Archivistica generale

CONCETTO TEORICO DI ARCHIVIO E DI VINCOLO

L'archivio non è un insieme di documenti basato su una scelta precisa di contenuto, bensì su una documentazione spontanea: il

vincolo è involontario, perché non può essere controllata la documentazione che arriva e quella che avrà bisogno di essere inviata;

questo è un vincolo necessario, perché se fosse volontario si parlerebbe di raccolta, che ha una volontà di scelta dei contenuti. Il

vincolo è anche originario poiché nasce subito alla nascita del documento.

→ NATURALE / INVOLONTARIO / NECESSARIO / ORIGINARIO

Il vincolo è un filo invisibile che lega tutti i documenti, per questo motivo l'operazione di scarto deve essere effettuata

attentamente per non rischiare di compromettere questo vincolo. L'operazione di scarto più oculata è quella di "scarto doppione",

effettuata scartando tutta la serie di fotocopie presenti nei fascicoli dei documenti che li appesantiscono, togliendo quindi i

"doppioni" dei documenti. La serie di documenti che si viene a creare attraverso lo scambio con esterni compone il fascicolo. I

documenti posseggono un vincolo archivistico interno ed esterno, ed anche un vincolo istituzionale interno ed esterno. Deve

essere rispettato con precisione il principio di provenienza di un documento, seguendo il metodo storico in base alle funzioni da

rispettare; negli archivi i documenti devono essere raccolti per funzione e non per materia, com'era operato secondo il principio di

pertinenza.

Il segretario comunale, provinciale o regionale, è un funzionario del Ministero dell'Interno inviato al comune, alla provincia o alla

regione: ha il compito di scrivere delibere e accertare che gli atti emanati dagli enti siano formalmente validi, senza però entrare

nel contenuto; esegue inoltre il compito di notaio e di responsabile degli archivi del comune, della provincia o della regione. Con

la legge del 1999, il sindaco può ripudiare il segretario statale per sostituirlo con uno suo fidato.

Ogni capoluogo di provincia possiede un archivio notarile distrettuale nel quale i documenti restano per cento anni, dopo di che

vengono versati all'Archivio di Stato del proprio distretto; questi documenti seguono un iter diverso da quello dei documenti

statali in quanto il notaio è un funzionario di stato e soggetto pubblico: alla bisogna di un atto notarile, si può andare a cercarlo

nell'archivio notarile se stilato in un lasso di tempo di cento anni, che corrisponde al periodo di valenza giuridica forte. È una

documentazione ad uso finanziario che dopo cento anni diventa ad uso di studio. Le ricerche sugli archivi notarili sono difficili

perché i documenti non seguono un ordine preciso. Il versamento di documenti non avviene tutto insieme ma in maniera graduale,

circa ogni cinque o sei anni.

La legge n° 445 del 2000 stabilisce che tutte le amministrazioni pubbliche devono sostituire il protocollo cartaceo con quello

informatico entro il 2004.

In Italia non esisteva il protocollo ma esistevano i cosiddetti "copialettere" sui quali venivano annotati i documenti ritenuti

importanti, da un punto di vista puramente soggettivo e quindi completamente impreciso, e dei quali si segnava solo l'emissione

poiché le ricevute erano presenti fisicamente all'ufficio. Il concetto di protocollo venne portato da Napoleone e dalla sua

amministrazione: per ogni istituzione egli porta dei registri cartacei di grandi dimensioni, con fogli prestampati a colonne, cuciti e

rilegati, elemento che distinguerà il registro dalla filza cucita, come quella delle pratiche notarili. L'operazione di protocollazione

ancora non aveva valore giuridico ma solo di registro e di memoria archivistica.

Le prime disposizioni di protocollazione furono quelle francesi, ovvero:

 numero di protocollo, uno per ogni documento;

 data di protocollazione;

 mittente o destinatario con relativo indirizzo;

 oggetto o contenuto del documento, cioè un breve riassunto conciso chiamato regesto.

Il quinto elemento di protocollazione era il titolario di classificazione, che serviva a specificare le funzioni dei vari uffici e a quale

di questi era destinato il documento; oggi va anche sotto il nome di categoria, posizione o ponenza: è un elemento archivistico di

fondamentale importanza ma non sempre applicato. Ogni stato preunitario gestiva il protocollo alla propria maniera, ma

comunque più o meno in modo simile. Con l'Unità d'Italia nel 1861, per uniformare le pratiche amministrative venne creata una

commissione per la revisione delle amministrazioni che completò questa operazione il 3 marzo 1865, cercando di costituire un

sistema non più frammentato e più preciso: le nuove disposizioni entrarono in vigore dal 1866. La protocollazione rimase più o

meno simile ma venne maggiormente dettagliata. Nel nuovo stato unitario il primo documento specifico e particolareggiato del

protocollo riferito in particolare agli archivi comunali, in particolare riferito all'archivio corrente, è stata la Circolare Astengo, che

presentava una parte discorsiva ed una composta dal titolario di classificazione uguale per tutti i comuni d'Italia. I punti della

Circolare erano:

 ogni documento che arriva al comune e che parte da questo deve essere protocollato col proprio numero di protocollo.

 la data deve essere quella di protocollazione ma anche quella della ricevuta del documento da parte dell'ufficio di

protocollo: si deve quindi protocollare il documento al suo arrivo.

 la protocollazione deve presentare il nome del mittente o del destinatario, completo di indirizzo.

 il regesto è l'elemento più utile per trovare il documento. Nei soggetti di modeste dimensioni, con un giusto fatturato di

documenti, accanto al registro di protocollo o addirittura in fondo è presente un altro registro, che invece nei grandi

soggetti sono due rubriche alfabetiche sulle quali vengono segnati i documenti protocollati per nome e per soggetto;

queste rubriche non hanno valore giuridico, al contrario del registro di protocollo, e si chiamano indici del protocollo.

