Archivistica generale - Archivistica generale e storia degli archivi

La storia dell'archivistica

L'archivistica, intesa come gestione della memoria scritta di soggetti pubblici o privati, si delinea come disciplina autonoma nel corso dell'800, in corrispondenza con la creazione dei grandi Archivi per la concentrazione e la conservazione dei documenti delle istituzioni degli Stati di Antico Regime, dei monasteri soppressi, dei notai.

In realtà, però, le memorie registrate su tavolette di argilla, attestate in consistenza a partire dal III millennio a.C., ci autorizzano a pensare alla presenza, già in tali epoche, di precisi criteri organizzativi. Tuttavia, non abbiamo testimonianze dirette che dimostrino la stesura di normative o prassi che imponessero o consigliassero l'applicazione di metodologie archivistiche.

I primi archivi

Nelle città-stato del Vicino Oriente antico (comprendente l'area della Mezza Luna, l'Egitto e la Turchia), numerose scoperte archeologiche hanno portato alla luce interi archivi di tavoletta d'argilla di contenuto vario: contabilità dei magazzini regi, testi di legge, atti amministrativi, sentenze giuridiche, corrispondenza diplomatica. I più antichi archivi pervenuti sono quelli di Ebla (giunto fino a noi quasi intatto) e Lagash.

Ebla fu un'antica città i cui resti si trovano nella Siria settentrionale. Nel 1975, nel corso degli scavi nell'area del palazzo reale, fu trovata la biblioteca reale o "Grande Archivio". Qui sono state trovate 17.000 tavolette di argilla intere e frammenti di varie dimensioni databili a partire dal 2400 a.C.; i testi, divisi per argomenti, erano allineati su scaffali sulle pareti o conservati in cesti posti a terra.

Lagash, in Iraq, è una delle più antiche città sumere e babilonesi. Durante gli scavi archeologici, tra oggetti e armi, furono rinvenute circa 30.000 iscrizioni nell'archivio di un tempio. Queste iscrizioni su tavolette contenevano registri commerciali e molti altri dati che rivelano molti aspetti legati all'agricoltura e all'industria.

Evoluzione dei supporti archivistici

Il supporto realizzato con materiale argilloso ha consentito alla memoria archivistica di giungere a noi senza subire distruzioni di massa. A partire già dal I millennio a.C. si ha un'evoluzione nell'uso di supporti, da quelli pesanti ma dotati di qualità durature si passa a quelli più leggeri quali pelle, pergamena, papiro e tela, che tuttavia erano più effimeri.

Non si sa con certezza quale fosse il concetto di archivio a Roma in età repubblicana; le iscrizioni marmoree indicano una profonda consapevolezza della necessità di trasmissione ai posteri. Le incisioni su lastre di marmo o pietra erano utilizzate per registrare alcuni avvenimenti di massima importanza, per salvaguardarne la memoria in eterno (epigrafia). Dalle fonti si conosce inoltre l'uso di tavolette d'argilla sia imbiancate e scritte a inchiostro, sia rivestite di cera e incise, che venivano custodite con la massima cura in ambienti sacri; di esse tuttavia non è pervenuta a noi alcuna traccia.

Roma imperiale e medioevo

Nella Roma imperiale si avvertì la necessità di chiarire il significato dell'archivio perfezionandolo. Nacquero così le idee di "memoria eterna" e della fiducia verso le scritture degli archivi pubblici. Se da un lato la diffusione di testimonianze scritte su strutture più funzionali condusse a un sensibile incremento della produzione archivistica, dall'altro si ebbero conseguenze negative sull'aspetto conservativo.

• Distruzioni provocate dal naturale degrado del supporto
• Eventi naturali di forza maggiore
• Inesperienza di coloro che ne avevano la conservazione
• Diretta volontà di intervenire per eliminare materiale ritenuto non più necessario

Accanto al persistere delle tavolette di argilla, si hanno anche alcune eccezioni, quali i "Rotoli del Mar Morto" (o "Manoscritti del Mar Morto") per i quali il supporto membranaceo è sopravvissuto grazie alle particolari caratteristiche climatiche ambientali e alla difficile accessibilità propria del luogo di conservazione (essi furono scoperti in 11 grotte vicino alle rovine di un antico insediamento sulla riva nord-occidentale del Mar Morto).

