Project management - Appunti

Project Management

Lezione 09/01/2018 - Introduzione

Paolo Zanzi → venerdì 10.30 - 12
Ricevimento: Martedì e giovedì 14:30 - 15:30

Materiale

• Autori vari, Organizzare e gestire per progetti ETAS 2012 capitoli 1, 2, 3, 4, 5, 8
• Appunti delle lezioni
• Materiali di approfondimento (Ariel)
• Casi: per scaricarli
  • www.thecasecentre.org
  • Inserire questo codice C-1861-221115-STU
  • Si trovano tutti i casi
  • Caso Teradyne: trovare delle cose teoriche che abbiamo già trovato

Valutazione

• 40% presentazione
  • 2-3 settimane per suggerire un argomento della presentazione
  • Scegliere un tema e applicare le cose che abbiamo fatto a lezione con una presentazione
  • Farsi fare domande difficili per avere più punti
• 60% esame scritto
  • Un esercizio da svolgere, 90% identico a quelli in classe e 10% diverso
  • Domanda aperta/altro esercizio/mini caso
• Domande sulla parte di Zanzi (crocette)

Lezione 11/01/2018 – Testimonianza PlanPact

Cinque elementi per una startup:

• L'idea è forte? È innovativa e disruptive?
• Il team che compone la startup è convinto e ben strutturato?
• Il business model, ossia capire come farci soldi sopra, capire qual è la value proposition
• I fondi, capire come recepire fondi e quanto
• Il timing, ossia l'appropriatezza dell'idea nel periodo storico in cui si va a calare l'idea

L'elemento che pesa di più è il timing, pesando per il 42%, i fondi per il 12/14%, ma se la tipologia dell'idea finisce per avere criticità su cose meno importanti, queste assumono meno importanza divenendo tallone d'Achille. PlanPact serve per calcolare le quote di merito all'interno di un lavoro di gruppo. Il concetto di merito è un concetto che ha radici nella cultura, implicito, che non spesso viene esplicitato, quindi un valore collettivo anche se parte dall'individualità. Quindi il principio sta nel sistema di regole nel quale il merito viene indicato, vedendo se sono ampie e libere oppure rigide e ben calcolabili. Quello che si vuole fare è rapportare il merito come risultato di un giudizio interpersonale, e questo strumento riesce a raccogliere e interpolare questi dati.

Ogni membro fa una proposta e, a seconda del sistema di regole creato all'interno del gruppo, a questa proposta viene associata una quota di merito. A mano a mano che avanzano i lavori, le quote di merito si redistribuiscono all'interno del gruppo. Uno strumento indicativo che accompagna i lavori e riesce a monitorare i processi decisionali ma il sistema di regole è scelto liberamente così che sia più adattabile possibile alla soggettività del team. In questo caso il punto debole è il business model, se l'obiettivo è aumentare l'efficacia dei lavori di gruppo, ma questo prodotto deve avere un mercato e sposarsi nell'esistente. Per superare la cosa hanno inserito il crowdsourcing, ossia la produzione di valore avviene attraverso la gente che apporta il suo contributo. L'obiettivo è arrivare al MVP (Minimum Value Product) ossia arrivare a un prodotto che non sia perfetto ma completo sulle sue essenzialità. Su questo è possibile avere feedback per poter poi continuare il progetto in maniera più conscia. Crowdsourcing è un gruppo che lavora insieme e ha modo di vedere esplicitati i lavori di ciascuno.

Lezione 12/01/2018 Zanzi – Progetti nello sviluppo dell'innovazione

L'innovazione è nuovo e utile. La creatività è il nuovo, ma l'innovazione viene dopo l'atto creativo perché io posso essere creativo su cose inutili o irrilevanti. Quindi anche l'utilità è importante in quanto è il valore vero della creatività per farla diventare innovazione. Per essere creativi bisogna avere metodo, perché senza metodo non si riesce a trasformare effettivamente la creatività in realtà. Questo trasformare efficacemente poi porta ad un ulteriore sviluppo della creatività. L'innovazione non è frutto del caso o di geni ma è frutto dell'imparare a innovare selezionando i progetti e mettendosi al lavoro.

