Archivistica generale - Parte pratica: come funzionano gli archivi

ARCHIVIO CORRENTE

Definizione: L'archivio corrente è l'insieme dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto nel svolgimento delle proprie funzioni e relativi agli affari in corso di trattazione (cioè nell'archivio corrente si trovano i documenti relativi alle pratiche in corso da parte dell'ufficio o dell'ente).

Corrisponde alla fase di nascita di un documento. Un documento nasce nel momento in cui, una pubblica amministrazione, un ufficio, lo produce o lo acquisisce. Nel momento in cui il documento viene prodotto o acquisito si eseguono tre operazioni: registrazione - classificazione - fascicolazione.

1. La registrazione; tutte le volte che un documento viene prodotto o acquisito da un ufficio, questo viene registrato all'interno di un registro di protocollo > strumento di gestione, all'interno del quale si inseriscono le informazioni che identificano un documento:
• Il numero di protocollo, ovvero un numero progressivo, dato

Sulla base dell'ordine di arrivo del documento in archivio, che funge da "nome" del documento e che lo individua in maniera univoca. Il numero progressivo di protocollo è annuale, ovvero è abbinato all'indicazione dell'anno (a ogni anno ricomincia).

Poiché può esistere un protocollo in entrata e un protocollo in uscita (cioè un registro di protocollo con la numerazione progressiva dei documenti in entrata, e uno con la numerazione progressiva dei documenti man mano che vengono prodotti e spediti fuori dall'ente) alcuni documenti possono avere 2 numeri di protocollo. Ad esempio quando un ufficio invia un documento ad un altro ufficio, l'ufficio ricevente registrerà sia il numero di protocollo in entrata che il un numero di protocollo dell'ufficio precedente.

Il mittente o il destinatario

La data e l'oggetto

Indice di classificazione: cioè un codice che viene assegnato al documento

sulla base della sua classificazione. La prassi di registrazione di protocollo fu introdotta già nel '700, presso le amministrazioni pubbliche di alcuni stati della Germania. Tale prassi venne poi ripresa anche dal governo napoleonico, il quale la impose a tutti gli uffici pubblici del suo impero. 2) La classificazione; classificare i documenti significa organizzarli all'interno di una griglia logica che è composta da una serie di insiemi (categorie) e sottoinsiemi (classi e sottoclassi) che corrispondono alle funzioni, alle competenze e alle materie trattate dal soggetto produttore. (in sottoinsiemi di natura logica secondo una struttura di voci gerarchicamente organizzata in categorie, classi e sottoclassi che rappresentano le funzioni e le materie trattate dal soggetto produttore) Quindi, quando acquisisco o produco un documento lo devo inserire all'interno di una griglia, costituita da categorie, classi e sottoclassi di materie. Abbino quindi il singolo documento.

alla sua materia di appartenenza. Per compiere questa operazione, si usa il titolario o piano di classificazione, documento che rende esplicita l'organizzazione della divisione logica della documentazione dell'ente in grandi categorie di materie, in classi più specifiche di materie e in sottoclassi di materie.

A ciascuna di queste categorie-classi-sottoclassi, è abbinato un numero e la composizione dei numeri che identificano formerà l'indice di classificazione* che io vado a mettere nel mio registro di protocollo.

È importante fare questa operazione subito, quando un documento arriva in archivio, perché il funzionamento degli attuali archivi delle pubbliche amministrazioni prevede che sin dalla nascita del documento il suo destino sia segnato, e che sin da subito si indichino quali saranno le future vicende della sua sedimentazione (quindi in quale raggruppamento di documenti il documento dovrà andare, di che morte dovrà

(morire).*Indice di classificazione: codice attribuito al documento durante la classificazione. È una sequenza formata dal numero della categoria + il numero della classe + il numero della sottoclasse.

A cosa serve, nella pratica, la classificazione dei documenti?

