Appunti organizzazione e promozione eventi culturali

19/09/16

[esame scritto: comunicato stampa + questionario su lezioni

Esame orale: lezioni + seminari + visite didattiche]

COSA SIGNIFICA ORGANIZZARE: cosa necessaria per ogni azione, senza cose superflue. (es.

dare un assetto organico e funzionale a un ufficio, evento… disporre i vari elementi al meglio

per raggiungere un fine)

Organizzare e realizzare un invito cartaceo:

 20/09 progettazione grafica

o 23/09 richieste autorizzazione firme e loghi

Calendarizz o 27/09 “sta bene si stampi”= il responsabile si assume responsabilità di mandare

azione per o in stampa dopo il controllo di errori, caratteri, spazi…

realizzazion 29/09 stampa

o

e invito 2/10 inviti confezionati

o

cartaceo 4/10 inviti imbustati ed etichettati

o 5/10 invio inviti

o 8/10 ricezione inviti

o 15/10 inaugurazione

o

Altre forme di comunicazione:

 Facebook

o Twitter

o Newsletter

o Save the date

o ……

o

PROGETTO= la parte organizzativa è sempre legata a quella progettuale (gettare avanti,

protendere…)

Caratteristiche:

Incertezza

 Imprevedibilità perché non è una cosa già successa ma è futuribile

 Rischio



Temporaneità: un progetto ha un inizio e una fine, ogni processo è unico e non ripetibile

26/09/16

Caratteristiche progetto:

Finalizzazione: un progetto dev’essere finalizzato perché deve avere obbiettivi chiari

 ed espliciti e devono essere associati a un processo incorporato a una struttura

organizzativa

Temporaneità: ogni progetto ha un inizio e una fine (max 3 anni), è UNICO e NON

 RIPETIBILE (più il progetto è creativo più è soggettivo)

Interdipendenza: il progetto specie di carattere culturale ha una MULTIDISCIPLINARITA’

 e le attività che si svolgono nei progetti culturali sono INTEGRATE rispetto a un progetto

standardizzato dove le fasi sono più chiaramente definite.

Cos’è un progetto:

Iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto/servizio con caratteristiche di

 unicità

Sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni, comportante compiti itineranti

 eseguiti da varie organizzazioni, con obbiettivi, schedulazioni e budget ben definiti

(preventivo e consuntivo).

Chi è il Project Manager: colui che coordina dal punto di vista tecnico-organizzativo il

progetto. Pianifica e controlla le varie risorse con vincoli interdipendenti di COSTI-TEMPI-

QUALITA’

AREA ORGANIZZATIVA E RELAZIONALE:

Competenze e capacità sono indispensabili per poter implementare la corretta struttura

 organizzativa per un progetto.

Gestire un progetto implica sempre l’interazione con un gruppo di

 persone=eterogeneo=il project manager deve saper gestire i vari caratteri delle

persone di un gruppo, fare da psicologo. Appena si ferma un solo passaggio del progetto

saltano o slittano anche gli altri passaggi.

AREA MANAGERIALE-GESTIONE:

Si riferisce alla conoscenza e capacità di governare un progetto (strategia) che l’uso di

 strumenti, metodi e approcci diversificati.

SQUADRA E GRUPPO: il gruppo può essere la nascita di una squadra; la squadra è

l’affiatamento di un gruppo, la sua fase finale con ruoli che sfrutta l’interazione tra i soggetti

finalizzati al raggiungimento di successi rilevanti e duraturi

Caratteristiche di una squadra:

Clima

 Morale: più o meno motivazione, condizione soggettiva

 Cultura: eterogeneità della squadra ma deve essere omogenea in sé stessa nelle

 conoscenze delle info che la mostra va a trattare

Visione e valori: avere il valore della situazione e avere una visione del tutto

 Coordinamento: squadra che collabora e unita, altruista per agevolare i lavori e

 mantenere l’aria di lavoro serena

Motivazione: spinge la curiosità, mobilità di una persona

 Evoluzione fisiologica: evoluzione caratteriali nell’evento che possono portare

 tensioni o tranquillità (FASI: entusiasmo; tensioni; tranquillità a fine evento)

Condivisione: delle operazioni/problematiche col team= BREAFING così si risolvono i

 problemi risparmiando energie

Fasi di sviluppo da gruppo a squadra:

Costituzione: il project leader decide di costituire una squadra, governata da esso

 Orientamento: focus per portare a termine un lavoro, quindi concedere a ogni

 soggetto le sue mansioni

Conflitti: nascono quando si definiscono le mansioni/ruoli, quindi nascono i confronti e

 le idee diverse sui piani di lavoro

Regole: non sono democratiche perché devono essere efficaci e il project leader deve

 essere il regolatore di tutte le situazioni che nascono nel team

Produzione: decisa in base alla regolamentazione

 Trasformazione: del prodotto in qualcosa di utile



Ruoli all’interno della squadra:

Team leader: può autoproclamarsi, può essere proclamato da committente o dal

 gruppo

Vice: si sostituisce al t.l.

