamento. Il trasferimento dall’archivio principale all’archivio di concentrazione può

avvenire:

a) PER VERSAMENTO (trasferimento fra due soggetti di stessa natura giuridica, come

PREFETTURA-ARCHIVIO DI STATO)

b) PER DEPOSITO (diversa natura giuridica, come COMUNE-ARCHIVIO DI STATO)

c) PER DONAZIONE (la natura giuridica non coincide e il soggetto produttore intende liberarsi

del materiale a titolo non oneroso)

d) PER ALIENAZIONE (la natura giuridica non coincide, il proprietario cede il materiale a titolo

oneroso)

Il deposito è detto “coattivo” quando il privato che possiede materiale di interesse storica non

riesce a mantenerlo in condizioni di conservazione accettabili. Il Ministero si preoccupa in questi

casi delle operazioni di restauro, pur lasciando il materiale al legittimo proprietario.

Per la gestione della terza fase la prassi prevede le seguenti tipologie di interventi:

1) RIORDINAMENTO del materiale rispettando il metodo storico istituzionale

2) REALIZZAZIONE di mezzi di corredo e strumenti di ricerca

3) FRUIZIONE della documentazione da parte del pubblico esterno

Al termine “archivio storico” è da preferirsi la definizione SEZIONE SEPARATA, perché a

prescindere dai 40 anni ogni elemento scritto nasce come rappresentazione di un fatto storico e

quindi è da considerarsi memoria storica sin dalla sua origine.

Nel corso dello sviluppo della disciplina archivistica, per il riordinamento sono stati applicati vari

criteri, dal PRINCIPIO DI PERTINENZA (ordine per materia, applicato nell’Illuminismo) al

PRINCIPIO DI PROVENIENZA (introdotto nel 1819 dall’Accademia di Berlino) fino ad approdare al

METODO STORICO di Francesco Bonaini, ad oggi preferito agli altri.

PERIODIZZAZIONE: operazione (durante il riordinamento) di intervento sulla documentazione

condizionandola in conseguenza di alcuni aspetti storici, istituzionali e burocratici, che possono

consistere nel mutamento o modificazione della realtà politico-istituzionale sia interna che esterna

all’archivio. Esso è stato finora principalmente applicato per il riordino di archivi preunitari. Una

cesura si può individuare anche nell’avvento della Repubblica, che porta ad una separazione del

materiale postunitario in Regno d’Italia (1861-1947) e Repubblica Italiana (dal 1 gennaio 1948).

Gli elementi per la gestione e consultazione degli archivi sono detti indifferentemente

STRUMENTI, STRUMENTI DI LAVORO/DI RICERCA o MEZZI DI RICERCA/DI CORREDO. Ai

mezzi di corredo si attribuisce generalmente la funzione di illustrare gli archivi secondo

metodologie e tecniche archivistiche, agli strumenti di ricerca la funzione integrativa rispetto ai

mezzi di corredo, agevolando le ricerche in settori specifici dell’archivio.

I mezzi di corredo si dividono in:

a) PRIMARI (elenchi, guide, inventari)

b) SUSSIDIARI (indici, rubriche, repertori)

c) COMPLEMENTARI (sunti, transunti, trascrizioni)

d) ATIPICI (cataloghi)

Nel dettaglio i mezzi di corredo primari sono:

• ELENCO redatto per finalità operative, risponde a scopi prevalentemente descrittivi.

Consiste nella descrizione del materiale con l’indicazione della NUMERAZIONE

PROGRESSIVA, della CONSISTENZA, della TIPOLOGIA e del CONTENUTO delle unità

archivistiche, oltre che degli ESTREMI CRONOLOGICI delle singole unità. Possiamo

distinguere tre tipologie di elenco: ANALITICO (le unità archivistiche sono riportate

singolarmente), SOMMARIO (con le unit&ag