Appunti di organizzazione dei sistemi informativi aziendali

FOCUS SUI PROCESSI

Taylor si è focalizzato sui processi aziendali col fine di svolgere un processo nel modo più

efficiente possibile.

Più efficienti, più efficaci

Negli anni 80, 90 il focus sui processi ha consentito di ottenere degli obiettivi di efficacia. Total

quality managment. Diversi approcci che studiano i processi per far si che questi possano essere

svolti in modo tale da arrivare con un prodotto, servizio che sia di qualità per il cliente finale.

Negli anni 90-> processi automatizzati dai sistemi informativi e di conseguenza l’analisi del

processo è andata di pari passo con lo sviluppo dei sistemi informativi. Automatizzare un processo

con un sistema informativo vuol dire anche fare una corretta analisi di quel processo e

automatizzare qualche cosa che sia efficiente ed efficace.

In azienda perché il focus sui processi è importante?

Quali sono le situazioni aziendali in cui analisi del processo operativo può essere fondamentale?

- automatizzazione del processo (si a supporto del processo)

- quando modificano il modello di business (es : fondamentale per amazon è stato rivedere il

processo d’acquisto tale da farlo diventare un processo “one clic”) -> riprogettazione organizzativa

- normative che dicono alle banche come agire per svolgere alcuni processi operativi (processo di

gestione di un bonifico bancario -> le banche devono seguire una procedura definita) -> esempio di

compliance normativa

- a seguito di fusioni, acquisizioni, …

- migliorare un processo perché quello attuale è poco efficiente

- necessità di capire chi fa che cosa in azienda

-> l’analisi dei processi è importante per introdurre un sistema informativo e automatizzare quel

processo, ma serve in tanti altri contesti aziendali (vedi sopra).

Come agire in azienda?

Innanzitutto capire quali sono i processi aziendali che devono essere migliorati corretti,

automatizzati (processi dell’area didattica, amministrativa, vendite,…); devo capire di quali progetti

sto parlando e poi li devo modellizzare, cioè disegnare, descrivere bene i processi , perché se poi

necessario li devo correggere e ridefinire. Re-design

Analisi e del

Diagnosi

design del processo:

e

processo parziale o

confronto radicale

“TO BE”

“AS IS”

Nel dettaglio, necessità di sapere:

- Quali attività sono svolte? Quali attività che compongono il processo? Con quale sequenza logico-

temporale vengono svolte tali attività ?

- Quali dati /informazioni vengono utilizzati(input)o generati (output) dalle attività ?

Ci sono sistemi informativi coinvolti?

Quali sono le attività che compongono il processo?

Quali sono le persone, unità organizzative coinvolte?

L’approccio di base per agire in azienda: as-is, to be.

1) Analisi e design del processo: descrizione del processo così com’è.

2) diagnosi e confronto, analisi di quella situazione per capire se l’ as-is è efficiente,

efficace. Confronto con bestpractice di settore.

3) redesign del processo, parziale (se correggo solo alcune attività, sequenze) o radicale

(ridefinisco totalmente).

Questo tipo di analisi tipicamente organizzativa è un analisi che viene effettuata in tutti i contesti

visti in precedenza (es. Nel momento in cui devo introdurre un sistema informativo che automatizza

un processo,…)

Strumento per descrivere il processo:

diagramma di flusso.

Organizzare per processi: l’approccio

01.04.16

AS-IS, TO BE

AS-IS, TO BE

Queste 3 macro-fasi possono essere ulteriormente suddivise in 5 fasi:

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5

Process Process Process Process

IMPLEMENTATION

RE-

- ENGINEERING

MAPPING ANALYSIS RE CONTROL

Timing Ridisegno dei

!

Definizione processi e Implementazione

!

Analisi del Controllo e

Mappatura del ! !

! struttura delle modifiche

processo (modello misurazione dei

processo. organizzativa

AS-

- IS). processi.

AS (modello TO-

- BE).

TO

Descrizione Il controllo delle

!

Riprogettazione Realizzazione

! !

Analisi degli di

attività

Analisi e !

! dei processi di delle modifiche al

obiettivi, sequenza reengineering e del

descrizione di business in termini processo e alla

delle attività e dei raggiungimento

dettaglio dei flussi di efficienza ed struttura

flussi di processo degli obiettivi di

di attività di un efficacia, raffronto organizzativa come

volta a identificare business viene

processo con le Best da piano

le opportunità di effettuato con i

considerando Practice e dell’intervento

miglioramento. driver KPI.

input/output, attori definizione del

e decisioni chiave. piano di intervento.

FASE I: Mappatura del processo (AS IS).

In questa fase si fa una vera e propria mappa del processo aziendale in esame così com’ è

svolto (as is). Questo, attraverso un’analisi e un’analitica descrizione delle attività che

compongono tale processo, considerando input/output, attori e decisioni chiave.

Mappare un processo significa: - individuare il/i processo/i in esame; - assegnare al

Alcuni metodi

processo un nome; - suddividere il processo nelle sue componenti fondamentali, cioè le

singole attività, e considerare tutte le interrelazioni tra queste (si risponde alla domanda

Alcuni metodi:

quali sono le attività che compongono quel determinato processo?).

diagrammi di data flow;

! flow chart (diagrammi di flusso);

!

