Appunti sistemi informativi a supporto delle decisioni aziendali

SELECTION AND

PL ANNING

SYSTEM ANALYSIS

DEVELOPMENT OF A

REQUEST FOR PROPOSAL

PROPOSAL EVALUATION

VENDOR SELECTION

INTEGRATION AND

IMPLEMENTATION

TEST

RIL ASCIO

DOCUMENTAZIONE

Introduzione al Project management

Il sistema informativo deve essere progettato e sviluppato in un periodo di

tempo definito e con delle risorse scarse (tempo, risorse umane e risorse

finanziarie). Lo sviluppo del si avente data certa e vincoli sulle risorse si

definisce come progetto di sviluppo di un si, “attività che viene organizzata per

poter realizzare il sistema che viene messo in produzione”.

Progetto:

impresa complessa, unica di durata limitata,

- e volta al raggiungimento di

obiettivo chiaro e pre-definito

un (ex ante) che si avvale di un processo

pianificazione e controllo di risorse

continuo di differenziate/differenti e

vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.

con

Insieme di attività coordinate,

- con un inizio e una fine precisi, mirate al

raggiungimento di un obiettivo specifico, in base a vincoli di tempo, costi

e risorse (ISO)

ambiente di gestione all’azienda

- Un creato al fine di fornire una o più

soluzioni a seconda dello specifico caso aziendale (Prince)

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Lo status di progetto varia da azienda a azienda e dipende da effort o spesa

prevista.

Il progetto di sviluppo di si è un’attività complessa, unica, ha durata e obiettivi

determinati. Importante è la pianificazione di queste attività e il controllo. Una

volta definiti obiettivi e vincoli comincia l’attività di programmazione e di

controllo.

Ecco perché nei progetti di si vengono utilizzate le tecniche di Project

management:

combinazione uomini, risorse e fattori organizzativi riuniti,

- di

temporaneamente, risorse limitate,

per raggiungere, con l’impiego di

obiettivi vincoli temporali, economici e

unici e definiti, in presenza di

qualitativi; tecniche, strumenti, metodologie

- insieme delle che vengono utilizzate

per:

-programmare

-controllare

l’attività di progetto.

complessa metodologia

Per gestire un progetto complesso è indispensabile applicare una

fondata su principi rigorosi e regole sistematiche.

In tutti i progetti le attività di project management servono per pianificare e per

controllare.

Definizione dei ruoli nel progetto

Caratteristiche operative del team di progetto

Un progetto deve avere un team/gruppo di lavoro che si occupa del progetto.

-obiettivi: finalità di costituzione del gruppo, identità e natura del gruppo,

primo meccanismo di coordinamento del gruppo

-struttura: articolazione delle funzioni (rapporti gerarchici e di dipendenza,

coordinamento) e dei ruoli (competenze professionali); il team deve darsi una

struttura, un modello organizzativo, stabilire o meno rapporti gerarchici,

definire o meno un leader, tutti non hanno le stesse competenze professionali

-meccanismi operativi, di coordinamento: ad es. lo “Stato Avanzamento

Lavori SAL” per fare il punto della situazione (una riunione ogni tot per il fare il

punto della situazione, mailing list, vengono scambiate informazioni, vengono

creati dei forum,...)

-sistemi premianti: qual è il premio al team se viene raggiunto un risultato,

orientano al risultato equipollenti ed equivalenti

il team, sono

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-comportamenti (stile, clima, modelli relazionali e di funzionamento):

relazioni formali o informali, cultura partecipativa o autoritaria

-caratteristiche individuali (conoscenze, capacità, motivazioni,

atteggiamenti): i membri del team vengono di solito scelti, le competenze

individuali sono determinanti, ad es. nelle società di consulenza i manager si

scelgono i propri membri del team

Come fronteggiare il rischio culturale:

- Utilizzo di meccanismi operativi

- Corsi di formazione

- Scambio di esperienze con altre realtà

- Ridefinizione della struttura organizzativa (creazione strutture per

progetto)

- Identificazione di un capo

- Eliminazione dei clan

- Introduzione di sistemi informatici che consentono lo scambio delle

informazioni (e-mail, intranet, etc.)

Project manager

Figura responsabile del progetto. Coordina le attività di un progetto, organizza il

progetto, gestisce il team, controlla l’utilizzo delle risorse economiche e

tecniche di un progetto. È o manager funzionale o Project Manager di

professione.

-manager funzionale: responsabile di funzione, ha le competenze funzionali, è

responsabile dell’unità organizzativa del progetto, middle manager

responsabile del progetto, ha capacità gestionale e sul progetto.

Vantaggi:

-interno all’azienda

-focalizzato all’obiettivo del progetto

-spinge tutto il team a raggiungere quell’obiettivo

-ha competenze di contenuto.

-Project manager di professione: professionista di Project management, ha

obiettivi circoscritti e riguardanti soltanto i progetti.

Vantaggi: conoscenza di:

-best practice per avere un progetto di successo

-complessità della gestione dei progetti

-metodologie e strumenti per far sì che il team lavori bene.

