Archivistica - dispense riassunte, prof. Giambastiani

Accesso e tutela della riservatezza

Nel 1996 è stata emanata la prima normativa italiana in materia di tutela dei dati personali. Con il termine “riservatezza” si intende la decisione di non mettere a disposizione indiscriminata del pubblico notizie che possono essere relative al funzionamento dello Stato e degli apparati pubblici oppure relative alla vita privata delle persone.

I due concetti di accesso e di protezione dei dati personali sono entrambi affermati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea che dichiara diritto fondamentale dell’individuo il rispetto della vita privata e familiare, del domicilio e delle comunicazioni. La carta introduce per ciascun individuo il diritto ad ottenere la protezione dei dati personali e prevede che il controllo sul rispetto delle regole spetti ad un’autorità indipendente.

D’altro canto la Carta europea prevede e sancisce la libertà di espressione e di informazione, senza ingerenze da parte delle autorità pubbliche e afferma che le arti e la ricerca scientifica sono libere.

Infine l’art. 42 prevede il diritto d’accesso ai documenti: dal punto di vista teorico, l’accesso ai documenti archivistici è sinonimo di trasparenza ed è necessario per realizzare la democrazia sostanziale e per consentire la ricerca scientifica. Difatti, in uno Stato che si dichiara democratico, l’archivio prevede l’accesso a documenti riguardanti determinate materie, particolarmente delicate.

La novità introdotta in Europa prima e in Italia poi, è il riconoscimento che ognuno è padrone dei dati personali che lo riguardano e che quindi può decidere liberamente se comunicarli oppure tenerli riservati. Si è quindi verificata una significativa evoluzione del concetto di privacy. Inizialmente fu teorizzata da Samuel D. Warten e Louis D. Brandeis come diritto ad essere lasciati soli e come diritto di godere la vita sempre più minacciata dalla diffusione invadente dei mezzi di comunicazione di massa. Attualmente si interpreta come diritto alla privacy il diritto di controllare l’uso che altri fanno dei dati personali.

La consultazione e la normativa di riferimento

Le problematiche connesse alla consultabilità degli archivi e agli usi molteplici dei documenti riguardano tutte e tre le fasi di vita dei documenti. Il concetto di consultazione, cioè di utilizzo dei dati contenuti negli archivi, è strettamente connesso a quello di conservazione.

Si deve distinguere il consultatore pubblico da quello privato, che è tale sia che consulti presso il produttore dell’archivio sia presso istituti di concentrazione archivistica. Spesso questo tipo di consultazione è soggetta a imposta di bollo. Il pubblico può consultare i documenti di altri soggetti pubblici o assimilati attraverso collegamenti telematici e condivisione di dati, nel rispetto di quanto stabilito dal Codice sulla privacy.

Breve storia della consultabilità prima dell'unione d'Italia

Nell’antichità classica fonti letterarie attestano la consultazione a fini giuridici degli archivi pubblici nei quali i privati potevano reperire i documenti utili alla tutela dei loro diritti. In epoca comunale era consentita la consultazione degli archivi correnti da molti statuti delle città italiane, come quella di Siena.

In età moderna invece, in concomitanza con l’affermarsi dello Stato assoluto, si fa strada il principio dell’archivio segreto, che diventa instrumentum principis. Con la caduta degli antichi regimi e l’affermazione dei principi della rivoluzione francese, si diffonde il principio della pubblicità degli archivi, ma circoscritta alla sfera della prova e della difesa dei diritti soggettivi.

La convinzione che l’accesso alla documentazione archivistica è prerogativa degli Stati democratici si propagherà sempre di più a partire dai primi anni dell’Ottocento e dalla Francia rivoluzionaria nel resto del mondo. Non si dimentichi però l’attenzione degli storici per il documento di archivio che viene maturando, specie in Italia, nel corso del Settecento, ad opera soprattutto di Ludovico Antonio Muratori.

La normativa italiana dal 1875 al 1975

Nel regolamento del 1875 esistono norme dettagliate circa l’accesso ai documenti archivistici. Gli atti di politica esterna concernenti l’amministrazione generale degli Stati con cui fu costituito il Regno sono pubblici sino all’anno 1815. Vengono dichiarati pubblici e liberamente consultabili: gli atti che hanno carattere puramente storico, letterario o scientifico; le sentenze e i decreti dei magistrati, le decisioni delle autorità governative e amministrative.

Il regolamento del 1902 innova il fatto che degli atti non pubblici poteva essere data notizia con l’autorizzazione del Ministero dell’interno, sentito il parere del Ministero competente. Il regolamento del 1911 riprende le norme precedenti, ma aggiunge che gli atti conservati negli archivi sono pubblici, meno quelli segreti dall’origine e che gli atti di politica esterna e quelli concernenti l’amministrazione generale degli Stati, con cui fu costruito il Regno, sono pubblici sino all’anno 1830. La vera innovazione è che queste disposizioni sono applicabili agli archivi di deposito delle amministrazioni governative e anche ai rispettivi archivi correnti.

La legge del 1939 afferma la libera consultabilità dei documenti conservati negli archivi e pone delle eccezioni, riguardanti la politica interna ed estera dello Stato posteriori al 1870. Infine il DPR del 1963 afferma l’importanza del principio della libera consulabilità. Nel 1975, dopo la costituzione del Ministero per i beni culturali e ambientali, il Ministero dell’Interno assunse talune competenze in merito ai documenti non liberamente consultabili. Il Ministero dell’interno provvede ad esercitare la vigilanza, ai fini di assicurarne l’integrità e la riservatezza, sui documenti che costituiscono eccezione alla consultabilità e ad autorizzare la consultazione degli atti.

La legge 241 del 1990 riconosce a chi sia portatore di diritti soggettivi il diritto di accedere a documenti amministrativi. La norma ha anche costituito una motivazione per riordinare gli archivi e stabilisce le materie per le quali si prevedono restrizioni del diritto di accesso che riguardano il “segreto pubblico” e il “segreto privato”. Il Parlamento deve stabilire i termini dopo i quali il segreto cessa di essere tale e deve individuare i detentori del segreto, cioè le persone autorizzate a conoscere il segreto. Questo regolamento conferma la possibilità di accesso anche per associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi.

Alla fine del 1996 uscirono due leggi importanti per la tutela della riservatezza:

• Legge 675 del 1996
• Legge 676 del 1996

La prima prevede che chi raccoglie i dati personali debba garantire all’interessato:

• Che i dati siano raccolti in modo lecito
• L’informativa, il che significa informare gli interessati che si stanno raccogliendo dati e dire loro a che cosa serve la raccolta dei dati e che fine fanno i dati
• L’acquisizione del consenso che deve essere espresso liberamente

L’interessato ha il diritto di:

• Conoscere l’esistenza di trattamenti di dati a suo carico
• Opporsi al trattamento

In caso di cessazione del trattamento i dati possono essere distrutti, ceduti ad altro titolare per finalità analoghe agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e conservati o ceduti ad altro titolare per scopi storici o di ricerca scientifica. Merito della 675/96 fu anche di aver distinto i dati personali dai dati sensibili, vale a dire quelli idonei a rivelare informazioni particolarmente delicate.