Serve per raggruppare documenti che appartengono a una stessa sottoclasse. Ciò significa che al passaggio dall'archivio corrente all'archivio di deposito i documenti si possono raggruppare fisicamente sulla base delle sottoclassi che a loro sono attribuite. Il piano di classificazione guida la sedimentazione dei documenti. Questi insiemi compatti, che si formano all'interno dell'archivio di deposito, si chiamano serie: raggruppamenti compatti, anche fisici, di documenti che appartengono a uno stesso raggruppamento logico che è presente nel titolario.

La classificazione è un'altra prassi introdotta in Italia nel periodo napoleonico, fine 700-inizio 800, già presente

nell'impero tedesco. Una prima legislazione italiana su questi aspetti arriva intorno al 1897, tramite una circolare del Ministero dell'Interno chiamata "Circolare Astengo", la quale disciplinava l'organizzazione degli atti dei Comuni in quindici categorie ripartite in classi e fascicoli e spiega loro come gestire le operazioni di registrazione, classificazione e fascicolazione.

1. Art.1: sancisce che ogni atto che arriva o parte dall'ufficio deve essere classificato e registrato nel protocollo.
2. Art.2: tutti i comuni eseguiranno la stessa classificazione, useranno un solo modello di titolario. → Si cerca di dare uniformità alle prassi di classificazione dei comuni per rendere più facile il ritrovamento e la fruizione degli atti.
3. Art.4: tutti i comuni dovranno usare lo stesso tipo di registro-protocollo.

Tali norme rimangono vigenti in Italia fino al 2005, quando si è individuato un nuovo titolario o piano di classificazione da parte.

dell'ANCI poiché erano cambiate le funzioni / competenze dei comuni. Nel titolario ANCI (Associazione Nazionale Comuni Italiani). Rimangono 14 categorie su 15, tra cui la categoria di oggetti diversi. Vi sono poi altri titolari, che non riguardano solo il comune. Un'altra importante legge è infatti quella del 1900: riguarda gli uffici centrali-statali

3) La fascicolazione; è il raggruppamento dei singoli documenti che arrivano nell'archivio o che sono prodotti dall'ente all'interno di un fascicolo. Il fascicolo è un raggruppamento di documenti relativi a una stessa pratica che si costituisce nel corso dell'attività. Dunque contiene documenti omogenei per oggetto ma non necessariamente per forma. Nel momento in cui il fascicolo viene chiuso, la pratica viene chiusa dal punto di vista archivistico, il fascicolo diventa l'unità archivistica di base. Sarà il fascicolo ad essere trasferito in archivio

Il deposito e l'archivio storico sono gestiti secondo precise procedure. Il fascicolo viene prelevato dall'archivio di deposito e trasferito nell'archivio storico. L'unica eccezione è quando viene effettuato lo scarto, in quel caso è possibile aprire il fascicolo e prelevare alcuni documenti da eliminare.

Le procedure di fascicolazione sono definite dalla legislazione Astengo, che regola anche gli aspetti giuridici.

A partire dagli anni 2000, si è posto sempre più l'accento sulle responsabilità e sui ruoli all'interno dell'archivio. Questo è dovuto a due motivi principali: 1) la legislazione archivistica mira a una maggiore trasparenza e pubblicità; 2) con la transizione tecnologica, i documenti sono diventati informatici e possono essere conservati su server esterni all'amministrazione pubblica. Pertanto, è necessario avere documenti generali che spieghino chi sia la persona responsabile di queste azioni.

A tal fine, con il DPCM del 31 ottobre 2000, è stato introdotto un ulteriore strumento di gestione dell'archivio corrente: il manuale di gestione.

Grande manuale di istruzioni, che descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il funzionamento di ciascun contesto amministrativo di riferimento. Così redatto il manuale ha una duplice valenza:

• Rappresenta lo strumento attraverso il quale la politica archivistica dell'ente si traduce in attività pratiche, assicurando l'omogeneità dei comportamenti all'interno della struttura amministrativa di riferimento.
• Contemporaneamente costituisce la testimonianza utile per ricostruire, anche a distanza di tempo, le condizioni di cui si è costituito l'archivio corrente e la volontà del soggetto produttore.

