Archivistica - Appunti delle lezioni

Qui si trovano dai documenti più antichi a quelli più recenti. Compito degli archivi di stato è quello di

conservare la documentazione di tutti i soggetti pubblici e statali di quella provincia. Gli archivisti che

lavorano all'interno degli archivi di stato vanno a fare dei controlli la gestione dei documenti da parte dei

soggetti che appunto si occupano di mantenere questi.

Mercoledì 19 Settembre

La legge principe emanata dal ministero degli interni, è la legge n° 1409 del 1963. Questo decreto è

innovativo e tutt'ora in vigore. Si da una serie di norme anche per altre tipologie di archivi, non solo quelli

statali. L'unico neo di questa normativa è il fatto che quando si incontra un soggetto produttore di un archivio

che conserva male il proprio archivio, non si ha una sanzione pecuniaria.

Si può avere o la denuncia penale, o al deposito coatto(si porta quell'archivio, nell'archivio di stato, a spese

del produttore). I soggetti produttori possono essere soggetti pubblici, che possono essere statali o non statali.

I primi come i ministeri, le prefetture, le questure. I secondi sono tutti quegli archivi appartenenti a soggetti

di natura pubblica ma non statale. Inoltre ci sono gli archivi dei soggetti privati. Infine c'è un terzo genere di

archivio anche se non fa parte del patrimonio dello stato e sono gli archivi ecclesiastici, ricchi di notizie ma

poco studiati.

I soggetti pubblici statali ci aiutano nella considerazione della documentazione dei singoli soggetti di

provincia in provincia.

L'attività che viene svolta egli archivi di stato verso gli altri soggetti provinciali, ha un nome specifico e si

chiama “sorveglianza” . In ogni capoluogo di regione c'è una sovraintendenza archivistica, tranne ad Aosta,

controllata dalla sovraintendenza di Torino. Questo organismi si occupano degli archivi pubblici non statali,

comuni, provincie, regioni, archivi sanitari ecc...

Si occupa inoltre degli archivi privati, quelli che in base alla legge sono dichiarati di notevole interesse

storico, e questo oggi si trova nell'articolo del codice dei beni culturali. Solo questi archivi privati sono

controllati dalla sovraintendenza archivistica. Per essere di notevole interesse storico un archivio privato.

L'archivio entra a far parte della categoria di bene dello stato e di conseguenza è soggetto a tutti i diritti e

doveri dei beni culturali.

Lunedì 24 Settembre

Codice dei beni culturali e DPR sono i due codici da seguire per quanto riguarda la legislazione di un

archivio.

Affinché nasca un archivio devo avere un soggetto produttore, statale o privato e questo soggetto deve avere

un'attività da rivolgere verso l'esterno dal quale ricevo risposte o sollecitazioni.

In qualsiasi soggetto, la documentazione, quando viene prodotta, ha una valenza sopratutto pratica,

amministrativa ed è importante sotto l'aspetto giuridico. Col passare degli anni si affievoliscono i valori

amministrativi e giuridici.

In Germania ci sono quattro fasi per l'archiviazione di un documento: registratura corrente, registratura di

deposito, pre- archivio, archivio storico. Per la scuola tedesca i documenti delle prime tra fasi sono quelli che

hanno la valenza giuridica amministrativa ma non sono ancora da considerare archiviabili. In archivio ci

vanno solamente i documenti con valenza storica.

In Francia viene inserita la fase dell'archivio intermedio dove vengono selezionati i documenti da mettere

nell'archivio.

Martedì 25 Settembre

In ambito europeo la prima fase è quella dell'archivio corrente. Per convenzione facciamo corrispondere

l'archivio corrente con l'anno solare(1°Gennaio - 31 Dicembre), ma per tutti i soggetti pubblici statali

l'archivio corrente corrisponde al “protocollo”, un sistema che viene utilizzato dai soggetti pubblici e serve a

annotare tutta la documentazione che vine prodotta da un soggetto e che viene inviata verso l'esterno, viene

segnata su questo registro di protocollo ma anche tuta la documentazione che dall'esterno arriva al soggetto

viene registrata. Quindi questo registro di protocollo avrà corrispondenza sia con la documentazione in

entrata che con quella in uscita. Questa organizzazione che si chiama ufficio di protocollo e registro di

protocollo è una innovazione amministrativa portata dai francesi, in particolare con Napoleone che aveva

portato con sé tanti amministratori ed esperti in materia.

Il protocollo e il catasto sono le innovazioni più importanti.

Come è organizzato il protocollo? In tutti i soggetti pubblici, statali e non, abbiamo l'ufficio di protocollo,

dove i cittadini si recano per portare i loro documenti. Infatti è sempre collocato in una posizione strategica

per essere facilmente raggiungibile, quindi non lo troveremo al quarto piano di un edificio. L'archivista

protocollista che lavora all'ufficio deve andare tutte le mattine alla posta e prendere la posta indirizzata al

comune, dove viene aperta e i documenti vengono protocollati, dopodiché vengono diffusi ai vari uffici

competenti e nello stesso tempo ogni mattina gli uffici del comune portano all'ufficio protocollo del comune

stesso i documenti che devono essere portati fuori. I documenti, sia che arrivino che vengano spediti, sono

registrati in un registro cartaceo prestampato dove c'è la documentazione che arriva al comune nella prima

pagina. Nella pagina di destra c'è la documentazione che il comune invia verso l'esterno.

