Appunti organizzazione e promozione eventi culturali

Esame e comunicato stampa

19/09/16 [Esame scritto: comunicato stampa + questionario su lezioni. Esame orale: lezioni + seminari + visite didattiche]

Significato di organizzare

Organizzare significa predisporre ciò che è necessario per ogni azione, eliminando ciò che è superfluo. Ad esempio, significa dare un assetto organico e funzionale a un ufficio o evento, disponendo i vari elementi al meglio per raggiungere un fine.

Organizzare e realizzare un invito cartaceo

• 20/09 Progettazione grafica
• 23/09 Richieste autorizzazione firme e loghi
• 27/09 "Sta bene si stampi" = il responsabile si assume responsabilità di mandare in stampa dopo il controllo di errori, caratteri, spazi...
• 29/09 Stampa
• 02/10 Inviti confezionati
• 04/10 Inviti imbustati ed etichettati
• 05/10 Invio inviti
• 08/10 Ricezione inviti
• 15/10 Inaugurazione

Altre forme di comunicazione

• Facebook
• Twitter
• Newsletter
• Save the date

Progetto

La parte organizzativa è sempre legata a quella progettuale, ossia l'atto di gettare avanti e protendere.

Caratteristiche di un progetto

• Incertezza: imprevedibilità perché non è una cosa già successa ma è futuribile.
• Rischio
• Temporaneità: un progetto ha un inizio e una fine, ogni processo è unico e non ripetibile.

Caratteristiche del progetto

26/09/16

• Finalizzazione: un progetto dev’essere finalizzato perché deve avere obiettivi chiari ed espliciti e devono essere associati a un processo incorporato a una struttura organizzativa.
• Temporaneità: ogni progetto ha un inizio e una fine (max 3 anni), è UNICO e NON RIPETIBILE (più il progetto è creativo più è soggettivo).
• Interdipendenza: il progetto, specie di carattere culturale, ha una MULTIDISCIPLINARITÀ e le attività che si svolgono nei progetti culturali sono INTEGRATE rispetto a un progetto standardizzato dove le fasi sono più chiaramente definite.

Cos'è un progetto

• Iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto/servizio con caratteristiche di unicità.
• Sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni, comportante compiti itineranti eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti (preventivo e consuntivo).

Chi è il Project Manager

Colui che coordina dal punto di vista tecnico-organizzativo il progetto. Pianifica e controlla le varie risorse con vincoli interdipendenti di costi, tempi e qualità.

Area organizzativa e relazionale

Competenze e capacità sono indispensabili per poter implementare la corretta struttura organizzativa per un progetto. Gestire un progetto implica sempre l’interazione con un gruppo di persone eterogeneo. Il project manager deve saper gestire i vari caratteri delle persone di un gruppo, fare da psicologo. Appena si ferma un solo passaggio del progetto, saltano o slittano anche gli altri passaggi.

Area manageriale-gestione

Si riferisce alla conoscenza e capacità di governare un progetto (strategia) che l’uso di strumenti, metodi e approcci diversificati.

Squadra e gruppo

Il gruppo può essere la nascita di una squadra; la squadra è l’affiatamento di un gruppo, la sua fase finale con ruoli che sfrutta l’interazione tra i soggetti finalizzati al raggiungimento di successi rilevanti e duraturi.

Caratteristiche di una squadra

• Clima
• Morale: più o meno motivazione, condizione soggettiva
• Cultura: eterogeneità della squadra ma deve essere omogenea in sé stessa nelle conoscenze delle informazioni che la mostra va a trattare
• Visione e valori: avere il valore della situazione e avere una visione del tutto
• Coordinamento: squadra che collabora e unita, altruista per agevolare i lavori e mantenere l’aria di lavoro serena
• Motivazione: spinge la curiosità e mobilità di una persona
• Evoluzione fisiologica: evoluzione caratteriali nell’evento che possono portare tensioni o tranquillità (fasi: entusiasmo; tensioni; tranquillità a fine evento)
• Condivisione: delle operazioni/problematiche col team = briefing così si risolvono i problemi risparmiando energie