Fase (1): Mappatura dei processi

inglese strutturato

!

Alcuni strumenti informatici:

Vision (Microsoft)

! ARIS

! etc

! Individuazione

! Assegnazione nome

! Suddivisione nelle componenti

! fondamentali

Nella fase di mappatura del processo sono richieste competenze di tipo organizzativo, al

1. Diagrammi di data flow

fine di definire la sequenza logico-temporale delle attività che compongono il processo

stesso. I metodi più comuni per mappare un processo sono:

Metodo semplice e intuitivo

!

Diagrammi di data flow, metodo semplice e intuitivo che utilizza diversi simboli per

• per rappresentare un processo.

No dettagli e successione attività >

!

Dai diagrammi di data flow si intuiscono le attività interessate e il flusso di dati;

Procedura non intuibile

tuttavia, non si intuisce la sequenza logico-temporale di queste attività. Pertanto, i

Alcuni metodi

diagrammi di data flow non sono particolarmente utili nella fase di definizione

dell’AS IS, come invece i diagrammi di flusso.

Alcuni metodi:

di data flow;

!diagrammi Archivio dati

Processo Flusso di dati Entità

flow chart (diagrammi di flusso);

! esterna

inglese strutturato

! Flow chart (diagrammi di flusso), metodo che utilizza dei simboli standard per

•

Alcuni strumenti informatici:

rappresentare le singole attività che compongono un processo, ma soprattutto la loro

Vision (Microsoft)

! sequenza logico-temporale. Al loro interno:

ARIS

! etc

! 10

le attività sono rappresentate con dei rettangoli, le quali prevedono degli ordini

o in modo da comprendere subito cosa fare;

le decisioni sono rappresentate con un rombo, e sono poste in modo tale che ci

o

2. I diagrammi di flusso

possa essere solamente una risposta positiva o negativa (la domanda è piove

oggi? e non che tempo fa?). Ad una decisione, soprattutto se positiva, segue

(flow chart)

un’attività.

anche i colori hanno un significato, riportato in una legenda.

o Esempi

standard

!Simboli temporale

!Sequenza

del processo

!Logica Decisione Elaborazione Immissione/

alternative

!Azioni Emissione

Nastro

Operazione

Documento magnetico

manuale

Nastro Disco Fascicolazione

perforato magnetico

Il livello di dettaglio dei diagrammi dipende dall’obiettivo che l’attività di analisi del

processo intende perseguire: ad esempio, nel caso di implementazione di un sistema

informativo a supporto di un processo aziendale, generalmente, si ha un livello di

dettaglio molto elevato, in quanto l’utente può svolgere solamente le attività

rappresentate, mentre quelle non rappresentate gli sono recluse (esempio guida

11

all’acquisto di Amazon).

Ulteriori informazioni desumibili da un flow chart sono: - periodicità dell’esecuzione

del processo (giornaliero, settimanale, mensile o annuale); - unita organizzative che

eseguono il processo *; - descrizione delle fasi del processo, ad esempio attraverso

una c.d. scheda di dettaglio del processo; - eventuali sistemi a supporto del processo.

Inglese strutturato.

•

* Un altro metodo per rappresentare le persone che svolgono un processo in azienda è la

matrice attività/attori.

FASE II: Analisi e diagnosi del processo (AS IS)

La fase di analisi e diagnosi del processo così com’è svolto (as is) è fondamentale. Essa è

finalizzata a definire la sequenza logica-temporale delle attività che compongono il

processo. È svolta da analisti funzionali, cioè soggetti laureati in economia che hanno

competenze organizzative utili per disegnare, analizzare e ridefinire i processi.

L’analista funzionale si pone delle domande per capire se il processo presenta delle

inefficienze al suo interno, e quindi se è migliorabile. Esempio, perché, cosa, chi quando,

dove quanto e come si svolge quel processo?

I work flow systems sono dei sistemi informativi che consentono di ridefinire il processo

aziendale, disegnandolo e eventualmente ridefinirlo (es. Vision di Microsoft).

FASE III: Riprogettazione del processo (process re-engeneering) (AS IS TO BE)

Fase di riprogettazione del processo (c.d. process re-engeneering), parziale o totale, per cui

si riprogetta e si ridefinisce il processo così come dovrebbe essere (to be), al fine di

migliorarlo. Per fare ciò si può confrontare il processo con altre aziende del settore,

preferibilmente best practice, e si definisce il piano di intervento migliorativo sul processo

as is.

Un aspetto molto importante da considerare in questa fase è l’impatto sulla struttura

organizzativa aziendale, e sulla cultura organizzativa generato dalla ridefinizione del

processo. A tal proposito si parla di “change management” (gestione del cambiamento), nel

senso che tutte le attività di ridefinizione di un processo non possono essere improvvise, ma

devono essere gestite per tempo, ad esempio spiegando al personale d’azienda i benefici che

possono derivare dal cambiamento.