Appunti - Progettazione e gestione degli eventi, L. Argano

Progettazione e gestione degli eventi

Introduzione

Un mattino mi svegliai cieco. L’occhio sinistro riacquistò la vista il giorno stesso, ma il destro rimase inattivo e offuscato. L’oculista che mi visitò disse che non c’era nulla di organico, e non li diagnosticò la natura del disturbo. “Hai guardato i quadri troppo da vicino” “Perché sostituisci con vasti orizzonti?”

Bruce Chatwin (curatore del Louvre)

Noi dobbiamo partire da 3 parole chiave:

• Evento
• Progetto
• Complessità
• Oggettività

Dobbiamo sempre ricordare di mantenere una mente aperta mentre pensiamo alla realizzazione di un evento.

Philippe Petit e l'unicità degli eventi

Philippe Petit Man on Wire - Un uomo tra le torri. È il 7 agosto 1974 quando Philippe attraversa le Torri Gemelle su un filo. Questa avventura è stata fatta senza chiedere autorizzazioni, per questo la polizia arresta tutti i complici di Petit. Addirittura, un poliziotto vuole tagliare il cavo con lui sopra e l’unico motivo che lo fa dissuadere è che un cavo di acciaio staccato di netto comporterebbe un colpo di frusta fortissimo su una parete del palazzo. Il giudice lo condanna a pagare 1 dollaro per ogni scalino del World Trade Center e a fare spettacoli a Central Park. Petit non era nuovo a queste gesta: l’aveva fatto sulle due torri di Notre Dame e sulla baia di Sidney. Quando noi lavoriamo sugli eventi, lavoriamo su qualcosa che ha un attributo fondamentale: l’unicità, così come le gesta di Petit. Altra fonte di ispirazione per noi è il team dietro a tutto questo.

Il sogno come ispirazione

Per partire bisogna avere un sogno: Petit immaginò la sua impresa mentre era dal dentista, guardò su una rivista la costruzione delle torri più alte del mondo, così strappò la pagina e se la mise in tasca. Il sogno è la dimensione dell’immaginario individuale, è un immaginario esplorativo, dell’intimo e si differenzia da un altro tipo di sogno che invece è collettivo, ed è il mito, l’immaginario del sociale e del pubblico. È fondamentale avere questa tensione perché se non ci fosse stata un’idea di sogno dietro alcune grandi operazioni che hanno caratterizzato la storia degli eventi, molte cose non sarebbero mai esistite, come il Festival di Spoleto.

Il gusto dell'utopia

Arriviamo a parlare del gusto dell’utopia con Gianni Rodari. Come esisteva la poetica secondo lui esisteva un’altra via di creazione che chiamava “la fantastica”. Intorno al 1977 scrisse la Grammatica della fantasia, in cui insegna come costruire le storie. Egli dice che l’utopia è il passaggio dal mondo dell’intelligenza al mondo della volontà, quindi l’utopia vista come una sorta di spinta, di propellente.

L’utopia sta all’orizzonte. Mi avvicino di due passi e lei si allontana di due passi. Faccio dieci passi e l’orizzonte fa dieci passi più in là. Per quanto io cammini non la raggiungerò mai. A cosa serve l’utopia? A questo: serve ad andare avanti.

Edoardo Galeano

La visione del progetto e il mito

C’è poi un altro elemento importante che è quello di avere una visione del progetto, che deve essere condiviso a livello di organizzazione. Infine c’è il mito. Pensiamo a Woodstock, che si situa in un ben preciso momento storico (1969) e musicale e che ormai è diventato un mito nell’immaginario. Ma anche eventi più piccoli hanno assunto questa funzione: per esempio, la statua di sale a Napoli.

Strategia e tattica negli eventi

Tutta questa parte che abbiamo visto è quella “soft”, ma adesso arriviamo a parlare di quella legata all’hardware. Tutti gli eventi hanno una specie di struttura strategica. La strategia è il modo con cui noi arriviamo a un determinato obiettivo in un periodo medio-lungo. La tattica è più o meno la stessa cosa ma nel breve periodo. Le mete intermedie da raggiungere non sono altro che i nostri obiettivi. Ma prima di tutto abbiamo bisogno di un vincolo, come l’aveva Petit. In un evento abbiamo tanti obiettivi: rispettare un budget, delle tempistiche, ecc.

