Appunti di organizzazione dei sistemi informativi aziendali

Appunti di organizzazione dei sistemi informativi aziendali

Anno accademico 2015/2016

Prof. Gemmo

04/03/16

Introduzione ai sistemi informativi

SI: insieme di persone, apparecchiature, applicazioni, procedure e dati che permettono all’azienda di disporre delle informazioni necessarie al posto giusto e al momento giusto. Insieme di componenti interconnesse atti a raccogliere, elaborare, memorizzare e diffondere informazioni al fine di supportare il processo decisionale, il coordinamento, il controllo, l’analisi e la visualizzazione dei dati in un’organizzazione (Laudon & Laudon 2002).

Concetto di sistema

Concetto di sistema: insieme di elementi diversi tra loro che interagiscono, sono integrati, hanno dipendenza reciproca, hanno un fine comune. Azienda come sistema aperto e dinamico (elementi cambiano nel tempo). La teoria dei sistemi applicata all’azienda ha come fine quello di realizzare un contesto adeguato per un corretto processo decisionale.

Secondo alcuni autori, in ogni organizzazione aziendale vi sono alcuni sottosistemi e/o funzioni che compongono il sistema globale di informazione e di decisione e che operano in un sistema dinamico ambientale soggetto a rapidi mutamenti.

Sistema generale di azienda

Sistema generale di azienda: sistema delle operazioni, sistema organizzativo, sistema delle decisioni e sistema informativo. (Rugiadini).

• Sistema delle operazioni: racchiude tutte le attività svolte in azienda. Scambio dati e info sia all’interno che all’esterno.
• Sistema organizzativo: persone che collaborano in azienda. Come devono essere organizzate. Relazioni di complementarietà e dipendenza. Obiettivo: realizzare il sistema delle operazioni.
• Sistema delle decisioni: le persone per raggiungere i fini aziendali devono svolgere delle azioni, ma per fare ciò devono prendere delle decisioni. Le decisioni possono essere strutturate, destrutturate, semi destrutturate. Diversi livelli decisionali: livello esecutivo, manageriale, operativo.
• Sistema informativo: per prendere una decisione il soggetto ha bisogno di informazioni -> sistema informativo. Le persone devono prendere delle decisioni e per fare ciò devono avere delle informazioni. Il sistema informativo ha come obiettivo principale quello di attribuire a ogni centro decisionale le informazioni necessarie per operare. Ruolo cruciale del SI. Negli ultimi anni il ruolo dei SI è cambiato. Oggi supporta il processo decisionale in azienda. Oggi sono SI automatizzati.

Modello di business

Ridefinire modello di business di un’azienda. Internet delle cose, big data, … Al fine di prendere le decisioni, gli individui acquisiscono informazioni: raccolta di input, attività di elaborazione, trasmissione o comunicazione di output. Quali sono i vincoli che limitano il singolo individuo nella decisione: difficoltà nel reperire le informazioni, attendibilità delle informazioni, tempo, costi.

Vincoli individuali

Vincoli individuali del processo di gestione del flusso informativo:

• Tempi e capacità di attenzione limitati
• Capacità di memoria contenuta
• Limitate capacità di comprensione e interpretazione (overload informativo, percezione selettiva delle informazioni, analisi sequenziale)
• Presenza di forti problemi di comunicazione

Razionalità limitata

Razionalità limitata della persona dai seguenti condizionamenti:

• Limitata disponibilità di informazioni (livello informativo)
• Personalità, emozioni, desideri (livello psicologico)
• Valori, cultura, società (livello sociale)

Tipi di incertezza

Livelli di incertezza che cambiano a seconda del contesto in cui siamo.

Tipo di incertezza:

• Situazione di certezza: conoscenza completa e accurata di tutte le alternative di azione -> nessuna decisione, applicazione di una formula.
• Situazioni di rischio: si conosce la probabilità delle conseguenze di ciascuna alternativa di azione.
• Situazioni di incertezza: non si è in grado di assegnare alle conseguenze delle proprie azioni una probabilità di accadimento.

Problemi strutturati

Problemi strutturati -> si manifestano in situazioni di certezza. Problemi ripetitivi.

• Soluzione sempre uguale. Situazioni standard la cui soluzione è facile da individuare.

