Appunti organizzazione e promozione eventi culturali

INCONTRO CON LISA ZAMPARO

SOCIAL MEDIA E TURISMO UN LEGAME INEVITABILE

Social media e social network sono diversi.

5 fasi del viaggio:

1. Sogno (social, amici, blog, giornali…)

2. Ricerca (social, amici, agenzie viaggi, metamotori, siti web)

3. Booking (social, OTA, metamotori, siti web)

4. Esperienza (social, mappe, app)

5. Condivisione (social, amici, recensioni)

I social sono sempre presenti

FUNNEL DI CONNESSIONE= passaggio da sogno a prenotazione

STRATEGIA DIGITALE= piano per ottenere un risultato usando strumenti digitali (SEO= hai un

sito da valorizzare così da permettere il suo ritrovamento tra le parole chiave nelle ricerche sul

web; SEM= annunci a pagamento, si sceglie le parole chiave per le quali si paga per essere tra

i primi risultati di ricerca del web)

NON FARE COI SOCIAL:

Usarli come vetrina

 Usarli come i media tradizionali (tv, radio= passivi)

 Usarli solo ogni tanto

 Pubblicare solo contenuti promozionali

 Spammare

 Non rispondere alle domande degli utenti

 Non interagire con gli utenti



DA FARE:

Monitorare i risultati

 Rispondere sempre

 Ofrire contenuti di valore

 Raccontare la storia dell’azienda

 Dare validi motivi per seguirci



QUALI SOCIAL USARE: dipende, bisogna fare un’analisi:

Qual’ la mission dell’azienda?

 Chi è il mio target?

 Quale budget ho per la gestione dei social?

 Quali sono i miei obbiettivi? Assistenza del cliente, vendita, acquisizione dei contatti,

 mantenere relazioni coi clienti, aumentare la notorietà del brand

Le aziende turistiche hanno una forte targetizzazione, emozioni, foto, cibo, condivisione

esperienze= DA USARE:

Facebook: ADS per ofrire il contenuto giusto alla persona giusta nel momento giusto

 Google +: social all’interno di google my businnes

 Instagram: non fondamentale ma è il re dei contenuti generati dagli utenti, del concetto

 di community, dei social proof.

12/10/16

UFFICIO STAMPA

Quanto tempo prima si inizia a pensare all’ufficio stampa? Almeno 1 mese prima.

 Quando si hanno orari, curatori…

Quanto tempo prima si organizza una conferenza stampa? 1 settimana prima

 perché se lo fai troppo presto passa troppo tempo per la promozione dell’inaugurazione

Chi invitiamo alla conferenza stampa?

 Curatore della mostra

 Tutta la parte politica all’interno dell’iniziativa (es. sindaco, assessore alla

 cultura, patrocini, sponsor…)

Skateholders attivi nella difusione di info culturali: associazioni culturali (es. FAI)



Il numero deve essere di 20-25 persone massimo

Non ci devono essere più relatori che giornalisti/ospiti. Se ciò accade vuol dire che la

manifestazione non è interessante o che gli orari sono organizzati male (sempre nella

mattinata/mezzogiorno). Ci deve essere il giusto equilibrio tra relatori e giornalisti.

Invito ai giornalisti: chi invita è il committente (10 gg prima) con un format:

 già nella prima riga dire dove/quando andare e per cosa

 descrivere la mostra

 dire quando ci sarà l’inaugurazione



invito alle autorità: bisogna inviarlo prima per i loro impegni (20 gg prima)

 lettere alle associazioni: promozione presso uffici regionali per invitare alla

 conferenza stampa i vari presidenti che poi difondono le info della mostra ai soci.

Chi deve parlare, cosa deve dire, cosa consegnare? Bisogna fare la SCHEDA DI

 RILEVAMENTO delle persone che vengono (giornalisti)= mail, n.telefonico, dati

personali… la scheda è compilata dagli stessi

Inizia a parlare la parte politica

 Patrocini, sponsor

 Relatore mostra



All’interno mettere curiosità per attirare più gente (es. presenza di un quadro famoso di

un’artista)

In cambio della scheda si dà la CARTELLA STAMPA:

Comunicato stampa: è diferente dall’articolo di giornale. Il comunicato è di pubblico

 dominio e più è difuso meglio è, inoltre non è firmato. L’articolo sottostà al copyright

quindi non può essere usato/riprodotto in nessun caso, è sempre firmato. Deve essere

approvato da tutta l’unità operativa della mostra (committente).

Flyer pieghevole

 Invito

 Chiavetta con immagini importanti della mostra (lavori in corso, opere di catalogo con

 didascalie). Da evitare foto con risoluzione troppo alta perché nella stampa di un

giornale non è necessaria

Interventi in conferenza: nome, cognome, funzioni delle persone che parlano

 Comitato scientifico

 Progetto scientifico: motivazione scientifica che spiega la mostra

 Scheda della mostra: committente, logo mostra, sedi e date, patrocini, tipo ingresso…



Il comunicato stampa è ripreso dal giornalista, taglia, aggiunge anche cose dette nella

conferenza.

È per questo che il comunicato deve essere ordinato, così il giornalista spende meno tempo per

fare l’articolo di giornale.

Cosa si fa dopo la conferenza stampa? Si prende il materiale e lo si difonde sul web

 o via mail (mailing list con comunicati stampa e immagini a tutti i giornalisti)

Per la DEONTOLOGIA PROFESSIONALE non si deve mai far uscire un comunicato stampa prima

della conferenza. Tutte le testate giornalistiche devono ricevere il materiale nello stesso tempo.

