Appunti di Project Management

Il ruolo del project manager

Il ruolo del project manager risale ai tempi delle piramidi. Il primo testo di project management risale all'anno 0 riguardo la costruzione di un ponte (G. Cesare). Ci si interrogava su come costruire un ponte sia dal punto di vista del numero di persone così come per le procedure da seguire, i materiali da usare e altro ancora. La definizione moderna di PM nasce però solamente dopo la Seconda Guerra Mondiale.

Definizione di progetto

Un progetto è uno sforzo temporaneo sostenuto per creare un progetto unico (o un servizio o un risultato) attraverso elaborazione progressiva. Ciò che risalta ed è importante nella definizione sono i concetti per cui ogni progetto è unico e temporaneo (ha un inizio e una fine). Un altro termine importante nella definizione è quello dell'elaborazione progressiva. Infatti, via via che si prosegue nel progetto è possibile che qualcosa vari.

Concetto di temporaneità

Ritornando al concetto di temporaneità, la Market Window/Opportunity è limitata nel tempo. Inoltre il project team raramente sopravvive oltre il progetto. Di seguito sono riportati alcuni concetti/termini da ricordare:

• Local Content = quando si pretende di utilizzare aziende nazionali nella realizzazione di un progetto all'interno della nazione. In questo modo ciò mantiene il denaro generato all'interno dello Stato.
• FEED (FrontEnd Engineering & Design) = attività di un progetto volte alla determinazione della fattibilità e sviluppo delle prime stime dei costi del progetto.
• FEL (FrontEnd Loading) = processo volto ad ottimizzare le operazioni legate agli asset produttivi e ad un miglioramento delle operazioni di design e manutenzione.
• Contingency = le contingencies sono tutti quegli eventi che possono verificarsi in futuro. Solitamente nella definizione di un budget si accantonano delle quote per coprire, nel caso eventuale, le spese che si dovrebbero sostenere per affrontare tali problemi.
• Export Credit Agency (ECA) = enti governativi o semi-governativi che svolgono un'attività di intermediazione tra i governi nazionali e gli esportatori, con la finalità di favorire le esportazioni da e verso il determinato Paese di cui sono rappresentanti.

Ruolo del project manager

Il project manager è quindi colui che pianifica, organizza, e gestisce le risorse per raggiungere obiettivi specifici. L'operation management è invece un insieme di attività che creano valore in termini di beni e servizi attraverso la trasformazione di input in output. Nel project management non esiste la supply chain ma la project management chain.

Triangolo di ferro

Importante è il così detto triangolo di ferro (Scope, Time, Cost). Se uno dei 3 parametri cambia, almeno uno degli altri due parametri deve variare. In genere uno dei tre elementi è fissato per determinate esigenze.

Processi e termini chiave

• Prequalifica = primo screening di tutte le aziende in base a determinati paletti/criteri.
• Tender = stima (preventivo) dei costi alle aziende selezionate in seguito alla prequalifica.
• Open Book Estimate = chiedo le voci e quantità che vanno a generare il costo totale.
• Firma del contratto EPC = contratto riguardante Engineering, Procurement e Construction.
• Ore dirette = ore legate agli operai in cantiere pertanto sono esclusi costi legati a cuochi, sorveglianza, ecc.

Attività principali del project manager

• Planning = consiste nel definire gli obiettivi, le risorse, l'organizzazione.
• Scheduling = consiste nel definire le attività, i tempi, le connessioni.
• Controlling = consiste nel monitorare l'avanzamento dei lavori.

Il PM è altamente visibile (parla con la stampa, ministri e altri personaggi di livello) ed è il primo responsabile del progetto. La proposta riguardante il prezzo del progetto per il cliente non viene tuttavia fatta dal PM in quanto sarebbe troppo di parte rischiando di perdere la commessa. Per questo motivo si è venuta a creare la figura del Proposal Manager.

Multidisciplinarietà

Riguardo il PM è importante anche sapere che una delle sue doti fondamentali deve essere quella della multidisciplinarietà e la capacità di circondarsi di persone altamente fidate.

Gestione dello scope

Nella gestione dello scope mi posso trovare a fronteggiare due problemi che sono lo scope creep (modifiche incontrollate o continua crescita in ambito di un progetto. Ciò può verificarsi quando l'ambito di un progetto non è correttamente definito, documentato, o controllato. È generalmente considerato nocivo) e il gold plating (l'azienda sviluppa qualcosa che non è stato richiesto dal cliente. Le persone fanno di più di quanto richiesto per mettersi in mostra tuttavia se ciò richiede tempo in più, è tempo rubato al progetto).

Sullo scope possono impattare diversi elementi come le richieste da parte del cliente, i vincoli (tempo, dipendenza delle risorse, legali, organizzative, ambientali...), le assumption e i rischi. Uno strumento molto utile ai PM è il Project Charter. Si tratta di un documento di 4/5 pagine che riassume tutta la documentazione. Questo documento è standard ma può essere personalizzato e contiene informazioni come il Project Title, il Project ID, lo sponsor, lo sponsor representative, lo scope, il background del progetto e molto altro ancora.