Problemi semi strutturati

Problemi semi strutturati -> si manifestano in situazioni di rischio. Soluzione non standard. A livello aziendale sono problemi che deve affrontare il middle management.

Problemi destrutturati

Problemi destrutturati -> situazioni di incertezza. Eventi inaspettati, soluzioni ex novo.

• Vale tanto l’esperienza, conoscenza, background. Problemi tipici del top management.

Tipi di sistemi informativi

A diverse situazioni di incertezza, corrispondono tipi diversi di problemi e, di conseguenza, diversi tipi di SI. I sistemi informativi aziendali riescono a soddisfare il fabbisogno informativo di tutti i 3 livelli.

Problemi strutturati -> TPS sistemi transazionali. Transaction processing system. Sono sistemi che supportano le attività standard di routine, a livello operativo. (es verbalizzazione elettronica). Ridurre il tempo, costi, errori, ...

Problemi semi strutturati -> sistemi informativi di supporto decisionale DSS. (decision support system) ESS. Executive support system.

Disciplina dei sistemi

HERBERT SIMON - Informatica, direzione aziendale e organizzazione del lavoro. COUGER: i SI emergono negli anni '60 con l’introduzione dei computer ad uso commerciale, dilagare di architetture client-server. STOWELL E MINGERS: aspetti e natura sociotecnica dei sistemi informativi. Prospettiva sociale. La tecnologia influenza l’organizzazione o viceversa?

Imperativo organizzativo

La tecnologia influenza la struttura organizzativa. Le persone sono tipicamente resistenti al cambiamento. Imperativo organizzativo. Logica seguita quando ho una situazione molto peculiare, processo di business che determina vantaggio competitivo (es. Amazon, fare acquisto con un click).

Prospettiva emergente

Si cerca di evitare soluzioni unidirezionali e si sceglie la tecnologia in base alle proprie esigenze, revisione dei processi organizzativi sottostanti.

Attività operative

09/03/2016

• Attività operative – conduzione a regime delle attività aziendali. (es: predisposizione di una fattura, spedizione di un prodotto, ricezione di un ordine, assemblaggio di componenti in un reparto produttivo)
• Attività di programmazione e controllo – attività di programmazione delle risorse disponibili per un uso efficace ed efficiente. Controllo sul conseguimento degli obiettivi programmati. Informazioni utili a supportare processo decisionale. (es, definizione a analisi dei budget, contabilità industriale, stesura dei piani di produzione,..)
• Pianificazione strategica. Attività strategiche. Scelta obiettivi aziendali. Definizione mission aziendale, piani strategici. (Es: scelta di espandere l’area geografica nella quale l’azienda commercializza i propri prodotti, acquisizione di un’azienda che opera in un mercato simile, decisioni di implementare una soluzione di commercio elettronico invece di proporre il proprio prodotto solo attraverso i canali tradizionali. Definizione risorse per conseguimento obiettivi, definizione delle politiche di comportamento aziendale.)

Esempi aziendali

Es in una banca

• Processo operativo- gestione movimenti su conti correnti
• Processo direzionale – revisione degli scoperti
• Processo strategico – apertura di un nuovo servizio.

La piramide di Anthony e la classificazione delle decisioni

Macro classificazione per capire decisioni, ruoli in cui operano i sistemi informativi.

• Processi strategici – decisioni non strutturate
• Processi direzionali – decisioni semidestrutturate
• Processi operativi – decisioni strutturate

Ruolo dei SI

Tps (transaction processing system) – eseguono transazioni di un’azienda e registrano i dati relativi al loro svolgimento (“automatizzano”). Registrano dati relativi al loro svolgimento (“informano”). Quali transazioni? Quelle del livello operativo. Che caratteristiche hanno queste attività? Sono attività standard, si ripetono sempre nello stesso modo, elevata frequenza, fanno uso di dati esatti, sono strutturate (vengono colte le modalità inferiori che non variano nel tempo).

Benefici del sistema informativo di questo tipo: riduce i tempi di esecuzione, riduce i costi, … Aiutano a risolvere problemi di tipo strutturato. Input gestito dal sistema: dati. Aggregare in modo semplice i dati per ottenere un’informazione (elaborazione). Informazioni di output. Destinatario del sistema: personale operativo.

