Project management - Appunti

MATRICE RACI:

 Responsible: chi farà questo o quel taks?

 Accountable: chi è a capo di quel ruolo?

 Consulted: qualcuno che viene consulato per un task

 Informed: chiunque deve essere informato dei lavori in corso 21

Lo stress è un driver della performance, se mi annoio e non ho un po’ di stress non sono stimolato a fare

qualcosa. Questo vale sia per le persone singole che per i team e progetti. Ciò che lega lo stress alla

performance è la reazione allo stress, la quale reazione può essere negativa (rifiuto, rabbia, polemica) o

positiva (il project mangement è una reazione costruttiva allo stress dei team di progetto).

Lezione 06/02/2018 – Gantt e caso IM

Diagramma di Gantt, ha due dimensioni principali:

 Ascissa: tempo

 Ordinata: le attività/risorse da monitorare

All’interno del grafico lo stato di avanzamento:

 Complessivo

 Consumo di risorse

 Comparato

Così da poter fare anche confronti con le milestones. 22

Milestone

Momenti chiave del progetto:

 Consegne al cliente (deliverables)

 Momenti di approvazione (es. Stage gate model)

 Riunioni plenarie del team

 Controllo del progetto …

Attività prive di durata che graficamente sono rappresentate in modo diverso dalle altre attività di progetto

Lezione 08/02/2018 – Tipologie di risorse

La pianificazione delle risorse: Finora abbiamo ipotizzato di lavorare in presenza di risorse illimitate

 Lo scheduling del tempo è strettamente legato alla pianificazione delle risorse. Lo slittare dei tempi

determina problemi alle risorse

 Variazioni a livello di risorse determinano problemi allo scheduling

TIPOLOGIE DI RISORSE

 Risorse Materiali (Macchine, Materie Prime, Forniture, Ecc.)

 Risorse informative (dati, elaborazioni, ecc.)

 Risorse umane

La stima delle risorse dipende dal progetto che si sta effettuando: chi effettuerà quel compito, quale

fornitore scegliere? Che qualità di materiale?

Attività resource-driven vs. time-driven

 Attività resource-driven: a seconda del numero di persone dedicate all’attività in oggetto, il tempo

di completamento dell’attività varia E.g. Rock’N Bands exercise

 Attività time-driven: a causa di tempi tecnici inderogabili, il tempo di svolgimento di una attività è

fisso e indipendente dal numero di risorse

Due situazioni

Time-limited: la variabile critica è il tempo Penali per ritardo

 Stagionalità di mercato

 Progetto parte di un progetto più ampio

Resource-limited: la variabile critica è rappresentata dalle risorse

Resource vs. Time - driven

Carico della risorsa: Una volta stimata la quantità di risorsa necessaria per svolgere un’attività nei tempi

richiesti, si può valutare l’impiego totale della risorsa considerata per unità di tempo all’interno del

progetto (carico di risorsa).

Diagramma di carico di risorsa: quantità impiegata di ogni singola risorsa per ogni giorno del calendario.

Overload di risorsa: Si determina una situazione di overload quando le risorse richieste eccedono la

disponibilità. Se non viene gestita questa situazione può provocare un ritardo nel completamento delle

attività del progetto. Se una risorsa è in overload, bisogna riprogrammare le attività o le relazioni che ci

sono tra le attività.

Situazioni possibili

 Esiste una sola risorsa con problemi di overload su attività diverse

 Esistono diverse risorse con problemi di overload sulla stessa attività

 Esistono diverse risorse con problemi di overload su attività diverse

Il livellamento delle risorse: dopo aver provveduto all’assegnazione delle risorse, dobbiamo verificare la

reale disponibilità di queste ultime. Il processo di schedulazione reiterata, che permette di eliminare

sovrassegnazioni e sottoassegnazioni delle risorse, prende il nome di livellamento 23

La risorsa Giovanni Neri viene sovraccaricata perché viene fatto lavorare 8 ore al giorno sull’attività 1 e

contemporaneamente 8 ore al giorno per 3 giorni sull’attività 3, ma contemporaneamente non si può fare.

Livellamento delle risorse

Problema: Sovraccarico delle risorse (e sottoutilizzi)

Soluzione: Livellamento delle risorse

 Modelli euristici

 Modelli di ottimizzazione

Livellare: portare il diagramma di carico di una risorsa al livello consentito

Modelli euristici: Esaminano le attività del periodo e riallocano le risorse in sequenza, seguendo criteri di

priorità predefiniti. La differenza fra i diversi modelli euristici risiede nelle differenti regole di assegnazione

delle priorità alle attività del progetto.

Tecniche euristiche di livellamento: presenza di diverse risorse/attività sovraccaricate

Criteri di priorità RISORSE

 Risorsa più sovrautilizzata

 Risorsa maggiormente impiegata nel progetto

 Flessibilità della risorsa

 Risorsa più costosa da spostare

Criteri di priorità ATTIVITA’

 Maggiore impatto sulla fine del progetto

 Minore scorrimento totale: tende ad essere attività critica

 Minore data minima di inizio (Early Start)

 Maggiore numero di attività successive

 Maggiore numero di attività critiche successive (tende ad essere su sentiero critico)

Criteri selezione risorse e attività: Ai fini dell’assegnazione spesso non esiste una soluzione ottima e/o

corretta in assoluto per definire le priorità fra le attività e fra le risorse in modo euristico. Le priorità

assegnate possono essere il risultato di una serie di simulazioni che portano ad ottimizzare i carichi in

relazione ai vincoli di disponibilità di risorse, costi da sostenere, tempi di fine progetto. 24

Lezione 09/02/2018 Zanzi – Gli advanced: change management

Chi sono gli attori del cambiamento?