ARCHIVIO DI DEPOSITO

Definizione: luogo appositamente designato per la ricezione e la gestione dei documenti archivistici semiattivi, ovvero che non sono sufficientemente attivi da essere tenuti negli uffici amministrativi, ma troppo attivi per essere trasferiti nell'archivio storico o per.

essere distrutti. Strumenti di gestione in archivio di deposito: - elenco di consistenza: ogni fascicolo trasferito nell'archivio di deposito è accompagnato da questo strumento, che presenta una descrizione schematica di alcuni dati fondamentali del fascicolo e dalla sua consistenza (quante serie, quanti documenti). - piano di conservazione: un documento ufficiale che stabilisce il periodo di conservazione dei documenti, indicando il tempo di permanenza nel deposito e la destinazione successiva. Tale strumento consente la distruzione in tempi opportuni dei documenti inutili e assicura invece adeguata protezione per quelli utili. Allo stesso tempo, esso dimostra l'assolvimento degli obblighi legali di conservazione nel rispetto del principio di trasparenza amministrativa. Il principio più importante alla base della gestione efficace del deposito è che nessun documento dovrebbe esservi trasferito se non sia stabilita la sua action date, cioè la data in cui è programmata la sua distruzione.

suarimozione dal deposito.Si tratta di un’attività preliminare; la durata è variabile e per stabilirla è necessaria una valutazione deidoc che tenga conto 1.dell’utilità che essi hanno per il produttore, in rapporto a prescrizioni giuridiche, aesigenze operative e funzionali, alla capacità di certificazione e di prova di diritti e interessi, e 2. delvalore storico e di testimonianza dei doc per l’ente produttore stesso e più in generale per la futuraricerca storica.

Per quanto riguarda il settore pubblico, i doc di interesse storico e perciò destinati alla conservazionepermanente devono restare nel deposito per 40 anni dopo l’esaurimento dell’affare cui si riferiscono e inalcuni casi, come quelli delle liste di leva e degli atti notarili, per un periodo anche maggiore.

Si possono anticipare i tempi del versamento qualora si verifichino determinare situazioni di rischio perla conservazione. Se poi si considera

archivio di conservazione permanente. Questo fenomeno è dovuto principalmente alla crescente quantità di documenti prodotti dalle istituzioni e dalle aziende, che richiedono spazi sempre più ampi per la loro conservazione. Inoltre, la digitalizzazione dei documenti ha contribuito a ridurre lo spazio necessario per la conservazione fisica, consentendo di archiviare grandi quantità di informazioni in formati digitali. Tuttavia, anche i documenti digitali richiedono spazio di archiviazione e devono essere gestiti in modo adeguato per garantirne l'integrità e l'accessibilità nel tempo. Per affrontare questa sfida, gli istituti di conservazione permanente stanno adottando diverse strategie. Una di queste è l'implementazione di sistemi di archiviazione compatti, come scaffalature mobili o sistemi di archiviazione automatizzati, che consentono di sfruttare al massimo lo spazio disponibile. Inoltre, vengono utilizzati metodi di selezione e deaccessioning per ridurre la quantità di documenti conservati, eliminando quelli non più rilevanti o duplicati. Questo permette di ottimizzare lo spazio e concentrarsi sulla conservazione dei documenti più importanti e significativi. Infine, la collaborazione tra istituti di conservazione permanente può aiutare a condividere le risorse e ridurre la duplicazione degli sforzi. Questo può includere la condivisione di spazi di archiviazione, la collaborazione nella gestione dei documenti digitali o lo scambio di conoscenze e competenze. In conclusione, la saturazione degli spazi negli istituti di conservazione permanente è un problema sempre più rilevante, ma può essere affrontato attraverso l'adozione di strategie innovative e la collaborazione tra le istituzioni. La conservazione dei documenti è fondamentale per preservare la memoria storica e culturale di una società, e quindi è importante trovare soluzioni efficaci per garantire la loro conservazione a lungo termine.