Appunti di Sistemi informativi aziendali

MAGAZZINO A MATRICOLE

In genere i sistemi informativi fanno una sostanziale differenza fra i numeri di serie e le matricole. I numeri

di serie sono intervalli di numeri collegati univocamente a insiemi di articoli, che sono trattati con singoli

lotti. Il tracciamento è fatto operando con le logiche dei lotti, sempre agendo su intervalli di numeri e

quindi di articoli.

I sistemi informativi trattano invece il concetto di matricole solo quando è indispensabile dichiarare

esplicitamente ogni articolo movimentato, non per tracciare; nella maggior parte dei casi le matricole si

utilizzano per prodotti configurabili, non di serie, e di solito esse vengono associate solo a prodotti finiti,

all'uscita del processo produttivo. Un esempio è una matricola associata a un particolare mezzo agricolo,

costruito secondo una precisa configurazione richiesta dal cliente. Si noti che la matricola, come anche i

numeri di serie, è di solito fisicamente presente sull'articolo con etichette o altri mezzi di identificazione

visuale o elettronica. La matricola è quindi utilizzata per nominare in maniera esplicita un preciso articolo.

Strutture di riferimento

Il modello delle matricole prevede una definizione anagrafica estremamente sintetica. La codifica può

essere completamente libera oppure strutturata. Anche qui nella gran parte dei casi il codice ha una

porzione numerica che ne garantisce l'unicità.

Le strutture informative che tracciano le fasi operative sono associate ai movimenti di magazzino generati

in maniera analoga ai lotti o direttamente ai documenti associati ai relativi processi.

Funzioni operative e di controllo

La logica operativa e di controllo è del tutto simile a quella dei lotti, tenendo conto che solitamente viene

utilizzata solo nelle fasi finali del processo produttivo, vale a dire produzione del finito e vendita.

MAGAZZINO A CELLE

Si parla di magazzino a celle quando l’ubicazione è dinamica, quindi può cambiare nel tempo, e multipla,

quindi elementi di un dato articolo possono trovarsi contemporaneamente in punti diversi del deposito.

Il modello fisico del magazzino a celle è rappresentato sul sistema informativo da un insieme. di coordinate

spaziali che definiscono l’effettiva posizione della cella in oggetto, esempi di coordinata sono:

- Corsia

- Lato destro/sinistro

- Scaffale

- Piano

Ogni cella permette di trattare informazioni proprie di tipo quantitativo, lunghezza, altezza, larghezza, peso

massimo, temperatura minima/massima…

Le caratteristiche delle celle sono utilizzate dagli algoritmi di calcolo per decidere quali celle assegnare ai

prodotti in ingresso. Hanno funzioni operative e di controllo ovvero:

- Funzioni di trattamento anagrafico e la definizione del layout del magazzino

- Funzioni per la movimentazione

- E le procedure di controllo permettono un’analisi degli spazi pieni, vuoti…

MAGAZZINI AUTOMATICI

Questi sono sempre gestiti da sistemi specialistici che interagiscono con la parte logica di un sistema ERP.

In questi magazzini un articolo viene depositato in maniera automatica in una precisa locazione fissa o

variabile se si opera con una logica di celle.

In versioni semplificate il carico è manuale e solo il prelievo, pilotato da una opportuna lista di picking, è

automatico. 36

AREA VENDITE

OBIETTIVI

I SI per l’area vendite si occupano principalmente di:

• definire le condizioni commerciali dei prodotti e contrattuali dei clienti

• di fornire i supporti informativi per le funzioni operative quali:

o creazione offerte,

o immissione ordini aperti ed esecutivi

o definizione spedizioni

o creazione documenti di trasporto

o fatturazione attive

o di valutazioni statistiche sulle vendite con relative valorizzazioni (sono per molti aspetti

simmetrici a quelli presenti nell’area acquisti).

Nei sistemi più evoluti sono rese disponibili procedure:

• per trattare i gruppi d’acquisto e catene commerciale,

• gestire gli ordini aperti

• definire flussi complessi di controllo

• validazione e spedizione

• trattare la vendita diretta e organizzare i centri di distribuzione remoti.

STRUTTURA DI BASE

Le strutture di base su cui si articola l’area vendite sono:

• Le anagrafiche commerciali dei clienti e dei prodotti di vendita

• Le strutture dati che definiscono listini, scontistiche, rapporti di agenzia

• I documenti di processo, che rappresentano i fenomeni transazionali complessi

• I piani di processo, quali piano di spedizione, piano di fatturazione

ANAGRAFICHE COMMERCIALI

Le anagrafiche commerciali sono rappresentate dai clienti e dai contatti commerciali.

Fra le informazioni di natura commerciale relative ai clienti vi troviamo:

- Riferimenti commerciali

- Indirizzi di spedizione merce e vettori collegati

- Valuta e lingua con cui interagire con il cliente

- Modalità di pagamento concordate

- Particolarità IVA

- Coordinate bancarie

- Fido concesso

- Eventuale appartenenza a catene commerciali

- Condizioni commerciali applicate, quali listini e scontistica.