Le aziende di grandi dimensioni spesso hanno il Project manager (interno) o li

prendono dalle società di consulenza (esterno). Sono professionisti

dell’organizzazione del progetto, di solito vengono impiegati quando il progetto

è complesso (tante persone, rischi nel progetto, tanti soggetti esterni per cui ho

bisogno di controllare tanto il progetto).

Ci possono essere Project manager diversi dove ci sono complessità sia

funzionali che tecniche, a volte hanno lo stesso potere altre volte no, dipende

dall’organizzazione del progetto.

Il Project manager dialoga con lo sponsor del progetto.

Sponsor di progetto: soggetto esterno al team di lavoro sul progetto, ha il

commitment sul progetto, sponsorizza da un punto di vista politico ed

economico il progetto, figura interna di solito apicale. Il Project manager è

figura di subordine responsabile del progetto, porta i risultati allo sponsor,

quando qualcosa non funziona va a parlare allo sponsor.

5.11

32

Compiti fondamentali del Project manager:

- avviare progetto rapidamente ed in modo efficiente: è il take-off

del progetto, il Project manager si assicura che tutto il team abbia

avviato le attività

- stabilire architettura generale del progetto valutando costi,

contenuti principali

tempi e qualità; stabilire i del progetto, cioè:

progetto/master plan

-il piano di gantt di progetto,

-il master schedule o cioè il dettaglio delle attività

organizzative

-organigramma di progetto, cioè i ruoli e le responsabilità all’interno del

progetto

valutando:

-costi del progetto: del software, di formazione (dei dipendenti, verso i

clienti), di consulenza generale (i consulenti possono costare anche più

dei software), di system integration, dei sensori, degli hardware (in house

o in cloud), del cloud e delle infrastrutture, di campagna marketing. Il

Project manager è responsabile di tutti i costi, deve controllare che venga

rispettato il budget.

-tempi: attesi e scadenze del progetto, tempi di valutazione del prototipo

attraverso check-point intermedi, il progetto non è valutato completo alla

fine dei tempi.

-qualità: indicatori di performance del progetto, ritorno economico,

numero dei clienti in più, benefici quantitativi e qualitativi.

Il Project manager deve saper valutare, controllare e programmare costi

tempi e qualità.

- accertarsi che il team di lavoro sia in grado di supportare il

progetto: i progetti sono sfidanti per definizione, bisogna accertarsi che

il team abbia competenze adeguate e che lo sforzo di lavoro sia

adeguato

- individuare deviazioni dal piano e intraprendere azioni correttive

(scope of work): se si individuano deviazioni del programma si fa

un’analisi degli scostamenti e si intraprendono delle azioni correttive;

l’azione correttiva se è molto importante deve essere valutata dagli

sponsor, se non lo è può essere gestita all’interno del team.

Il Project manager deve gestire le cose che non vanno bene, egli è un

risk manager: il progetto ha un rischio. La prima regola per gestire il

rischio è prevenire il rischio: in fase di pianificazione il Project manager

pensa agli eventuali rischi, ad esempio:

-finanziario: si previene chiedendo un budget un po’ più alto, creando un

fondo contingency buffer (chiedendo soldi in più che poi al massimo si

scenari

restituiscono se non spesi), cercando di ipotizzare anche peggiori,

più stati di avanzamento/check intermedi,

facendo dividendo il budget

per pezzi se c’è tanta incertezza.

-reputazionale: se il progetto ha un’azione verso i clienti o i dipendenti e

soprattutto se si usano dati di terze parti. Ad es. cosa succede se

Instagram fornisce a un’azienda dati non veritieri? Normalmente si

clausole di service-level agreement.

stipula un contratto con Cosa

succede se il cloud non funziona h24 come previsto e si blocca per due

giorni? Vengono fatti accordi coi cloud provider per gestire queste

possibilità.

33 -legale

-di non rispettare i tempi.

Fonti del rischio sono: utilizzo nuove tecnologie, sostegno e interesse,

dimensioni e complessità, domanda reale mercato, cambiamenti

ambientali. Le contromisure di gestione del rischio riguardano

un’individuazione preventiva dei rischi e una loro classificazione

Quando c’è rischio di progetto ci sono delle azioni per mitigare, non

eliminare, i rischi.

- comunicare con tutti i livelli gerarchici: doti di comunicazione del

Project manager, per comunicare come sta andando il progetto e quali

sono gli obiettivi

- approvare le modifiche condivise da tutti i partecipanti ove

possibile: comunicare la modifica e farla condividere

- make or buy per alcune fasi del progetto: sul software, sulle fasi del

progetto, ad es. utilizzo consulenti interni o consulenti esterni?

- conoscere dettagliatamente i rischi del progetto: se si conoscono i

rischi del progetto li si saprà gestire, altrimenti i rischi non si vedono e

non si gestiscono

- risolvere divergenze e conflitti: divergenze di opinioni nei progetti

perché il lavoro è complesso ed è nuovo, soprattutto vicino alla data di

scadenza

- controllare qualità prodotti: del prodotto finale del progetto, nel

nostro caso del sistema informativo

Il Project Manager può essere una persona o un team di persone. Il Project

management è l’insieme delle tecniche internazionali: da ciò der