 Contesto/ambiente

 Chiarezza del messaggio/comunicazione/vision

 Leadership + coalition

 Insistere sul cambiamento (tenacia)

Si parte dall’obiettivo di gestione di cambiamento, che si traduce in un modello di riferimento che a sua

volta ha degli strumenti che accompagnano questo percorso. 25

Change Management Plan: la gestione del cambiamento si traduce in un piano, parallelo e integrato con il

project plan, in gran parte attuato attraverso azioni di comunicazione e formazione differenziate a seconda

dell’impatto sui diversi «target» del cambiamento. 26

Il quarto passo passo per la gestione di un progetto (di successo) è affrontare il cambiamento in modo

strutturato, adottando un modello di riferimento su cui basare un piano d’azione concreto.

Lezione 15/02/2018

METODI PER IL LIVELLAMENTO DELLE RISORSE:

1. Non fare nulla se la sovra allocazione è nei limiti accettabili

a. Costo di tempo: nessuno

b. Costo di risorse: nessuno

2. Ritardare i task non critici all’interno del float disponibile

a. Costo di tempo: nessuno

b. Costo di risorse: nessuno (eccetto per motivi di inflazione specifici)

3. Estendere la durata dei task non critici all’interno del float disponibile

a. Costo di tempo: nessuno

b. Costo di risorse: nessuno (eccetto per motivi di inflazione specifici)

4. Aggiungere o sostituire risorse per avere una capacità maggiore

a. Costo di tempo: bisogna considerare la lunghezza della curva di apprendimento per le

nuove risorse

b. Costo di risorse: l’impatto avviene se si aggiunge una risorsa nuova o viene sostituita una

risorsa con un’altra che ha costo più alto

5. Ritardare i task sul percorso critico

a. Costo di tempo: impatto uguale al ritardo fatto

b. Costo di risorse: impatto dovuto all’estensione di tempo del progetto

6. Estendere la durata dei task sul percorso critico

a. Costo di tempo: impatto uguale al ritardo fatto

b. Costo di risorse: impatto dovuto all’estensione di tempo del progetto

7. Autorizzare gli straordinari alle risorse in progetto

a. Costo di tempo: potrebbe anticipare le scadenze (e far crashare i task)

b. Costo di risorse: impatto dovuto all’utilizzo maggiore delle risorse pagate 27

8. Dividere i task in pezzi non sequenziali

a. Costo di tempo: l’impatto c’è se l’estensione dei task supera il float possibile

b. Costo di risorse: l’impatto c’è se l’estensione di tempo va oltre al float possibile e una

possibile inefficienza delle risorse che si trovano a lavorare su task spezzati in modo non

sequenziale

9. Modificare l’obiettivo

a. Costo di tempo: potrebbe ridurre il tempo per raggiungere l’obiettivo se l’obiettivo viene

cambiato

b. Costo di risorse: La stessa cosa. Anche se i costi nel breve periodo potrebbero essere minori

visto il minor lavoro da fare ma a lungo termine potrebbero essere più alti.

LIVELLARE CON IL CRITERIO MINIMUM SLACK

Obiettivo: minimizzare lo scorrimento di ogni attività e, come conseguenza, la lunghezza totale del

progetto. Aspetti principali:

 Assegnare le risorse ai task critici

 Non muovere la data finale del progetto

 Muovere le attività non critiche se necessario (quelle con il float maggiore)

 Dopo che ogni risorsa è stata livellata, se necessario valutare e rivalutare il carico su ogni risorsa.

PIANIFICAZIONE DELLE RISORSE, FASI PRINCIPALI:

1. Stima della disponibilità delle risorse

2. Definizione del diagramma di carico

3. Definizione delle priorità

4. Livellamento

5. Rischedulazione e nuovo Gantt

6. Definizione baseline di progetto

Lezione 16/02/2018 Zanzi – Communication Plan

Tre strumenti advanced per un progetto di successo:

 Change management

 Communication management

 Quality, risk and multiproject management

La comunicazione è al cuore del cambiamento.

Gli assiomi della comunicazione:

 Non si può non comunicare (anche quando non si comunica)

 La mappa del territorio non è il territorio (siamo convinti che gli altri percepiscano la realtà come

la percepiamo noi)

 L’efficacia della comunicazione è nel feed-back dell’interlocutore (la responsabilità è di chi

comunica, non di chi ascolta)

Il 55% della comunicazione è non verbale, il 38% è para verbale, solo il 7% è verbale.

Elementi essenziali di un piano di comunicazione:

 Target

 Contenuto

 Mezzi di comunicazione 28

COMMUNICATION PLAN – STEPS

 Identificare il cambiamento necessario per ogni stakeholder

 Identificare i messaggi chiave

 Identificare i canali

 Determinare chi “invia” la comunicazione (sender)

 Determinare i tempi (timeline)

 Determ