A livello operativo le attività svolte all’interno delle singole business unit sono nell’ambito delle vendite…, nell’ambito della produzione …, risorse umane, gestione finanza e contabilità. Sistema per l’inventario. Formare info utile al processo decisionale, non solo automatizzare il processo.

Problemi dei sistemi informativi non integrati

All’interno di ciascuna BU ci sono processi operativi. Ciascun processo ha un sistema informativo -> inefficienza, sist info non interconnessi tra loro. Stesso dato duplicato, sforzo di immissione, formattazione diversa, aggiornamento dati. Soventi in azienda…

Ogni sistema info poggia su propri archivi -> duplicazioni, ridondanza dei dati, dati contradditori tra di loro. Struttura dei dati dipende dal software che l’ha generato. Dipendenza dei dati dalle applicazioni -> la struttura dei dati limita il numero e la natura delle elaborazioni possibili. Infrastrutture hardware e architetture applicative divise/stratificazioni successive -> rigidità del sistema. Tempi di aggiornamento molto lunghi -> Necessità di integrare.

Obiettivi dell'integrazione

Dati, Attività, Sistemi informativi. Integrazione orizzontale e verticale. Obiettivi:

• Ridurre le duplicazioni di dati e la ridondanza
• Ridurre le contraddizioni e l’inconsistenza fra i dati
• Aumentare la chiarezza e l’affidabilità dei dati
• Ridurre i tempi e i costi per l’acquisizione e l’aggiornamento dei dati
• Ottimizzare la trasmissione delle informazioni
• Razionalizzare i flussi di lavoro (work flow)
• Consentire un coordinamento delle interdipendenze fra le diverse attività

Le applicazioni gestionali integrate possono integrare i principali processi operativi dell’intera azienda in un unico software che consente di impiegare le informazioni senza ostacoli nell’ambito dell’intera azienda. Questi sistemi si concentrano principalmente sui processi interni, ma possono includere transazioni con i clienti e i venditori.

ERP (enterprise resource planning)

Aiutano a integrare attività a livello operativo. Integrare attività a livello operativo, i dati, i sistemi informativi stessi. SI che supportano, attraverso moduli dedicati, i diversi processi operativi e gestionali dell’impresa, dal ciclo attivo dell’ordine, alla schedulazione della produzione, dall’amministrazione del personale, al reporting direzionale. SI realizzati per permettere l’integrazione di tutti i processi aziendali, da quelli gestionali e amministrativi a quelli decisionali e di pianificazione, ottimizzando l’impiego delle risorse disponibili.

Integrazione SI

11/03/16

Sistemi informativi non integrati. Criticità che emergono dalla mancata integrazione delle attività e dei sistemi informativi a livello operativo. Sorge la necessità di integrare attività, dati e sistemi informativi. Ridurre duplicazioni inutile dei dati. Ridondanza che complica aggiornamento del dato e rischia di fornire info che hanno contraddizioni logiche. Ridurre tempi e costi. Time consuming attività di aggiornamento. Tempo e risorse. Rischio di avere dati contraddittori. Ottimizzare la trasmissione info. Razionalizzare flussi di lavoro (work flow). Coordinamento tra le varie business unit.

Soluzioni di integrazione

L’integrazione dimostra come le situazioni che pongono problemi che abbiamo visto la scorsa volta, possono essere risolte con una corretta attività di integrazione. Una corretta integrazione. Processo operativo trasversale rispetto l’azienda. Passare da una logica intra organizzativa a una logica inter-organizzativa. Es: bonifico via internet, check in online, … noi siamo parte del processo operativo. Apertura verso i fornitori. Es: azienda che utilizza lo stesso sistema info del fornitore.

I sistemi ERP

Integrazione processi info. Piattaforma integrata finalizzata ad ottenere integrazione. Nascono con l’idea di realizzare una piattaforma integrata che consente all’azienda di integrare i processi operativi in modo trasversale e quindi i sistemi informativi. Ciascun modulo è dedicato ad una business unit. Sono sistemi realizzati per permettere l’integrazione di tutti i processi, in primis i processi operativi. Unica piattaforma con più moduli (modulari) che per loro natura sono integrabili tra di loro. Sistema integrato, complesso e intrusivo.

