Appunti organizzazione aziendale(1)-Unifi-Economia aziendale-A.A.2015/2016: organizzazione, progettazione organizzativa, la variabile tecnologica, la variabile ambientale, le variabili umane, 16 pagine

Parte prima: progettazione della struttura organizzativa e le variabili che la influenzano

Concetto di organizzazione

Processo che si sviluppa in varie fasi e operazioni che devono avere un principio ordinatore, funzionali agli obiettivi prefissati e alle esigenze dell'ambiente circostante, per permettere all'organismo aziendale di rimanere stabile nel tempo e reattivo in virtù delle modificazioni del contesto che si presenta variabile per sua natura.

Fasi processo organizzativo

• Manifestazione di volontà: occorre la manifestazione di volontà di qualcuno di volersi inserire in un certo contesto di mercato cogliendone le percezioni, le variabili e le problematiche.
• Valutare le attese manifestate dall'esterno, ovvero valutare quelle che sono le richieste degli interlocutori con i quali l'organizzazione avrà a che fare e ai quali dovrà "rispondere" adeguatamente.
• Immagazzinare informazioni per affrontare la variabilità, caratteristica fondamentale dell'ambiente che circonda un'organizzazione. Raccogliere informazioni permette di capire l'entità dell'incertezza e fa compiere scelte più razionali. "La raccolta di informazioni è un procedimento volto alla riduzione dell'incertezza".
• Creazione dell'organizzazione

Modi di considerare un'organizzazione

• Sistema razionale: si tratta di una visione dell'impresa a "sistema chiuso", ovvero la si analizza senza considerare le relazioni che questa ha con l'ambiente circostante. Questo permette di analizzare l'organizzazione in maniera più razionale, ovvero in un modo che permette di raggiungere gli obiettivi perché, in questo caso, non tenendo conto dell'esterno, la variabilità che lo caratterizza viene annullata e quindi è possibile definire una struttura organizzativa che risponde ai principi di efficienza ed efficacia. Si tratta di un modo di vedere l'organizzazione un po' sorpassato e adatto soprattutto in contesti poco dinamici e tendenzialmente stabili nel tempo. Questo consente quindi di definire una struttura organizzativa che risponde ai criteri di efficienza e di efficacia con un'alta formalizzazione che annulla totalmente la discrezionalità dei soggetti.
  • Efficienza = risultato conseguito / risultato massimo conseguibile con le risorse a disposizione
  • Efficacia interna = risultato conseguito / Risultato atteso o programmato
  • Efficacia esterna = risultato conseguito / Risultato atteso dagli interlocutori esterni
• Sistema naturale: si tratta di una concezione dell'organizzazione che cerca di evadere da quel concetto di sistema chiuso, rigido e formalizzato per cercare di sopravvivere intraprendendo delle relazioni interne che vadano oltre la formalità e quindi ci si basa maggiormente su comportamenti discrezionali e di buon senso.
• Sistema aperto: riguarda una concezione dell'impresa che deve essere aperta e reattiva rispetto alle esigenze e bisogni manifestati dall'ambiente circostante. Quindi si tratta di una visione dell'impresa più dinamica alla ricerca della reattività rispetto all'esterno.
  • Gli obiettivi vengono definiti tenendo conto delle esigenze e dei vincoli che il mercato (Ambiente) impone attraverso un sistema di mutuo adattamento.
  • Si pone attenzione sulle relazioni che prendono vita tra l'organizzazione ed il mercato (Ambiente).
  • Gli obiettivi che vengono definiti sono flessibili e reattivi alla variabilità dell'ambiente.

Progettazione della struttura organizzativa

Incertezza: variabilità del contesto (necessità di raccogliere informazioni per capire la consistenza dell'incertezza e agire più razionalmente: "La progettazione organizzativa è un processo continuo di riduzione dell'incertezza").

Ambiguità: presenza di informazioni talvolta discordanti tra loro che non permettono di fare scelte razionali.