Vincoli e risorse

Vediamo altre due parole. Un vincolo è qualcosa che si frappone fra noi e un certo risultato e ci impone un comportamento. Noi possiamo avere dei vincoli che sono dei veri e propri divieti, restrizioni oppure delle condizionamenti. Il punto è che bisogna trovare un modo per lavorare con quei vincoli e sfruttarli a nostro vantaggio. La seconda parola è risorse, che ci servono per fare qualsiasi cosa e sono un campionario di elementi per noi indispensabili (con più o meno forza a seconda del tipo di evento). Una delle risorse fondamentali sono le persone, non le risorse umane perché quando parliamo di persone intendiamo qualcuno di specifico, con le sue competenze. In alcuni ambienti vanno a formarsi dei veri e propri clan, come nel mondo del cinema. Ovviamente la seconda risorsa più importante sono i soldi, che servono per coprire il costo delle altre risorse, persone e risorse materiali. Però nei progetti culturali in senso lato troviamo altre due famiglie di risorse:

• Relazioni: possono essere determinanti per arrivare a un buon risultato;
• Informazioni: tutti i dati, i materiali (es. le planimetrie, i preventivi) che ci servono in tutte le fasi dell’evento, da quella ideativa a quella esecutiva. Una delle cose fondamentali è anche far circolare le informazioni all’interno di un gruppo nel modo corretto. Le informazioni devono essere: pertinenti, complete, puntuali, esaustive.

La parola evento

Arriviamo a parlare della parola evento. È un accadimento, un avvenimento; un’operazione nuova ed esemplare; un fenomeno di notevole interesse e risonanza; un fatto o avvenimento di grande importanza (Devoto Oli). La sua etimologia deriva dal latino eventus-evenire: venir fuori, accadere. Questa parola viene usata in molti ambiti del linguaggio e della vita quotidiana:

• Evento naturale (fatalità)
• Evento provocato dall’uomo (strutturato)
• Evento “sentinella” in medicina
• Evento come probabilità della statistica
• Evento come un punto dello spaziotempo in fisica
• Evento come risultato di una azione/omissione di rilevanza penale nel diritto
• Evento come fenomeno pianificato nel project management
• Evento della programmazione nell’informatica
• Evento below the line come strumento di comunicazione
• Evento come leva del marketing
• Evento come pratica dell’azione sociale e culturale

Vediamo un caso interessante che ha al centro la parola evento: l’attacco alle Torri Gemelle è un evento o sono due? Due le fasi di attacco, a pochi minuti l’uno dall’altro, a due edifici distinti separati da uno spazio, ma in un unico complesso e come obiettivo unico. È una questione semantica o materiale? La differenza vale 3 miliardi di $ cioè il valore della polizza assicurativa per ogni evento distruttivo. Per il proprietario gli eventi sono due (termini materiali) mentre per la compagnia assicurativa l’evento è unico (termini semantici).

Gli eventi hanno un aspetto rituale, celebrativo, che esce fuori dall’ordinario e che diventa un’esperienza unica e personale e che si muove nella dimensione collettiva.

Complessità degli eventi

Arriviamo a parlare di complessità, che è un intreccio, un groviglio: è un sistema dove c’è un livello esponenziale di relazioni, di interazioni e di interferenze. Una cosa complessa non è una cosa complicata. Gli eventi possono essere complessi così come complicati. Noi incrociamo la complessità quando ci confrontiamo con gli obiettivi, che sono diversi e interrelati. Un secondo grado di complessità si trova nei contenuti.

Lezione 2 - 19/09/2020

Analisi della parola progetto

Ci manca ancora l’analisi della parola progetto. Gli eventi, in ragione della loro peculiarità e complessità, necessitano di un “abito organizzativo” che deve però essere fatto su misura, un abito sartoriale. Herbert Simon, premio Nobel per l’economia, dice che gli uomini sin dall’antichità si sono dovuti attrezzare per sopravvivere attraverso una logica che è molto vicina a quella progettuale. Progetto deriva dal latino projectus, dall’unione di pro + jacere quindi scagliare in avanti. C’è questo senso del tempo in avanti fin dall’etimologia. Se andiamo a prendere le definizioni del dizionario troviamo:

• Piano organico e dettagliato per l’esecuzione di un lavoro e lo svolgimento di un’attività
• Piano, intenzione o proposito più o meno definito
• Documentazione tecnica o elaborato tecnico per l’attuazione di un’opera di ingegneria civile, di urbanistica, di restauro, ecc., costituito da una relazione descrittiva, dai disegni, dai calcoli e da un preventivo di spesa
• Ideazione per lo più accompagnata da uno studio relativo alla possibilità di attuazione o esecuzione