Caratteristiche dei sistemi ERP

• Modularità: composti da più, moduli, ciascuno corrisponde ai processi operativi di ciascuna business unit; sono implementabili anche in tempi diversi.
• Flessibilità: personalizzabili in base alle esigenze dell’azienda che implementa quel determinato sistema.
• Configurabilità: possibilità di personalizzare il sistema in base alle proprie esigenze.
• Integrabilità: questi sistemi sono integrabili con altri sistemi informativi.
• Scalabilità: adattarsi alle variazioni di volumi di lavoro, permettendo di gestire in modo efficiente le risorse.
• Best practice: svolgono alcune attività tipiche di quel settore in modo ottimale.
• Reporting: SI che generano anche dei report per i manager che rappresentano info utile per supportare decisioni.

Integrazione tra gestione magazzino, approvvigionamento e produzione

Evoluzione ERP

Aziende manifatturiere MRP material requirement planning, software per la gestione del magazzino e approvvigionamento. Formato da applicazioni software che supportano produzione e approvvigionamenti, dal livello della programmazione operativa fino alla gestione dei flussi di materiali. Non integra: a) vendite e distribuzione, b) processi amministrativi. Anni '80 -> MRP II. Vengono integrate le attività di distribuzione. Si inizia ad ampliare il contesto sul quale operano questi sistemi. Anni '90 -> aggiunta di funzionalità per supporto R & D, project management, risorse umane.

Extended ERP

Si trasformano in processi inter-organizzativi. Integrazione verticale. Questi sistemi info creano un input utile ai sistemi di supporto decisionale e executive. Questi sistemi sono sempre più integrati ad altri sistemi perché forniscono una base dati affidabile con info coerenti che ben supportano il processo decisionale. Ad oggi un sistema ERP è in grado di integrare processi di diverse funzioni aziendali.

ERP: tra tecnologia e organizzazione

• Necessità di adeguamento tecnologico: possibilità di personalizzazione del sistema ERP (ma successiva rigidità) + revisione dell’infrastruttura e dell’architettura dei sistemi
• Necessità di adeguamento organizzativo: attività di business process reengineering, soprattutto si opta per best practice di settore; lunghi tempi d’implementazione; necessità di adeguamento culturale-resistenza al cambiamento.

Perché la componente ERP in un sistema info è importante? Per definire quali sono le esigenze dell’azienda, sono sistemi configurabili, li posso modificare in base alle mie esigenze. L’analisi del processo organizzativo è fondamentale. Da un lato personalizzo il SI ERP in base alle mie esigenze, dall’altro lato non posso pensare di non modificare l’organizzazione. Business process reengineering. “Introdurre un sistema ERP in un’azienda significa introdurre un modello di business, che può adattarsi solo in parte all’organizzazione aziendale esistente. Un’azienda che adotta un sistema ERP deve gestire il cambiamento di alcune parti della sua organizzazione.” Essere resistenti al cambiamento -> necessità di adeguamento culturale.

Prospettiva teorica

Quale prospettiva teorica possiamo utilizzare per analizzare l’introduzione di un sistema ERP in azienda?

Caso Taser

Situazione iniziale: I sistemi non erano interconnessi tra loro -> alti costi di gestione. Per ciò l’obiettivo di realizzare un sistema unico che permettesse di gestire i processi tra un reparto e l’altro. Viene così introdotto il sistema ERP Dynamics Ax di Microsoft. Decidono di personalizzare il sistema, affinché seguisse passo passo il processo che c’era già, e a cui gli addetti erano abituati, perché loro non volevano cambiare.

Servono competenze che permettano di rivedere il processo e gestirlo in modo opportuno all’interno dell’azienda. Però al momento di aggiornare Ax, Taser si è trovata davanti al classico problema di chi personalizza troppo il sistema gestionale. “Aggiornare le personalizzazione sarebbe stato un lavoro troppo pesante: stavolta ci conformeremo alle best practice di Ax, e saranno gli utenti a dover cambiare.”

In termini di costi può diventare un problema perché quando faccio l’aggiornamento il rischio è di automatizzare con un nuovo sistema un processo vecchio non efficiente. Imperativo tecnologico. Adesso prendiamo il sistema così com’è e lo implementiamo. Lunghi tempi, necessità di adeguamento culturale.

Caso Fashion Box

Fa riferimento ad una azienda che ha introdotto sistema ERP. Ad un certo punto per supportare la loro crescita cambiano sistema informativo. Introducono SAP ERP. Inizialmente solo con i moduli contabili.