Il fax è un documento con valore giuridico e va protocollato perché ha una firma, mentre l'e-mail normale invece non possiede

valore giuridico (con eccezioni in base al tipo di formato).

 ogni documento emesso dal comune deve affrontare una pratica per volta, poiché elementi diversi vanno affrontati e sono

affrontati come funzione da uffici diversi: questo per evitare di non sapere quale titolario di classificazione assegnare al

documento. Quando però sarà un cittadino a scrivere e quindi il comune dovrà titolariare il documento, è probabile che il

privato tratti più affari di tipo diverso. La Circolare Astengo detta le regole al personale comunale; rispetto al cittadino,

prima veniva assegnato un titolario all'affare prominente che però risultava un dato troppo soggettivo: si mette quindi un

numero di protocollo al documento e tutti gli altri elementi essenziali, affiancandolo ad un foglio nel quale si attesta che

nella pratica era trattato anche un altro affare corrispondente ad un altro titolario.

 la Circolare trattava anche l'aspetto della conservazione e dell'ordine della documentazione: solo l'archivista o il

protocollista possono entrare nell'archivio per ricercare le pratiche; se queste vengono trovate, saranno prelevate ed al

loro posto, nel fascicolo aperto, verrà lasciato un foglio attestante chi ha prelevato il documento e quando. Ad analisi

conclusa, si reinserisce il documento e si toglie il foglio.

Il problema del titolario consisteva nel fatto che gli addetti applicavano ancora "titolari personali": con la Circolare vennero dati ai

comuni esattamente quindici titoli, che vennero effettivamente applicati solo dal 1930; quello della Circolare Astengo era un

titolario fatto molto bene, al quale si poteva inserire dalla sedicesima in poi le categorie che più necessitavano a quel dato ente,

aggiornandolo negli anni senza mai sottrarre categorie una volta aggiunte e senza toccare le prime quindici fondamentali. Il

titolario rafforza di molto il vincolo archivistico, e non sono apposti per materie ma per competenze e funzioni. La Circolare

Astengo riportava che tutti i documenti devono essere protocollati: sono ben poche le cose che arrivano al comune che non si

protocollano (come propaganda e pubblicità). I titolari odierni non hanno più un layout formato solo di quattro colonne per i

quattro elementi essenziali, ma anche le colonne degli elementi accessori. Dopo la Circolare Astengo la regolamentazione del

protocollo è stata revisionata internamente: il modus operandi è stato imposto da magistratura, perché dal Settanta si sono

verificati una serie di falsi di atto pubblico con sentenze date dalla Corte di Cassazione, specificando come deve essere gestito il

protocollo su vari temi.

 ESEMPIO DI PROTOCOLLAZIONE SBAGLIATA: è un esempio di titolazione sbagliata, ma è fatto molto bene dal

punto di vista delle diciture delle colonne.

α Numero degli allegati: elemento accessorio che indica il numero di allegati che arrivano con la pratica; ci sono vari

tipi di allegati, che non sempre sono documenti scritti. Si deve anche scrivere quindi di che allegati si tratta.

β Data e numero degli atti: elemento accessorio che indica la data di quando è stato spedito dal mittente il documento,

ed anche il numero degli atti, ovvero il numero di protocollo che (in questo caso, la Regia Procura di Firenze) è dato

dall'ufficio che emette il documento.

 Il documento che analizziamo è un D.P.R. che si occupa del problema dell'amministrazione informatica. È una legge che

nasce a seguito di un altro D.P.R., cioè il n° 428 del 20 ottobre 1998, che venne seguito dopo poco dal proprio relativo

regolamento attuativo: questa legge era però piena di errori, e dopo aver deciso di affidarla a tre esperti, venne abiurata in

toto e fu promulgato sulla gazzetta Ufficiale un nuovo documento, un prodotto sia di alcune parti del decreto iniziale del

'98 che di parte del regolamento, un cosiddetto Testo Unico. Quella del '98, pur con tutte le sue imprecisioni, era stata la

prima legge che voleva regolamentare l'amministrazione con il sistema informatico.

 Il comma 3, articolo 50 (R), è stato il comma rivoluzionario del sistema di protocollazione poiché obbligava

tutte le amministrazioni a realizzare o revisionare i sistemi informatici per permettere la protocollazione

informatica; questo non rappresenta un problema per i grandi enti ma lo è per le piccole realtà, le quali devono

dotarsi di software che spesso neanche sanno usare.

 Il comma 4, articolo 50 (R), afferma che si debbano creare aree di organizzazione di uffici affini e ad ognuno

viene dato un titolario di classificazione per l'archiviazione; ma le grandi aree amministrative sono presenti pi&