Solo sul finire del I millennio d.C., allo scadere dell'Alto Medioevo, l'uso della pergamena e lo sviluppo sociale ed economico degli ordini religiosi (in particolare delle grandi abbazie) e della Chiesa cristiana (in particolare le sedi vescovili) permisero la conservazione di una significativa quantità di documentazione archivistica, via via più consistente, che ci fa capire come fosse già viva la consapevolezza della disciplina.

L'età dei Comuni e l'introduzione della carta

Con l'età dei Comuni l'introduzione della carta rese tutte le operazioni più agili, più rapide e più sicure. L'uso del (prima pergamenaceo poi cartaceo) quale nuova forma di registrazione della documentazione archivistica, divenne sempre più diffuso e favorito dalla conservazione della documentazione in capse e scrinia (interamente scaffalati o suddivisi in caselle), che andavano a sostituire le poco pratiche casse e scrigni, pur mantenendo ed elevando le garanzie di sicurezza.

A partire dal XIII sec., nacquero figure addette alla conservazione dei documenti, i notai, che sostituirono il massaro. Essi avevano la funzione di ordinare e custodire il materiale proveniente dagli uffici comunali, rendendolo disponibile per la fruizione dei funzionari pubblici e dei cittadini che avessero un interesse pertinente. Agli inizi del '300 quella del notaro-archivista era una professione ben definita e qualificata, talora tramandata di padre in figlio.

Regolamenti e sviluppo degli archivi

All'epoca comunale risalgono anche i primi regolamenti sulla gestione degli archivi pubblici. In questo periodo si svilupparono anche gli archivi delle monarchie europee, in quanto l'amministrazione degli stati avveniva sempre più sistematicamente per mezzo di documenti scritti. Fra i più antichi regni a dotarsi di un archivio ci sono il Regno di Sicilia e il Regno di Napoli.

Dalla II metà del XVI sec. nacque un vero e proprio dibattito teorico sull'archivistica, con la stampa di importanti opere al riguardo, soprattutto in Germania, con riflessioni sul metodo e sull'organizzazione dell'archivio. Nei XVII e XVIII sec. si aggiunsero i contributi degli studiosi italiani (tra cui Bonaini, Guasti e Bongi) che inventarono il “principio di provenienza” e nell'ideazione del metodo storico, tutt'oggi il più usato.

Si ebbero i maggiori sviluppi di tipo tecnico e pratico, anche nella risoluzione di molteplici problemi concernenti i nuovi criteri per il riordino degli archivi. Nel frattempo nascevano gli archivi parrocchiali per conservare i registri parrocchiali istituiti dal Concilio di Trento. A partire dalla Rivoluzione Francese e durante il XIX sec., le nazioni europee si sono dotate di registri dello Stato civile laici, redatti e conservati dai Comuni, che si sono perciò dotati di archivi comunali.

Negli anni più recenti sono tornati i problemi legati alla formazione, alla gestione e alla conservazione degli archivi, soprattutto in riguardo all'introduzione di nuove tecnologie informatiche e telematiche, che hanno reso necessaria la revisione di alcune metodologie e tecniche ormai consolidate. L'uso delle nuove tecnologie si sta sempre più affinando, soprattutto dopo una prima fase di sperimentazione un po' improvvisata agli inizi degli anni '80, con procedimenti più meditati, consapevoli e raffinati, sostenuti anche dall'istituzione di appositi organismi statali. Restano tuttavia dubbi legati all'organizzazione dei documenti che non comprometta il vincolo e alla conservazione dei nuovi supporti digitali del futuro.

Discipline ausiliarie

Paleografia

Disciplina storica che studia le testimonianze scritte del passato, di qualsiasi tipo ed epoca, e i contesti socio-culturali del loro uso, ricostruisce la storia delle forme grafiche, le decodifica, le data e le localizza mediante lo studio delle tecniche esecutive e il confronto fra i diversi esempi. Oggetto dell'indagine paleografica sono anche alcuni aspetti extra-grafici delle testimonianze studiate:

• Sistemi abbreviativi
• Sistemi interpuntivi
• Modi di impaginazione dei testi
• Diffusione sociale dell'uso della scrittura

Può esistere una paleografia per ogni scrittura usata nel passato con tecniche esecutive manuali. Lo studio delle notazioni musicali è oggetto della paleografia musicale, che si occupa soprattutto dei sistemi di notazione medievali.

