Archivistica generale - Archivistica generale e storia degli archivi

IL MATERIALE IN USCITA:

> Ricezione e protocollazione della documentazione da spedire: giunge da parte degli Uffici gestori delle pratiche il materiale

da trasmettere all'esterno. Solitamente gli estremi richiesti per l'individuazione sono riportati direttamente sopra il documento in

uno spazio appositamente previsto;

> Invio della documentazione all'esterno: l'effettuazione della trasmissione all'esterno può comportare conseguenze pratiche,

amministrative e giuridiche. Spetta all'Ufficio di Protocollo il compito di spedire all'esterno la documentazione; i meccanismi tecnici

sono simili a quelli per la documentazione in entrata (ricezione + invio).

L'U.R.P.

L'Ufficio di Protocollo, essendo depositario della memoria del soggetto produttore ed essendo in possesso di tutti gli strumenti

per accedere a tale memoria, è in grado di fornire molte delle risposte.

Il cittadino che intende accedere alla documentazione gestita in particolare da enti pubblici, può rivolgersi ad una struttura

denominata Ufficio per le Relazioni con il Pubblico (U.R.P.).

REGISTRO DI PROTOCOLLO E VALENZE GIURIDICHE: LA REGOLA DEL 4

Il Registro di Protocollo deve essere uno ed uno solo per ogni soggetto produttore.

L'attività di protocollazione avviene tramite un unico registro che funge da cronologica annuale. Ogni documento che entra nella

memoria di un soggetto deve rispettare la “Regola del 4” e deve quindi presentare:

> Numero progressivo: determinato in base ad un'estensione cronologica annuale; lo stesso numero di protocollo non va

attribuito a 2 o più documenti;

> Indicazione relativa ad momento dell'ingresso: consiste nell'attestare il limite cronologico di tale avvenimento e nello stabilire

un preciso ordine di ingresso, che può essere perfezionato anche con la segnatura dell'orario.

> Generalità (nome, cognome, ubicazione di mittente e destinatario);

> Illustrazione sintetica ma esauriente del contenuto del documento.

Il 5° elemento necessario nel Registro è il Titolario di classificazione, un quadro schematico in cui sono distribuite in maniera

logica le competenze, le funzioni e le materie attinenti all'attività del soggetto produttore.

Saranno individuati più Titoli contraddistinti da:

> 1° numero: primaria suddivisione del materiale;

> 2° livello: Classi;

> 3° livello: Sottoclassi;

> 4° livello: Fascicoli (segnatura più diffusa con numeri arabi).

Il Titolo di classificazione svolge più funzioni:

> individua ogni documento attribuendogli un preciso inquadramento archivistico;

> determina la destinazione del documento;

> organizza l'archivio già nella fase di deposito;

> crea il collegamento tra i vari elementi della memoria.

FUNZIONE GIURIDICA

Il Registro di Protocollo è lo strumento tecnico che ha il compito di dimostrare che un determinato documento è entrato nella

memoria del soggetto produttore in un preciso momento.

Il protocollo è:

> Atto pubblico: colui che lo redige è un "pubblico ufficiale";

> Atto pubblico di "fede": utilizzabile per qualsiasi necessità probatoria;

> Atto pubblico di "fede privilegiata": la sua validità assoluta (salvo prova di falso).

LO SCARTO E LA SELEZIONE

Lo scarto consiste in un'operazione a carattere irreversibile (quindi molto delicata) effettuata sopra una documentazione che si

configura quale unica testimonianza dell'attività pratica, giuridica, amministrativa di soggetti pubblici e privati.

Per lo scarto di archivio, possono individuarsi precisi tempi e modalità di intervento:

> Prevenzione nello scarto: avviene attraverso un Massimario realizzato preferibilmente attraverso un collegamento con il

Titolario di Classificazione;

> 1° Scarto: eliminazione di copie e fotocopie; dovrebbe avvenire sia durante lo svolgimento della pratica, sia

immediatamente dopo la conclusione della stessa;

> 2° Scarto: è il momento più delicato; va effettuato preferibilmente durante la fase di deposito.

Il soggetto che intende procedere alle operazioni di selezione e di scarto di materiale conservato, deve intervenire avendo sempre

riguardo alla conservazione del vincolo.

Individuato il materiale, la proposta di scarto deve contenere l'indicazione della consistenza e tale elemento risulta più facilmente

applicabile se ci si riferisce a serie. Si devono riportare gli estremi cronologici e la consistenza, rappresentata anche dal peso

(solitamente in kg).

Esistono diverse tipologie in relazione alla volontarietà:

> Naturale e/o involontario: dipende da fattori esterni, naturali, che non dipendono dalla volontà del soggetto produttore;

> Colposo: il documento subisce danni a seguito di una collocazione non idonea da parte dell'operatore;

> Preintenzionale: l'archivio viene lasciato al caso, in condizioni pericolose per la sua integrità;

> Volontario: si ha l'intendimento volontario di eliminare dall'archivio gli elementi ritenuti inutili.

Gli interventi volontari possono essere individuati in 2 tipologie:

1) collocata in itinere, durante la fase formativa;

2) collocata durante la giacenza del materiale nel deposito; le attività possono essere:

- preordinate: vi sono Massimari;

- non preordinate: le attività degli operatori sono libere.

