Appunti organizzazione aziendale(2)-Unifi-Economia aziendale-A.A.2015/2016: Divisione del lavoro, criteri di raggruppamento, meccanismi di coordinamento, leadership, capacità decisionale,10 pagine

Parte seconda: la risoluzione dei problemi della progettazione

Divisione del lavoro e coordinamento

La progettazione organizzativa comprende una serie di scelte che hanno l'obiettivo di dare un principio ordinatore agli elementi che compongono l'organizzazione in modo tale da creare un sistema di elementi organizzato e funzionale agli obiettivi che essa si è prefissata. Gli obiettivi che l'impresa si prefigge devono essere "obiettivi chiusi", ovvero che devono essere definiti chiaramente e in modo tale che non risultino ambigui o fuorvianti. Devono quindi essere definiti sia quantitativamente che qualitativamente nonché temporalmente.

Le scelte riguardanti la progettazione organizzativa non vengono fatte solo nel momento iniziale di vita dell'organizzazione, bensì costantemente bisogna verificare se la struttura organizzativa è adeguata al raggiungimento degli obiettivi, altrimenti occorrerà procedere intervenendo sui fattori dell'organizzazione che generano distorsioni nel sistema.

Scelte di progettazione organizzativa

Le principali scelte di progettazione organizzativa sono rappresentate da:

• Divisione del lavoro: devo capire come assegnare i compiti agli individui che fanno parte dell'organizzazione (chi fa che cosa?)
• Criteri di raggruppamento: devo capire in base a quale criterio raggruppare gli individui a cui ho assegnato i compiti (Come raggruppo gli individui?)
• Meccanismi di coordinamento: devo capire come coordinare le unità organizzative che ho creato per gestire le possibili "interdipendenze"
• Stile di leadership: occorre definire lo stile di conduzione di colui che guida il gruppo
• Distribuzione capacità decisionale: stabilire le modalità di distribuzione della capacità su tutta la struttura organizzativa realizzando quello che si chiama "decentramento decisionale"

Alcune definizioni importanti

(nella realtà sono utilizzati come sinonimi)

• Lavoro: insieme di attività che danno luogo ad un output
• Compito: una o più attività di cui si compone un lavoro
• Mansione: insieme di compiti svolti da un soggetto ma che appartengono a lavori diversi
• Posizione: è l'unità organizzativa associata alla mansione (esempio: direttore degli acquisti)

Divisione del lavoro e assegnazione dei compiti

Ogni attività all'interno di un'organizzazione ha un suo grado di complessità e per questo deve essere suddivisa in varie operazioni più piccole da far eseguire a lavoratori specifici.

Per l'assegnazione dei compiti agli individui vi sono alcuni presupposti fondamentali:

• Autonomia e responsabilità: gli individui non devono essere chiamati semplicemente ad un'attività di mera esecuzione di quanto impartito da altri ma si deve garantire loro un margine di autonomia nelle scelte da adottare. Questo può incidere anche sulla motivazione dell'individuo.
• Varietà: le attività non devono essere troppo ripetitive perché si rifletterebbero sul morale dell'incaricato
• Agevolazione all'evoluzione, adeguamento e crescita: con lo svolgimento sistematico del lavoro l'incaricato deve sviluppare lo spirito di adattamento apprendendo nozioni sempre più ampie e svolgendo attività sempre più complesse.
• Partecipazione dell'individuo nelle scelte riguardanti il suo lavoro: rendere partecipe il soggetto

Il criterio fondamentale da seguire nell'assegnazione dei compiti è quello della "specializzazione" che consiste nel creare mansioni con pochi compiti (numerosità) e afferenti alla stessa tipologia (variabilità).

La specializzazione porta alla "professionalità" dell'individuo, ovvero la capacità di un soggetto di svolgere le operazioni che gli sono state affidate in modo efficiente sfruttando le proprie conoscenze permettendo all'organizzazione di raggiungere un livello di efficienza superiore al normale.