Esistono però anche definizioni meno da dizionario per cui un progetto è:

• Sintesi tra pensiero e azione, produce senso e sistema che contiene un insieme di processi costituiti da passaggi, fasi, azioni e sequenze (Argano, 2012)
• L’agire di Prometeo, colui che pensa (metés) in anticipo (pro) e su questa base organizza idee ed azioni (Baldi, 1994)
• Immaginare qualcosa di diverso da ciò che è dato, compiere un atto di anticipazione e futurizzazione, aprire l’orizzonte all’immaginario (Trabucchi, 1998)
• Strumento per rendere reale il possibile (Bocchi, 2009)
• Non è soluzione ma proposta di soluzione (Manieri Elia, 1994)
• Presentare necessità vitale, opportunità culturale, posta in gioco, intreccio esistenziale e prospettiva pragmatica (Boutinet, 1993)

Per Bruno Munari, ogni libro di cucina è un manuale di metodologia progettuale.

Due citazioni sul progetto

Marco Polo descrive un ponte pietra per pietra. “Ma qual è la pietra che sostiene il ponte?” chiede Kublai Kan. “Il ponte non è sostenuto da questa o da quella pietra”, risponde Marco “ma dalla linea dell’arco che esse formano”. Kublai rimane silenzioso riflettendo; poi soggiunge: “perché mi parli delle pietre? È solo dell’arco che m’importa.” Marco Polo risponde: “senza pietre non c’è arco”.

Italo Calvino

Progettare non è solo leggere il mondo con i caratteri della lingua consueta; bensì scegliere e accettare di scegliere nel mondo con ogni lingua possibile, guardare e non solo vedere; talora dissonare e non solo dissentire; trovare delle regole magari da distruggere poi, e non solo applicarle usandole, consumandole.

Augusto Morello

Complessità e linguaggi nuovi

La complessità ci dice anche che siamo di fronte a linguaggi nuovi, meticci che richiedono una sperimentazione. Esiste addirittura una Legge di Murphy dei progetti: se un progetto può andare male, lo farà. Questo ci dice che noi siamo votati all’imprevedibilità, che non possiamo fare previsioni esatte.

Il project management negli eventi

Per gestire un evento serve il project management inteso come complesso e variegato di principi, metodi, tecniche e strumenti. Attribuisce a un vasto background di elaborazioni teoriche ed esperienze pratiche maturate nel corso degli anni in diversi Paesi:

• Progetto Manhattan (anni ’40)
• Progetti militari: Polaris, US Navy (anni ’50)
• Progetti industriali ad uso civile: Du Pont (anni ’60)
• Progetti spaziali della Nasa (anni '60)
• Finanziamenti a gestione diretta ed indiretta, settori Profit e No Profit, Donatori Istituzionali (Unione Europea, Nazioni Unite, Banche di sviluppo, Banca Mondiale)
• Eventi: i funerali di Papa Woityla
• Grandi costruzioni: tunnel sotto la Manica
• Grandi operazioni internazionali: Millenium Bag, introduzione dell’euro

Negli eventi la grande forza è avere l’immaginazione per prevedere quello che serve, superando l’ovvio e lo scontato. Il project management non l’hanno inventato gli americani (come spesso dicono), perché fin dall’edificazione delle piramidi nell’antico Egitto si è adottato un approccio progettuale.

L'importanza del contesto

La Torre di Pisa ci insegna una cosa fondamentale: l’importanza del contesto in cui collochiamo la nostra iniziativa (in quel caso la compostezza del suolo). Altra cosa importante è che gli eventi sono oggetto di revisione e di cambiamenti. I progetti poi ci rivelano delle cose: una torre pendente che diventa un’icona.

Peculiarità del progetto

In un progetto troviamo queste peculiarità:

• Significati
• Vincoli
• Temporaneità
• Unicità di processi, organizzazione e risultato, no ripetitività e standardizzazione
• Integrazione e interdipendenza delle attività
• Finalizzazione e focalizzazione
• Obiettivi pubblici e privati
• Ciclo di vita, progressività, approssimazioni continue, iterazione che comportano risultati intermedi, revisioni, aggiustamenti, sviluppi ulteriori
• Team composito, forte componente umana
• Fattori di successo, fattori chiave
• Numerose variabili, elevato livello di rischio (finanziario, organizzativo, sicurezza), rischio culturale, complessità
• Molteplicità, multiculturalità e multidisciplinarietà
• Risorse differenziate
• Orientamento alla qualità complessiva
• Ambiente multi project e multi stakeholder
• Molteplicità di forme e fonti di finanziamento, con tensioni finanziarie

Qualità di un evento

Arriviamo a parlare della qualità di un evento, che è data dalla somma di 3 elementi:

• Qualità delle idee/contenuti
• Qualità della proposta organizzativa (processo e competenze)
• Qualità della comunicazione

Quando noi progettiamo un evento progettiamo anche il suo funzionamento.