Diplomatica

Disciplina storica che studia i documenti (diplomi) nei loro caratteri esterni e interni, con lo scopo di accertarne l’autenticità e di ricostruire il processo di documentazione in tutte le sue fasi e in ciascun aspetto (giuridico, amministrativo, culturale, linguistico, paleografico). Può studiare i documenti originali, e in questo caso il metodo del confronto può attuarsi con l’esame di ogni elemento. Ma può studiare il documento in qualsiasi forma nella quale sia pervenuto (copia, rinnovazione ecc.) per stabilire la sua relazione con l’originale, applicando nei limiti del possibile le norme critiche che presiedono all’esame degli originali.

Per valutare i caratteri di questi ultimi e le loro variazioni, la diplomatica studia anche tutti quegli scritti (minute, registri ecc.) che hanno preceduto o seguito la preparazione del documento e quegli elementi connessi con la sua redazione (formulari, regole di cancelleria ecc.). Nel caso che constati una falsificazione, determina la modalità della falsificazione stessa, lo scopo e possibilmente il falsificatore.

Sia nella teoria sia nella pratica dell’insegnamento, si distingue la Diplomatica generale, che studia le caratteristiche costanti del processo di documentazione, dalla Diplomatica speciale, che si occupa invece di singole categorie di documenti, isolate sulla base di criteri storici, cronologici, giuridici (Diplomatica pontificia, imperiale, vescovile, comunale ecc.).

J. Mabillon, alla fine del '700, scrive un "Trattato sulla Diplomatica" in cui parla e tratta della documentazione del papato e dell'impero. Il primo archivio diplomatico risale al 1778.

Araldica

Anticamente definita “arte del blasone”. È la scienza che analizza e interpreta gli stemmi, ne studia le fonti, l’origine e la storia e ne stabilisce le regole; definisce le varie tipologie di scudo, le partizioni che ne suddividono il campo, le figure che lo caricano, gli smalti e gli ornamenti esteriori. Attraverso l’interpretazione simbolica delle figure e dei colori che compongono lo stemma, fornisce gli strumenti per ricostruire la storia del suo possessore: i suoi domini, le sue conquiste, le sue alleanze matrimoniali, le dignità acquisite. L’identificazione di uno stemma può stabilire la datazione o la provenienza geografica di un reperto o di un codice, la proprietà di un immobile, la committenza di un’opera d’arte.

Sigillografia

Disciplina storica che studia i sigilli (matrici e impronte) dal punto di vista storico, artistico, tecnico, nonché il loro valore probatorio, la natura diplomatica e giuridica, i metodi di restauro e conservazione. Spesso viene abbinata alla Paleografia, alla Diplomatica o all'Archivistica, e ha stretti legami con l'Araldica. I sigilli attestano l'autenticità di un documento e talvolta possono valere più di una firma.

Archivio: definizione

• Memoria utile per problemi di gestione pratica, amministrativa e giuridica
• Centro primario per la ricerca e le esigenze degli studiosi
• Linguaggio archivistico – Complesso documentario: ogni complesso di scritture, realizzato dai singoli soggetti produttori a seguito di una naturale attività rivolta verso la società esterna
• Linguaggio attinente a discipline affini – Raccolta: testimonianze scritte che hanno in sé il carattere della complessità e dell'organicità, sia pure con i limiti presentati, ma sempre in un contesto di naturalezza formativa

Archivio come...

• Luogo di conservazione: utilizzato per indicare il luogo in cui si conserva la documentazione. Questa accezione ha origine nell'antica Roma con lo Jus Archivi, che aveva carattere di sacralità
• Istituzione e Istituzione di concentrazione: può coincidere con l'istituzione che l'ha prodotto e con l'istituzione che ha il compito di conservazione
• Concetto storiografico: talvolta il termine “archivio” viene usato erroneamente, come è successo per il periodico “Archivio Storico Italiano” dell'800, che per il suo vincolo volontario sarebbe meglio definibile come “raccolta”
• Bene culturale: prima i beni archivistici erano intesi come Beni culturali, poi con il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali – 1974 – vennero rimossi, poiché assoggettati al Ministero degli Interni. Grazie a una presa di posizione degli Archivi di Stato Italiani avvenne il rinserimento con la conversione del decreto legge 1975, contenuto nella Convenzione dell'Aja. In questa normativa si fa una distinzione tra Beni culturali chiaramente individuati (tra cui il patrimonio archivistico) e Beni culturali individuabili.