C'è la distinzione tra progetto e processo, in quanto una linea produttiva con un lavoro strutturato al fine di un obiettivo è un processo e non un progetto. L'elemento caratteristico di un progetto è un lavoro che genera innovazione, avendo un inizio e una fine, che porta un cambiamento. Il processo è avverso al cambiamento perché è tarato per andare avanti all'infinito. Quindi un progetto è tutto ciò che realizza un cambiamento. Quando si fa un progetto non si deve essere efficiente per definizione, ma deve essere efficace. L'efficacia introduce l'elemento della qualità e si concentra su questo aspetto.

In conclusione le aziende sono alla continua ricerca di innovazione, per farlo però devono affrontare il cambiamento, quindi le aziende operano sempre più per progetti. Si può avere anche una bella idea, ma se il mercato non la percepisce come utile a produrre un cambiamento innovativo, l'idea rimane sterile. È importante progettare il progetto, alla quale bisogna dedicare tempo, perché il progetto è una attività di pensiero e attività di azione. La fase di pensiero è fondamentale in quanto portare cambiamenti a progetto avviato è più costoso in termini di risorse e tempo che apportarli prima di iniziare.

Lezione 16/01/2018 – L'innovazione

Quello che distingue l'innovazione e invenzione è lo sfruttamento commerciale di una idea. L'invenzione soddisfa i requisiti per essere definito tale, ma l'innovazione deve avere la possibilità di divenire commerciale e commerciabile. La mossa che riesce a fare Michael Jackson con le sue scarpe fa parte del business model di Michael Jackson, quindi sotto questo punto di vista può essere definita innovazione. L'invenzione è quindi una nuova idea mentre l'innovazione è il processo che porta ad uno sfruttamento commerciale vincente della stessa. Non tutte le idee sono in realtà invenzioni, non tutte le invenzioni vengono brevettate e non tutte le invenzioni brevettate possono diventare innovazioni.

Non tutte le innovazioni sono brevettate, ad esempio la Coca-Cola in cui la ricetta è segreta. Il brevetto dura vent'anni, mentre il segreto industriale rimane segreto. Gli inventori e le idee usano molti strumenti per tenere le idee: brevetti, segreto industriale, marchio e copyright. Una quinta via è l'Open Innovation che non fa riferimento stretto alle quattro strategie di prima ma le imprese le usano molto per sfruttare al meglio l'innovazione.

Come si misura l'innovazione?

• Concetto multi-dimensionale
• Forte incertezza sui risultati finali
• Ritardo (lag) tra l'idea e il successo commerciale
• Ritorni intangibili (apprendimento, reputazione, nuove opzioni, ..)
• Più persone utilizzano l'innovazione, più è stata di successo (ma bisogna vedere se è tracciabile)
• L'investimento fatto in ricerca e sviluppo (bisogna vedere quanto dell'investimento ritorna di successo)

Dilemmi innovativi

• Domanda PULL vs Technology PUSH
• Prodotto vs Processo
• Radicale vs Incrementale
• Distruzione delle competenze vs Aumento delle competenze
• Open vs Closed Innovation
• Tecnologico vs Business-model Innovation
• First mover vs Late comer (innovazione o imitazione)

Spesso si tipizza molto tra domanda pull e technology push ma in realtà è spesso una combinazione delle due cose, come ad esempio Apple. Esistono tutta una serie di innovazioni technology push fatte da Apple che sono fallite, ma nessuno se lo ricorda, in quanto spesso erano troppo avanti rispetto ai tempi (es. macchine digitali troppo presto, o tablet troppo presto). Dal lato della domanda non c'era una pull che poteva sostenere la diffusione.

Quali sono gli elementi per un progetto di successo?

1. Persone
   • Caratteristiche individuali
   • Caratteristiche del team
   • Organizzazione del team
2. Processi
   • Comunicazione effettiva
   • Utilizzo delle risorse
   • Performance
   • Flessibilità
3. Prodotto
   • Qualità
   • Innovazione
   • Semplicità
   • Bassi costi

Possibile lista di outcome

• Business value
• Soddisfazione dei clienti
• Performance organizzative
• Motivazione del team
• Qualità + Tempi + Costi

Progetti di successo

• Valutazioni di costo e rispetto del budget
• Gestione del tempo
• La Qualità di cosa produciamo

Lezione 18/01/2018 – Progetti a flusso o impulso

Ci sono una varietà di risultati di progetto e questa varietà discende dalla varietà di attori che hanno un interesse in questo risultato. Prima si pensa ai fattori che determinano qualcosa, poi al risultato, ma questo è sbagliato perché come prima cosa bisogna definire l'obiettivo. Quindi all'inizio bisogna fare un processo di consapevolezza di quali siano gli obiettivi e cosa vuol dire successo per quel progetto, dopodiché si può pensare alle persone, risorse e vincoli interni che possono massimizzare questo obiettivo che è stato dato. Quindi:

• Cosa è il successo per il progetto?
• Quali sono i fattori rilevanti?
• Quali sono gli impatti rilevanti sugli stakeholder del progetto?