Gli elementi fondamentali obbligatori da rispettare quando si effettua un protocollo di un documento sono

quattro:

1. Ogni documento, sia che arrivi, sia che parta, viene contrassegnato con un numero progressivo di

protocollo. I responsabili del protocollo sono il protocollista e il sindaco;

2. Dopo il numero progressivo dobbiamo inserire la data di quando il documento è arrivato o viene

spedito;

3. Il nome del mittente con il relativo indirizzo. Se invece è un documento scritto dal comune e quindi è

in partenza, sulla destra della busta ci sarà scritto il nome e l'indirizzo del destinatario;

4. Il contenuto del documento. Prima doveva essere espresso in maniera sintetica e veniva chiamato

regesto, derivante dal verbo latino che significa “indicare il contenuto dell'oggetto con un periodo”.

Quando con l'arrivo del protocollo e con la circolare Astengo, non si ha ancora il concetto giuridico del

valore appunto giuridico. La legge 445 del 2000, prende in esame sia i soggetti pubblici statali che non, ed è

una legge molto innovativa. Questa legge mi dice che devo utilizzare software creati apposta per la

protocollizzazione, dove devo dare questi quattro elementi obbligatori. Per ognuno di questi quattro elementi

c'è un campo informatico che non si può correggere(legge 445). In caso di errore dovrò rifare il protocollo

denunciando l'errore. Quando è uscita la legge del 2000, diceva che tutti gli enti statali e non, dovevano

dotarsi di un protocollo informatico.

Se non ci sono denunce di falso, il registro di protocollo è un atto di fede privilegiato ossia prevale quello che

c'è scritto su di esso, e quindi assume una forte valenza giuridica.

Il primo documento ufficiale post protocollo è del Marzo del 1897 ed è il “Circolare Astengo” riferito ai

comuni e dice come perfezionare e come devono essere protocollati i documenti.

Mercoledì 26 Settembre

La fase dell'archivio corrente, in tutte le nazioni, è quella alla quale si presta maggior attenzione e riguardo.

Il titolario di classificazione si divide in titolo/categoria composta da dodici classi che rientrano nella sfera

delle funzioni di amministrazione. Nella classe uno si può dividere in due sotto classi. Nella prima

inseriremo la documentazione che viene prodotta per la gestione dell'archivio corrente e quello di deposito.

In archivistica non esiste il concetto di riorganizzazione per materia come accade nelle biblioteche.

Lunedì 8 Ottobre

Il titolario fotografa la situazione del soggetto produttore, come è organizzato, quali sono le sue competenze.

Gli uffici, attraverso le varie operazioni definiscono le competenze del soggetto.

Il titolario deve adattarsi a quella che è la struttura del comune, e nella circolare astengo dove ci sono le

direttive su come gestire un ufficio di protocollo, per la prima volta abbiamo un titolario di classificazione

che deve servire a tutti i comuni d'Italia. Non è detto però che tutti i comuni abbiano le stesse competenze, a

questo punto il titolario dovrà distinguere anche tra le competenze e l'importanza tra i comuni. Il titolario è

fondamentale per poter portare avanti la struttura dell'archivio ed è necessario che anche il protocollista deve

essere in grado di assegnare il giusto titolario di classificazione.

Se non viene messo il titolario, la documentazione viene tutta mescolata. La cosa che è importante è che nel

DPR 445 del 2000 che si riferisce al protocollo gestito da un software si dice che ci devono essere i quattro

elementi e che ognuno di essi viene inserito in un campo e non è più modificabile. Dice anche che pure il

titolario di classificazione deve essere obbligato: tutti i soggetti pubblici statali o non devono applicare il

titolario di classificazione. Quindi non è una cosa che il protocollista può scegliere da sé. Qui stiamo

parlando ancora di documenti prodotti su supporto cartaceo.

L'indice del protocollo: fino ad oggi i registri di protocollo hanno in fondo due rubriche alfabetiche: nella

prima, dalla A alla Z è una rubrica per nome; la seconda, sempre dalla A alla Z è per soggetto.

L'indice comincia e finisce come un registro di protocollo quindi 1°Gennaio-31 Dicembre.

Alcuni elementi sono previsti modificabili e sono elementi che difficilmente venivano assegnati al

protocollista.

Altro elemento accessorio che per anni è stato assegnato per protocolli cartacei è una casella dove si scriveva

la data di arrivo o invio del documento. La questura assegna una lettera al numero di protocollo. Questo per

far capire quanta attenzione c'era nella catalogazione anche perché quando il comune risponde potrebbe far

riferimento ad un preciso protocollo, magari riferendosi al numero, quindi è sempre utile catalogare con

minuziosità i vari documenti.

Mercoledì 10 Ottobre

All'interno dell'archivio di deposito il documento si ferma per quaranta anni e subisce alcune procedure come

il riordino.

Il protocollista che ha preso le pratiche concluse dei vari uffici, porta tutto al suo ufficio e consegna le

pratiche concluse all'archivio di deposito. Il responsabile del protocollo sarebbe meglio fosse diversa da

quella che è responsabile dell'archivio di deposito. L