Sono inclusi fra i beni archivistici:

• Gli archivi e i singoli documenti dello Stato
• Gli archivi e i singoli documenti degli Enti pubblici
• Gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a privati, che rivestono notevole interesse storico e sono riconosciuti con atto ufficiale dello Stato

Tipologie di archivio

• Archivio informatico e Banca dati: insieme di dati che, raccolti in uno o più contenitori in forme virtuali, sono utilizzati per esigenze di ricerca. Si dividono in:
  • Archivi Informatici: nati e conservati direttamente su supporto elettronico
  • Archivi Informatizzati: creati su supporto cartaceo e poi trasferiti su floppy e CD per conservarli
• Archivio di Concentrazione: deve conservare e tutelare i complessi documentari realizzati da altri soggetti produttori; sono definibili come una “raccolta di archivi”. Il trasferimento del materiale può avvenire tramite:
  • Versamento: trasferimento di materiale da un archivio di deposito ad uno di concentrazione con la stessa natura giuridica del soggetto primario
  • Deposito: quando avviene tra soggetti con diversa natura giuridica
  • Donazione: quando ci si libera a titolo gratuito di possesso e proprietà
  • Alienazione: a titolo oneroso o tramite testamento

Archivi riprodotti

La riproduzione della documentazione può essere effettuata tramite:

• Duplicazione: trasferimento del materiale sopra un altro supporto, solitamente di natura diversa e collocato in sedi differenziate. Si hanno copie e originali
• Sostituzione: dopo aver realizzato la copia si distrugge l'originale
• Microfilm: tecnica di maggiore applicazione fino a pochi anni fa, con la realizzazione di archivi fotografici. Richiede duplicazioni periodiche perché sono facilmente deteriorabili
• Tecnologie informatiche: più in voga al momento, supporti di natura virtuale ma tali da soddisfare esigenze di fruizione (dubbi sulla sicurezza conservativa)

Archivio: coordinate

Gli archivi sono dinamici; ogni archivio si colloca sopra 2 coordinate:

• Verticalità temporale: l'archivio si muove in ambito territoriale, che va dalla data d'origine a quella di chiusura (vita attiva)
• Orizzontalità territoriale ed istituzionale: ogni archivio si muove su un dato territorio, in un dato contesto sociale ed istituzionale e da esso dipende l'attività del soggetto produttore

La nascita di un archivio

Elementi necessari

• Esistenza di un soggetto produttore
• Attività del soggetto produttore
• Particolare tipologia dell'attività del soggetto produttore
• Conservazione della memoria e della qualità del supporto
• Volontà della conservazione della memoria
• Memoria legata da un particolare vincolo

1 – Esistenza del soggetto produttore

Ogni archivio per nascere necessita di un soggetto produttore. In epoca romana l'archivio nasceva solo da soggetti pubblici, ai quali era stato riconosciuto lo speciale diritto di matrice imperiale. Attualmente tutti i soggetti possono essere produttori d'archivi. Distinzione tra i possibili soggetti produttori:

• Soggetti pubblici:
  • Statali: amministrazioni centrali dello Stato; amministrazioni statali periferiche
  • Non statali: tutte quelle istituzioni che hanno acquisito una natura regionale, provinciale, locale
• Soggetti privati:
  • Singoli: le singole persone fisiche e giuridiche (imprese artigianali)
  • Complessi: Nuclei familiari; Associazionismo: 2 o più persone possono riunirsi (non a scopo di lucro) per creare un'associazione (non segreta/illegale). L'associazione diviene ente giuridico o morale dopo aver ottenuto il riconoscimento giuridico tramite una richiesta formale fatta allo stato
  • Dell'impresa: hanno finalità di lucro e non devono rispettare le regole della conservazione, a meno che non siano dichiarati di interesse storico

2 – Attività del soggetto produttore

Ogni soggetto produce il proprio archivio solo se svolge un’attività rivolta all’esterno. L'attività del soggetto viene divisa in 2 momenti:

• Quando il soggetto si crea
• Quando il soggetto opera

L'archivio cessa di essere prodotto quando il soggetto produttore assume una posizione di inerzia totale, che può essere:

• Transitoria: pur con pause ed interruzioni, l'archivio continua ad essere vivo
• Definitiva: non cresce, rimane permanentemente immobile

L'archivio viene considerato archivio morto e trasferito al nuovo soggetto al quale compete la sua conservazione. Fino a quando non viene trasferito continua a svolgere il ruolo di memoria fino alla cessazione di valenza giuridica.