Quando progettiamo il concept di un evento dobbiamo rispettare il principio della ridondanza: più le cose sono ricche di spunti da cui possiamo fare una sintesi che ci permette di poter costruire bene il nostro oggetto progettuale e più andiamo verso una realizzazione di successo.

Una modalità della costruzione progettuale è infatti quella per sottrazione. L’importante è lavorare sulla coerenza.

Lezione 3 - 25/09/2020

Anatomia di un evento

Dobbiamo iniziare ad affrontare l’anatomia di un evento, che ha una struttura a fasi. Oggi ci concentriamo in particolare sulla prima fase, l’ideazione. Ciascuno di noi che si occuperà di gestire eventi si troverà a gestire l’integrazione dei diversi processi. Ma quali sono questi processi da coordinare?

Il ciclo di vita di un evento

A questo punto guardiamo il ciclo di vita di un evento. Le fasi consuete di un progetto sono 4: definizione, pianificazione, realizzazione, chiusura. Per gli eventi però il ciclo è più complesso. Dopo la fase di ideazione si ha quella di attivazione, dove si va a verificare la fattibilità dell’idea. La terza fase è di programmazione perché noi abbiamo bisogno di strutturare il lavoro che va fatto, capendo chi lo deve fare e quando. Per fare ciò abbiamo a disposizione una serie di strumenti come il diagramma di Gantt. Arriviamo poi all’esecuzione dell’evento, che però è suddivisa in due: una è facile da intendere e la chiamiamo attuazione. Poi c’è una fase chiamata completamento, a cui dobbiamo dare un’importanza particolare perché, soprattutto sugli eventi culturali, c’è una problematica legata alla sostenibilità economica. Gli eventi culturali per essere fatti hanno bisogno molto spesso di finanziamenti pubblici, che però non vengono dati prima che si faccia l’evento. Magari li assegnano prima, ma i soldi vengono dati solo successivamente. La liquidità è una delle grosse problematiche degli eventi. L’ultima fase è quella della valutazione, perché noi abbiamo bisogno di capire come è andata. Questa però non è la “fine” perché è possibile che l’evento produca degli impatti, soprattutto per quegli eventi reiterati nel tempo. Questi impatti possono essere sia positivi che negativi. C’è un dubbio che attanaglia gli studiosi degli eventi: possiamo programmare gli impatti o comunque prevederli?

Fase dell'ideazione

Oggi ci concentriamo soprattutto sulla fase dell’ideazione, che ha 3 “gambe”: innesco, profilo strategico, concept.

Il ruolo dell'innesco

Un innesco è una scintilla, uno start, qualcosa che si accende. Noi abbiamo bisogno di capire qual è il punto di partenza di un evento. Non possiamo che rispondere che l’innesco nasce molto spesso da un’esigenza: è il tentativo di trovare attraverso un evento una risposta a un bisogno. Queste esigenze possono essere di diverso tipo:

• Artistiche, culturali, scientifiche
• Implementazione di strategie e politiche pubbliche (locali, nazionali, sovranazionali) o private (es. fondazioni bancarie, che hanno lo scopo di utilizzare i loro proventi per iniziative filantropiche)
• Espresse dalla collettività
• Profitto
• Produttive (committenza, commissione)
• Di programmazione di spazi e di contenitori fisici e virtuali (es. festival)
• Sfruttamento di opportunità
• Comunicazione ed immagine, tipicamente legati ad operazioni di rafforzamento intorno a un marchio o a una società
• Partecipazione a network

Ovviamente non sempre l’esigenza è precisa, a volte è vaga. Se rimaniamo sul vago è possibile che anche il lavoro ideativo rischi di girare a vuoto, quindi bisogna sempre cercare di capire il bisogno. Allora come si fa? Si devono considerare delle ipotesi di partenza, per cominciare a “schizzo” di progetto.