Altro elemento da considerare è la valutazione della consistenza dello scarto volontario:

> Totale: avviene più spesso in casi di scarto involontario, per cause di forza maggiore.

> A campione: si realizza operando per "settori" per individuare serie-spezzoni d'archivio strutturalmente uniformi ritenuti utili

alla conservazione;

> Parziale: si attua attraverso una selezione o una cernita.

La selezione è un'operazione complessa che precede l'eliminazione e che determina le sorti della documentazione. Nel concetto

di selezione devono essere incluse anche le attività preparatorie. La selezione interviene con una duplice finalità:

> individuare gli elementi da conservare;

> individuare gli elementi da eliminare.

Con Massimari di scarto si intendono quelle schematizzazioni che vengono imposte con scopi di normalizzazione dei

comportamenti e che sono destinate a facilitare il lavoro.

L'elemento che consente di realizzare uno scarto corretto è il vincolo.

L'attività di selezione mira a ridurre la soggettività affidandosi a criteri oggettivi che non disturbano il vincolo.

La selezione deve avvenire sopra un materiale che sia almeno parzialmente ordinato, riordinato o quantomeno che si trovi nella

fase di eventuale riordinamento. METODO STORICO

Il “metodo storico”, messo a punto da Bonaini, parte dal concetto che riordinare un archivio richieda conoscenze riguardo alla

storia del soggetto produttore, inquadrandolo in un concetto storico. Tali principi furono confermati e teorizzati dagli archivisti

olandesi a fine XIX sec. Con Giorgio Cencetti; il vero lavoro dall'archivista consisteva ormai nello studio del soggetto produttore,

della sua struttura e della sua storia. PERIODIZZAZIONE ARCHIVISTICA

La periodizzazione archivistica avviene durante il riordinamento archivistico e può intervenire sulla documentazione a seconda

della presenza di mutamenti della realtà politica, storica e burocratica, creando anche delle fratture.

Il Comitato per le pubblicazioni, operante nell'ambito del Consiglio Superiore degli Archivi, elaborò nel 1966 alcune norme aventi

ad oggetto l'uniformità redazionale dei mezzi di corredo archivistici destinati alla pubblicazione e provvide alla stesura di una

Circolare che riguardò i criteri di massima per l'ordinamento, l'introduzione agli inventari e la periodizzazione.

Capovolgendosi la struttura politica, il materiale archivistico subì modificazioni organizzative sensibili; la periodizzazione avviene

sempre nel rispetto del metodo storico istituzionale.

Anche in riferimento alla documentazione post-unitaria possono realizzarsi interventi periodizzanti; specialmente per gli enti locali

possono individuarsi specifici momenti di cesura, di cui uno potrebbe coincidere con l'avvento del Fascismo e i momenti

conseguenti alla caduta del regime. Un'altra cesura è riconducibile al 2 Giugno 1946, con il capovolgimento della struttura politica

dello Stato.

Si ha quindi una separazione all'interno del materiale archivistico post-unitario:

> Archivio del Regno d'Italia (fino al 31 Dicembre 1947)

> Archivio della Repubblica Italiana (dal 1 Gennaio 1948).

FRUIZIONE E CONSULTABILITÀ

La richiesta per la consultabilità della documentazione conservata nell'ultima fase è avanzata in prevalenza dai ricercatori, spinti da

esigenze di studi.

> Archivi di Stato: - i documenti sono consultabili;

- i documenti dichiarati riservati, relativi alla politica estera ed interna dello Stato sono consultabili dopo

50 anni dalla loro origine;

- i documenti relativi a situazioni di private persone sono consultabili dopo 70 anni dalla conclusione del

procedimento;

- i documenti dei processi penali sono consultabili dopo 70 anni dalla conclusione del procedimento;

- per motivi di studio, si può permettere la consultazione di tali documenti anche prima delle scadenze

previste.

> Archivi storici degli Enti pubblici: - i documenti sono consultabili per usi di studio per scopi storici;

Archivi storici in generale - i documenti dichiarati riservati, relativi alla politica estera ed interna dello Stato sono

consultabili dopo 50 anni dalla loro origine;

- i documenti relativi a situazioni di private persone sono consultabili dopo 70 anni

dalla conclusione del procedimento;

- i documenti dei processi penali sono consultabili dopo 70 anni dalla conclusione del

procedimento;

- per motivi di studio, si può permettere la consultazione di tali documenti anche prima

delle scadenze previste.

> Archivi correnti e di deposito: - in caso di richieste per uso amministrativo, in presenza di interessi giuridicamente rilevanti

ovvero di interessi diffusi, si applicano le norme relative alla trasparenza amministrativa;

- in caso di richieste per scopi storici, la materia sarà disciplinata da un nuovo regolamento.

> Archivi privati: - i proprietari, possessori o detentori di archivi o di singoli documenti dichiarati di notevole interesse storico,

hanno l'obbligo di permettere agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il soprintendente

archivistico, la consultazione dei documenti che non siano riconosciuti di carattere privato;

- le modalità di consultazione sono concordate tra il privato e il soprintendente;

- le spese sono a carico dello studioso.

I MEZZI DI CORREDO E GLI STRUMENTI PER LA RICERCA

> Mezzi di corredo: illustrano gli archivi seguendo metodologie e tecniche arch