Aree critiche da gestire

• Nasce da un "impulso" esiste un momento decisionale specifico per l'avvio
• Persegue un obiettivo determinato dal cliente
• È "unico" per i risultati da realizzare
  • per il mix di risorse / competenze da utilizzare
  • per il contesto di riferimento
  • per il grado di conoscenza del problema
• È temporaneo si colloca al di fuori dei risultati conseguibili con la struttura permanente
• Richieste elevata interdipendenza di discipline / conoscenze / risorse la realizzazione del progetto richiede di integrare in modo specifico diverse componenti della struttura organizzativa esistente

Definizione di progetto

Attività finalizzata al raggiungimento di un obiettivo unitario in un certo periodo di tempo utilizzando uno sforzo congiunto di un insieme di risorse.

Progetto vs. commessa

Il progetto è a medio–basso livello di strutturazione:

• La chiarezza degli obiettivi
• Il livello di conoscenza del problema
• Il livello di conoscenza sul processo per raggiungere la soluzione
• La prevedibilità degli eventi che insistono sul processo
• Il numero delle volte che il processo viene eseguito

Alcuni problemi tipici

• Non rispettano i tempi
• Svaniscono per strada
• Costano molto più del previsto
• Producono risultati poveri
• Producono proposte molto apprezzate ma mai attuate

Se l'obiettivo è troppo specifico, data la competizione che esiste per lavorare su quell'obiettivo c'è la possibilità che qualcuno arrivi prima di me, il mio progetto diventa obsoleto e quindi il progetto cancellato.

Ragioni tipiche di una percentuale di fallimento così alta

• Capo progetto fantasma
• Non è chiaro chi vuole il progetto
• Gruppo di progetto povero di risorse / carente delle competenze richieste
• Inadeguata definizione iniziale di tempi/metodi/obiettivi
• Membri del gruppo di progetto distratti da altre richieste
• Orientamento troppo tecnicistico
• Variazioni del contesto durante lo svolgimento del progetto
• Regolamentazioni che cambiano

Definizione project management

Si occupa del governo di progetti complessi. È l'applicazione di conoscenze, esperienze, tecniche e strumenti alle attività di progetto al fine di soddisfare i bisogni e le aspettative degli stakeholder sul progetto.

Fasi del progetto

C'è una fase di contrattazione tra il committente e il project manager, sugli obiettivi, tempi e risorse. Gli obiettivi non possono essere definiti in maniera troppo specifica ma nemmeno in maniera troppo astratta altrimenti non si sa dove andare a parare. La Work Breakdown Structure disarticola l'obiettivo in obiettivi più specifici per poter portare a compimento l'obiettivo generale, censendo le attività specifiche da fare. Le tecniche servono per l'allocazione dei tempi e delle risorse in quanto nell'obiettivo è compreso anche il tempo e risorse per portare a termine il progetto.

All'interno di una azienda ci sono delle attività di flusso che sono particolarmente tacite e si tende ad avere l'affetto di learning by doing. Un classico esempio è la fabbrica di spilli di Smith. L'attività di progetto forza le persone a parlarsi, confrontarsi e condividere le esperienze. Si è obbligati ad incontrarsi, c'è obiettivo da portare a termine, ci sono persone con il quale ci si dovrà relazionare per forza anche se le conoscenze sono completamente diverse, trasferendo la conoscenza tacita tra le persone. Se il progetto è portato avanti da una sola persona, queste conoscenze non sono condivise e non vengono trasferite.

La fase di definizione è fondamentale, nella fase di strutturazione del progetto per mettersi nella migliore condizione possibile di anticipare più stati del mondo possibile. Alle varie attività, nel risk management, vengono date delle probabilità di successo. Le tecniche per analizzare la probabilità di successo e quindi cambiare le allocazioni di risorse e di budget vanno sotto l'area del project management che prende il nome di risk management. Tutto questo è sempre un modo per prevenire, in quanto se il problema mi arriva nella fase finale del progetto, i costi saranno molto alti per rimediare, mentre se arriva nella fase primordiale, i costi per il cambiamento saranno accettabilmente bassi.