La professionalità è una risorsa personale che è esprimibile attraverso 5 componenti:

• Conoscenza: ("sapere tecnico professionale") rappresenta quell'insieme di nozioni teoriche che caratterizzano una certa professione
• Capacità organizzativa: capacità di impiegare in maniera corretta ed efficiente i mezzi necessari per svolgere il proprio lavoro
• Capacità di comunicare: saper comprendere i problemi relativi alla propria attività e saperli esporre con chiarezza
• Consapevolezza del ruolo: volontà ad assumersi responsabilità delle scelte circoscritte al proprio lavoro consapevole degli effetti sulle attività collegate e avendo fiducia nei propri mezzi
• Carattere: atteggiamento sviluppato nei confronti degli interlocutori

In riferimento ai primi due elementi della professionalità (conoscenza e capacità organizzativa) si possono distinguere due livelli di professionalità:

• Primo livello: comprende attività che richiedono nozioni e conoscenze specifiche e complesse per le quali occorrono "specialisti"
• Secondo livello: comprende tutte quelle operazioni che richiedono conoscenze modeste ma si svolgono in condizioni difficili perché si utilizzano tanti mezzi e strumenti tali da dover richiedere all'individuo una spiccata capacità organizzativa.

Criteri di raggruppamento

Dopo aver assegnato i compiti ai vari individui occorre ricercare un criterio che garantisca un'opportuna integrazione tra le varie attività, individuando quindi delle unità organizzative. La scelta del criterio di raggruppamento dipende dalla complessità dell'attività svolta dall'impresa e dalle sue dimensioni.

I criteri di raggruppamento si distinguono innanzitutto in tre categorie:

• Criteri che tengono conto della natura delle risorse:
  • Criterio per competenze/capacità: raggruppo insieme coloro che hanno le stesse competenze e capacità precedentemente acquisite (esempio: raggruppo insieme tutti gli ingegneri, i medici, ecc...)
  • Criterio per localizzazione geografica delle risorse: a volte le risorse possono trovarsi in luoghi difficilmente reperibili e allora si può decidere di suddividere l'organizzazione in varie unità organizzative tenendo conto della localizzazione geografica delle risorse distribuite in modo vario sul territorio.
• Criteri che tengono conto della modalità di impiego delle risorse:
  • Criterio numerico: faccio i raggruppamenti sulla base del numero di persone (forza lavoro) necessarie per fare una certa attività (esempio: devo alzare un oggetto pesante e mi servono 5 persone. Farò un raggruppamento di 5 persone)
  • Criterio temporale: creo delle unità organizzative sulla base del tempo, ovvero sulla base del momento in cui questo raggruppamento o individuo dovrà intervenire con la propria attività. Quindi vi saranno più raggruppamenti che interverranno con la propria attività in tempi successivi sul progetto da realizzare. Questo criterio è tipico dell'organizzazione per progetti nella quale infatti è necessario redigere un cosiddetto "cronogramma" che definisce i tempi di lavoro per le singole attività.
  • Criterio per processi di lavoro: si utilizza questo criterio quando le fasi di produzione richiedono una diversa specializzazione che giustifica la costituzione di imprese autonome che producono semilavorati o finiti. (questo criterio è tipico del settore tessile nel quale il processo produttivo è suddiviso in fasi che richiedono ognuno competenze molto specifiche e diverse tra loro quali la tessitura, filatura, rifinitura, ecc... e queste diventano quasi sempre delle imprese autonome)
  • Criterio funzionale: si raggruppano le attività che hanno una funzione comune (esempio: si raggruppano le attività funzionali all'amministrazione, quelle funzionali alla produzione, ecc...)
• Criteri basati sull'output:
  • Criterio per tipologia di cliente: quando si ritiene importante porre attenzione ad una specifica categoria di clienti perché ognuna di queste richiede diverse competenze specifiche. Questo criterio è tipico dell'assetto organizzativo delle banche che hanno una divisione che si occupa della clientela retail (famiglie e privati) che hanno determinate esigenze e quindi richiederanno un certo livello di competenze, un'altra che si occupa delle imprese.