Fasi progettazione organizzativa

• Scelta della missione: (Perché mi inserisco in questo contesto? Quali motivi ho di farlo? Definisco questo in funzione della visione ovvero della prospettiva futura dell'organizzazione (Cosa voglio diventare un domani in questo contesto?).
• Analisi "variabili chiave" (tecnologia, ambiente, fattore umano).
• Selezione e combinazione delle variabili ad oggetto (divisione del lavoro, criterio di raggruppamento, meccanismo di coordinamento scelto, stile di leadership dei nuclei adottato, definizione di come distribuisco la capacità decisionale).
• Scelta del "modello organizzativo" (in funzione della strategia scelta).
• Simulazione del modello scelto.
• Costruzione effettiva della struttura organizzativa.

Scelta della missione

La "missione", o meglio conosciuta come "mission", rappresenta la ragione per cui un'impresa vuole inserirsi in un certo contesto ambientale/mercato. ("Insieme dei compiti che giustificano la presenza dell'organizzazione in un certo contesto ambientale"). Essa è strettamente collegata alla "visione" o meglio conosciuta come "vision", ovvero la prospettiva futura di cosa vuole rappresentare un domani l'impresa/organizzazione nel contesto di riferimento (Cosa l'organismo ambisce ad essere nel futuro).

Una volta stabilita la mission, si dovranno mettere in atto una serie di attività, comportamenti dettati e accomunati da una serie di principi e valori comuni che vanno sotto il nome di "strategia". La strategia non dovrà essere definita solo in relazione alle variabili interne, quindi ragionando con una concezione chiusa dell'organizzazione, ma valutando anche valori e principi provenienti dall'esterno, stando attenti quindi alle aspettative degli interlocutori esterni dell'impresa con cui essa si rapporterà continuamente ai fini della sua sopravvivenza (cosiddetti "stakeholder").

Mission → Vision → Strategia (tenendo conto non solo dei principi e valori comuni interni ma anche tenendo presenti gli interessi/bisogni/esigenze degli interlocutori esterni).

Variabili importanti

Come abbiamo già detto, le decisioni riguardanti la progettazione organizzativa, in virtù del fatto che il contesto in cui opera l'impresa è variabile, sono caratterizzate da incertezza soprattutto con riferimento a tre variabili molto importanti:

• Tecnologia
• Ambiente
• Fattore umano

La variabile tecnologica

La tecnologia è rappresentata da tutti quei principi, regole, conoscenze che permettono di trasformare un input in output (è diversa dalla tecnica che è invece il modo per far funzionare la tecnologia e di tradurla in pratica). Essa si può esprimere su due livelli:

• Livello organizzativo: legata al processo produttivo, quindi di trasformazione dell'input in output.
• Livello funzionale: procedure sviluppate all'interno delle singole aree funzionali.

Elementi della tecnologia

• Input: può essere rappresentato da qualsiasi cosa possa essere trasformato (materia prima, informazione, domanda ecc...).
• Processo trasformativo: è la logica tecnologica che lega input e output.
• Output: è il risultato del processo tecnologico (può essere rappresentato da un prodotto, servizio, risposta, informazione ecc...).

Tipologie di tecnologie

• Tecnologie tradizionali: sono quelle già sperimentate e conosciute e quindi sono quelle di cui si ha maggiore certezza sui risultati che producono.
• Tecnologie avanzate: sono già state sperimentate però necessitano di altre sperimentazioni per nuovi utilizzi.
• Tecnologie di avanguardia: sono quelle mai sperimentate da nessuno e che se scoperte stravolgono i principi e le regole di produzione ("tecnologie innovative").