 L’emotivo: figura negativa

 Sostenitore: segue in modo inossidabile il lavoro del team leader

 Esecutore: estremamente operativo che porta a termine il lavoro nei tempi giusti

 Innovatore: propositivo perché cambiare può essere interessante e utile; se lo è troppo

 però è un ostacolo perché stravolge un metodo di lavoro

Giudice: figura negativa



5 FASI DEL PROGETTO: (4+1 di controllo)

1. Concezione ideale

2. Pianificazione

3. Realizzazione

4. Controllo tra pianificazione e realizzazione

5. Chiusura

05/10/12 INFRASTRUTTURE

GEOGRAFIA:

Clima

 TECNOLOGIA:

 Ambiente Tecnologia per

 progetto

 Centri di ricerca

PROGETTO ECONOMIA E FINANZA:

POLITICA E LEGGI: Banche e fornitori



Sovvenzioni

  Inflazione

Tasse

 SOCIETA’:

Normative

 Demografia



 … Religione



 Usi e costui

INFRASTRUTTURE: tutto quello che ci può garantire come sede di una mostra. Devono

 esserci degli standard obbligatori a livello europeo= STANDARD FACILITY REPORT (carta

d’identità dell’infrastruttura) per quanto riguarda livello di umidità, temperatura,

sicurezza…

TECNOLOGIA: internet è basilare sia come strumento di comunicazione sia come

 strumento didattico o di sicurezza (ADSL)

ECONOMIA E FINANZA: investimenti di banche o privati che supportano il progetto.

 Sponsor tecnici= pagano servizi all’interno di un’attività (es. allestimento, location, staf

tecnico…)

FATTORI INFLUENTI:

Ambiente esterno: vincoli normativi, fattori economici, tecnologici, culturali, politici e

 sociali

Ambiente interno: normative interne, cultura organizzativa, politiche e strategie di

 riferimento

Committente/clienti: vincoli del committente

 Sponsor: soggetto con interesse reale nel risultato positivo del progetto e può avere

 potere decisionale in merito al lavoro da svolgere

Fornitori: danno al progetto beni/servizi utili per lo svolgimento delle attività previste.

 Definire specifiche di prodotto, servizio e tempi/costi

Insieme di impatto: tutti quelli che sono toccati in modo rilevante dal progetto dal suo

 inizio alla sua fine

10/10/16

SKATEHOLDER: qualunque cosa influisca all’interno del progetto= persona o gruppi di

 persone aventi interessi nelle prestazioni di successo di un’organizzazione il cui

consenso o fiducia influenzano le performance

Portatori di interesse: visitatori, forza lavoro, media, aziende

 Soggetti politici: commissione europea, stato, provincia, comuni

 Partner culturali pubblici/patrocini: musei, teatri, biblioteche, scuole. Il

 patrocinio più importante è quello del Presidente della Repubblica= patronato. Il

patrocinio non oneroso è quello dato più facilmente.

Partner/sponsor privati: imprese finanziatrici, imprese che forniscono

 beni/servizi (=sponsor tecnico), singoli privati.

CONFINI DI UN PROGETTO: da delineare già all’inizio della progettazione dello stesso.

 Identificano l’ambito di intervento e gli attori interni. Serve coerenza tra i confini e le

finalità del progetto.

Sono intaccati dall’unità politica perché chi gestisce la parte politica decide ad esempio la

durata della mostra e può prolungarla= aumento costi, proroga contratti, proroga prestiti di

beni/opere, riprogrammazione rientro opere quindi dei trasporti, rifacimento informazioni quindi

dei pieghevoli, stendardi…

MODIFICARE I CONFINI: comporta a:

 Includere nuovi attori

 Proroga assicurazioni



Tutte le modifiche hanno un costo da valutare più si prende in considerazione l’analisi e la

gestione delle aree di rischio (proroghe)

COMMITTENZA: uno dei conflitti è tra la committenza e i decisori di un progetto. Se

 privata può modificare i confini e volere degli obbiettivi specifici/diversificati. Se

pubblica ci sono linee guida decise dalla politica dell’assessorato.

Obb. di continuità committenza obb. specifici decisioni di prog. piano