Fra le informazioni di base di natura commerciale relativa ai prodotti sono:

- Descrizioni commerciali mutlilingua

- Unità di misura di vendita

- Tipo di confezione/imballo

- Peso, volume e ingombro lineari

- Eventuale codifica collegata al cliente

- Documentazione commerciale/tecnica di supporto, per esempio manuali

- Codici a barre associati all’articolo 37

Si hanno tre macrosettori in cui ogni sistema informativo deve offrire supporti opportuni a pilotare i

processi di vendita, l’area di intervento sono:

- Listini = definiamo come listino una collezione di prezzi di vendita di articoli. Gli elementi che

influenzano il prezzo sono:

i. Il cliente

j. L’articolo

k. La valuta

l. La data

Metodologie: I sistemi informativi più semplici ammettono una definizione tabellare in cui per ogni

listino viene definita la coppia articolo-prezzo. Mentre nei sistemi più evoluti si sviluppano per via

algoritmica, quindi attraverso un programma.

- Le condizioni di scontistica = gli elementi che influenzano gli sconti sono:

i. Il cliente

j. L’articolo

k. La data

Le metodologie utilizzate sono concettualmente simili a quelle applicate sui listini.

Alcune complessità sono date dal fatto che:

I. Il sistema tratta più sconti a cascata

II. Gli sconto sono definiti a scaglioni

III. L’utilizzo di sconti composti

- Le condizioni di agenzia = definiscono il rapporto con chi fune da intermediario tra il cliente e

l’azienda nella vendita.

Gli elementi che influenzano le condizioni di agenzia sono:

I. L’agente

II. Il cliente

III. L’articolo

IV. La modalità di pagamento

V. La scontistica

Le metodologie sono concettualmente simili a quelle applicate sui listini.

Alcune sue complessità sono date da:

i. Il sistema tratta sconti a cascata

ii. Provigioni a scaglioni

Per ognuno di questi si dovrà andare a costruire un albero decisionale, che definisce la sequenza di scelte

sulle aree di intervento.

Le condizioni di intervento che dobbiamo tenere in considerazione sono:

- Se il sistema tratta le informazioni necessarie

- Se esiste nel sistema un algoritmo che implementa la condizione e se la funzione è fra quelle

disponibili

- Se la funzione è ragionevolmente eseguibile.

DOCUMENTI DI PROCESSO

Tutti i documenti di processo hanno una struttura simile. Ogni documento è identificato da una testa con i

dati comuni, da un insieme di righe che rappresentano i dettagli della vendita e un piede che identifica

totalizzatori o comunque dati da applicare a valle della definizione dei prodotti di vendita.

La testa: i dati che vanno a identificare il documento sono:

- Protocollo

- Data inserimento

- Data conferma 38

- Stato

- Causale

I dati che vanno a identificare il cliente sono:

- Cliente di riferimento

- Eventuali indirizzi aggiunti per l’invio dei vari documenti

- Riferimenti del cliente

I dati che vanno a definire le condizioni commerciali sono:

- Cliente di fatturazione

- Valuta da utilizzare per l’operazione

- Modalità di pagamento concordata

- Listino e scontistica da utilizzare

- Agenti associati alla vendita

I dati trattati per la spedizione sono:

- Tipo di trasporto

- Modo di trasporto

- Vettore impiegato nel trasporto

- Aspetto esteriore dei beni

- Data/ora inizio trasporto/ritiro beni.

I dati generali sono dati da:

- Tipo di movimentazione logistica

- Tipo di movimentazione contabile e IVA

- Note descrittive

Le righe dei documenti di processo vanno a riguardare:

Per l’identificazione riga sono:

- Numero di riga

- Stato della riga

- Legami con righe di documenti origine e destinazione

Per l’identificazione prodotto di vendita:

- Codice e descrizione articolo

- Codice e descrizione commerciale

- Unità di misura nel flusso vendite e nel flusso logistico

Per la spedizione sono:

- Colli, volumi e ingombri dell’articolo

- Data consegna richiesta e prevista.

Le condizioni commerciali riguardano:

- Quantità articolo

- Prezzo listino

- Scontistica

- Prezzo netto

- Agenti associati alla riga con relative provvigioni

Per la logistica:

- Magazzino da movimentare 39

Per l’amministrazione:

- Aliquota IVA

- Nomenclatura combinata

- Contropartita contabile

- Competenza contabile

- Centri di costo/ricavo

Per i dati generali:

- Riferimenti esterni o interni della singola riga

- Note collegare alla singola riga

- Testi aggiuntivi od oggetti collegati alla singola riga

Il piede dei documenti di processo:

i dati generali sono rappresentati da:

- Testi od oggetti associati al documento

Le condizioni commerciali finali da:

- Sconto complesso

- Sconto finanziario

- Spese aggiuntive

- Totalizzatori

PIANI DI PROCESSO

Sono raggruppamenti di righe di documenti definiti per generare in blocco i documenti di processo del

passo successivo ed eventualmente altri documenti che sono funzionali alla fase.

Il Piano di spedizione:

- Definisce una spedizione di prodotti, raggruppando le righe degli ordini che devono essere spedite

in un unico passo, anche se legate a clienti e a ordini diversi.

I vincoli trattati dai piani di spedizione sono:

- Vincoli di logistica, di organizzazione, di percorso, di disponibilità.

Il Piano di fatturazione

- Questo piano supporta un processo di fatturazione “differita”

- Vincoli di date, vincoli legati alla tipologia e stato del documento origine

PROCEDURE DI BASE

Le procedure di base si dividono in due blocchi: flusso esecutivo e analisi operativa.

Flusso esecutivo

1. Preventivaz