Fasi di sviluppo da gruppo a squadra

• Costituzione: il project leader decide di costituire una squadra, governata da esso
• Orientamento: focus per portare a termine un lavoro, quindi concedere a ogni soggetto le sue mansioni
• Conflitti: nascono quando si definiscono le mansioni/ruoli, quindi nascono i confronti e le idee diverse sui piani di lavoro
• Regole: non sono democratiche perché devono essere efficaci e il project leader deve essere il regolatore di tutte le situazioni che nascono nel team
• Produzione: decisa in base alla regolamentazione
• Trasformazione: del prodotto in qualcosa di utile

Ruoli all'interno della squadra

• Team leader: può autoproclamarsi, può essere proclamato da committente o dal gruppo
• Vice: si sostituisce al team leader
• L’emotivo: figura negativa
• Sostenitore: segue in modo inossidabile il lavoro del team leader
• Esecutore: estremamente operativo che porta a termine il lavoro nei tempi giusti
• Innovatore: propositivo perché cambiare può essere interessante e utile; se lo è troppo però è un ostacolo perché stravolge un metodo di lavoro
• Giudice: figura negativa

Fasi del progetto

1. Concezione ideale
2. Pianificazione
3. Realizzazione
4. Controllo tra pianificazione e realizzazione
5. Chiusura

Infrastrutture e fattori influenti

05/10/12

Geografia

• Clima

Tecnologia

• Ambiente
• Tecnologia per progetto
• Centri di ricerca

Progetto economia e finanza

• Politica e leggi: banche e fornitori, sovvenzioni, inflazione, tasse
• Società: normative, demografia, religione, usi e costumi

Infrastrutture

Tutto quello che ci può garantire come sede di una mostra. Devono esserci degli standard obbligatori a livello europeo = STANDARD FACILITY REPORT (carta d’identità dell’infrastruttura) per quanto riguarda livello di umidità, temperatura, sicurezza...

Tecnologia

Internet è basilare sia come strumento di comunicazione sia come strumento didattico o di sicurezza (ADSL).

Economia e finanza

Investimenti di banche o privati che supportano il progetto. Sponsor tecnici = pagano servizi all’interno di un’attività (es. allestimento, location, staff tecnico...)

Fattori influenti

• Ambiente esterno: vincoli normativi, fattori economici, tecnologici, culturali, politici e sociali
• Ambiente interno: normative interne, cultura organizzativa, politiche e strategie di riferimento
• Committente/clienti: vincoli del committente
• Sponsor: soggetto con interesse reale nel risultato positivo del progetto e può avere potere decisionale in merito al lavoro da svolgere
• Fornitori: danno al progetto beni/servizi utili per lo svolgimento delle attività previste. Definire specifiche di prodotto, servizio e tempi/costi.
• Insieme di impatto: tutti quelli che sono toccati in modo rilevante dal progetto dal suo inizio alla sua fine.

Stakeholder e confini di un progetto

10/10/16

Stakeholder

Qualunque cosa influisca all’interno del progetto = persona o gruppi di persone aventi interessi nelle prestazioni di successo di un’organizzazione il cui consenso o fiducia influenzano le performance.

Portatori di interesse

• Visitatori, forza lavoro, media, aziende
• Soggetti politici: commissione europea, stato, provincia, comuni
• Partner culturali pubblici/patrocini: musei, teatri, biblioteche, scuole. Il patrocinio più importante è quello del Presidente della Repubblica = patronato. Il patrocinio non oneroso è quello dato più facilmente.
• Partner/sponsor privati: imprese finanziatrici, imprese che forniscono beni/servizi (=sponsor tecnico), singoli privati.

Confini di un progetto

Da delineare già all’inizio della progettazione dello stesso. Identificano l’ambito di intervento e gli attori interni. Serve coerenza tra i confini e le finalità del progetto. Sono intaccati dall’unità politica perché chi gestisce la parte politica decide ad esempio la durata della mostra e può prolungarla = aumento costi, proroga contratti, proroga prestiti di beni/opere, riprogrammazione rientro opere quindi dei trasporti, rifacimento informazioni quindi dei pieghevoli, stendardi...

Modificare i confini

• Includere nuovi attori
• Proroga assicurazioni

Tutte le modifiche hanno un costo da valutare più si prende in considerazione l’analisi e la gestione delle aree di rischio (proroghe).

Committenza

Uno dei conflitti è tra la committenza e i decisori di un progetto. Se privata può modificare i confini e volere degli obiettivi specifici/diversificati. Se pubblica ci sono linee guida decise dalla politica dell’assessorato.

Obb. di continuità committenza obb. specifici decisioni di prog. piano.