19/10/16

UFFICIO STAMPA:

l’ufficio stampa è la struttura che si occupa di mediare i rapporti tra i gli organizzatori

dell’evento e i media.

FUNZIONE: comunicazione ai mezzi di informazione e di massa= Promozione coi mass media

COSA FA: seleziona, filtra, veicola le info dall’interno (committente) dell’ente/organizzazione

verso gli organi di informazioni

Interlocutori:

 Agenzie di stampa (veicolano le info alle testate [ANSA])

 Quotidiani

 Settimanali

 Mensili/periodici

 Riviste specializzate

 Radio

 Tv

 Press on-line

 Social Networks



ATTIVITA’:

Redige un PIANO DI COMUNICAZIONE= programma su dove promuove le info e come

 acquistare la pubblicità

Cura i rapporti con giornalisti, addetti stampa, politici locali…

 Individua i punti di forza dell’organizzazione utili alla sua promozione

 Partecipa attivamente alla creazione di notizie per creare maggiori occasioni di

 comunicazione

Reperisce la documentazione divulgabile sulla mostra

 Redige e divulga i COMUNICATI STAMPA

 Promuove e organizza eventi come la CONFERENZA STAMPA e le CONFERENZE MIRATE

 Efettua la rassegna stampa quotidiana (per livello nazionale ci si affida ad agenzie

 come “L’eco della stampa” grazie a quali si trovano articoli che parlano della mostra)

Realizza il PRESS BOOK (=raccolta della rassegna stampa) contenente tutte le scansioni

 dei pezzi inerenti alla mostra

PIANO DI COMUNICAZIONE: strumento che consente di programmare e gestire le

 È un documento

azioni di comunicazione per il raggiungimento di obbiettivi strategici.

preventivo ! (quindi può cambiare)

Ha 3 obbiettivi:

Strategico: aiuta l’organizzazione e l’implementazione delle proprie politiche

 Coordinazione: facilita la convergenza tra le logiche della comunicazione

 comunicazione integrata

interna con quelle esterne arrivando alla .

Consolidazione: incentiva la costruzione di relazioni bidirezionali tra

 l’organizzazione e i suoi pubblici di riferimento.

procedimento organizzativo

Può essere visto come un con 3 fasi:

1. Pianificazione e redazione: stesura piano, catalogo, documenti scritti…

2. Implementazione: fase di realizzazione/gestione dello stesso (es. parte

grafica/tipografica…)

3. Valutazione: a mostra ultimata

Il piano di comunicazione deve prevedere tutto ciò che rientra nelle ATTIVITA’ COLLATERALI

(configurazioni generiche, attività di pushing)

CONFERENZA STAMPA: evento che consiste nel dare agli organi d’informazione di

 massa un messaggio importante per l’organizzazione, con abbondanza di dati,

competenza tecnica, possibilità di dibattito.

Prevede:

Un tema di reale interesse pubblico

 Oratori competenti

 Scelta e prenotazione location adatto

 Elenco giornalisti invitati

 Invito almeno una settimana prima

 Press kit= cartella stampa

 Controlli e recall telefonici per presenze

 Allestimento location

 Organizzazione logistica

 Invio specifico di materiali

 Comunicato stampa per annunciare la conferenza

 Lista degli accrediti

 Visita guidata della mostra

 Invio materiali a giornalisti non venuti

 Verifica risultati di pubblicazione della notizia

 Lettera di ringraziamento



26/10/16

OBBIETIVI DI CONTINUITA’ DI UN PROGETTO:

Nascono dalla motivazione per la costituzione del progetto

 Sopravvivono oltre il progetto

 Giustificano l’assegnazione delle risorse al progetto e l’assunzione del rischio



È tutto quello che un progetto lascia quando finisce (mat.a stampa; catalogo; press book)

Di un convegno sono gli Atti del Convegno su web e cartacei

OBBIETTIVI SPECIFICI: risultato degli obbiettivi di continuità riconducibile al TRIPLO

VINCOLO=

Costo

 Tempo giustificano la corretta progettazione di un prodotto/servizio

 Qualità



INTERAZIONE TRA COMMITTENZA E DECISORI: identificazione degli obbiettivi e dei vincoli

nella fase di definizione del progetto.

Punti critici:

Difficoltà di traduzione di obbiettivi di continuità in obbiettivi specifici

 Carenza di informazioni disponibili nella fase iniziale per poter verificare la fattibilità del

 progetto. Sono determinanti le competenze dei decisori

Una delle misure fondamentali del successo di un progetto è la COERENZA TRA ASPETTATIVE E

RISULTATI

Il successo di un progetto deve essere in grado di SODDISFARE LE ASPETTATIVE DEL

COMMITTENTE E DELL’UTENTE

Come ci si avvicina a una reale aspettativa? Con L’ANALISI!

La definizione corretta degli obbiettivi e requisiti determina il successo o meno di un progetto

Tra le cause più frequenti di insuccesso c’è la mancanza di interesse della committenza e degli

utenti che rappresentano gli attori principali nel processo di definizione di obbiettivi e requisiti

del progetto. (non ci vengono dati i materiali per il progetto)

REQUISITI DI UN PROGETTO CULTURALE:

Tipo di evento?

 Antico, moderno, contemporaneo?

 Produzioni classiche o innovative? Se innovative ci sono processi e nuovi tipi di

 interazione con l’utente

Nomi noti o sconosciuti?

 Numero utenti, luogo,