Project Management: Appunti di Gestione

PROJECT MANAGEMENT (PM)

Con il termine “progetto” si identifica il complesso di attività temporanee (data di inizio/fine) e correlate tra

loro che portano al conseguimento di un obiettivo specifico e ne definiscono:

- caratteristiche e prestazioni

- in un determinato tempo

- con determinate risorse

Un progetto, inteso come complesso di attività, presenta quindi le seguenti caratteristiche:

- Obiettivo: esiste un obiettivo specifico, unico, raggiungibile ed eventualmente interconnesso con

altri obiettivi o progetti;

- Unicità: l'obiettivo o scopo, non è la ripetizione di esperienze già fatte, ma semmai deve esplicitare

modalità per migliorarle e misurarne il miglioramento;

- Temporaneità: si deve predeterminare una durata (un preciso istante temporale di inizio e fine);

- Risorse limitate: al progetto sono assegnate risorse economiche e/o umane (budget di costo);

- Multidisciplinarietà: l’insieme delle attività, necessarie a raggiungere l’obiettivo o gli obiettivi, sono

chiaramente descritte in capitolati o contratti o piani interni dell'azienda che si propone di realizzarlo.

Sono necessarie competenze diverse maggiore è la difficoltà,

- Programmazione: è necessaria una programmazione che definisca la durata temporale, l'impiego

delle risorse destinate al progetto, il raggiungimento degli obiettivi parziali e finale.

- Interno o esterno: può affiancarsi alle attività tradizionali o essere l’output vero e proprio del

business;

Alcune aziende lavorano a processo tuttavia devono per forza, prima o poi, affrontare un progetto. Altre

azienda operano proprio solamente per progetto.

Le metodologie e le tecniche per la realizzazione e gestione di un progetto vanno sotto il nome di “Project

Management” (PM). Con la stessa espressione ci si riferisce all'insieme di attività volte alla realizzazione di

un progetto, inteso come insieme di attività di durata finita nel tempo. Il project management include, quali

fasi (o processi) principali, la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio del progresso delle attività che

compongono il progetto.

Il project management mette a disposizione un corpo multidisciplinare di conoscenze, tecniche e pratiche

che opportunamente integrate consentono: una gestione efficace del contenuto, nel rispetto dei tempi, dei

costi e della qualità

ponendo attenzione: all'impiego delle risorse umane, al controllo dei rischi, alla cura delle comunicazioni e

delle fonti di approvvigionamento.

Il project management è applicabile alla conduzione di progetti di qualunque dimensione ma risulta una

tecnica gestionale particolarmente efficace ove i progetti siano:

- complessi (molte risorse coinvolte, lunghi tempi di esecuzione, complessità tecnica),

- critici (per tempi di consegna, per budget, per qualità),

- composti da più sottoprogetti, contemporanei, con un significativo livello di rischio

La gestione di un progetto è spesso demandata a un project manager, che raramente partecipa

direttamente alle attività che lo compongono, ma piuttosto si concentra sul coordinamento e sul controllo

delle varie componenti con l'obiettivo di minimizzare la probabilità di insuccesso. Opera quindi a 360° ed è

anche per questo che non si deve occupare direttamente delle attività.

Il project manager deve avere caratteristiche simili a quelle del general manager (progetto come impresa

temporanea), ovvero: Competenze e capacità interfunzionali // Doti di leadership, di guida e di motivazione //

Capacità comunicative // Abilità nella negoziazione // Competenze di problem setting e solving // Qualità di

azione di influenza “politica” // Mentalità internazionale // Corretto approccio socio-culturale (usi e costumi.

Il PM ha delle figure di fiducia

in ognuna di queste aree

mentre lui solitamente

gestisce personalmente:

- Integration

Management

- Scope Management

Se una di queste 9 attività

dovesse mancare si

incorrerebbe in gravi rischi

per il progetto.

Pianificazione dell’organizzazione: identificazione dei ruoli e delle responsabilità:

- Assunzione dello staff: acquisire le risorse umane necessarie allo svolgimento del progetto

- Sviluppo del team: sviluppare le skills di ciascuno e del team al fine di migliorare ed acquisire la

prestazione. Se mancano delle competenze si deve occupare della formazione.

- Tenere conto dei problemi tipici del PM: Durata limitata nel tempo (Le risorse in più avranno una

fine) e Attori che cambiano nel tempo con l’evolversi della situazione (alcune risorse utilizzate in

passato con il procedere del progetto potrebbero essere rimpiazzate).

Per stakeholder si intendono gli individui / organizzazioni che “hanno un interesse” nel progetto e che ne

influenzano il successo: Project manager, Cliente, Project team, Cittadini, Autorità pubbliche, Fornitori...