Scelta della tecnologia giusta

• Missione: abbiamo detto che la missione è il motivo che giustifica la presenza dell'organizzazione nel contesto e che una volta definito permette di definire la strategia nella quale sarà contenuta anche la tecnologia da adottare.
• Budget a disposizione
• Capacità dei gruppi di lavoro: cioè capire se coloro che poi la metteranno in pratica hanno le conoscenze tali per farlo.
• Utenti: capire che tipo di clienti/utenti ho di fronte perché saranno loro che dovranno utilizzare l'output creato con la mia tecnologia. Devo capire quindi se possono essere in grado di utilizzare quel prodotto con la tecnologia che voglio sviluppare.
• Qualità professionale degli operatori: non si può sostituire totalmente l'uomo con la meccanizzazione perché questo genera degli effetti sulle capacità degli individui. Occorre trovare una interazione tra uomo e macchina.

La tecnologia può essere vista come:

• Strumento: modo per trasformare input in output.
• Conoscenza: insieme di conoscenze incorporate nell'oggetto realizzato con una certa tecnologia.

Decisioni sulla tecnologia

Ogni decisione sulla tecnologia deve essere fatta con razionalità, ovvero cercando di rispettare due criteri fondamentali: criterio funzionale (raggiungimento degli obiettivi) e criterio economico (minor spreco di risorse e massimo sfruttamento). "Massimo risultato, massimo sfruttamento delle risorse". Tutto questo ci riporta a riconsiderare le misure di efficienza (risultato raggiunto/risultato massimo raggiungibile dato un certo insieme di risorse), efficacia interna (risultato raggiunto/risultato atteso), efficacia esterna (risultato raggiunto/risultato atteso dagli interlocutori esterni).

Varietà tecnologiche

Si tratta di modi diversi di pensare una tecnologia in relazione alle caratteristiche dell'ambiente che circonda l'organizzazione e alla strategia adottata dall'impresa. Queste vengono fuori dalla combinazione a due a due di alcune caratteristiche riferite agli input e agli output.

Per quanto riguarda gli input, si parla di chiarezza e uniformità (ovvero si conoscono bene quali sono gli input da utilizzare ed essi rimangono sempre gli stessi), che si contrappone all' ambiguità e variabilità (ovvero c'è incertezza su come gli input devono essere utilizzati in quanto essi variabili).

Per quanto riguarda gli output, si parla di stabilità e alta programmabilità (cioè quando gli output sono sempre gli stessi quindi ho la possibilità di programmare le attività per realizzarli) che si contrappone alla variabilità e scarsa programmabilità (cioè che gli output non sono sempre gli stessi e quindi sono variabili e di conseguenza vi è una maggiore difficoltà di programmare le attività per realizzarli).

Output

• Stabilità e alta programmabilità
• Variabilità e scarsa programmabilità

Tecnologia di concatenamento

Si tratta della tecnologia che prevede la combinazione tra la "chiarezza e uniformità per gli input e la stabilità e la elevata programmabilità degli output", nella quale gli input e gli output sostanzialmente sono sempre gli stessi. Più precisamente si dice che si utilizzano input in qualità e quantità sempre uguali trasformati con un processo trasformativo sempre uguale che quindi prevede operazioni ripetitive che realizza un output di qualità e quantità sempre uguale. Le regole di funzionamento di questa tecnologia vengono definite una volta per tutte (di quali e quanti input ho bisogno, che procedura utilizzo per trasformarli, quali e quanti output realizzo). Si tratta di una tecnologia che si adatta bene a contesti non dinamici e quindi tendenzialmente stabili che consentono quindi di definire una struttura organizzativa fissa e rigida, definita una volta per tutte. In questo caso tra le diverse unità organizzative che compongono la struttura organizzativa si vengono a creare le cosiddette "interdipendenze seriali" ovvero che ogni unità organizzativa dovrà ricevere in input risorse di qualità e quantità sempre uguali e dovrà produrre output di qualità e quantità sempre uguali.

Tecnologia di adattamento alla domanda

In questo caso abbiamo la combinazione tra "chiarezza e uniformità degli input e variabilità e scarsa programmabilità degli output". Questa tipologia di varietà tecnologica si ha quando l'impresa realizza più tipologie di output tenendo conto delle diverse esigenze dei destinatari degli stessi.