Le attività del PM sono:

- HR Management = una delle prime fasi da svolgere. Si compone di: Input (Specifiche delle risorse

umane, vincoli) // Strumenti (Politiche di HR management, teorie organizzative, analisi degli

stakeholder) // Output (Assegnazione ruoli e responsabilità, piano per la gestione dello staff,

organigramma, dettagli vari)

- Integration Management = Sviluppo del piano generale // Esecuzione del piano di progetto //

Controllo dei cambiamenti

- Scope Management = Analisi preliminare // Pianificazione obiettivi // Definizione obiettivi //

Verifica obiettivi // Controllo cambiamenti

- Time Management = Definizione delle attività // Sequenziazione delle attività // Stima della

durata // Sviluppo dello scheduling (chi fa cosa e quando) // Controllo dello scheduling

- Cost Management = Pianificazione delle risorse // Stima dei costi (Budgeting) // Controllo dei

costi

- Quality Management = ianificazione della qualità // Attuazione delle politiche // Controllo della

qualità

- Communication Management = Pianificazione comunicazione // Distribuzione

dell’informazione // Report delle prestazioni

- Procurement Management = Pianificazione contratti di fornitura // Pianificazione acquisizione

offerte // Acquisizione proposte // Selezione fornitori // Gestione dei contratti // Chiusura dei contratti

- Risk Management = Identificazione dei rischi // Quantificazione dei rischi // Sviluppo delle

soluzioni // Controllo per contromisure. Mediante l'applicazione delle tecniche di project management

è possibile individuare, valutare, mitigare e ridurre a livelli accettabili per l'organizzazione i rischi che

tutti i progetti presentano, generalmente crescenti al crescere della complessità degli stessi. Il rischio

è dato dal prodotto di:

Probabilità di accadimento (in %)

 Magnitudo , ovvero la gravità del danno (in €)



Il PM può accettare il rischio, intervenire solo su un fattore o su entrambi: Stipulo un contratto

assicurativo (diminuisco la magnitudo ma non la probabilità di accadimento) oppure Ancoro un

carico sospeso con due cavi (diminuisco la probabilità di accadimento ma non la magnitudo).

Il Project life cycle è l’insieme delle fasi di un progetto ed ogni fase si conclude con un “deliverable” che è

qualcosa di tangibile e valutabile e che consente di capire se è possibile passare alla fase successiva o no. Il

termine del progetto è spesso denominato kill point.

Definisce entità e deliverable di ogni fase. E’ caratterizzato dai seguenti aspetti:

- Costi e staff sono contenuti all’inizio ed alla fine; alti nelle fasi intermedie

- Le probabilità di successo sono basse all’inizio e tendono a crescere con il precedere delle attività

- Il costo di eventuali modifiche tende a crescere con l’avanzamento del progetto

- L’influenza dei clienti a determinare cambiamenti e costi del risultato diminuisce con il procedere del

progetto

Lo Stato Avanzamento Lavori (SAL) in ambito project management, è una riunione periodica che viene

stabilita per

garantire un'importante caratteristica che devono avere i progetti: il monitoraggio. Il SAL si svolge

tipicamente tra il project manager più alcune persone del suo team ed il committente con eventualmente altri

interlocutori coinvolti. Può essere mensile o avere una frequenza maggiore o inferiore, dipende dalla durata

complessiva del progetto e dalla sua tipologia. I temi trattati sono solitamente:

- stato attuale del progetto

- rispetto dei tempi e costi

- criticità

- prossime attività

- varie ed eventuali

Utilizzatore: colui che usufruisce del prodotto (può anche non essere il cliente).

Cliente: colui che sostiene l’investimento del progetto

Committente: colui che bandisce la richiesta di offerta ed è responsabile del progetto davanti al cliente. È

l’interfaccia del contractor

Contractor: azienda che stipula il contratto per la realizzazione. Nei grandi progetti l’azienda con le attività

più importanti o incaricata dall’intero progetto viene definita main contractor

Offerta: valorizzazione del progetto, fatta dal contractor. E’ tipicamente impegnativa.

Licenziatario: colui che fornisce la licenza per utilizzare tecnologie o brevetti esterni

Commessa: dal punto di vista del contractor, il singolo progetto è una commessa cioè un progetto che il

cliente ci ha assegnato

Esistono diverse tipologie di contratto per il rilascio di un progetto:

1. Construction → realizzazione

2. Turn key → realizzazione ed avviamento

3. Product in hand → realizzazione, avviamento ed esercizio

4. Market in hand → 1, 2 e 3 più la commercializzazione del prodotto

5. Operation & Maintenance → servizio di supporto per la gestione e la manutenzione incluso